Os gráficos de Gantt parecem um código secreto de gerenciamento de projetos que apenas os profissionais entendem.
Mas não tenha medo - eles são realmente muito simples depois que você decodifica como eles funcionam.
Explicaremos tudo, respondendo às suas perguntas, desde o que é um gráfico de Gantt até como usá-lo de maneira eficaz em seu projeto.
| O que é um gráfico de Gantt no Excel? | Um gráfico de Gantt no Excel é um tipo de gráfico de barras que ajuda a visualizar o cronograma do seu projeto. |
| Por que eles chamam de gráfico de Gantt? | O gráfico de Gantt recebeu o nome de Henry Gantt, que o popularizou por volta dos anos de 1910 a 1915. |
| Por que usar um gráfico de Gantt é bom? | O gráfico de Gantt ajuda você a ter uma visão geral, organizar as tarefas de maneira eficaz e manter todos no caminho certo. |
Conteúdo
O que é um gráfico de Gantt
Um gráfico de Gantt é basicamente um diagrama que apresenta a linha do tempo para o seu projeto.
Ele mostra as datas de início e término de cada tarefa, juntamente com as dependências entre as tarefas para garantir que tudo seja feito na ordem certa. Claro e simples.
Os gráficos de Gantt têm algumas partes principais:
- A lista de tarefas: Cada tarefa em seu projeto obtém sua própria linha no gráfico.
- A linha do tempo: O gráfico contém um eixo horizontal marcando períodos de tempo – geralmente dias, semanas ou meses.
- Datas de início e término: Cada tarefa recebe uma barra mostrando quando começa e termina ao longo da linha do tempo.
- Dependências: as conexões mostram se uma tarefa deve ser concluída antes que outra possa ser iniciada.
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Para que serve um gráfico de Gantt?
Existem algumas razões pelas quais usar um gráfico de Gantt é bom para o gerenciamento de projetos:
. Ele fornece uma representação visual clara da linha do tempo do projeto. Ser capaz de ver as tarefas, durações, dependências e marcos definidos visualmente facilita a compreensão do cronograma completo rapidamente.
. Isso ajuda a identificar problemas de agendamento com antecedência. Observando o gráfico de Gantt, você pode identificar possíveis gargalos, sobreposições de tarefas críticas ou lacunas na linha do tempo que podem causar atrasos. Você pode então fazer ajustes para evitar problemas.
. Ajuda a comunicar o cronograma às partes interessadas. Ao compartilhar o gráfico de Gantt, você oferece aos colegas de equipe e clientes uma maneira simples de ver a linha do tempo, proprietários de tarefas, dependências e marcos planejados. Isso promove a transparência e a responsabilidade.
. Isso torna o rastreamento do progresso claro. À medida que você atualiza o gráfico de Gantt para mostrar as tarefas concluídas, as tarefas em andamento e quaisquer alterações, o gráfico fornece uma visão “rápida” do status do projeto para você e outros membros da equipe.
. Ele ajuda a gerenciar os recursos de forma eficaz. Quando as tarefas com dependências de recursos são apresentadas visualmente, você pode otimizar a utilização de pessoas, equipamentos e outros ativos em toda a linha do tempo.
. Ele permite o planejamento de cenários hipotéticos. Ao fazer alterações nas durações, dependências e sequências das tarefas no gráfico de Gantt, você pode modelar diferentes cenários para determinar o melhor plano de projeto antes de implementá-lo de verdade.
Como é um gráfico de Gantt?
Um gráfico de Gantt plota tarefas visualmente em uma linha do tempo. Normalmente inclui:
• Uma lista de tarefas ao longo do eixo vertical esquerdo. Cada tarefa recebe sua própria linha.
• Uma escala de tempo horizontal na parte inferior, geralmente mostrando incrementos como dias, semanas ou meses.
• Para cada tarefa, uma barra abrangendo desde a data de início planejada até a data de término. O comprimento da barra indica a duração planejada da tarefa.
• As dependências entre as tarefas são mostradas com linhas ou setas conectando as tarefas. Isso mostra quais tarefas devem ser concluídas antes que outras possam começar.
• Os marcos são indicados com linhas verticais ou ícones em datas específicas. Eles marcam pontos de verificação importantes ou datas de vencimento.
• Os recursos atribuídos a cada tarefa podem ser mostrados nas barras de tarefas ou em uma coluna separada.
• Às vezes, o progresso real é indicado por hashing, sombreamento ou partes codificadas por cores das barras de tarefas que representam o trabalho que foi feito.
O que os gráficos de Gantt e os gráficos de Pert têm em comum?
Gráficos de Gantt e gráficos PERT:
• São ferramentas de programação e gerenciamento de projetos.
• Representar visualmente um cronograma de projeto com tarefas, marcos e durações.
• Ajudar a identificar riscos, dependências e possíveis problemas no plano do projeto.
• Pode ser atualizado para refletir o andamento da tarefa e as alterações no cronograma.
• Auxiliar na alocação e acompanhamento da utilização de recursos.
• Facilitar o monitoramento do status e desempenho do projeto.
• Melhore a comunicação fornecendo uma representação visual clara do cronograma e do status do projeto.
As principais diferenças entre gráficos de Gantt e gráficos PERT são:
Gráficos de gantt:
• Mostrar as datas planejadas de início e término de cada tarefa.
• Concentre-se mais no agendamento e no tempo das tarefas.
• Use um formato de gráfico de barras simples.
Gráficos PERT:
• Calcular a duração esperada de uma tarefa com base em estimativas otimistas, pessimistas e mais prováveis.
• Concentre-se mais na rede lógica que determina a sequência das tarefas.
• Use um formato de diagrama de nó e seta que mostre as dependências e a lógica entre as tarefas.
Em resumo, tanto os gráficos de Gantt quanto os gráficos PERT visam modelar e visualizar o cronograma de um projeto. Eles ajudam no planejamento, acompanhamento do progresso e comunicação. Mas os gráficos de Gantt se concentram mais na linha do tempo e no tempo das tarefas, enquanto os gráficos PERT se concentram mais na lógica e nas dependências entre as tarefas para determinar as durações esperadas.
Como fazer um gráfico de Gantt
Criar seu gráfico de Gantt em uma planilha permite fácil rastreamento, atualização e planejamento de cenários “e se” à medida que o projeto avança.
Aqui estão as etapas para fazer um gráfico de Gantt básico no gerenciamento de projetos:
#1 – Liste todas as tarefas necessárias para concluir seu projeto. Divida tarefas maiores em subtarefas menores e mais gerenciáveis.
#2 – Estime a duração de cada tarefa em unidades de tempo adequadas ao seu projeto (dias, semanas, meses, etc.). Considere as dependências entre as tarefas.
#3 – Atribua proprietários e/ou recursos para cada tarefa. Identifique todos os recursos compartilhados com dependências de tarefas conflitantes.
#4 – Determine a data de início e a data de vencimento do seu projeto. Calcule as datas de início da tarefa com base nas dependências.
#5 – Crie uma tabela ou planilha com colunas para:
- Nome da tarefa
- Duração da tarefa
- Data de início
- Data de término
- Recurso(s) atribuído(s)
- % concluído (opcional)
- Dependências de tarefas (opcional)
# 6 – Trace as tarefas em sua linha do tempo com barras que vão do início ao fim.
#7 – Adicione representações visuais de dependências entre tarefas usando setas ou linhas.
#8 – Marque marcos importantes em sua linha do tempo usando ícones, sombreamento ou linhas verticais.
#9 – Atualize periodicamente seu gráfico de Gantt à medida que as tarefas são concluídas, as durações mudam ou as dependências mudam. Ajuste as barras de tarefas e dependências conforme necessário.
# 10 – Adicione uma coluna % concluída ou de progresso e preencha-a ao longo do tempo para indicar rapidamente o status do projeto.
#11 – Use a linha do tempo visual para identificar problemas de agendamento, conflitos de recursos ou riscos que possam causar atrasos. Faça ajustes para melhorar seu plano de projeto de forma proativa.
Software gráfico de Gantt
Com tantas opções no mercado, esses são os que mais chamam a atenção por seus recursos versáteis e interface descomplicada. Todos, desde seu chefe quase aposentado até o novo estagiário, podem ver, criar e rastrear o gráfico de Gantt facilmente.
#1 – Projeto Microsoft
• Aplicativo de gerenciamento de projetos com todos os recursos.
• Facilita a criação e edição de tabelas para tarefas, recursos, atribuições e datas do calendário.
• Gera automaticamente o gráfico de Gantt com base nos dados da tabela.
• Permite caminho crítico, prazos, nivelamento de recursos e outros recursos avançados.
• Integra-se com Excel, Outlook e SharePoint para colaboração em projetos.
• Requer a compra de uma assinatura mensal ou anual.
#2 –Microsoft Excel
• Software de planilha integrado que vem com modelos básicos de gráficos de Gantt.
• Simples de inserir os detalhes da tarefa em uma tabela e gerar um gráfico a partir dela.
• Muitos suplementos de gráficos de Gantt gratuitos ou baratos com mais modelos e recursos.
• Interface familiar para a maioria das pessoas.
• Limitado em recursos de gerenciamento de projetos além do gráfico de Gantt básico.
#3 – Projeto Gantt
• Aplicativo de gerenciamento de projeto de código aberto projetado especificamente para gráficos de Gantt.
• Possui recursos para descrever tarefas, atribuir recursos, acompanhar o progresso e gerar relatórios.
• Permite repetir tarefas, dependências de tarefas e calcular o caminho crítico.
• A interface pode ser menos intuitiva para alguns.
• Falta integração com outros softwares e recursos de colaboração.
• Gratuito para baixar e usar.
#4 – SmartDraw
• Inclui modelos de gráfico de Gantt projetados profissionalmente.
• Possui recursos para criação automática de cronograma, edição de arrastar e soltar e dependências de tarefas.
• Integra-se com o Microsoft Office para troca de arquivos e dados.
• Interface relativamente fácil de usar.
• Requer assinatura paga, mas oferece teste gratuito de 30 dias.
#5 – Trello
• Ferramenta de gerenciamento de projetos no estilo Kanban.
• Adicione tarefas como “cartões” que você pode arrastar e organizar visualmente em uma linha do tempo.
• Visualize tarefas em vários horizontes de tempo, de semanas a meses.
• Atribuir membros e datas de entrega aos cartões.
• Básico em termos de manipulação de dependências entre tarefas, gerenciamento de recursos e utilização de ativos e acompanhamento do progresso em direção aos marcos.
#6 – EquipeGantt
• Solução completa especificamente para gerenciamento de projeto de ciclo de vida completo.
• Automatiza o planejamento e a otimização do cronograma.
• Permite definir dependências de tarefas, modelar cenários “e se”, atribuir e nivelar recursos em vários projetos e acompanhar o progresso em relação aos marcos.
• Vem com biblioteca de modelos e relatórios analíticos.
• Requer uma assinatura paga.
#7 – Ásana
• Aplicativo de gerenciamento de projetos focado no gerenciamento de tarefas.
• O complemento permite que você visualize a linha do tempo com tarefas, datas de vencimento e marcos, adicione dependências de tarefas, exporte/imprima gráficos, filtre por projeto e recursos básicos de Gantt.
• Falta: gerenciamento de recursos entre projetos, análise de valor agregado e planejamento de cenários hipotéticos.
• Versão gratuita. Níveis pagos para mais recursos.
O que são exemplos de gráficos de Gantt?
Os gráficos de Gantt podem ser usados em várias situações. Aqui estão alguns exemplos principais:
• Cronogramas do projeto: um gráfico de Gantt pode apresentar visualmente a linha do tempo para qualquer tipo de projeto com tarefas, durações, dependências e marcos. Isso pode ser para projetos de construção, planejamento de eventos, engenharia de software, estudos de pesquisa, etc.
• Cronogramas de fabricação: os gráficos de Gantt costumam ser usados na fabricação para planejar execuções de produção, mostrando o cronograma de todas as etapas, desde a aquisição de material até a montagem, embalagem e remessa.
• Alocação de recursos: os gráficos de Gantt podem ajudar a otimizar a alocação de recursos como pessoas, equipamentos e instalações em vários projetos ao longo do tempo. Tarefas de codificação de cores por recursos podem deixar isso claro.
• Rastreamento de progresso: os gráficos de Gantt para projetos em andamento podem ser atualizados para mostrar as datas reais de início/término de tarefas concluídas, atrasos em tarefas em andamento e quaisquer alterações ou atrasos. Isso fornece uma visão do status do projeto.
• Cenários hipotéticos: ao ajustar sequências de tarefas, durações e dependências em um gráfico de Gantt, os gerentes de projeto podem modelar alternativas para determinar o cronograma mais eficiente antes de implementá-lo de verdade.
• Ferramenta de comunicação: o compartilhamento de gráficos de Gantt com as partes interessadas fornece um resumo visual dos marcos do projeto, proprietários de tarefas e cronogramas planejados versus reais que aumentam o alinhamento e a responsabilidade.
Em geral, os gráficos de Gantt podem ser aplicados a qualquer cenário em que visualizar uma sequência de tarefas, dependências e cronogramas pode fornecer insights para otimizar planos, alocar recursos, acompanhar o progresso e comunicar o status. Os exemplos específicos são infinitos, limitados apenas pela criatividade das pessoas e necessidades de clareza e eficiência.
Takeaways
Os gráficos de Gantt são tão eficazes porque traduzem cronogramas e dependências de projetos complexos em um visual simples que é fácil de entender, atualizar e compartilhar. Os principais benefícios estão na melhoria do cronograma, comunicação, acompanhamento e planejamento do progresso, o que os torna preferidos entre os gerentes de projeto.
Perguntas Frequentes
Por que os gráficos de Gantt são tão bons?
Por que os gráficos de Gantt são eficazes
- Linha do tempo visual – veja o plano completo rapidamente
- Detecção precoce de problemas – detecte problemas potenciais visualmente
- Comunicação – promova clareza e responsabilidade
- Planejamento – dependências e prioridades tornam-se claras
- Rastreamento de progresso - gráfico atualizado mostra o status
- Análise hipotética - alternativas de modelo
- Integração – trabalhe com software de gerenciamento de projetos
Os gráficos de Gantt traduzem dependências e cronogramas complexos em visuais simples que são fáceis de entender, atualizar e compartilhar.
Os benefícios vêm de melhor agendamento, comunicação, rastreamento e planejamento
Quais são os 4 componentes de um gráfico de Gantt?
O gráfico de Gantt requer 4 aspectos: barras, colunas, datas e marcos.
O gráfico de Gantt é uma linha do tempo?
Sim – um gráfico de Gantt é fundamentalmente uma representação visual da linha do tempo de um cronograma de projeto que ajuda no planejamento, coordenação e gerenciamento. O gráfico plota as informações da tarefa em um eixo xy para traduzir o tempo, as dependências e as durações complexas em um formato simples e escaneável.
