Un conflict de interese este un interes privat care ar putea influența, sau ar putea părea că influențează, modul în care vă desfășurați activitatea. A avea unul nu este o abatere profesională. Ascunderea lui este problema.
2024 Raportul ACFE către națiuni a studiat 1,921 de cazuri de fraudă ocupațională și a constatat că 48% au implicat o formă de corupție, o categorie care include conflicte de interese. Aceasta este o cifră a corupției, nu o rată a conflictului de interese, dar arată ce este în joc atunci când un interes privat rămâne nespus.
Mai jos sunt 20 de situații împărțite în 4 seturi de câte 5: bani, familie, muncă în afara casei și cadouri și mese. Fiecare explică de ce contează și ce trebuie dezvăluit. Niciuna nu este o hotărâre judecătorească. Politica angajatorului tău decide, așa că fiecare se încheie cu același sfat: verifică-ți politica și întreabă.
Testul, în trei rânduri
- Întrebați: ar putea o persoană rezonabilă să creadă că acest lucru vă afectează judecata?
- Dacă da, spune-i cuiva înainte să acționezi, nu după.
- Lasă managerul sau echipa de conformitate să decidă și dă un pas înapoi de la decizie până când o vor lua ei.
Regulile federale americane folosesc aceeași idee. 5 2635.502 CFR întreabă dacă, în cazuri precum interesul financiar al unui membru al gospodăriei sau o relație acoperită, o persoană rezonabilă, cu cunoștințe despre faptele relevante, ar pune la îndoială imparțialitatea angajatului și 5 2635.402 CFR acoperă interesele financiare care ar fi afectate de o problemă la care lucrează angajatul. Aceste reguli sunt obligatorii doar pentru angajații executivi federali ai SUA. Pentru toți ceilalți, politica angajatorului este standard.
Runda 1: bani și investiții
Setul 1: cinci situații financiare
- Dețineți acțiuni la un furnizor care licitează pentru contractul echipei dumneavoastră. Câștigul sau pierderea ta ar putea depinde de această decizie. Dezvăluie-ți deținerea managerului sau echipei de conformitate și renunță la alegere.
- O afacere pe care o dețineți parțial depune o ofertă. Chiar și o miză mică contează, deoarece banii ajung totuși la tine. Dezvăluie miza în scris înainte de deschiderea ofertei și nu participă la evaluare.
- Iei un al doilea loc de muncă la un concurent. S-ar putea să dețineți informații care îi ajută sau să vă simțiți atrași între doi angajatori. Spuneți-i managerului dumneavoastră înainte de a accepta și întrebați dacă politica vă permite acest lucru.
- Un vânzător vă oferă un împrumut sau o ofertă avantajoasă. O datorie față de un furnizor poate influența modul în care îl tratați. Refuzați-o sau dezvăluiți-o și lăsați autoritățile de conformitate să decidă.
- Consiliezi o companie în care ai investit. Ai putea îndruma sfaturile către propriul tău randament. Dezvăluie investiția persoanei care ți-a cerut sfatul.
Alegerea noastră: furnizorul pe care îl dețineți parțial. Este cazul pe care oamenii îl presupun cel mai adesea că este în regulă, deoarece „este vorba doar de o mică parte”.
Runda 2: familie și relații
Setul 2: cinci situații relaționale
- Ți se cere să-ți angajezi vărul/văra. Judecata ta asupra candidatului ar putea fi părtinitoare, iar alții ar putea crede așa. Dezvăluie relația și lasă pe altcineva să conducă procesul.
- Devii managerul partenerului tău. Tu le-ai stabili salariul, evaluările și volumul de muncă. Anunță departamentul de Resurse Umane imediat ce se întâmplă și întreabă despre o schimbare a liniei ierarhice.
- Ai putea atribui un contract firmei unui prieten. Prietenia ar putea influența decizia sau ar putea părea că a făcut-o. Dezvăluie acest lucru și lasă decizia în seama altcuiva.
- Soțul/soția ta lucrează pentru un client pe care îl gestionezi. Fiecare dintre voi poate afla lucruri despre angajatorul celuilalt. Dezvăluiți acest lucru managerului dumneavoastră, astfel încât situația să poată fi gestionată având în vedere acest lucru.
- Un prieten apropiat aplică pentru un rol, iar tu faci parte din comisia de interviu. Se întâmplă la fiecare loc de muncă. Spune-i președintelui comisiei înainte de interviuri și renunță la comisie pentru acel candidat.
Alegerea noastră: prietenul din juriu. Se întâmplă la fiecare loc de muncă, durează zece secunde să o spui și vă protejează pe amândoi.
Runda 3: muncă și roluri externe
Setul 3: cinci situații în afara serviciului
- Lucrezi ca freelancer pentru rivalul unui client. Fiecare parte ar putea, în mod rezonabil, să se îndoiască de loialitatea ta. Dezvăluie acest lucru managerului tău și verifică politica privind munca externă.
- Conduceți o afacere secundară în timpul orelor de lucru. Timpul și atenția ta aparțin atunci angajatorului tău. Dezvăluie afacerea și stabilește ce este permis și când.
- Ești invitat să vorbești la o conferință și ți se oferă un onorariu. Organizatorul poate fi un furnizor sau un client. Spuneți-i managerului dumneavoastră înainte de a accepta și întrebați dacă taxa vă aparține.
- Vi se cere să vă alăturați consiliului de administrație al unei alte organizații. Interesele sale se pot suprapune cu cele ale angajatorului dumneavoastră. Dezvăluiți acest lucru managerului dumneavoastră și abțineți-vă de la orice problemă care implică acea organizație.
- Folosești informații confidențiale pentru un proiect personal. Informațiile pe care le dețineți datorită locului de muncă nu vă aparțin și nu le puteți folosi în altă parte. Nu le folosiți și, dacă le-ați folosit deja, spuneți-i managerului dumneavoastră.
Alegerea noastră: activități suplimentare în timpul programului de lucru. Începe cu puțin, cu un e-mail sau un apel, și este ceea ce majoritatea oamenilor își pot imagina făcând.
Două exemple din Regatul Unit arată aceeași idee în legislație și în sectorul public și niciuna nu este o regulă pentru angajații din sectorul privat în general. Codul serviciului public spune că funcționarii publici nu trebuie să abuzeze de funcția lor oficială, de exemplu, folosind informațiile dobândite în exercitarea atribuțiilor lor pentru a-și promova interesele private sau pe cele ale altora. Și secțiunea 175 din Legea societăților comerciale din 2006 prevede că un director de companie trebuie să evite o situație în care are sau poate avea un interes care intră în conflict sau este posibil să intre în conflict cu interesele companiei, cu excepția cazului în care directorii au autorizat acest lucru.
Runda 4: cadouri, ospitalitate și locuri în consiliul de administrație
Setul 4: cinci situații cu cadouri și masă
- Un vânzător trimite un coș cu produse pentru sărbători. Un mulțumesc poate deveni o așteptare. Dezvăluie-l și întreabă dacă îl returnezi, îl împărtășești cu echipa sau îl păstrezi.
- Un ofertant vă oferă bilete în timpul unei licitații. Momentul este problema. Refuzați sau dezvăluiți oferta și lăsați autoritățile de conformitate să decidă înainte de încheierea licitației.
- Un furnizor oferă un cadou unui factor de decizie. Poate părea o încercare de a cumpăra o decizie. Înregistrați-o și excludeți factorul de decizie din deciziile furnizorului respectiv dacă cadoul este mare.
- Faci parte din consiliul de administrație al unei organizații caritabile care cumpără de la unul dintre furnizorii tăi. Două loialități se întâlnesc într-o singură decizie. Declară legătura pe forum și părăsește camera când se votează.
- Onorariul unui vorbitor vine de la o companie de la care cumpărați. Plata de la un furnizor este în practică un cadou. Dezvăluiți-l înainte de a accepta.
Alegerea noastră: bilete de la un ofertant în timpul unei licitații. Pare inofensiv și este situația în care un conflict perceput face cele mai multe daune.
În ceea ce privește cadourile, regula federală, 5 2635.202 CFR, prevede că, cu excepția prevederilor din subpartea respectivă, un angajat nu poate accepta un cadou dintr-o sursă interzisă sau un cadou oferit din cauza funcției sale oficiale. Este destinat angajaților federali din SUA. Angajatorii privați își stabilesc propriile limite, așa că verificați politica privind cadourile și ospitalitatea înainte de a accepta.
Cum să dezvălui și să gestionezi un conflict
- Spune-o devreme și în scris. Un e-mail către managerul sau echipa de conformitate este o înregistrare.
- Descrieți interesul, nu doar faptul. „Fratele meu deține firma” e mai bine decât „Îi cunosc”.
- Fă un pas înapoi de la decizie. Nu votați, nu analizați și nu oferiți consultanță pe marginea acestui subiect până când rezultatul nu este înregistrat.
- Permiteți managerului sau echipei de conformitate să înregistreze rezultatul. Decizia este a lor, nu a ta.
- Revizuiți-l când se schimbă lucrurile. Un rol nou, o ofertă nouă sau o partajare nouă pot transforma un aranjament vechi într-un conflict.
Rețineți cifra ACFE: 48% din cele 1,921 de cazuri studiate au implicat corupție. Un conflict declarat devreme este mult mai ușor de gestionat decât unul descoperit ulterior. Pentru mai multe informații despre cum să vă exprimați opinia în siguranță, consultați ghidul nostru despre... sondaj anonim și postarea noastră pe capcana conformității.
Modalități de a găzdui aceasta ca o sesiune de echipă
O politică citită o singură dată este uitată. O scurtă sesiune live îi face pe oameni să spună ce ar face.
- Alegeți răspunsul: Puneți o situație pe ecran și întrebați: „Este acesta un conflict? Da, nu sau dezvăluiți și întrebați”. Arătați divergența, apoi discutați exemplele în care oamenii nu au fost de acord.
- Cloud de cuvinte: Întreabă „Ce te-ar face să eziți să dezvălui?” Cele mai importante cuvinte sunt barierele de înlăturat.
- Scala de evaluare: Întrebați „Cât de clară este politica noastră privind conflictul de interese?” înainte și după sesiune.
- Deschis, anonim: Cereți un scenariu cu care s-a confruntat echipa voastră și discutați-l fără a le numi.
- Întrebări și răspunsuri, anonim: deschide-l pentru întrebările pe care oamenii nu le vor pune cu voce tare. Al nostru sfaturi pentru o sesiune de întrebări și răspunsuri reușită te ajută să o conduci bine.
Folosește cele 20 de situații de mai sus ca întrebări. Dacă dorești diapozitive gata de adaptare, șablonul de curs Conflicte de interese este conceput special pentru asta.
Întrebări frecvente
Ce este un conflict de interese?
Un interes privat care ar putea influența sau pare să influențeze deciziile dumneavoastră legate de muncă. Poate fi vorba de bani, familie, un alt loc de muncă sau un cadou.
Care sunt exemple de conflicte de interese la locul de muncă?
Deținerea unei părți dintr-un furnizor, angajarea unei rude, acceptarea de cadouri de la un ofertant sau conducerea unei afaceri secundare pentru un concurent. Cele 20 de situații de mai sus oferă mai multe.
Este ilegal un conflict de interese?
Nu de la sine. Pentru majoritatea angajaților este o chestiune de politică a angajatorului, iar prejudiciul provine din nedezvăluirea acesteia, deși unele roluri implică obligații legale, cum ar fi directorii de companii din Regatul Unit, în temeiul secțiunii 175 din Legea societăților comerciale din 2006. Angajații federali din SUA se confruntă cu reguli specifice, inclusiv o lege penală, 18 USC 208, care... 5 2635.402 CFR descrie.
Cum dezvălui un conflict de interese?
Anunțați-vă managerul sau echipa de conformitate în scris imediat ce observați acest lucru și renunțați la decizie. Descrieți interesul, nu doar faptul.
Care este diferența dintre un conflict real și unul perceput?
Un conflict real îți afectează judecata; unul perceput doar pare că ar putea exista. Ambele merită dezvăluite.
Unde să încep
Alegeți un set de cinci și folosiți-l la următoarea ședință de echipă. Dacă aveți timp doar pentru unul, începeți cu prietenul de pe lista de interviu.
Această postare conține informații generale, nu sfaturi juridice. Pentru o decizie cu privire la locul de muncă, adresați-vă unui avocat specializat în dreptul muncii sau autorității de reglementare.
