Bun venit în lumea întâlnirilor productive! În calitate de profesioniști, știm cu toții cât de importante sunt întâlnirile pentru a obține rezultate, a lua decizii și a rămâne pe drumul cel bun. Cu toate acestea, nu toate sunt de bună calitate și sunt preferate.
Frecvent, când sunt întrebați despre întâlniri, mulți oameni reacționează cu tremurând capul sau oftând exasperat din cauza ineficienței lor. Ei se trezesc blocați în sesiuni neproductive care le consumă energia și timpul. De aceea, astăzi, vom învăța cum să ai o întâlnire bună!
Să începem!
Începeți întâlnirea cu AhaSlides.
Obțineți șabloane gratuite pentru întâlnirile dvs.! Înscrieți-vă gratuit și luați ceea ce doriți din biblioteca de șabloane!
🚀 Creează cont gratuit ☁️
Ce face o întâlnire bună?
Întâlnirile sunt, fără îndoială, o parte esențială a oricărei afaceri sau organizații. Ele reprezintă o platformă pentru ca indivizii să se reunească, să facă schimb de idei, să ia decizii și să lucreze pentru un obiectiv comun.
O întâlnire bună este una bine organizată, productivă, care atinge rezultatele dorite și îi face pe toți participanții să se simtă auziți și apreciați.
Iată câțiva factori care creează o întâlnire bună:
- Are un scop clar. O întâlnire bună începe cu o agendă clară care precizează scopul acesteia, împreună cu obiectivele întâlnirii și rezultatele așteptate, ceea ce ajută la menținerea întâlnirii pe drumul cel bun și asigură că toți participanții sunt conștienți de sarcinile lor.
- Promovează o comunicare eficientă. O întâlnire bună necesită o comunicare eficientă. Toți participanții vor avea oportunități de a-și exprima gândurile și ideile, iar discuția ar trebui încurajată cu ascultare activă și dialog respectuos.
- Are rezultate clare și acțiuni de urmărire. Fără acestea, întâlnirea este neproductivă și ineficientă, deoarece participanții vor fi nesiguri cu privire la următorii pași. De acolo, este dificil să aducem eficiență oricărei întâlniri ulterioare.
Mai multe sfaturi cu AhaSlides
- Întâlniri în afaceri | 10 tipuri comune și cele mai bune practici
- Cel mai bun mod de a găzdui Întâlniri introductive
- 11 pași pentru a rula un succes Întâlnire de management strategic
8 sfaturi pentru a avea o întâlnire bună
Desigur, pentru a avea o întâlnire bună ca cea de mai sus și pentru a nu pierde timpul și efortul participanților, trebuie să luați în considerare pregătirea și urmărirea înainte, în timpul și după întâlnire. Luarea notă de acești pași va garanta un rezultat fără probleme și de succes.
Înainte de intalnire - Să aveți o întâlnire bună
1/ Definiți scopul și tipul întâlnirii
Scopul, obiectivele și tipul întâlnirii trebuie definite și asigurate că sunt înțelese de toți participanții. Nimeni nu vrea să vină la o întâlnire timp de 10 minute și încă nu își dă seama de responsabilitatea sa și care este rostul discuției aici. Unele tipuri de întâlniri servesc doar unor scopuri specifice, cum ar fi
- Întâlniri de luare a deciziilor. Acestea sunt conduse atunci când sunt necesare decizii și acțiuni.
- Întâlniri de rezolvare a problemelor. Sunt chemați să găsească o soluție la o problemă/criză.
- Întâlniri de brainstorming. Sunt un loc pentru a colecta idei noi inovatoare cu contribuții de la membri.
2/ Aveți o agendă
Asigurați-vă că aveți un agenda întâlnirii și trimiteți-l înainte de întâlnire tuturor participanților, ceea ce îi va ajuta pe participanți să înțeleagă scopul, obiectivele și rezultatele așteptate ale întâlnirii. De asemenea, servește ca ghid pentru a-i ajuta să adune în mod proactiv informațiile și documentele necesare, cum ar fi rapoarte, date, prezentări sau alte documente relevante.
3/ Stabiliți regulile de bază
Regulile de bază sunt linii directoare sau norme care sunt convenite în prealabil de toți participanții și ajută la crearea unui mediu productiv și respectuos pentru discuții. Acestea pot include încurajarea ascultării active, respectarea diversității, acordarea de timp limitat pentru discuții etc.
În timpul întâlnirii - Să aveți o întâlnire bună
4/ Începeți cu un joc de spărgător de gheață
Începând cu a spărgător de gheață creativ este o modalitate excelentă de a reduce tensiunea și de a-i aduce pe toți în starea potrivită pentru o întâlnire de echipă. Întreruperea momentelor incomode de tăcere la începutul unei întâlniri poate ajuta la stabilirea tonului pentru o sesiune productivă și plăcută.
În loc să te bazezi pe învechit, te poți angaja în dezbateri uşoare, conversaţii ocazionale sau un test live care poate fi extrem de distractiv, creativ, competitiv și ușor de creat în doar câteva minute. Deci, de ce să nu încerci ceva nou?
5/ Creați un spațiu pentru colaborare
O întâlnire de echipă este o oportunitate valoroasă de a discuta și de a lua decizii ca grup. În loc să încerce să vină cu idei noi pe loc, membrii echipei ar trebui să aducă la masă rapoartele, ideile și perspectivele pregătite. În acest fel, echipa poate lucra împreună pentru a ajunge la o decizie finală bine gândită și sănătoasă.
Apoi, echipa ar putea lua în considerare efectuarea unui sondaj în direct cu privire la ideile discutate și strângerea de feedback în timp real sondaje vii cu întrebări cu răspunsuri multiple sau deschise de la AhaSlides.
Folosind un cod QR sau un link unic, membrii echipei pot accesa instantaneu și pot furniza informațiile lor, iar rezultatele vor fi afișate direct pe ecran. Acest lucru ajută la evitarea pierderii timpului și asigură că toate ideile sunt capturate corect.
6/ Menține-ți echipa angajată
Nu le oferi participanților posibilitatea de a distrage atenția menținându-i implicați în timpul întâlnirii. Puteți organiza o „masă rotundă online” la care toată lumea poate participa și poate contribui. Cu oameni timizi? Nu vă faceți griji. Anonim Q & A va rezolva această problemă.
De asemenea, nu uitați să lăsați puțin loc pentru spontaneitate. Pentru că o întâlnire sănătoasă și activă este un loc ideal pentru a apărea noi soluții și inovații. Spărgând atmosfera leneșă și stresantă, încurajând participanții să gândească creativ nor de cuvinte va fi o activitate interesantă și eficientă. Încearcă și vezi.
Dupa intalnire - Să aveți o întâlnire bună
7/ Încheiați cu acțiuni clare de urmărire și calendare
Pentru a încheia sesiunea strategică, asigurați-vă că fiecare participant are claritate cu privire la următorii pași.
Rugați departamentele să discute:
- Ce valori vor demonstra progresul lor? Fii specific, astfel încât progresul să poată fi urmărit.
- Ce parteneri interfuncționali au nevoie de coordonare pentru a reuși? Colaborarea puternică este cheia.
- Ce fel de actualizări vor necesita întâlnirile ulterioare? Rapoarte? Prezentări? Gândește-te în prealabil asupra rezultatelor.
- Când ne putem aștepta la rezultate sau informații preliminare? Stabiliți termene limită ambițioase, dar realizabile pentru a menține ritmul.
8/ Aveți procese verbale de întâlnire
Întotdeauna trebuie detaliat, amănunțit, clar și ușor de înțeles proces-verbal de ședință pentru a trimite participanților, consiliului de administrație, liderilor seniori și celor care nu pot participa. Ele nu sunt doar documente, o bază de conținut pentru următoarele întâlniri ci și o bază legală (în caz de nevoie).
Intrebari cu cheie
Sperăm că sfaturile pentru a avea o întâlnire bună AhaSlides împărtășite mai sus nu sunt prea complicate. Rețineți că întâlnirile productive sunt acelea în care toată lumea se simte apreciată, auzită și încurajată să vorbească. Întâlnirea trebuie să producă un rezultat definit și să-și servească scopul propus. După întâlnire, fiecare își acceptă rolurile și se angajează să urmeze planurile discutate.
