A maioria dos problemas de apresentação se torna visível quando você já está diante de uma plateia. As transições que não se conectam. A seção que se estende demais e te obriga a cortar algo importante no final. O momento em que você perde o fio da meada e precisa decidir se volta atrás ou segue em frente, torcendo para que ninguém perceba.
Tudo isso é corrigido antes mesmo de um único slide existir. É corrigido no esboço.
Um esboço não é uma etapa burocrática entre ter uma ideia e criar os slides. É nele que você toma as decisões que determinam se sua apresentação será coesa: o que incluir, o que cortar, como sequenciar seus argumentos e onde seu público precisa de um momento para assimilar algo antes de você prosseguir. Quinze minutos dedicados a essa etapa economizam horas de retrabalho nos slides posteriormente e previnem a maioria dos problemas que fazem as apresentações fracassarem durante a apresentação.
Por que os esquemas reduzem o estresse da apresentação
A ansiedade que a maioria dos apresentadores sente antes de começar vem da incerteza. Estou abordando os assuntos certos? O tempo vai acabar? Essas ideias se conectam? Um esboço responde a todas essas três perguntas antes mesmo de você abrir os slides.
Quando você decide qual conteúdo é importante antes de começar a escrever, não precisa tomar essas decisões sob pressão e com o tempo correndo. Quando você aloca tempo entre as seções, sabe de antemão se o seu material se encaixa. Quando você escreve o seu transições Em vez de deixar tudo ao acaso, você tem um fio condutor a seguir quando o nervosismo faz com que o próximo passo pareça menos óbvio do que parecia na sua cabeça.
O planejamento é onde a preparação se transforma em confiança. Não a confiança de quem memorizou tudo, mas a confiança de quem sabe aonde quer chegar e já descobriu como chegar lá.
Os sete elementos essenciais de um esboço de apresentação
Um esboço não precisa ser elaborado. Ele precisa abranger as decisões que, de outra forma, seriam tomadas acidentalmente durante a criação dos slides ou, pior ainda, durante a apresentação. Esses são os elementos que valem a pena incluir em todos os esboços, independentemente da duração ou do tipo da apresentação.
1. Sua mensagem principal
Antes de mais nada, escreva uma frase que capture o que você quer que seu público se lembre quando já tiver esquecido tudo o mais. Não o seu tópico. A sua mensagem. "O trabalho remoto aumenta a produtividade individual, mas diminui a produtividade colaborativa" é uma mensagem. "Trabalho remoto" é um tópico. Todo o resto no seu esboço existe para preparar, apoiar ou consolidar essa frase.
2. Sua abertura
Preste atenção em como você vai captar a atenção da plateia nos primeiros trinta segundos. Um cenário específico, uma observação contraintuitiva, uma pergunta que valha a pena refletir. Escreva tudo em vez de deixar como "começar com tudo". A abertura é a única parte em que a falta de clareza no esboço gera falta de clareza na apresentação.
3. Seus pontos principais
De três a cinco pontos é o ideal para a maioria das apresentações. Cada ponto principal deve ser suficientemente distinto para se sustentar como uma afirmação independente e, ao mesmo tempo, conectado o bastante para construir a mensagem central. Se você tiver mais de cinco pontos, estará abordando um tópico superficialmente, em vez de desenvolver um argumento. Reduza os pontos até que reste apenas o essencial.
Em cada ponto principal, anote as evidências, exemplos ou explicações que o sustentam. Isso é sua garantia para o momento em que, no meio da apresentação, sua mente fica em branco e você precisa dizer algo específico.
4. Suas transições
Escreva-as explicitamente. "Agora que abordamos X, vamos ver como Y altera isso" é uma transição. "Prosseguindo" não é. As transições são onde as apresentações perdem o fio da meada e também onde os apresentadores mais frequentemente improvisam quando deveriam ter se preparado. Uma transição de uma linha no seu roteiro é tudo o que você precisa para evitar ambos os problemas.
5. Momentos de interação com o público
Se você estiver apresentando ao vivo, marque os momentos em que fará pausas para perguntas, enquetes ou discussões. Esses momentos precisam ser planejados de forma intencional, em vez de inseridos de forma reativa quando você perceber que a atenção está diminuindo. Uma interação bem planejada reforça o conteúdo em vez de interrompê-lo.
6. Sua conclusão e chamada à ação
Preste atenção em como você está concluindo e o que está pedindo ao seu público para fazer. Não faça um resumo de tudo o que foi abordado. Escreva uma reafirmação clara da sua mensagem principal e indique um próximo passo específico. Escreva a frase de encerramento por extenso, em vez de deixá-la como "conclusão". Apresentadores que improvisam o encerramento geralmente se perdem na frase. Aqueles que a escrevem têm um final satisfatório.
7. Sinais visuais e multimídia
Indique onde os slides, imagens ou vídeos aparecem no seu esboço. Isso evita que você crie slides que não se conectam ao seu argumento e ajuda a perceber desde o início se o seu plano visual serve à sua narrativa ou apenas preenche espaço.
Como é, na prática, um esboço de apresentação.
Aqui está um esboço completo para uma apresentação de vendas de 20 minutos. Levei cerca de quinze minutos para escrevê-lo. Observe o que ele contém e o que não contém: estrutura suficiente para guiar a apresentação, sem se tornar um roteiro.
Como o software empresarial reduz os custos operacionais
Mensagem principal: O software moderno se paga por meio de ganhos de eficiência já no primeiro ano.
Abertura (2 minutos)Comece pelo custo dos processos manuais: em média, cada funcionário perde um tempo significativo por dia com tarefas que o software automatiza. Não explique a solução ainda. Apenas torne o problema palpável.
Ponto principal 1: O problema na prática (4 minutos)O custo real dos processos manuais, em tempo e dinheiro. Um exemplo específico de uma tarefa que leva muito mais tempo do que deveria. Transição: "O problema é claro. Veja como resolvê-lo na prática."
Ponto principal 2: Como o software funciona (6 minutos)Dois exemplos concretos: processamento de faturas antes e depois da automação, e o que acontece quando as ferramentas se comunicam entre si em vez de operarem isoladamente. Demonstração ao vivo aqui. Enquete: "Quantas horas por semana sua equipe perde com processos manuais?" Transição: "Perceba como foi mais rápido. Veja o que essa velocidade significa para seus resultados."
Ponto principal 3: O investimento e o retorno (4 minutos)Período típico de retorno do investimento. Detalhamento de custos entre software, treinamento e implementação. Como será o segundo ano após os ganhos de eficiência se consolidarem. Transição: "Deixe-me voltar ao ponto de partida."
Conclusão e chamada à ação (2 minutos)Reformule a mensagem principal com outras palavras. Pedido único: agende uma chamada de 15 minutos para esclarecimento de dúvidas. Perguntas são bem-vindas.
O esboço abrange tudo o que importa e nada do que não importa. As transições são descritas detalhadamente, em vez de deixadas ao acaso. O momento interativo é integrado desde o início, em vez de inserido posteriormente. A chamada à ação é específica, em vez de vaga.
Como construir seu esboço
Comece com a sua mensagem principal e escreva-a em uma única frase antes de fazer qualquer outra coisa. Se você não consegue escrevê-la em uma frase, significa que ainda não tem uma ideia clara o suficiente do que está argumentando. É útil saber isso antes de criar trinta slides em torno do assunto.
Em seguida, identifique seus três a cinco pontos principais. Não edite nesta etapa. Anote tudo o que lhe parecer relevante e corte o que não for necessário depois. É mais fácil remover um ponto do que perceber, no meio do processo, que está faltando algum.
Em cada ponto principal, adicione as evidências ou exemplos que o tornam concreto. Uma afirmação sem embasamento é apenas uma alegação. É aqui também que você identificará pontos principais que não possuem substância suficiente para justificar o tempo gasto neles.
Em seguida, escreva suas transições. Vá de um ponto a outro e escreva a frase que os conecta. Se você não conseguir escrever essa frase, provavelmente os pontos não se conectam e seu esboço está lhe dizendo algo importante antes que seu público precise saber.
Marque os momentos de interação se estiver apresentando ao vivo. Em que situações uma pergunta, enquete ou discussão reforça o conteúdo em vez de interrompê-lo? Inclua esses elementos na sua programação agora, em vez de improvisá-los quando perceber que a atenção está diminuindo.
Escreva a abertura e o fechamento por último, mas trate-os como as seções mais importantes. Sua abertura precisa captar a atenção nos primeiros trinta segundos. Seu fechamento precisa deixar o público com uma ação clara a ser tomada. Ambos devem ser escritos na íntegra, e não apenas esboçados como intenções.
Faça tudo isso antes de abrir uma apresentação de slides. O esboço é mais rápido de criar e mais fácil de alterar do que os slides. Depois de definido, os slides praticamente se criam sozinhos.
Adaptação a diferentes tipos de apresentação
Os elementos acima se aplicam a todas as apresentações. O que varia entre os diferentes tipos é a ênfase e a sequência.
Uma apresentação linear, que descreve um processo ou sequência passo a passo, segue o esquema na ordem em que os eventos ou etapas ocorrem. As transições conectam estágios, e não argumentos. A conclusão mostra para onde a sequência leva.
Uma apresentação de problema-solução coloca o problema em primeiro plano. A abertura e o primeiro ponto principal desenvolvem o problema antes que a solução seja apresentada. O público precisa sentir o peso do problema antes de estar pronto para ouvir a resposta.
Uma apresentação narrativa constrói o esboço em torno da estrutura da história, em vez da estrutura do argumento. Os pontos principais seguem o arco narrativo: apresentação, complicação, resolução. A mensagem central emerge da história, em vez de ser declarada no início.
Uma apresentação de dados responde a uma pergunta. O esboço começa com a pergunta, percorre os dados que a respondem e termina com sugestões sobre o que fazer com a informação obtida. Cada ponto principal contribui para a construção da resposta ou explica o seu significado.
Em todos os casos, o esboço cumpre a mesma função: define as decisões estruturais antes da apresentação, para que você não precise tomá-las sob pressão diante de uma plateia.
Levando isso adiante com AhaSlides
Um esboço indica onde seus momentos de interação com o público devem ocorrer. O conteúdo desses momentos é uma decisão à parte.
Elementos interativos funcionam melhor quando são incorporados à estrutura desde o início, em vez de serem adicionados posteriormente, após a apresentação dos slides. Uma enquete apresentada no momento em que o público precisa conectar o problema à sua própria experiência tem um impacto diferente da mesma enquete inserida quando o interesse do público está diminuindo. Uma nuvem de palavras que revela o que o público já pensa sobre um tópico antes de você apresentar sua perspectiva fornece informações concretas para trabalhar. Uma sessão de perguntas e respostas anônima, inserida em um ponto de transição natural, identifica confusões antes que elas se agravem, em vez de acumulá-las no final, quando não há tempo para esclarecê-las.
O AhaSlides facilita a inclusão desses momentos. Enquetes, quizzes, nuvens de palavras e sessões de perguntas e respostas se integram ao fluxo da sua apresentação, em vez de ficarem à parte. Assim, quando você marca um momento de interação no seu esboço, está marcando algo que pode ser construído de fato, e não algo que você improvisará. O esboço é onde você decide se a interação deve acontecer. O AhaSlides é como você a implementa.
Resumindo
O esboço é a parte menos visível de uma apresentação e uma das mais importantes. Seu público nunca o vê. Eles vivenciam os resultados: uma apresentação coesa, transições que conectam os pontos principais e uma conclusão impactante, em vez de abrupta.
A maioria dos apresentadores ignora essa etapa ou a trata como uma mera formalidade. Aqueles que a levam a sério tendem a apresentar com uma confiança que aparenta ser talento natural, mas que na verdade é fruto de preparação.
Dedique tempo ao seu esboço antes de dedicar tempo aos slides. O investimento é menor e o retorno é maior do que quase qualquer outra coisa que você possa fazer na fase de preparação.
