Exemple de coduri de conduită pentru angajați: 12 politici de împrumutat

Un cod de conduită le spune oamenilor ce să facă și unde să se adreseze atunci când ceva pare în neregulă. Dacă personalul nu îl poate găsi sau nu poate înțelege ce înseamnă într-o după-amiază de marți, acesta nu își face treaba. Iată 12 domenii de politici în trei seturi de câte patru, fiecare cu un exemplu de replică în limbaj simplu și un motiv pentru care își merită locul, apoi un plan de sesiune de 30 de minute pentru a vă instrui echipa în acest sens.

Modul în care oamenii își exprimă opiniile contează la fel de mult ca și ceea ce spune codul. În raportul din 2026 al Asociației Examinatorilor Certificați de Fraudă (ACFE), bazat pe 2,402 de cazuri din 143 de țări și teritorii, raportarea online a fost cea mai comună modalitate prin care au ajuns informațiile, cu 46%, înainte de e-mail, cu 34%, și telefon, cu 23%.ACFE, Frauda ocupațională 2026: Un raport către națiuni). Așadar, un cod care denumește o modalitate ușoară și vizibilă de raportare ajută.

Fiecare rând de exemplu de mai jos este scris cu noutate pentru această postare. Acestea sunt puncte de plecare pentru propria ta formulare, nu o politică deja elaborată și nici sfaturi juridice.

Ce acoperă un cod de conduită

Un cod bun răspunde la patru întrebări: de ce există, cui se aplică, cum să se semnaleze o problemă și ce se întâmplă în continuare. Două surse publice arată cum arată „bunul”.

Testul Departamentului de Justiție al SUA. În ghidul său privind modul în care procurorii evaluează programul de conformitate al unei companii, Divizia Penală afirmă că ar trebui să examineze dacă respectiva companie are un cod de conduită care stabilește angajamentul său de a respecta pe deplin legile federale relevante și este „accesibil și aplicabil tuturor angajaților companiei”. De asemenea, se caută o modalitate de încredere prin care angajații pot raporta preocupările în mod anonim sau confidențial și măsuri proactive pentru a crea un loc de muncă fără teama de represalii.DOJ, Evaluarea programelor de conformitate corporativă, actualizată în septembrie 2024Acestea sunt îndrumări federale pentru companii, nu o regulă conform căreia fiecare angajator trebuie să aibă un cod.

Cele cinci scopuri ale SEC pentru companiile listate la bursă. Companiile publice din SUA trebuie să dezvăluie dacă au adoptat un cod de etică pentru directorii lor superiori și să explice de ce, în cazul în care nu au făcut-o. Regula definește un cod de etică ca fiind standarde scrise, concepute în mod rezonabil pentru a descuraja abaterile și a promova cinci lucruri: conduită onestă și etică, inclusiv gestionarea etică a conflictelor de interese; dezvăluire completă, corectă, exactă, promptă și ușor de înțeles; respectarea legilor, regulilor și reglementărilor aplicabile; raportarea internă promptă a încălcărilor către o persoană numită; și responsabilitatea pentru respectarea codului.17 229.406 CFR). Se aplică companiilor publice. O companie privată este liberă să împrumute cele cinci idei.

Runda 1: Integritate și bani (4)

Aceste patru protejează banii organizației și buna sa reputație. Păstrați fiecare rând suficient de scurt pentru a fi rostit cu voce tare.

1. Conflicte de interese. Exemplu de linie: „Dacă o relație personală sau un interes extern ar putea afecta o decizie de serviciu, spuneți-i managerului dumneavoastră înainte de a acționa.” De ce își câștigă locul: Definiția SEC a unui cod de etică denumește gestionarea etică a conflictelor de interese reale sau aparente, deci este un domeniu esențial (17 CFR 229.406(b)(1)).
2. Cadouri și divertisment. Exemplu de linie: „Nu acceptați și nu oferiți un cadou care ar putea părea o plată pentru o decizie. Dacă nu sunteți sigur, întrebați mai întâi și notați-l.” De ce: O regulă vagă privind cadourile provoacă certuri, așa că spune-ți care este propria limită.
3. Anti-mită. Exemplu de linie: „Nu oferim, nu plătim și nu acceptăm niciodată nimic de valoare pentru a câștiga sau a menține afaceri în mod necorespunzător, oriunde am lucra.” De ce: Pentru o companie americană care lucrează în străinătate, Legea privind practicile de corupție în străinătate (FCPA) interzice efectuarea anumitor plăți către oficiali guvernamentali străini pentru a-i ajuta să obțină sau să păstreze afaceri (Departamentul de Justiție, Legea privind practicile de corupție în străinătateAlte legi acoperă luarea de mită în alte cazuri, așa că întrebați un avocat cum vă este afectată afacerea.
4. Competitie corecta. Exemplu de linie: „Nu conveniți asupra prețurilor, ofertelor sau teritoriilor cu un concurent și nu colectați informații confidențiale ale unui concurent.” De ce: Personalul de la evenimentele comerciale și în apelurile cu clienții are nevoie de o regulă pe care o pot aplica pe loc.

Alegerea noastră: cadouri și divertisment. Este un domeniu în care oamenii buni întreabă adesea „este în regulă?”, așa că un prag clar și obiceiul de a „scrie” rezolvă întrebările înainte ca acestea să se transforme în dispute.

Runda 2: Oameni și informații (4)

Acești patru dau tonul modului în care colegii se tratează unii pe alții și ce fac cu ceea ce știu.

5. Hărțuire și respect. Exemplu de linie: „Tratăm pe toată lumea cu demnitate. Comentariile, glumele sau comportamentele nedorite care fac pe cineva să se simtă inconfortabil nu sunt acceptabile, indiferent cine le spune.” De ce: Acesta stabilește standardul de comportament; politica dumneavoastră separată privind hărțuirea și legislația locală stabilesc detaliile, așa că indicați-le de aici.
6. Exprimarea opiniilor și absența represaliilor. Exemplu de linie: „Dacă observați ceva care pare în neregulă, anunțați-vă managerul, departamentul de resurse umane sau linia telefonică confidențială. Nimeni nu este pedepsit pentru că a semnalat o problemă cu bună-credință.” De ce: Ghidul Departamentului de Justiție întreabă dacă firma are o politică anti-represalii și dacă își instruiește personalul în această privință (Departamentul de Justiție, Evaluarea programelor de conformitate corporativă).
7. Confidențialitate și date. Exemplu de linie: „Informațiile despre clienți, colegi și companie sunt partajate doar cu persoanele care au nevoie de ele pentru munca lor și numai prin intermediul unor instrumente aprobate.” De ce: Personalul trebuie să știe ce unelte sunt aprobate înainte de prima greșeală, nu după ea.
8. Utilizarea activelor companiei. Exemplu de linie: „Echipamentul, conturile și timpul companiei sunt destinate activității companiei. Utilizarea personală ocazională este în regulă dacă este scurtă și nu costă compania sau nu încalcă o regulă.” De ce: O linie care admite utilizarea personală ocazională va fi urmată mai mult decât o interdicție generală.

Alegerea noastră: exprimarea opiniilor și absența represaliilor. Ghidul Departamentului de Justiție întreabă dacă angajații pot raporta fără teamă și dacă firma îi protejează, iar codul este primul loc în care se uită angajații. Figura ACFE de mai sus spune că raportarea online este cea mai comună modalitate prin care ajung semnalările, așa că denumiți formularul, nu doar persoana.

Runda 3: Drept și viață publică (4)

Aceste patru se extind și în afara clădirii. Unele depind de afacerea dvs., așa că marcați fiecare ca „se aplică tuturor” sau „se aplică anumitor roluri”.

9. Tranzacționarea cu informații privilegiate. Exemplu de linie: „Dacă aflați ceva despre noi sau despre un partener pe care publicul nu îl știe încă și care ar putea influența prețul unei acțiuni, nu tranzacționați pe baza acestui fapt și nu-l transmiteți mai departe.” De ce: Este cel mai important pentru companiile listate la bursă și pentru personalul care deține secretele partenerilor lor; o companie privată fără parteneri listați s-ar putea să nu aibă nevoie de el.
10. Siguranță. Exemplu de linie: „Oricine poate opri o lucrare care pare nesigură. Raportați imediat rănile, accidentele evitate la limită și pericolele.” De ce: Un cod de conduită este, de asemenea, o promisiune privind siguranța fizică, iar „opriți lucrul” este mai ușor de spus atunci când codul o spune primul.
11. Rețele sociale. Exemplu de linie: „Când postezi despre muncă, asigură-te că vorbești în nume personal și nu distribui informații confidențiale.” De ce: Oamenii scriu postări în grabă. Regula este concisă și verifică legislația locală privind ocuparea forței de muncă înainte de a restricționa ceea ce spun angajații despre propriile condiții.
12. Activitatea politică. Exemplu de linie: „Participați la activități politice în timpul liber și în numele propriu. Nu folosiți banii, timpul sau echipamentele companiei pentru asta.” De ce: separă opiniile unei persoane de cele ale organizației.

Alegerea noastră: rețelele de socializare. Este un domeniu în care personalul poate fi cu un pas înaintea politicii, așa că o regulă dintr-o singură propoziție plus un exemplu practic este mai ușor de reținut decât un paragraf lung.

Instruire privind codul: o sesiune de 30 de minute

Un cod citit o singură dată și arhivat are puțin de oferit. O sesiune scurtă și repetată este mai ușor de urmărit și vă oferă dovezi ale instruirii, lucru despre care se întreabă îndrumările programului, cum ar fi cele ale Departamentului de Justiție. Iată un plan care se încadrează într-o jumătate de oră.

1. Deschis (3 minute). Spuneți la ce este folosit codul, folosind primul paragraf al acestei postări, în limbaj simplu. Arată o modalitate de a raporta o problemă.
2. Un scenariu per rundă (15 minute). Puneți pe ecran un scurt scenariu din fiecare rundă și lăsați oamenii să voteze: este acesta un conflict de interese? Este acceptabil acest cadou? Ce ați face în continuare? Arătați împărțirea, apoi discutați despre replica „alegerea noastră”.
3. Întrebări anonime (7 minute). Deschideți un interval de întrebări în care oamenii să întrebe cu voce tare ce nu ar întreba. Cifra de 46% bazată pe web este un motiv pentru a face raportarea ușoară și vizibilă, iar un interval de întrebări anonime arată cum se simt.
4. Semnare (5 minute). Rugați fiecare persoană să confirme că a citit codul și știe unde să raporteze. Păstrați înregistrarea, apoi repetați sesiunea în fiecare an și când codul se schimbă.

Modalități de a găzdui o sesiune despre codul de conduită cu AhaSlides

Construiește fiecare diapozitiv pornind de la exemplele din această postare, astfel încât sesiunea să corespundă politicii tale.

1. Alegeți răspunsul: Prezentați un scenariu pe ecran, cum ar fi „Un furnizor trimite un coș cadou înainte de o revizuire a contractului. Este acesta un conflict de interese?”, cu patru opțiuni, și arătați împărțirea.
2. Cloud de cuvinte: „Cum arată integritatea în echipa noastră?” Cele mai importante cuvinte devin prima replică a discuției.
3. Scala de evaluare: „Cât de încrezător/încrezătoare sunteți în a semnala o problemă?” Evaluați-o de la 1 la 5 și urmăriți media de la o sesiune la alta.
4. Întrebări și răspunsuri deschise: Colectați întrebări anonime despre cod, apoi răspundeți la cele mai votate din cameră. Pentru mai multe informații despre colectarea de răspunsuri sincere, consultați secțiunea noastră ghid de sondaj anonim.

Sfaturi pentru un cod folosit de oameni

Scrieți-l într-un limbaj simplu, deoarece limbajul simplu este mai ușor de aplicat decât formularea juridică atunci când o persoană are la dispoziție zece secunde pentru a decide. Păstrați-l suficient de scurt pentru a fi citit dintr-o dată. Spuneți cui să spuneți și cum, într-un mod care nu necesită ajutorul managerului: raportarea online fiind cea mai comună modalitate prin care au fost raportate indiciile de fraudă în raportul ACFE (46%, înaintea e-mailului și a telefonului), merită adăugat un link sau un cod QR pe ​​pagina pe care o folosește deja personalul.ACFE). Puneți exemplele în codul propriu-zis și revizuiți-l în fiecare an. Pentru mai multe idei despre ce altceva să antrenați, citiți subiecte de formare a angajațilorși pentru sesiunea în sine, planificarea unei sesiuni de antrenament.

FAQ

Ce ar trebui să includă un cod de conduită?

Conflicte de interese, cadouri, respect, exprimarea opiniilor fără represalii, confidențialitate și utilizarea activelor companiei, printre altele. Cele 12 domenii de mai sus reprezintă o listă bună de început, putând fi adăugate sau eliminate în funcție de nevoile afacerii dumneavoastră.

Este obligatoriu prin lege un cod de conduită?

Nu pentru fiecare angajator. Companiile americane listate la bursă trebuie să dezvăluie dacă au adoptat un cod de etică pentru directorii lor superiori și, în cazul în care nu au făcut-o, să explice de ce.17 229.406 CFR). Alte reguli variază în funcție de industrie și locație, așa că consultați un avocat calificat sau autoritatea de reglementare.

Cât de lung ar trebui să fie un cod de conduită?

Suficient de lung pentru a fi clar, suficient de scurt pentru a fi citit. Limbajul simplu este mai ușor de aplicat decât formularea juridică. Dacă personalul nu poate spune ce acoperă după o singură citire, scurtați-l.

Cum îi instruiești pe angajați cu privire la un cod de conduită?

Cu scenarii scurte, un canal de exprimare și o încheiere a întâlnirilor, repetate în fiecare an. Planul de 30 de minute de mai sus este potrivit pentru o singură întâlnire.

Unde să încep

Alegeți câte un domeniu de politici din fiecare rundă și scrieți propriul exemplu pentru acesta săptămâna aceasta. Apoi, desfășurați sesiunea cu echipa și întrebați-i ce ar adăuga.

Această postare conține informații generale, nu sfaturi juridice. Pentru o decizie cu privire la locul de muncă, adresați-vă unui avocat specializat în dreptul muncii sau autorității de reglementare.