Ter alguém que realmente saiba liderar uma reunião ou workshop pode ter um grande impacto no que o grupo alcança e na rapidez com que trabalha.
Um bom facilitador faz com que todos se concentrem na tarefa para que a equipe possa fazer escolhas melhores e mais rápidas.
A melhor parte? Você não precisa “nascer” como facilitador – qualquer um pode aprender isso habilidades de facilitador com o treinamento certo.
Então, o que exatamente é necessário para que as pessoas avancem nas agendas? É isso que vamos desvendar neste artigo. Vamos entrar nisso!
Conteúdo
Dicas para um melhor envolvimento
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O que são habilidades de facilitação?
As habilidades de facilitação têm como objetivo dar a um grupo de pessoas as ferramentas e o espaço de que precisam para realizar as tarefas. Por exemplo, estar pronto com um plano, definir expectativas, acompanhar as mudanças, ouvir verdadeiramente e manter o tempo.
Tem menos a ver com você ser o chefe cessante e mais com permitir que todos contribuam.
Como facilitador, você reúne a equipe em torno de um objetivo comum que envolve todos. Em seguida, você orienta a discussão em direção a esse objetivo e, ao mesmo tempo, garante que a equipe tenha o que precisa para esmagá-la.
Seu foco principal para aprimorar a habilidade do facilitador é liderar sem se envolver muito nos detalhes. Em vez disso, você incentiva a participação e novas ideias de toda a equipe. Você quer que a equipe pense e conduza a conversa, e não dependa apenas de você na frente.
Contanto que você forneça estrutura e suporte sem assumir o controle, seu pessoal se sentirá capacitado para resolver problemas juntos. É aí que a verdadeira magia acontece e uma equipe realiza as tarefas!
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4 habilidades de um facilitador que você precisa
Você possui o conjunto de habilidades necessárias para se tornar um facilitador competente?
# 1. Ouvindo
A escuta ativa é uma habilidade crítica do facilitador.
Envolve prestar muita atenção ao que os participantes estão dizendo, fazer contato visual, reconhecer diferentes perspectivas sem julgamento e fazer perguntas esclarecedoras.
A escuta ativa vai além de apenas ouvir palavras para compreender significados e perspectivas completos.
É importante que o facilitador evite conversas paralelas ou distrações para estar verdadeiramente presente.
Para cultivar a escuta ativa, você pode repetir parte do que alguém disse para confirmar a compreensão, pedir a um participante para expandir um comentário ou permanecer em silêncio depois que alguém fala para permitir respostas.
#2. Questionando
Fazer perguntas abertas e ponderadas é fundamental para iniciar a discussão e envolver todos.
Um facilitador deve usar perguntas para esclarecer, estimular mais reflexão e manter a conversa focada na solução.
Perguntas bem elaboradas no momento certo podem extrair ideias perspicazes e revelar valores compartilhados.
Perguntas abertas começando com o quê, como e por que encorajarão a exploração em vez de respostas sim/não.
Alguns exemplos de perguntas que você pode fazer:
- Quais são algumas opções que poderíamos considerar para resolver esse problema?
- Como isso pode impactar outras partes do projeto?
- Alguém pode dar um exemplo do que eles significam?
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#3. Participantes envolventes
Os facilitadores devem obter contribuições de todos os membros do grupo e fazer com que todos sintam que as suas vozes estão a ser ouvidas.
Isso envolve táticas como ligações não solicitadas para indivíduos, reconhecimento positivo das contribuições e envolvimento de participantes mais silenciosos.
Algumas ações que você pode realizar:
- Chamar indivíduos específicos pelo nome
- Perguntar a uma pessoa quieta sua perspectiva
- Agradecer aos colaboradores pelo nome depois de compartilharem
# 4. Gerenciamento de tempo
Gerenciar o tempo de maneira eficaz é importante para permanecer no caminho certo e cumprir as metas.
Os facilitadores devem começar e terminar dentro do cronograma, manter as discussões em andamento em um ritmo apropriado e redirecionar as conversas quando necessário para honrar os compromissos de tempo.
Para ser pontual, você pode tentar:
- Definir um cronômetro durante o brainstorming e rodadas de discussão
- Sinalização quando o grupo está a 5 minutos do final de um tópico
- Fazendo a transição dizendo “Nós cobrimos bem X, vamos passar para Y agora”
Lista de verificação de habilidades do facilitador
Esta lista de verificação permite facilitar uma reunião eficaz. No final, você estará munido de estratégias de sucesso para se envolver e começar a orientar as discussões.
PREPARAÇÃO
☐ Crie uma agenda e envie com antecedência
☐ Tópicos/questões de pesquisa a serem abordados
☐ Reúna todos os materiais e recursos necessários
Abertura
☐ Dê as boas-vindas aos participantes e dê o tom
☐ Revise a agenda, metas e itens de limpeza
☐ Definir normas/diretrizes de grupo para a discussão
☐ Prepare quebra-gelos no início para relaxar as pessoas
Escuta Ativa
☐ Faça contato visual e esteja totalmente presente
☐ Evite multitarefas ou distrações
☐ Esclarecer e reconhecer diferentes perspectivas
Questionando
☐ Faça perguntas abertas para iniciar a discussão
☐ Garantir que todas as vozes sejam ouvidas; envolva participantes mais silenciosos
☐ Mantenha as discussões focadas na solução
Gestão de tempo
☐ Comece e termine no horário
☐ Mantenha as discussões em bom ritmo
☐ Alerte o grupo sobre os limites de tempo para cada discussão
Engajamento dos participantes
☐ Chame as pessoas pelo nome sempre que possível
☐ Reconheça as contribuições positivamente
☐ Resuma as discussões para verificar o nível de compreensão
Tomada de Decisão
☐ Ajude o grupo a identificar opções e prioridades
☐ Áreas de acordo/consenso
☐ Documente quaisquer itens de ação ou próximas etapas
Encerramento
☐ Revise realizações e decisões
☐ Agradeça aos participantes por suas contribuições
☐ Comunicar os próximos passos e resultados previstos
☐ Solicitar feedback sobre facilitação e agenda
Linguagem Corporal
☐ Pareça atento, engajado e acessível
☐ Faça contato visual, sorria e varie o tom de voz
☐ Transição suave entre as discussões
Melhores Técnicas de facilitação tentar
Aqui estão alguns exemplos de técnicas de facilitação para gerenciar dinâmicas de grupo:
- Conjunto quebra-gelos (jogos, perguntas) no início para relaxar as pessoas e deixá-las mais confortáveis interagindo.
- Estabeleça acordos/normas de grupo, como escuta ativa, sem multitarefa, compartilhe tempo de transmissão para incentivar o respeito.
- Divida-se em grupos menores com tarefas claras quando for necessária uma contribuição mais ampla.
- Ande em círculo e peça a cada pessoa uma opinião rápida para obter uma participação equilibrada.
- Conduza uma atividade de votação com post-its para chegar a um consenso quando as opiniões divergem.
- Empregue sinais manuais como polegar para cima/para baixo para obter feedback ao vivo sobre ideias.
- Faça discussões stand-up sobre a mudança de configurações de energia.
- Crítica sanduíche com feedback mais positivo para suavizar o impacto.
- Circule durante as atividades para acompanhar os grupos e tirar dúvidas.
- Resuma para verificar o entendimento e aborde as tensões com respeito antes de prosseguir.
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Perguntas Frequentes
Qual é a habilidade mais importante para um facilitador?
A escuta ativa é a habilidade mais importante para um facilitador, pois é a base para uma facilitação eficaz. Tem que vir antes de qualquer questionamento, engajamento, cronometragem, etc. Sem ela, as outras habilidades não podem cumprir seu potencial.
Quais são as 7 funções de um facilitador?
As 7 funções principais de um facilitador são gerente, organizador, líder, participante, especialista em processos, registrador e guia neutro. Um facilitador qualificado preenche eficazmente todas estas funções, abordando elementos logísticos, de processo e de participação. A sua liderança apoia, em vez de dominar, a experiência e os resultados do grupo.
Quais são as qualidades de um bom facilitador?
Bons facilitadores geralmente são imparciais, pacientes, encorajadores, orientados para o processo e possuem escuta ativa e habilidades de liderança.
