Dacă participați la o nouă echipă interfuncțională la locul de muncă sau la o nouă echipă de proiect, poate fi cineva din alte departamente sau din alte companii pe care este posibil să nu le cunoașteți sau cu care ați lucrat înainte și doriți să vă asigurați că dvs. disponibilitatea de a vă angaja și de a vă investi abilitățile și ideile în echipă – mai ales dacă acea echipă are performanțe ridicate. Astfel, este esențial să găzduiești o întâlnire pentru a aduna noi coechipieri împreună.
Cu toate acestea, nu este nicio surpriză dacă te simți puțin ciudat și nervos, deoarece chiar și cei mai experimentați profesioniști au nervozitate atunci când au o întâlnire inițială cu o nouă echipă. Dacă sunteți un lider și vă faceți griji că nu reușiți să găzduiți întâlniri introductive de productivitate.
Acest articol vă va oferi un ghid complet, exemple și sfaturi despre ceea ce face întâlnirile introductive de succes.
În acest articol, vei învăța
- Ce este o întâlnire introductivă?
- Care este scopul întâlnirii introductive?
- Cum să stabiliți o întâlnire introductivă eficientă
- Sfaturi pentru organizarea cu succes a unei întâlniri introductive
- Intrebari cu cheie
Ce este o întâlnire introductivă?
O întâlnire de introducere sau de introducere are aproape același înțeles atunci când vine vorba de prezentarea în echipă, când este prima dată când membrii echipei și liderii acestora se întâlnesc oficial, pentru a determina dacă indivizii implicați doresc să construiască o relație de lucru și să se angajeze în echipă. viitor.
Acesta își propune să ofere membrilor echipei timp să rămână împreună pentru a cunoaște trecutul, interesele și obiectivele fiecărui participant. În funcție de preferințele dvs. și ale echipei dvs., puteți organiza întâlniri introductive formale sau informale.
O agendă standard de întâlnire introductivă implică:
- Prezentați scopul întâlnirii
- Prezentați liderii și fiecare membru
- Discutați despre regulamentele echipei, munca, beneficiile și tratamentele...
- E timpul să joci câteva jocuri
- Încheiați întâlnirile și luați măsuri ulterioare
Care este scopul întâlnirilor introductive?
Nu priviți doar introducerile ca pe o casetă de bifat. Folosiți acest timp pentru a aprinde conexiuni reale, pentru a obține perspective unice și pentru a stabili un cadru pentru o muncă în echipă impecabilă. Întâlnirile de introducere sunt minunate pentru:
- Creșteți munca în echipă și coeziunea echipei
Primul obiectiv al întâlnirilor introductive este de a aduce străinii aproape de colegii de echipă. Dacă nu v-ați văzut niciodată și știți puține lucruri despre ei, va exista o lipsă de coeziune și conexiune, ceea ce poate afecta spiritul de echipă și productivitatea. Atunci când oamenii pot discuta și unifica regulile echipei, recompensele și pedepsele adecvate sau știu că liderii lor sunt oameni corecți și credincioși, că colegii lor de echipă sunt umili, de încredere, empatici și multe altele, se va construi încredere și un mediu de lucru pozitiv în cadrul echipei.
- Îndepărtează tensiunea și stângăcia
Productivitatea va scădea probabil dacă angajații lucrează într-un mediu de lucru sub presiune. De asemenea, nu este bine dacă angajații își sperie liderul în loc să fie inspirați de ei. Întâlnirile introductive pot ajuta noile echipe să se simtă mai încrezătoare în a-și împărtăși ideile și opiniile. De asemenea, încep cu ușurință să-și facă prieteni, să comunice și să reducă stânjenirea pentru colaborare ulterioară. De exemplu, un membru al echipei nu ezită să vorbească și să ceară ajutor atunci când nu poate respecta termenele limită.
- Ajută la structurarea și alinierea standardelor și practicilor
Accentul pus pe reguli și reglementări este o parte importantă a primelor întâlniri introductive. Nerespectarea faptului că este clar, corect și direct la începutul muncii în echipă poate genera conflicte în echipă și comunicare greșită. Dimpotrivă, dacă poți face echipa să urmeze standarde și practici, va exista eficiență a resurselor datorită eficienței și eficienței unei echipe, în același timp, sporind satisfacția în muncă în rândul membrilor echipei care fac parte dintr-o echipă coerentă.
Cum să stabiliți o întâlnire introductivă eficientă
Întâlnirile introductive pot urma procesul standard de planificare a întâlnirilor cu 5 Ps: Scop, Planificare, Pregătire, Participare și Progres. În funcție de limita de timp, de numărul de participanți, de fundalul echipei și de resursele dvs., puteți organiza întâlniri introductive oficiale sau ocazionale. Prima impresie este importantă. Cu atât mai mult respect și încredere pe care membrii echipei dumneavoastră îl vor aprecia atunci când arătați întâlniri organizate și considerate.
- Scop
Este vorba despre stabilirea obiectivelor pentru întâlniri. Fiți clar și concis atunci când enumerați obiectivele întâlnirilor, astfel încât să puteți aduce cu ușurință pe toată lumea din nou în atenție dacă un participant este distras de activități care nu au legătură. Puteți lua în considerare structurarea obiectivelor prin aranjarea unei piramide de obiective care conturează fiecare set de obiective la diferite niveluri.
- Planificare
Primul lucru pe care ar trebui să-l facă noii lideri de echipă este să planifice detaliile sau să dezvolte o agendă. Când ai ceva la care să te referi, încercarea de a-ți aminti totul singur te eliberează de stres. Poți crea un șablon folosind o prezentare de diapozitive prin PowerPoint. sau cărți de referință scrise de mână.
- Pregătire
Această parte implică anumite activități, cum ar fi pregătirea scenariului de introducere a întâlnirii și revizuirea ordinii de zi înainte de începerea unei întâlniri oficiale. Îți va fi mai ușor să menționezi toate informațiile cheie și să te concentrezi asupra ordinii de zi cu sprijinul notelor vorbitorului sau al scenariului atunci când îți scapă brusc din minte.
- Participare
Nu uitați să încurajați noii membri să pună întrebări și să se angajeze în activități interactive în timpul întâlnirilor. Dacă alții par atât de ezitant, cereți-le părerea. Asigurați-vă că toată lumea din echipă are șansa de a vorbi nu doar să se concentreze asupra membrilor extrovertiți. Puteți găzdui un sondaj în direct, astfel încât unii introvertiți să își poată împărtăși opiniile direct.
- Progres
Ar trebui să vă încheiați întâlnirea cu un rezumat și să informați acțiunile pentru următorii pași. Și, urmărirea după o întâlnire este o parte crucială, puteți lua în considerare luarea unei decizii finale și documentați-le.
Sfaturi pentru organizarea cu succes a unei întâlniri introductive
- Utilizați un instrument de prezentare interactiv
Te simți timid sau incomod în prima zi? Vă puteți face întâlnirile introductive de 100 de ori mai distractive utilizând un instrument de prezentare interactiv precum AhaSlides!
Există o duzină de moduri de a face acest lucru, dar vă recomandăm această schiță pentru a sparge gheața rapid:
- Începeți cu un slide introductiv.
- Condimentează lucrurile cu chestionare despre tine, cu puncte și un clasament.
- Încheiați cu un diapozitiv de întrebări și răspunsuri la sfârșit, unde toată lumea poate întreba lucruri pe care s-au întrebat despre dvs.
Cu platforma interactivă de prezentare a AhaSlides, puteți crea o introducere convingătoare care zboară oamenii pe Lună🚀 Încercați acest șablon aici:
- Începeți o introducere cu „noi"
Echipa lucrează la colaborarea dintre membrii echipei pentru a atinge obiective comune, nu pentru a demonstra talentele personale. Prin urmare, este important să se sublinieze sentimentul de cultură „noi”. Încercați să folosiți „noi” în loc de „eu” cât mai mult posibil în slide-urile introductive și în întreaga întâlnire, cu excepția introducerii personale. Acest lucru încurajează, în cele din urmă, echipa să colaboreze mai eficient, deoarece membrii echipei înțeleg că împărtășesc o viziune coerentă și sunt mai dedicați lucrului pentru echipă decât pentru ei înșiși.
- Distrează-ți colegii de echipă
Cum să începi întâlnirile introductive în cele mai interesante moduri? Întrucât toți membrii sunt noi unii cu alții, în calitate de gazdă, poți lua în considerare începerea cu câteva momente rapide de spargere a gheții. De asemenea, poți organiza 2-3 jocuri și chestionare, precum și sesiuni de brainstorming pentru a le oferi celorlalți timp să își împărtășească personalitatea, talentele și gândirea; să comunice și să lucreze cu ceilalți pentru a îmbunătăți coeziunea echipei, cultura și conexiunea la locul de muncă. De exemplu, poți încerca câteva jocuri precum Cercul de apreciere, Vânătoare de tesori, Ai prefera...
- Managementul timpului
De obicei, ședințele extrem de productive pot dura între 15 și 45 de minute, în special ședințele introductive, care ar trebui gestionate în 30 de minute. Este suficient timp pentru ca noii colegi de echipă să se cunoască, să se prezinte pe scurt și să colaboreze între ei în câteva activități simple și distractive de team building. De asemenea, ați stabilit limite de timp pentru diferite secțiuni pentru a vă asigura că timpul nu se scurge cât timp mai aveți multe de abordat.
Intrebari cu cheie
Este benefic pentru echipa ta să înceapă lucrul în echipă cu o echipă nouă, profitând de întâlnirile introductive. Stabilirea unei prime întâlniri poate fi dificilă și intimidantă. Când te afli în procesul de pregătire, nu ezita să ceri sprijin, chiar dacă ești maestru în PowerPoint. Cu siguranță îți poți ușura munca și îți poți salva ziua cu... AhaSlides.
Întrebări Frecvente
Despre ce vorbiți într-o întâlnire introductivă?
1. Spărgătoare de gheață - Începeți cu o întrebare sau o activitate distractivă de spărgător de gheață pentru a ajuta oamenii să se relaxeze. Ține-l ușor!
2. Contextul profesional - Rugați-i pe fiecare persoană să-și împărtășească călătoria în carieră de până acum, inclusiv rolurile și experiențele anterioare.
3. Abilități și interese - Dincolo de abilitățile de lucru, află hobby-urile, pasiunile sau domeniile de expertiză ale membrilor echipei în afara orelor 9-5.
4. Structura echipei - Subliniază rolurile și cine este responsabil pentru ce la un nivel înalt. Clarificați modul în care echipa lucrează împreună.
5. Obiective și priorități - Care sunt obiectivele echipei și ale organizației pentru următoarele 6-12 luni? Cum contribuie rolurile individuale?
Cum structurați o întâlnire introductivă?
Iată o modalitate de a vă structura întâlnirea introductivă:
1. Bun venit și spărgător de gheață (5-10 minute)
2. Introducere (10-15 minute)
3. Contextul echipei (5-10 minute)
4. Așteptările echipei (5-10 minute)
5. Întrebări și răspunsuri (5 minute)
Ce spui când deschizi o întâlnire?
Iată câteva sugestii despre ce să spuneți atunci când deschideți o întâlnire introductivă:
.1. Bun venit și prezentări:
"Bine ați venit tuturor și vă mulțumim pentru că v-ați alăturat astăzi. Suntem încântați să începem lucrurile"
2. Lovitură de început a spargerilor de gheață:
„Bine, să ne relaxăm cu o întrebare ușoară de spărgător de gheață...”
3. Previzualizarea pașilor următori:
„După ziua de astăzi vom urmări aspectele de acțiune și vom începe să ne planificăm munca”
Ref: Intr-adevar. Mai bine Sus, LinkedIn
