Cum să găzduiești întâlniri introductive fluide | Cele mai bune sfaturi deblocate în 2024!

Ai fost vreodata la întâlniri introductive de succes?

Dacă participați la o nouă echipă interfuncțională la locul de muncă sau la o nouă echipă de proiect, poate fi cineva din alte departamente sau din alte companii pe care este posibil să nu le cunoașteți sau cu care ați lucrat înainte și doriți să vă asigurați că dvs. disponibilitatea de a vă angaja și de a vă investi abilitățile și ideile în echipă – mai ales dacă acea echipă are performanțe ridicate. Astfel, este esențial să găzduiești o întâlnire pentru a aduna noi coechipieri împreună.

Cu toate acestea, nu este nicio surpriză dacă te simți puțin ciudat și nervos, deoarece chiar și cei mai experimentați profesioniști au nervozitate atunci când au o întâlnire inițială cu o nouă echipă. Dacă sunteți un lider și vă faceți griji că nu reușiți să găzduiți întâlniri introductive de productivitate.

Acest articol vă va oferi un ghid complet, exemple și sfaturi despre ceea ce face întâlnirile introductive de succes.

În acest articol, vei învăța

• Ce este o întâlnire introductivă?
• Care este scopul întâlnirii introductive?
• Cum să stabiliți o întâlnire introductivă eficientă
• Sfaturi pentru organizarea cu succes a unei întâlniri introductive
• Intrebari cu cheie

Mai multe sfaturi de la AhaSlides

• Întâlniri în afaceri
• Stand Up Meeting | Ghidul suprem
• Cele mai bune 8 sfaturi pentru a avea o întâlnire bună

Ce este o întâlnire introductivă?

O întâlnire de introducere sau de introducere are aproape același înțeles atunci când vine vorba de prezentarea în echipă, când este prima dată când membrii echipei și liderii acestora se întâlnesc oficial, pentru a determina dacă indivizii implicați doresc să construiască o relație de lucru și să se angajeze în echipă. viitor.

Acesta își propune să ofere membrilor echipei timp să rămână împreună pentru a cunoaște trecutul, interesele și obiectivele fiecărui participant. În funcție de preferințele dvs. și ale echipei dvs., puteți organiza întâlniri introductive formale sau informale.

O agendă standard de întâlnire introductivă implică:

• Prezentați scopul întâlnirii
• Prezintă liderii și fiecare membru
• Discutați despre regulamentele echipei, munca, beneficiile și tratamentele...
• E timpul să joci câteva jocuri
• Încheiați întâlnirile și luați măsuri ulterioare

Care este scopul întâlnirilor introductive?

Nu priviți doar introducerile ca pe o casetă de bifat. Folosiți acest timp pentru a aprinde conexiuni reale, pentru a obține perspective unice și pentru a stabili un cadru pentru o muncă în echipă impecabilă. Întâlnirile de introducere sunt minunate pentru:

• Creșteți munca în echipă și coeziunea echipei

Primul obiectiv al întâlnirilor introductive este de a aduce străini la colegii apropiați. Dacă nu v-ați mai văzut niciodată și știți puțin despre ei, va exista lipsă de coeziune și conexiune, ceea ce poate afecta spiritul de echipă și productivitatea. Când oamenii pot discuta și unifica regulile echipei, recompense adecvate și pedepse sau știu că liderii lor sunt oameni corecți și credincioși, colegii lor de echipă sunt umili, de încredere, empatici și mai mult, încrederea și un mediu de lucru pozitiv se vor construi printre echipă.

• Îndepărtează tensiunea și stângăcia

Productivitatea va scădea probabil dacă angajații lucrează într-un mediu de lucru sub presiune. De asemenea, nu este bine dacă angajații își sperie liderul în loc să fie inspirați de ei. Întâlnirile introductive pot ajuta noile echipe să se simtă mai încrezătoare în a-și împărtăși ideile și opiniile. De asemenea, încep cu ușurință să-și facă prieteni, să comunice și să reducă stânjenirea pentru colaborare ulterioară. De exemplu, un membru al echipei nu ezită să vorbească și să ceară ajutor atunci când nu poate respecta termenele limită.

• Ajută la structurarea și alinierea standardelor și practicilor

Accentul pus pe reguli și reglementări este o parte importantă a primelor întâlniri introductive. Nerespectarea faptului că este clar, corect și direct la începutul muncii în echipă poate genera conflicte în echipă și comunicare greșită. Dimpotrivă, dacă poți face echipa să urmeze standarde și practici, va exista eficiență a resurselor datorită eficienței și eficienței unei echipe, în același timp, sporind satisfacția în muncă în rândul membrilor echipei care fac parte dintr-o echipă coerentă.

Cum să stabiliți o întâlnire introductivă eficientă

Întâlnirile introductive pot urma procesul standard de planificare a întâlnirilor cu 5 Ps: Scop, Planificare, Pregătire, Participare și Progres. În funcție de limita de timp, de numărul de participanți, de fundalul echipei și de resursele dvs., puteți organiza întâlniri introductive oficiale sau ocazionale. Prima impresie este importantă. Cu atât mai mult respect și încredere pe care membrii echipei dumneavoastră îl vor aprecia atunci când arătați întâlniri organizate și considerate.

• Scop

Este vorba despre stabilirea obiectivelor pentru întâlniri. Fiți clar și concis atunci când enumerați obiectivele întâlnirilor, astfel încât să puteți aduce cu ușurință pe toată lumea din nou în atenție dacă un participant este distras de activități care nu au legătură. Puteți lua în considerare structurarea obiectivelor prin aranjarea unei piramide de obiective care conturează fiecare set de obiective la diferite niveluri.

• Planificare

Primul lucru pe care ar trebui să-l facă noii lideri de echipă este să planifice detaliile sau să dezvolte o agendă. Când ai ceva la care să te referi, încercând să-ți amintești totul de unul singur, eliberează stresul. Puteți crea un șablon folosind o prezentare de diapozitive prin PowerPoint sau cărți de referință scrise de mână.

• Pregătire

Această parte implică unele activități, cum ar fi Pregătirea scenariului de introducere a întâlnirii și Revizuirea agendei înainte de a începe o întâlnire oficială. Vă va fi mai ușor să rostiți toate informațiile cheie și să vă concentrați asupra agendei cu sprijinul notelor vorbitorului sau al scenariului atunci când vă scăpați brusc.

• Participare

Nu uitați să încurajați noii membri să pună întrebări și să se angajeze în activități interactive în timpul întâlnirilor. Dacă alții par atât de ezitant, cereți-le părerea. Asigurați-vă că toată lumea din echipă are șansa de a vorbi nu doar să se concentreze asupra membrilor extrovertiți. Puteți găzdui un sondaj în direct, astfel încât unii introvertiți să își poată împărtăși opiniile direct.

• Progres

Ar trebui să vă încheiați întâlnirea cu un rezumat și să informați acțiunile pentru următorii pași. Și, urmărirea după o întâlnire este o parte crucială, puteți lua în considerare luarea unei decizii finale și documentați-le.

Sfaturi pentru organizarea cu succes a unei întâlniri introductive

• Utilizați un instrument de prezentare interactiv

Te simți timid sau incomod în prima zi? Puteți face întâlnirile dvs. introductive de 100 de ori mai distractive utilizând un instrument de prezentare interactiv, cum ar fi AhaSlides!

A

Există o duzină de moduri de a face acest lucru, dar vă recomandăm această schiță pentru a sparge gheața rapid:

• Începeți cu un slide introductiv.
• Condimentează lucrurile cu chestionare despre tine, cu puncte și un clasament.
• Încheiați cu un diapozitiv de întrebări și răspunsuri la sfârșit, unde toată lumea poate întreba lucruri pe care s-au întrebat despre dvs.

cu AhaSlides' platformă interactivă de prezentare, puteți crea o introducere convingătoare care zboară oamenii pe Lună🚀 Încercați acest șablon aici:

• Începeți o introducere cu „noi"

Echipa lucrează la colaborarea dintre membrii echipei pentru a atinge obiective comune nu pentru a arăta talentele personale. Prin urmare, este semnificativ să subliniem sensul culturii „noi”. Încercați să folosiți „noi: mai degrabă decât „eu” cât mai mult posibil în diapozitivele dvs. introductive și în întreaga întâlnire, cu excepția introducerii personale. Acest lucru încurajează în cele din urmă echipa să colaboreze mai eficient, deoarece înțeleg că împărtășesc o viziune coerentă și sunt dedicat mai mult să lucreze pentru echipă decât pentru ei înșiși.

• Distrează-ți colegii de echipă

Cum să începeți întâlnirile introductive în cele mai interesante moduri? Deoarece toți membrii sunt noi unul pentru altul, în calitate de gazdă, puteți lua în considerare să începeți cu niște spărgătoare rapide de gheață. De asemenea, puteți configura 2 până la 3 jocuri și chestionare și sesiuni de brainstorming pentru a le permite altora să aibă timp să-și împărtășească personalitatea, talentele și gândirea; comunicați și lucrați cu ceilalți pentru a îmbunătăți coeziunea echipei și cultura și conexiunea la locul de muncă. De exemplu, puteți încerca câteva jocuri precum Cercul de apreciere, Vânătoare de tesori, Ai prefera...

• Managementul timpului

De obicei, ședințele extrem de productive, pot dura de la 15-45 de minute, în special întâlnirile introductive, care ar trebui să fie controlate în 30 de minute. Este suficient timp pentru noii colegi să se cunoască, să se prezinte pe scurt și să colaboreze între ei în câteva activități simple și distractive de teambuilding. De asemenea, ați stabilit limite de timp pentru diferite secțiuni, pentru a vă asigura că timpul nu se scurge în timp ce mai aveți multe de acoperit.

Intrebari cu cheie

Este benefic pentru echipa ta să înceapă lucrul în echipă cu o echipă nouă, profitând de întâlnirile introductive. Organizarea unei prime întâlniri poate fi o provocare și o imitație. Când vă aflați în procesul de pregătire, nu ezitați să căutați sprijin chiar dacă sunteți un maestru PowerPoint. Cu siguranță vă puteți ușura munca și vă puteți salva ziua cu AhaSlides.

Întrebări Frecvente

Ref: Intr-adevar. Mai bine Sus, LinkedIn