Lista de verificação de gerenciamento de risco de evento final | 15 itens essenciais para garantir o sucesso do evento

Seu coração dispara quando você imagina os piores cenários:

❗️Um palestrante passa mal minutos antes de subir ao palco.

❗️Seu local perde energia repentinamente no dia do evento.

❗️Ou o pior de tudo – alguém se machuca no seu evento.

Os pensamentos de revirar o estômago mantêm você acordado à noite.

Mas mesmo os acontecimentos mais caóticos podem ser geridos - se planearmos cuidadosa e sistematicamente com antecedência.

Um simples lista de verificação de gerenciamento de risco de eventopode ajudá-lo a identificar, preparar-se e mitigar possíveis problemas antes que eles atrapalhem seu evento. Vamos descobrir os 10 itens essenciais da lista de verificação para transformar a preocupação em um plano de ação bem elaborado.

Tabela de conteúdo

• Visão geral
• O que é a Gestão de Risco de um Evento?
• Cinco etapas para gerenciar riscos como planejador de eventos
• Lista de verificação de gerenciamento de riscos de eventos
• Cinco elementos de gerenciamento de risco
• Lista de verificação em gerenciamento de eventos
• Takeaways
• Perguntas Frequentes

Visão geral

O que é risco de evento?	Problemas inesperados e imprevistos que afetam negativamente os organizadores e a marca da empresa.
Exemplos de risco de evento?	Condições climáticas extremas, segurança alimentar, incêndio, distúrbios, ameaças à segurança, risco financeiro,…

O que é a Gestão de Risco de um Evento?

O gerenciamento de riscos de eventos envolve a identificação de possíveis riscos ou problemas que possam ameaçar um evento e, em seguida, implementar processos e precauções para mitigar esses riscos. Isso ajuda os organizadores de eventos a terem planos de contingência prontos para minimizar interrupções e se recuperar rapidamente caso surjam problemas. Uma lista de verificação de gerenciamento de risco de evento também é utilizada para garantir que todas as ameaças potenciais sejam ultrapassadas.

As cinco etapas para gerenciar riscos como planejador de eventos

Sabemos que é estressante como planejador de eventos com todas as possibilidades que podem ocorrer. Para evitar que você pense demais, siga nossos 5 passos simples para fazer um plano de gerenciamento de risco perfeito para eventos:

. Identificar riscos- Faça um brainstorming de todas as coisas possíveis que podem dar errado no seu evento. Considere fatores como problemas no local, mau tempo, falhas tecnológicas, cancelamentos de palestrantes, problemas alimentares, lesões, baixo comparecimento, etc. ferramenta de brainstormingpara manter as ideias intactas.

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. Avalie a probabilidade e o impacto - Para cada risco de evento identificado, estime a probabilidade de ocorrência e qual o impacto potencial que poderá ter no seu evento. Isto ajuda a determinar quais riscos exigem planos de mitigação mais completos.

.Desenvolva planos de contingência - Para riscos de maior prioridade, crie planos de backup, soluções e contingências específicos para minimizar interrupções caso esses riscos se materializem. Isso pode envolver a confirmação de locais alternativos, fornecedores, horários, etc.

. Atribuir responsabilidades- Responsabilize uma pessoa pela execução de cada plano de contingência e comunique claramente as funções à sua equipe. Isso garante que alguém tome medidas caso um risco realmente ocorra.

.Pratique seus planos - Analise cenários potenciais para identificar lacunas em seus planos de gerenciamento de riscos de eventos. Treinar sua equipe sobre como responder em diferentes situações aumentará a confiança para que possam gerenciar com sucesso os problemas que surgirem no dia do evento.

Dicas para um melhor envolvimento

• gestão de eventos
• Design de eventos
• Redes de negócios

Lista de verificação de gerenciamento de riscos de eventos

Quais são os pontos gerais que uma lista de verificação de gerenciamento de risco de evento precisa cobrir? Procure inspiração com nossos exemplos de lista de verificação de riscos de eventos abaixo.

#1 - Local
☐ Contrato assinado
☐ Permissões e licenças obtidas
☐ Planta baixa e arranjos de configuração confirmados
☐ Catering e requisitos técnicos especificados
☐ Local de backup identificado e em espera

#2 - Clima
☐ Monitoramento de clima severo e plano de notificação
☐ Barraca ou abrigo alternativo disponível, se necessário
☐ Arranjos feitos para mover o evento para dentro, se necessário

#3 – Tecnologia
☐ A/V e outros equipamentos tecnológicos testados
☐ Informações de contato de suporte de TI obtidas
☐ Impressões em papel de materiais disponíveis como backup
☐ Plano de contingência para internet ou queda de energia

#4 - Médico/Segurança
☐ Kits de primeiros socorros e DEA disponíveis
☐ Saídas de emergência claramente marcadas
☐ Funcionários treinados em procedimentos de emergência
☐ Informações de contato de segurança/polícia disponíveis

#5 - Alto-falantes
☐ Bios e fotos recebidas
☐ Alto-falantes alternativos selecionados como reserva
☐ Plano de contingência do palestrante comunicado

#6 – Atendimento
☐ Limite mínimo de frequência confirmado
☐ Política de cancelamento comunicada
☐ Plano de reembolso em vigor se o evento for cancelado

#7 – Seguro
☐ Apólice de seguro de responsabilidade civil em vigor
☐ Certificado de seguro obtido

#8 - Documentação
☐ Cópias de contratos, autorizações e licenças
☐ Informações de contato para todos os vendedores e fornecedores
☐ Programa, agenda e/ou itinerário do evento

#9 - Pessoal/Voluntários
☐ Funções atribuídas a funcionários e voluntários
☐ Backups disponíveis para preencher em caso de não comparecimento
☐ Treinamento de procedimentos de emergência e planos de contingência concluído

#10 – Alimentos e Bebidas
☐ Tenha backups disponíveis para quaisquer suprimentos perecíveis
☐ Opções alternativas de alimentação preparadas em caso de atraso/pedido incorreto/hóspedes com alergias
☐ Produtos de papel extras, utensílios e talheres estão disponíveis

#11 – Resíduos e Reciclagem
☐ Caixotes do lixo e recipientes de reciclagem distribuídos
☐ Funções atribuídas para coletar lixo durante e após o evento

#12 - Procedimentos para Tratamento de Reclamações
☐ Membro da equipe designado para lidar com as reclamações dos participantes
☐ Um protocolo para resolver problemas e oferecer reembolsos/compensações, se necessário

#13 – Plano de Evacuação de Emergência
☐ Rotas de evacuação e pontos de encontro preparados
☐ Posicione os membros da equipe perto das saídas

#14 – Protocolo de Pessoa Perdida
☐ Funcionários responsáveis ​​por crianças/idosos/deficientes perdidos designados
☐ Informações de contato para pais/responsáveis ​​de menores obtidas

#15 - Relatório de Incidentes
☐ Formulário de relatório de incidente criado para a equipe documentar qualquer emergência

Os cinco elementos da gestão de riscos

O risco não é apenas azar – faz parte de todo empreendimento. Mas com o plano certo de gerenciamento de riscos de eventos, você pode domar o caos que o risco cria e transformar ameaças em oportunidades. As cinco abordagens para gerenciamento de risco incluem:

. Identificação do risco- Pense em pequenas coisas, como falhas tecnológicas... até a catástrofe total. Listar os riscos tira-os da sua cabeça e coloca-os no papel, onde você pode enfrentá-los.

• Avaliação de risco- Avalie cada risco para entender qual representa a maior ameaça. Considere: Qual é a probabilidade de isso acontecer? Que danos podem resultar se isso acontecer? Priorizar riscos concentra seus esforços nas questões que realmente importam.

• Mitigação de riscos- Tenha planos para revidar! Considere maneiras de reduzir as chances de ocorrência de um risco, diminuir qualquer impacto caso isso aconteça, ou ambos. Quanto mais você puder enfraquecer os riscos de antemão, menos eles irão atrapalhar você.

. Monitoramento de risco- Assim que seus planos iniciais estiverem definidos, fique vigilante. Monitore sinais de que novos riscos estão surgindo ou que riscos antigos estão mudando. Ajuste suas estratégias conforme necessário para acompanhar o cenário de ameaças em evolução.

• Relatórios de risco- Compartilhe riscos e planos com sua equipe. Trazer outras pessoas para o circuito gera adesão, expõe pontos fracos que você pode ter perdido e distribui a responsabilidade pelo gerenciamento de riscos.

O que é uma lista de verificação em gerenciamento de eventos?

Uma lista de verificação no gerenciamento de eventos refere-se a uma lista de itens ou tarefas que os organizadores do evento verificam se foram preparados, organizados ou planejados antes de um evento.

Uma lista de verificação abrangente de gerenciamento de riscos ajuda a garantir que nada importante seja esquecido enquanto você organiza todos os detalhes necessários para executar um evento com sucesso.

As listas de verificação são úteis para o gerenciamento de eventos porque:

. Forneça clareza e estrutura- Eles organizam em uma ordem detalhando tudo o que precisa ser feito, para que nada passe despercebido.

. Incentive uma preparação completa- Marcar os itens motiva os organizadores a garantir que todas as providências e precauções estejam realmente em vigor antes do início do evento.

. Melhore a comunicação- As equipes podem dividir e atribuir itens da lista de verificação para garantir que todos entendam suas funções e responsabilidades.

. Consistência de suporte- Usar a mesma lista de verificação para eventos recorrentes ajuda a manter os padrões e identificar áreas para melhoria a cada vez.

. Revelar lacunas ou fraquezas- Itens não verificados destacam coisas esquecidas ou exigem mais planejamento, permitindo que você os resolva antes que surjam problemas.

• Facilitar as transferências- Entregar a lista de verificação aos novos organizadores ajuda-os a compreender tudo o que foi feito para planear eventos anteriores de sucesso.

Takeaways

Com esses extras em sua lista de verificação de gerenciamento de riscos de eventos, você está bem preparado para o campo de batalha! A preparação transforma o caos potencial em calma e confiança. Portanto, adicione cada item à sua lista. Risque-os um por um. Veja essa lista de verificação transformar a preocupação em poder. Porque quanto mais você antecipar, melhores riscos renderão ao seu meticuloso planejamento e preparação.

Perguntas Frequentes