E-mail de convite para reunião | Melhores dicas, exemplos e modelos (100% grátis)

O que é um bom e-mail de convite de reunião exemplo?

As reuniões podem ser um elemento essencial para a eficácia, coordenação e unidade da equipe. Muitas empresas organizam uma reunião pelo menos uma vez por semana, pode ser uma reunião informal para simplesmente ter uma conversa profunda com os seus funcionários ou uma reunião mais formal do conselho de administração para discutir o plano futuro da empresa e o relatório anual de final de ano. É obrigatório que os administradores ou dirigentes enviem cartas-convite aos participantes ou convidados.

Um convite para reunião é importante para realizar reuniões oficiais de forma eficaz e tranquila. Existem várias maneiras de enviar convites para reuniões. Neste artigo, nos concentramos em lidar com e-mails de convite de reunião, o método mais conveniente e popular de convidar pessoas para participar de suas reuniões.

Conteúdo

• O que é um e-mail de convite para reunião?
• Por que o e-mail de convite de reunião é importante?
• Escreva um e-mail de convite para reunião passo a passo
• Tipos de e-mail de convite de reunião e exemplos
• Concluindo!

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O que é um e-mail de convite para reunião?

Uma parte fundamental das atividades de negócios, um e-mail de convite para reunião é uma mensagem escrita com uma demonstração do objetivo da reunião e um pedido para que as pessoas participem da reunião após a data e local específicos, além de anexos mais detalhados, se houver. Pode ser escrito em estilos formais ou informais, dependendo das características das reuniões. Eles devem ser escritos em tom e estilo apropriados para atender à etiqueta de e-mail comercial.

No entanto, não confunda um email de convite de reunião com um email de solicitação de reunião. A principal diferença entre esses e-mails é que um e-mail de solicitação de reunião tem como objetivo marcar um encontro com alguém, enquanto um e-mail de convite de reunião visa convidá-lo para uma reunião em datas e locais anunciados.

Por que o e-mail de convite de reunião é importante?

O uso de convites por e-mail traz muitos benefícios. As vantagens dos convites por e-mail estão listadas abaixo:

• Ele se conecta diretamente aos calendários. Quando os destinatários aceitam um convite, ele é adicionado de volta ao calendário de negócios e você receberá um lembrete igual aos outros eventos anotados no calendário.
• É conveniente e rápido. Seus destinatários podem acessar o e-mail imediatamente após você clicar no botão enviar. Como ele vai direto para o destinatário, se o endereço de e-mail estiver errado, você pode obter o anúncio imediatamente e buscar outras soluções rapidamente.
• É economia de tempo. Você pode enviar e-mails de grupo com milhares de endereços de e-mail ao mesmo tempo.
• É econômico. Você não precisa gastar um orçamento para correspondência.
• Ele pode ser gerado diretamente da sua plataforma de webinar preferida. A menos que você esteja tendo uma reunião presencial, sua primeira escolha provavelmente será o Zoom, Microsoft Teams, ou algo equivalente. Quando o RSVP é confirmado, todos os links e prazos são sincronizados por e-mail, para que o participante possa evitar confusão com outros eventos.

É fato que bilhões de e-mails são enviados todos os dias e muitos deles são spam. Como todos usam pelo menos um e-mail para trocar mensagens importantes sobre trabalho, compras, reuniões e muito mais. No entanto, como você tem que ler muitos e-mails por dia, não é surpreendente que às vezes você encontre o fenômeno da “fadiga do e-mail”. Assim, entregar um bom e-mail de convite pode evitar mal-entendidos desnecessários ou desconhecimento dos destinatários.

Escreva um e-mail de convite de reunião passo a passo

Um bom e-mail de convite para reunião é essenciale, via de regra, impacta um  entrega de e-mailtaxa. 

Existem regras e princípios que todos devem obedecer para preencher um e-mail de convite para reunião de negócios em relação aos destinatários. Você pode aprender a escrever um e-mail de convite de reunião padrão seguindo estas etapas:

Etapa 1: escreva um assunto forte

É um fato que 47% dos destinatários de e-mail lêem e-mails com uma linha de assunto clara e concisa. A primeira impressão é importante. Isso pode garantir que os receptores tenham um senso de urgência ou importância, o que leva a uma taxa de abertura mais alta.

• Curto, direcionado. Seja factual, não enigmático.
• Você pode solicitar a confirmação de comparecimento na linha de assunto como sinal de urgência.
• Ou adicione um tom sentimental como não se esqueça da importância, urgência,...
• Adicionar tempo se você quiser enfatizar o problema sensível ao tempo 

Por exemplo: “Reunião 4/12: Sessão de brainstorming do projeto” ou "Importante. Confirme presença: Reunião de estratégia de novo produto 10/6"

Etapa 2: comece com uma introdução rápida

Logo na primeira linha, é uma boa ideia fazer um resumo de quem você é, qual é a sua posição na organização e por que você está entrando em contato com eles. Então você pode mostrar diretamente o propósito da reunião. Muitas pessoas cometem o erro de apresentar um propósito vago para a reunião, pois presumem que os participantes devem saber disso.

• Faça sua introdução agradável ou relacionada ao trabalho
• Lembre os participantes se eles precisam terminar alguma tarefa ou trazer algo com eles para a reunião.

Por exemploOlá, membro da equipe, estou ansioso para vê-lo no lançamento do novo produto na próxima segunda-feira.

Etapa 3: compartilhar horário e local

Você deve incluir a hora exata da reunião. Você também deve informar como e onde ocorre a reunião, seja presencial ou online, e oferecer orientações ou links de plataformas caso precisem.

• Adicione o fuso horário se algum funcionário trabalhar em diferentes áreas do mundo
• Mencione uma duração estimada da reunião
• Ao instruir direções, seja o mais detalhado possível ou anexe uma diretriz de mapeamento

Por exemplo: Junte-se a nós na sexta-feira, 6 de outubro, às 1h, na sala de reuniões 00, no segundo andar do prédio da administração.

Etapa 4: delinear a agenda da reunião

Cubra os principais objetivos ou a agenda da reunião proposta. Não mencione os detalhes. Você pode simplesmente indicar o tópico e o cronograma. Para reuniões formais, você pode anexar um documento detalhado. Isso é particularmente útil para ajudar os participantes a se prepararem com antecedência.

Por exemplo, você pode começar com: Planejamos discutir..../ Queremos abordar alguns dos problemas Ou conforme o seguinte cronograma:

• 8:00-9:30: Introdução ao Projeto
• 9h30-11h30: Apresentações de Howard (TI), Nour (Marketing) e Charlotte (Vendas)

Etapa 5: peça um RSVP

Exigir um RSVP pode ajudar a confirmar uma resposta dos destinatários. Para evitar ambivalências, uma resposta preferencial e um limite de tempo para os participantes informarem sobre sua presença ou ausência devem ser incluídos em seu e-mail. Com isso, se você não recebeu o RSVP no momento da regulamentação, você pode realizar ações rápidas de acompanhamento.

Por exemplo: Confirme presença até [data] para [endereço de e-mail ou número de telefone]

Etapa 6: adicione uma assinatura de e-mail profissional e marca

Uma assinatura de e-mail comercial deve combinar nome completo, título do cargo, nome da empresa, informações de contato, sites pessoaise outros endereços com hiperlinks. 

Você pode personalizar facilmente sua assinatura com Gmail.

Por exemplo:

Jéssica Madison

Diretor Regional de Marketing, Inco Industry

555-9577-990

Existem vários criadores de assinaturas de e-mail gratuitos que economizam tempo e esforço, como Minha assinatura.

Tipos de e-mail de convite de reunião e exemplos

Tenha em mente que diferentes tipos de reuniões terão diferentes padrões e estilos de redação a serem seguidos. Normalmente, separamos os e-mails de convite para reuniões com base no seu nível de formal ou informal, incluindo ou excluindo reuniões virtuais ou reuniões puramente online. Nesta parte, coletamos e apresentamos alguns tipos típicos de convites para reuniões e cada modelo de tipo que é popularmente usado em e-mails de convite para reuniões de negócios.

#1. O e-mail de solicitação de reunião formal

O e-mail formal de solicitação de reunião é usado para grandes reuniões que geralmente acontecem de uma a três vezes por ano. É uma grande reunião formal, portanto seu e-mail deve ser escrito em estilo formal. Os apêndices anexos são necessários para deixar mais claro ao participante como participar da reunião, como encontrar o local e detalhar a agenda.

Reuniões formais envolvem:

• reunião de gestão
• reuniao do Comite
• Reunião do Conselho de Administração 
• Assembléia de acionistas 
• Reunião de estratégia 

1 exemplo: Acionistas modelo de e-mail de convite

Assunto: Importante. Você está convidado para a Assembleia Geral Anual. [Tempo]

[Nome do Destinatário]

[Nome da empresa]

[Cargo]

[Endereço da companhia]

[Encontro]

Caros acionistas,

Temos o prazer de convidá-lo para a Assembleia Geral Ordinária que será realizada em [Hora], [Endereço]

A Assembleia Geral Ordinária é uma ocasião excepcional de informação, intercâmbio e discussão entre [Nome da empresa]e todos os nossos acionistas.

É também a oportunidade de se expressar e votar para ter um papel ativo na tomada de decisões importantes para [Nome da empresa],independentemente do número de ações que você possui. A reunião cobrirá as seguintes agendas principais:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Você encontrará instruções sobre como participar desta reunião, a ordem do dia e o texto das deliberações a serem submetidas à sua aprovação no documento anexo abaixo

Gostaria de agradecer, em nome da diretoria, pela contribuição e fidelidade ao [Nome da empresa] e estou ansioso para recebê-lo para a Reunião em [Encontro]

Melhor em conta,

[Nome]

[Título do cargo]

[Nome da empresa]

[Endereço e site da empresa]

2 exemplo: Reunião de estratégia modelo de e-mail de convite

[Nome do Destinatário]

[Nome da empresa]

[Cargo]

[Endereço da companhia]

[Encontro]

Linha de assunto: Reunião da campanha de marketing de lançamento do projeto: 2/28

Em nome de [Nome da empresa], gostaria de convidá-lo a participar de uma reunião de negócios realizada em [Nome da Sala de Conferências, Nome do Edifício] [Data e Hora]. A reunião terá duração de [Duração].

É um prazer recebê-lo na primeira fase do nosso projeto para discutir nossa próxima proposta [Detalhes] e agradecemos seus valiosos insights sobre ela. Aqui está um breve resumo da nossa agenda do dia:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Esta proposta é considerada por toda a nossa equipa como uma das mais cruciais. Para sua referência, anexamos a esta carta um documento com informações mais detalhadas para que você possa se preparar para a reunião com antecedência.

Todos nós estamos ansiosos para ter uma conversa com você para discutir o que mais podemos fazer para que esta proposta funcione com sucesso. Por favor, envie quaisquer perguntas ou recomendações para a reunião antes [Prazo final]para mim diretamente, respondendo a este e-mail.

Tenha um ótimo dia pela frente.

Obrigado,

Atenciosamente,

[Nome]

[Título do cargo]

[Nome da empresa]

[Endereço e site da empresa]

#2. O e-mail de convite para reunião informal

Com e-mail de convite de reunião formal, se simplesmente a reunião com funcionários ou membros de nível de gerenciamento abaixo da equipe. É muito mais fácil para você pensar em como escrever apropriadamente. Você pode escrever em estilo informal com um tom amigável e alegre.

Reuniões informais envolvem:

• Reunião de brainstorming
• Reunião de resolução de problemas
• Formação
• Reunião de check-in
• Reunião de Team Building
• Conversas de café 

Exemplo 3: modelo de e-mail de convite para reunião de check-in

Assunto: Urgente. [Nome do Projeto]atualizações. [Encontro]

Prezadas Equipes,

Saudações!

Tem sido agradável e divertido ter tempo trabalhando com você sobre [Nome do Projeto]. No entanto, para poder prosseguir com nossos planos de maneira eficaz, acredito que seja o momento certo para relatarmos o progresso que foi feito e agradeceria a oportunidade de conhecê-lo em [localização]para discutir mais o assunto em [Data e hora].

Também anexei uma lista de todas as agendas que precisamos discutir. Não se esqueça de preparar seu relatório de conclusão da tarefa. Por favor, use isso [Ligação]para me deixar saber se você será capaz de fazê-lo. 

Por favor, envie-me sua confirmação o mais rápido possível.

Atenciosamente,

[Nome]

[Cargo]

[Nome da empresa]

4 exemplo: equipe bumodelo de e-mail de convite ilding

Prezados Membros da Equipe,

Isto é para informar que o [Nome do departamento]está organizando um  Reunião de Team Building para todos os nossos funcionáriosmembros em  [Data e hora]

Para um maior desenvolvimento profissional, é extremamente significativo que cresçamos juntos e isso só pode acontecer se trabalharmos em equipe para que nossas habilidades e talentos sejam potencializados para trazer melhor desempenho. É por isso que nosso departamento continua promovendo várias atividades de formação de equipe mensalmente.

Venha e participe do evento para que possamos ouvir sua voz sobre como podemos melhorar para oferecer um melhor suporte. Haverá também alguns jogos de formação de equipe juntamente com bebidas e lanches leves serão fornecidos pela empresa.

Estamos ansiosos para ter momentos divertidos neste evento de formação de equipes, organizado para ajudar cada um de nós a crescer. Caso você ache que não poderá participar desta reunião, por favor, informe [Nome do coordenador] at [Número de telefone]

Atenciosamente,

[Nome]

[Cargo]

[Nome da empresa]

#3. E-mail de convite para palestrante convidado

Um e-mail de convite de palestrante convidado deve envolver informações relevantes para o palestrante em relação à reunião e oportunidade de falar. É fundamental que o palestrante saiba como pode contribuir com o seu evento, e quais os benefícios que pode receber por fazer parte do seu evento.

Exemplo 5: modelo de e-mail de convite para orador convidado

Querido [Palestrante],

Esperamos que esta mensagem o encontre bem! Estamos chegando hoje com uma fantástica oportunidade de falar para sua contemplação. Gostaríamos de pedir a gentileza de ser nosso ilustre orador para o [Nome da reunião], evento voltado para [Descrição do objetivo e público do seu evento]. Todo o [Nome da reunião]A equipe é inspirada por suas realizações e sente que você seria o especialista perfeito para abordar nosso público de profissionais com ideias semelhantes.

[Nome da reunião]terá lugar em [Local, incluindo cidade e estado] on [Datas]. Espera-se que nosso evento receba cerca de [Número de participantes estimado#]. Nosso objetivo é[Objetivos da reunião] .

Acreditamos que você é um ótimo orador e sua voz seria uma adição crítica a essa conversa devido ao seu extenso trabalho em [Área de Atuação].Você pode considerar apresentar suas ideias de até [Duração] minutos relacionadas ao campo de [Tópico da reunião]. Você pode enviar sua proposta antes de [deadline], siga o [link] para que nossa equipe possa ouvir suas ideias e determinar os detalhes de seu discurso com antecedência.

De qualquer forma, se você não puder comparecer, pedimos humildemente que entre em contato conosco através do [link]. Obrigado pelo seu tempo e consideração, estamos ansiosos para ouvir uma resposta positiva de você.

melhor,
[Nome]
[Cargo]
[Informações de Contato]
[Endereço do site da empresa]

#4. E-mail de convite para webinar

Nas tendências atuais, cada vez mais pessoas organizam reuniões on-line, pois economizam tempo e custos, especialmente para equipes de trabalho remotas. Se você usa plataformas de conferência, existem mensagens de convite bem personalizadas que são enviadas diretamente ao participante antes do início da reunião, como o modelo de e-mail de convite do Zoom. Para um webinar virtual, você pode consultar o exemplo a seguir.

Sugestões: Use palavras-chave como “Parabéns”, “Em breve”, “Perfeito”, “Atualização”, “Disponível”, “Em última análise”, “Top”, “Especial”, “Junte-se a nós”, “Grátis”, ” etc.

6 exemplo: Modelo de e-mail de convite para webinar

Assunto: Parabéns! Você está convidado a [Nome do webinário]

Querido [Nome do candidato],

[Nome da empresa]tem o prazer de organizar um webinar para [ Tópico do webinar] sobre [Data] no [Tempo], visando [[Finalidades do webinar]

Será uma boa oportunidade para você obter grandes benefícios de seus especialistas convidados na área de [Tópicos de webinars] e ganhar brindes. Nossa equipe está muito entusiasmada com sua presença.

Observação: este webinar é limitado a [Número de pessoas]. Para guardar o seu lugar, registe-se [Ligação], e fique à vontade para compartilhar com seus amigos. 

Espero ver você lá!

Tenha um ótimo dia,

[Seu nome]

[Signature]

Concluindo!

Felizmente, existem muitos modelos de convites para reuniões de negócios disponíveis na Internet para você personalizar e enviar aos participantes em segundos. Não se esqueça de salvar alguns em sua nuvem para que você possa preparar seu e-mail com uma redação perfeita, principalmente em caso de urgência.

Se também procura outras soluções para o seu negócio, pode encontrar AhaSlidesé uma boa ferramenta de apresentação com muitos recursos incríveis para apoiar eventos de webinar, atividades de formação de equipe, conferências e muito mais.

Perguntas Frequentes

Ref: de fato | Sherpany

Tags: Reunião de negócios

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