6 cursos que todo processador de formulários I-9 e E-Verify precisa fazer para evitar erros e parcialidade.

Última revisão em 30 de outubro de 2026, com base nas fontes citadas nesta publicação.

Um novo funcionário entrega sua carteira de habilitação e o cartão do Seguro Social. O coordenador de integração, tentando ser minucioso, pede também o passaporte. Essa solicitação adicional pode infringir a lei federal se for motivada por questões de cidadania, status imigratório ou nacionalidade. De acordo com a tabela de penalidades atual do Departamento de Justiça, uma violação do formulário I-9 acarreta custos. $ 288 a $ 2,861 por pessoaE uma prática documental desleal custa de US$ 236 a US$ 2,364 por pessoa prejudicada. Erros no formulário e pedidos excessivos também geram custos.

O treinamento sobre o Formulário I-9, ou treinamento de conformidade com o I-9, deve abranger ambos os aspectos. Esta publicação apresenta 6 cursos prontos, divididos em 3 grupos, com as correções que cada um aborda e como implementá-las. Cada grupo termina com um guia. Nossa escolhaOs pontos legais descrevem as normas federais dos EUA, portanto, use isto como um programa de estudos, não como uma decisão judicial.

Todos os 6 cursos em resumo

As leis estabelecem regras sobre como verificar e tratar os trabalhadores. Elas não exigem um curso.

Preencher o formulário I-9 de forma justa e precisa.

Cidadania, situação imigratória e práticas justas do formulário I-9 (EUA)

O Departamento de Justiça afirma que empregadores de qualquer porte Não se deve exigir mais documentos ou documentos diferentes dos necessários.O curso aborda as regras de imigração, incluindo a solicitação de documentos específicos ou a rejeição de documentos aparentemente genuínos devido à cidadania, ao status imigratório ou à nacionalidade do trabalhador. Ele é estruturado em torno dessas regras e das proteções relacionadas ao status de cidadania. Os responsáveis ​​pelo processamento do formulário I-9 precisam desse conhecimento mais do que ninguém, pois são eles que recebem os documentos. Aplique um teste de múltipla escolha antes e depois da sessão: um novo funcionário apresenta um documento da Lista B e um da Lista C. O que você faz em seguida?

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Contratação, entrevistas e transparência salarial na área jurídica.

Este curso relaciona as etapas de contratação com a verificação que se segue à oferta de emprego. Sua quinta lição aborda ofertas, verificação de antecedentes, prazos para o formulário I-9 e documentação. O tempo é crucial: o USCIS lista não concluir a Seção 2 até o terceiro dia útil. Após o início do trabalho do funcionário, um erro comum dos empregadores. Os responsáveis ​​pelo processamento que conhecem o cronograma de contratação podem planejar a documentação antes do primeiro dia de trabalho. Um bom exemplo é o seguinte: a oferta de emprego é feita na quinta-feira e o novo funcionário começa a trabalhar na segunda-feira. Quando deve ser entregue a Seção 2?

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Nossa escolha: Cidadania, situação imigratória e práticas justas do formulário I-9 (EUA). O objetivo é corrigir o erro que os processadores bem-intencionados cometem com mais facilidade: pedir mais do que a lei permite.

Tratamento igualitário e retaliação

Discriminação e igualdade de oportunidades de emprego

Solicitar documentos em excesso também costuma ser considerado discriminação. O Departamento de Justiça afirma que empregadores com quatro a 14 funcionários Não se deve tratar as pessoas de forma diferente devido à sua origem nacional. em processos de contratação, demissão ou recrutamento, e que a EEOC (Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego) tem jurisdição sobre empregadores com 15 ou mais funcionários. Este curso aborda as leis federais de igualdade de oportunidades de emprego, as características que elas protegem e como identificar tratamento desigual em decisões cotidianas. Os profissionais de recrutamento precisam deste curso porque o hábito de verificar alguns novos contratados com mais rigor do que outros é exatamente isso. Em uma rodada de análise de nuvem de palavras, pergunte: "O que faz você olhar duas vezes para um documento?"

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Prevenir represálias

O Departamento de Justiça afirma que empregadores de qualquer porte Não deve intimidar, ameaçar, coagir ou retaliar. contra pessoas que registram queixas na Seção de Direitos de Imigrantes e Funcionários, cooperam com uma investigação ou se opõem a práticas documentais injustas. Este curso aborda atividades protegidas, o que configura retaliação e como os gerentes devem diferenciar decisões justas de punições. Funcionários que questionam o processamento de seus documentos não devem arcar com as consequências. Cenário: um novo funcionário contesta a solicitação de passaporte. O que o responsável pelo processamento e o gerente devem fazer em seguida?

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Nossa escolha: Discriminação e igualdade de oportunidades de emprego. Isso demonstra aos processadores que "ser cuidadoso" com algumas pessoas e não com outras é o próprio risco.

Registros de conduta e segurança

Código de conduta

Este curso estabelece um padrão claro de honestidade, áreas cinzentas e de como se manifestar. Os registros do Formulário I-9 são um teste desse padrão. O USCIS afirma que as correções devem ser riscadas, rubricadas e datadas, e que os empregadores devem não ocultar quaisquer alterações feitas no formuláriopois isso pode levar a um aumento da responsabilidade. Um processador tentado a corrigir um formulário atrasado precisa saber qual é a solução correta. Cenário: um gerente pede que você retroaja a data de uma assinatura na Seção 2. Os participantes votam sobre o que fazer e, em seguida, consultam a resposta da política.

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Classificação e tratamento de dados

Os formulários I-9 contêm nomes, datas de nascimento, números de documentos e, frequentemente, cópias de documentos de identidade. O USCIS recomenda que os empregadores armazenem os formulários preenchidos e quaisquer cópias. para que informações pessoais não caiam em mãos erradas.Este curso aborda a rotulagem, o armazenamento, o compartilhamento e o descarte de dados por nível, além de como relatar o manuseio inadequado. Em uma rodada de Escolha da Resposta, os alunos selecionam, dentre quatro opções, o local mais seguro para guardar cópias digitalizadas do formulário I-9.

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Nossa escolha: Classificação e tratamento de dados. Com 25 minutos de duração, é o curso mais curto disponível aqui e protege um dos arquivos mais sensíveis que o RH mantém.

Como implementar o plano

Comece pelos quatro cursos marcados com "Sim" na tabela, pois eles acarretam riscos legais. Uma violação da documentação custa caro. $ 288 a $ 2,861 por pessoaE uma prática documental injusta, que custa de US$ 236 a US$ 2,364 por pessoa, então uma sessão curta é barata em comparação.

1. Antes que alguém processe o Formulário I-9: Práticas justas de preenchimento do formulário I-9 e contratação legal. Juntas, elas levam cerca de 90 minutos.
2. No primeiro trimestre: Discriminação e igualdade de oportunidades de emprego (EEO), prevenção de retaliação e tratamento de dados.
3. A cada ano: Um questionário de revisão sobre os cursos da Yes, além do código de conduta e uma autoavaliação usando a lista de erros comuns do USCIS.
4. Profundidade específica da função: Os usuários do E-Verify também devem preencher Treinamento E-VerifyO site do E-Verify lista sessões gratuitas para o E-Verify e o preenchimento do Formulário I-9.

Inclua as normas do seu estado onde você contrata. Consulte o departamento de RH ou um advogado para saber quais se aplicam.

Formas de ministrar esses cursos em AhaSlides

Você pode criar qualquer um desses cursos em seu próprio ritmo com o AhaSlides Criador de cursos, execute-os como uma sessão de perguntas e respostas ao vivo, ou ambos, com uma pesquisa pré e pós-curso para medir o que mudou.

1. Escolha a resposta: Apresente os documentos do novo funcionário e pergunte se o responsável pelo processamento pode solicitar algo mais.
2. Palavra nuvem: Pergunte: "O que faz você olhar duas vezes para um documento?" As palavras mais rebuscadas revelam onde o viés se insinua.
3. Escala de classificação: Antes e depois do curso sobre o formulário I-9, pergunte: "Quão confiante você se sente para concluir a Seção 2 sem ajuda?", numa escala de 1 a 5.
4. Pergunta aberta: Recolher perguntas anônimas sobre casos complicados, como recibos ou documentos vencidos, para que o RH responda na próxima sessão.

Se você também treinar os gerentes que fazem as ofertas, nossa postagem sobre Treinamento de entrevistas para gerentes de contratação Abrange as etapas anteriores ao formulário I-9.

Perguntas frequentes

Que tipo de treinamento os processadores do formulário I-9 precisam?

Eles precisam das regras do Formulário I-9, práticas de documentação justas e manuseio seguro de registros. Os seis cursos acima abrangem todos os três, além de igualdade de tratamento e retaliação.

O treinamento para o formulário I-9 é obrigatório por lei?

Nenhuma fonte federal citada nesta publicação exige um curso. As normas exigem o preenchimento correto, pontual e justo do Formulário I-9, e muitos empregadores utilizam treinamentos para atender a esses requisitos.

Quais são os erros mais comuns no formulário I-9?

Informações faltantes, como ausência de assinaturas e datas, e atraso na conclusão, estão entre os itens mencionados nas listas do USCIS. erros comuns por exemplo, um funcionário que não assina ou data a Seção 1, um empregador que não insere os detalhes do documento e a Seção 2 que não é concluída até o terceiro dia útil. Solicitar documentos específicos representa um risco de discriminação à parte.

O que é o E-Verify?

O E-Verify é um sistema online administrado pelo governo dos EUA. Compara informações do Formulário I-9 de um funcionário. Com os registros do Departamento de Segurança Interna e da Administração da Previdência Social para confirmar a elegibilidade para o emprego.

Este post contém informações gerais e não constitui aconselhamento jurídico. Para decisões relativas ao seu local de trabalho específico, consulte um advogado especializado em direito do trabalho ou o órgão regulador competente.