E-mail de invitație la întâlnire | Cele mai bune sfaturi, exemple și șabloane (100% gratuit)

Ședințele pot fi un element esențial al eficacității, coordonării și unității echipei. Multe companii organizează o întâlnire cel puțin o dată pe săptămână, care poate fi o întâlnire informală pentru a purta pur și simplu o discuție aprofundată cu angajații lor sau o întâlnire mai formală a consiliului de administrație pentru a discuta planul de viitor al companiei și raportul anual de sfârșit de an. Este obligatoriu ca administratorii sau liderii să trimită scrisori de invitație la întâlnire participanților sau invitaților.

O invitație la întâlnire este importantă pentru desfășurarea eficientă și fără probleme a întâlnirilor oficiale. Există o mulțime de moduri de a trimite invitații la întâlnire. În acest articol, ne concentrăm pe tratarea e-mailuri de invitație la întâlnire, cea mai convenabilă și populară metodă de a invita oamenii să participe la întâlnirile tale.

Cuprins

• Ce este un e-mail de invitație la o întâlnire?
• De ce este importantă invitația la întâlnire prin e-mail?
• Scrieți e-mailul de invitație la întâlnire pas cu pas
• Tipuri de e-mail de invitație la întâlnire și exemple
• Linia de jos

Șabloane de întâlnire rapidă cu AhaSlides

Ce este un e-mail de invitație la o întâlnire?

O parte cheie a activităților de afaceri, un e-mail de invitație la o întâlnire este un mesaj scris cu o demonstrație a scopului întâlnirii și o solicitare ca participanții să se alăture întâlnirii după data și locația specifice, plus atașamente mai detaliate, dacă este necesar. Poate fi scris în stiluri formale sau informale, în funcție de caracteristicile întâlnirilor. Ar trebui să fie scrise într-un ton și un stil adecvat pentru a respecta eticheta e-mailurilor de afaceri.

Totuși, nu confundați un e-mail de invitație la o întâlnire cu un e-mail de solicitare a unei întâlniri. Diferența cheie dintre aceste e-mailuri este că un e-mail de solicitare a unei întâlniri își propune să stabilească o întâlnire cu cineva, în timp ce un e-mail de invitație la o întâlnire își propune să vă invite la o întâlnire la datele și locațiile anunțate.

De ce este importantă invitația la întâlnire prin e-mail?

Utilizarea invitațiilor prin e-mail aduce o mulțime de beneficii. Avantajele invitațiilor prin e-mail sunt enumerate mai jos:

• Se conectează direct la calendare. Când destinatarii acceptă o invitație, aceasta este adăugată înapoi în calendarul lor de afaceri și veți primi o reamintire, la fel ca alte evenimente notate în calendar.
• Este convenabil și rapid. Destinatorii dvs. pot ajunge la e-mail imediat după ce faceți clic pe butonul de trimitere. Pe măsură ce ajunge direct la destinatar, dacă adresa de e-mail este greșită, puteți primi anunțul imediat și puteți căuta rapid soluții suplimentare.
• Economisește timp. Puteți trimite e-mailuri de grup cu mii de adrese de e-mail în același timp.
• Economisește costuri. Nu trebuie să cheltuiești un buget pentru expediere.
• Poate fi generat direct de pe platforma de webinar preferată. Dacă nu aveți o întâlnire față în față, prima alegere va fi probabil Zoom, Microsoft Teams, sau ceva echivalent. Când RSVP este confirmat, toate linkurile și intervalele de timp sunt sincronizate prin e-mail, astfel încât participantul să poată evita confuzia cu alte evenimente.

Este un fapt că miliarde de e-mailuri sunt trimise în fiecare zi și multe dintre ele sunt spam. Toată lumea folosește cel puțin un e-mail pentru a schimba mesaje importante despre serviciu, achiziții, întâlniri și multe altele. Cu toate acestea, deoarece trebuie să citești tone de e-mailuri pe zi, nu este surprinzător că uneori întâlnești fenomenul de „oboseală a e-mailurilor”. Prin urmare, trimiterea unui e-mail de invitație bun poate evita neînțelegerile inutile sau ignoranța din partea destinatarilor.

Scrieți un e-mail de invitație la întâlnire pas cu pas

Un e-mail bun de invitare la întâlnire este esențial și, de regulă, are un impact asupra unui livrare prin e-mail rată.

Există reguli de etichetă și principii pe care toată lumea trebuie să le respecte pentru a completa un e-mail de invitație la o întâlnire de afaceri, în ceea ce privește destinatarii. Puteți învăța cum să scrieți un e-mail standard de invitație la o întâlnire urmând acești pași:

Pasul 1: Scrieți o linie de subiect puternică

Este un fapt că 47% dintre destinatarii e-mailurilor citesc e-mailuri care au un subiect clar și concis. Prima impresie este importantă. Acest lucru poate face ca destinatarii să simtă un sentiment de urgență sau importanță, ceea ce duce la o rată de deschidere mai mare.

• Scurt, vizat. Fii real, nu enigmatic.
• Puteți cere confirmarea prezenței în linia de subiect ca semn de urgență.
• Sau adăugați un ton de sentiment precum nu uitați importanța, urgența,...
• Adăugați timp dacă doriți să subliniați problema sensibilă la timp 

De exemplu: „Întâlnirea 4/12: Sesiune de brainstorming de proiect” sau „Important. Vă rugăm să RSVP: reuniunea pentru Strategia Produsului Nou 10/6”

Pasul 2: Începeți cu o introducere rapidă

În prima linie, este o idee bună să faceți un rezumat despre cine sunteți, care este poziția dvs. în organizație și de ce îi contactați. Apoi puteți arăta direct scopul întâlnirii. Mulți oameni fac greșeala de a oferi un scop vag al întâlnirii, deoarece presupun că participanții trebuie să știe despre asta.

• Faceți introducerea dvs. agreabilă sau legată de lucrare
• Amintiți-le participanților dacă trebuie să termine vreo sarcină sau să aducă ceva cu ei la întâlnire.

De exempluSalut, membru al echipei, aștept cu nerăbdare să te văd la lansarea noului produs, lunea viitoare.

Pasul 3: Partajați ora și locația

Ar trebui să includeți ora exactă a întâlnirii. De asemenea, ar trebui să le spuneți cum și unde are loc întâlnirea, fie personal, fie online, și să oferiți linii directoare sau link-uri către platforme în cazul în care au nevoie de ele.

• Adăugați fusul orar dacă angajați lucrează în diferite zone ale lumii
• Menționați o durată estimată a întâlnirii
• Când oferiți indicații, fiți cât mai detaliat posibil sau atașați un ghid cartografic.

De exempluVă rugăm să ni se alăturați vineri, 6 octombrie, la ora 1:00, în sala de ședințe 2, la etajul al doilea al clădirii administrative.

Pasul 4: Schițați ordinea de zi a întâlnirii

Acoperiți obiectivele cheie sau agenda propusă a întâlnirii. Nu menționați detaliile. Puteți pur și simplu să precizați subiectul și calendarul. Pentru întâlnirile formale, puteți atașa un document detaliat. Acest lucru este util în special pentru a ajuta participanții să se pregătească în avans.

De exemplu, puteți începe cu: Plănuim să discutăm..../ Dorim să abordăm unele dintre probleme sau după cum urmează:

• 8:00-9:30: Introducere în proiect
• 9:30-11:30: Prezentări de la Howard (IT), Nour (Marketing) și Charlotte (Vânzări)

Pasul 5: Solicitați un RSVP

Solicitarea unui RSVP poate ajuta la confirmarea unui răspuns din partea destinatarilor dvs. Pentru a preveni ambivalența, un răspuns preferat și o limită de timp pentru ca participanții să vă informeze despre prezența sau absența lor ar trebui să fie incluse în e-mailul dvs. Prin aceasta, dacă nu ați primit RSVP-ul lor în momentul în care reglementați, puteți face acțiuni rapide de urmărire.

De exemplu: Vă rugăm să răspundeți până la [data] la [adresă de e-mail sau număr de telefon]

Pasul 6: Adăugați o semnătură de e-mail profesională și o imagine de branding

O semnătură de e-mail de afaceri trebuie să includă numele complet, funcția, numele companiei, informațiile de contact, site-uri web personale și alte adrese hiperlinkate.

Vă puteți personaliza cu ușurință semnătura Gmail.

De exemplu:

Jessica Madison

Director regional de marketing, industria Inco

555-9577-990

Există o mulțime de creatori de semnături de e-mail gratuit care vă economisesc timp și efort, cum ar fi Semnătura mea.

Tipuri de e-mail de invitație la întâlnire și exemple

Rețineți că diferitele tipuri de întâlniri vor avea standarde și stiluri de scriere diferite de urmat. În mod obișnuit, separăm e-mailurile de invitație la întâlniri în funcție de nivelul lor formal sau informal, inclusiv sau excluzând întâlnirile virtuale sau întâlnirile online pur. În această parte, colectăm și vă prezentăm câteva tipuri tipice de invitații la întâlnire și șablonul fiecărui tip care sunt utilizate în mod popular în e-mailurile de invitație la întâlniri de afaceri.

#1. E-mailul de solicitare a întâlnirii oficiale

E-mailul cu cererea formală de întâlnire este folosit pentru întâlniri mari care au loc de obicei o dată până la trei ori pe an. Fiind o întâlnire formală mare, e-mailul trebuie scris într-un stil formal. Anexele atașate sunt necesare pentru a clarifica participantului cum să participe la întâlnire, cum să găsească locația și pentru a detalia ordinea de zi.

Întâlnirile oficiale implică:

• Ședință de management
• Şedinţa comitetului
• Şedinţa Consiliului de Administraţie 
• Adunarea acţionarilor 
• Întâlnire de strategie 

Exemplu 1: Acționari șablon de e-mail de invitație

Subiect: Important. Sunteți invitat la Adunarea Generală Anuală. [Timp]

[Numele destinatarului]

[Numele Companiei]

[Denumirea funcției]

[Adresa companiei]

[Data]

Stimați acționari,

Suntem bucuroși să vă invităm la Adunarea Generală Anuală care va avea loc în data de XNUMX [Ora], [Adresa]

Adunarea Anuală a Acţionarilor este o ocazie excepţională de informare, schimb şi discuţie între [Numele Companiei] și toți acționarii noștri.

Este, de asemenea, oportunitatea de a vă exprima și de a vota pentru a juca un rol activ în luarea deciziilor majore pentru [Numele companiei], indiferent de numărul de acțiuni pe care le dețineți. Întâlnirea va acoperi următoarele agende cheie:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Veți găsi instrucțiuni cu privire la modul de participare la această ședință, ordinea de zi și textul rezoluțiilor ce urmează a fi înaintate spre aprobare în documentul atașat mai jos.

Aș dori să vă mulțumesc, în numele consiliului, pentru contribuția dumneavoastră și loialitatea dumneavoastră față de [Numele Companiei] și aștept cu nerăbdare să vă urez bun venit la Întâlnirea de pe [Data]

Toate cele bune,

[Nume]

[Titlul funcției]

[Numele Companiei]

[Adresa companiei și site-ul web]

Exemplu 2: Întâlnire de strategie șablon de e-mail de invitație

[Numele destinatarului]

[Numele Companiei]

[Denumirea funcției]

[Adresa companiei]

[Data]

Linia de subiect: Lansare Proiect Campanie de marketing Întâlnire: 2/28

În numele [Numele Companiei], aș dori să vă invit să participați la o întâlnire de afaceri care are loc la [Numele sălii de conferințe, numele clădirii] [Data și ora]. Întâlnirea va dura [Durată].

Îmi face plăcere să vă urez bun venit la prima etapă a proiectului nostru pentru a discuta viitoarea noastră propunere [Detalii] și apreciem informațiile dumneavoastră valoroase despre aceasta. Iată un scurt rezumat al agendei noastre pentru ziua respectivă:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Această propunere este considerată de întreaga noastră echipă ca fiind una dintre cele mai importante. Pentru referințe ulterioare, am atașat la această scrisoare un document care vă oferă informații mai detaliate, astfel încât să vă fie convenabil să vă pregătiți pentru întâlnire în avans.

Așteptăm cu nerăbdare să avem o conversație cu dumneavoastră pentru a discuta ce putem face în plus pentru ca această propunere să funcționeze cu succes. Vă rugăm să ne trimiteți orice întrebări sau recomandări pentru întâlnire înainte de... [Termen limită] mie direct, răspunzând la acest e-mail.

Să ai o zi bună în continuare.

Mulțumi,

Cald ceea ce privește,

[Nume]

[Titlul funcției]

[Numele Companiei]

[Adresa companiei și site-ul web]

#2. E-mailul de invitație la întâlnire informală

Un e-mail de invitație formală la o întâlnire este pur și simplu o întâlnire cu personalul sau membrii echipei de nivel sub conducere. Îți este mult mai ușor să te gândești cum să scrii în mod corespunzător. Poți scrie într-un stil informal, cu un ton prietenos și vesel.

Întâlnirile informale implică:

• Întâlnire de brainstorming
• Întâlnire de rezolvare a problemelor
• Pregătire
• Întâlnire de check-in
• Întâlnire de Team Building
• Discuții de cafea 

Exemplul 3: șablon de e-mail de invitație la întâlnire de înregistrare

Subiect: Urgent. [Denumirea proiectului] actualizări. [Data]

Dragi echipe,

Salutari!

A fost plăcut și amuzant să lucrez cu tine în ceea ce privește [Denumirea proiectului]. Cu toate acestea, pentru a putea continua cu planurile noastre în mod eficient, cred că este momentul potrivit pentru a raporta progresele înregistrate și aș aprecia oportunitatea de a vă întâlni la [Locație] pentru a discuta problema în continuare la [Data si ora].

Am atașat și o listă cu toate agendele pe care trebuie să le discutăm. Nu uitați să vă pregătiți raportul de finalizare a sarcinii. Vă rugăm să utilizați asta [Link] să-mi spui dacă vei reuși.

Vă rog să-mi trimiteți confirmarea prin e-mail cât mai curând posibil.

Cald ceea ce privește,

[Nume]

[Denumirea funcției]

[Numele Companiei]

Exemplu 4: Echipa building șablon de e-mail de invitație

Dragi membri ai echipei,

Acesta este pentru a vă informa că [Numele departamentului] organizează o Team Building Meeting pentru tot personalul nostru membrii pe [Data si ora]

Pentru o dezvoltare profesională ulterioară, este extrem de important să creștem împreună și acest lucru se poate întâmpla doar dacă lucrăm în echipă, astfel încât abilitățile și talentele noastre să poată fi valorificate pentru a aduce performanțe mai bune. Acesta este motivul pentru care departamentul nostru continuă să promoveze lunar diverse activități de team-building.

Vă rugăm să veniți și să vă alăturați evenimentului, astfel încât să vă putem asculta vocea despre cum ne putem îmbunătăți pentru a vă oferi un sprijin mai bun. Vor fi și câteva jocuri de consolidare a echipei, și companii vor oferi gustări ușoare.

Așteptăm cu nerăbdare să petrecem momente distractive la acest eveniment de team building, care este organizat pentru a ne ajuta pe fiecare dintre noi să creștem. În cazul în care considerați că nu puteți participa la această întâlnire, vă rugăm să ne informați. [Numele coordonatorului] at [Număr de telefon]

Cu sinceritate,

[Nume]

[Denumirea funcției]

[Numele Companiei]

#3. E-mail de invitație a vorbitorului invitat

Un e-mail de invitație pentru un vorbitor invitat ar trebui să conțină informații relevante pentru vorbitor cu privire la întâlnire și oportunitatea de a vorbi. Este vital ca vorbitorul să știe cum poate contribui la evenimentul dumneavoastră și ce beneficii poate obține făcând parte din acesta.

Exemplul 5: șablon de e-mail de invitație pentru vorbitorul invitat

Dragă [Difuzor],

Sperăm că acest mesaj vă va găsi bine! Vă contactăm astăzi cu o oportunitate fantastică de vorbire pentru contemplarea dumneavoastră. Am dori să vă rugăm să fiți onorabilul nostru vorbitor pentru [Numele întâlnirii], un eveniment axat pe [Descrierea scopului și a audienței evenimentului dvs.]. Intregul [Numele întâlnirii] Echipa este inspirată de realizările tale și consideră că ai fi expertul perfect pentru a te adresa audienței noastre de profesioniști cu gânduri similare.

[Numele întâlnirii] va avea loc în [Locul, inclusiv orașul și statul] on [Datele]. Evenimentul nostru este de așteptat să găzduiască până la aproximativ [Numărul de participanți estimat#]. Scopul nostru este să [Obiectivele întâlnirii].

Credem că ești un orator extraordinar, iar vocea ta ar fi un plus esențial la acea conversație, având în vedere activitatea ta vastă în [Domeniul de expertiză]. Poți lua în considerare prezentarea ideilor tale timp de până la [Durata] minute, care sunt legate de domeniul... [Subiectul întâlnirii]. Puteți trimite propunerea dvs. înainte de [termenul limită], urmați [linkul], astfel încât echipa noastră să vă asculte ideile și să determine detaliile discursului dvs. în avans.

În orice caz, dacă nu puteți participa, vă rugăm cu umilință să ne contactați prin intermediul [link]. Vă mulțumim pentru timpul și considerația acordate și așteptăm cu nerăbdare un răspuns pozitiv din partea dumneavoastră.

Cel mai bun,
[Nume]
[Denumirea funcției]
[Informatii de contact]
[Adresa site-ului companiei]

#4. E-mail de invitație la webinar

În tendințele actuale, tot mai mulți oameni organizează întâlniri online, deoarece economisește timp și costuri, în special pentru echipele care lucrează la distanță. Dacă utilizați platforme de conferințe, există mesaje de invitație personalizate care sunt trimise direct participanților înainte de începerea întâlnirii, cum ar fi șablonul de e-mail de invitație Zoom. Pentru un webinar virtual, puteți consulta următorul exemplu.

sugestii: Folosiți cuvinte cheie precum „Felicitări”, „În curând”, „Perfect”, „Actualizare”, „Disponibil”, „În cele din urmă”, „Sup”, „Special”, „Alăturați-vă nouă”, „Gratuit”, ” etc.

Exemplu 6: Șablon de e-mail de invitație la webinar

Subiect: Felicitări! Esti invitat la [Numele webinarului]

Dragă [Nume candidat],

[Numele companiei] este atât de încântat să organizez un webinar pentru [Subiect webinar] pe [Data] la [Timp], țintind spre [[Scopul webinarului]

Va fi o oportunitate bună pentru dvs. de a câștiga beneficii uriașe de la experții dvs. invitați în domeniul [subiectelor webinarului] și de a primi cadouri gratuite. Echipa noastră este atât de entuziasmată de prezența dumneavoastră.

Notă: acest webinar este limitat la [Numărul de persoane]. Pentru a vă salva locul, vă rugăm să vă înregistrați [Legătură] și nu ezitați să-l distribui prietenilor tăi. 

Sper să ne vedem acolo!

O zi bună,

[Numele dumneavoastră]

[Semnătură]

Linia de jos

Din fericire, există multe șabloane disponibile de invitații la întâlniri de afaceri pe internet pe care să le personalizați și să le trimiteți participanților în câteva secunde. Nu uita să salvezi câteva în cloud pentru a-ți putea pregăti e-mailul cu o scriere perfectă, mai ales în caz de urgență.

Să presupunem că sunteți în căutarea și a altor soluții pentru afacerea dumneavoastră. În acest caz, Poți constata că AhaSlides este un instrument bun de prezentare, cu multe funcții uimitoare pentru a-ți susține evenimentele webinariale, activitățile de team-building, conferințele și multe altele.

Întrebări Frecvente

Ref: Intr-adevar | Sherpany