Întâlnirile joacă un rol crucial în afaceri și organizații, servind drept platformă pentru discutarea și abordarea problemelor și gestionarea afacerilor interne pentru a conduce progresul. Pentru a surprinde esența acestor adunări, fie că sunt virtuale sau în persoană, proces-verbal de ședință or proces-verbal al ședinței (MM) sunt esențiale în luarea de note, rezumarea subiectelor cheie discutate și urmărirea deciziilor și rezoluțiilor ajunse.
Acest articol vă va ghida în redactarea proceselor verbale de întâlnire eficiente, cu exemple și șabloane de utilizat, precum și cele mai bune practici de urmat.
Cuprins
- Ce sunt procesele-verbale de ședință?
- Cine este Minute-Taker?
- Cum să scrieți procesele-verbale de ședință
- Exemple de procese-verbale de întâlnire (+ șabloane)
- Sfaturi pentru a crea minute bune de întâlnire
- Intrebari cu cheie
Procesul verbal al ședinței | Freepik.comCe sunt procesele-verbale de ședință?
Procesul-verbal de întâlnire este o înregistrare scrisă a discuțiilor, deciziilor și acțiunilor care au loc în timpul unei întâlniri.
- Acestea servesc drept referință și sursă de informații pentru toți participanții și cei care nu pot participa.
- Acestea ajută la asigurarea faptului că informațiile importante nu sunt uitate și că toată lumea este pe aceeași pagină despre ceea ce s-a discutat și ce acțiuni trebuie întreprinse.
- De asemenea, oferă responsabilitate și transparență prin documentarea deciziilor și angajamentelor luate în timpul întâlnirii.
Cine este Minute-Taker?
Minute-Taker este responsabil pentru înregistrarea cu acuratețe a discuțiilor și a deciziilor luate în timpul întâlnirii.
Aceștia pot fi un ofițer administrativ, un secretar, un asistent sau un manager sau un membru voluntar al echipei care îndeplinește sarcina. Este esențial ca persoana care ia minutele să aibă o bună organizare și să ia notițe și să poată rezuma discuțiile în mod eficient.
Ședința minutelorPrezența la întâlniri distractive cu AhaSlides
Adunați oamenii în același timp
În loc să veniți la fiecare masă și să „verificați” oamenii în cazul în care nu apar, acum puteți atrage atenția oamenilor și puteți verifica prezența prin chestionare interactive distractive cu AhaSlides!
🚀 Obțineți șabloane gratuite ☁️Cum să scrieți procesele-verbale de ședință
Pentru procese verbale de întâlnire eficiente, în primul rând, ar trebui să fie obiective, să fie o înregistrare faptică a întâlniriiși evitați opiniile personale sau interpretările subiective ale discuțiilor. Următorul, ar trebui să fie scurt, clar și ușor de înțeles,concentrați-vă doar pe punctele principale și evitați adăugarea de detalii inutile. In cele din urma, trebuie să fie corectă și să se asigure că toate informațiile înregistrate sunt actuale și relevante.
Să intrăm în detaliile redactării proceselor-verbale de întâlnire folosind următorii pași!
8 Componente esențiale ale procesului-verbal de ședință
- Data, ora și locul întâlnirii
- Lista participanților și orice scuze pentru absență
- Ordinea de zi și scopul ședinței
- Rezumatul discuțiilor și deciziilor luate
- Orice voturi luate și rezultatele acestora
- Acțiuni, inclusiv partea responsabilă și termenul limită de finalizare
- Orice următor pași sau articole ulterioare
- Cuvânt de încheiere sau întreruperea ședinței
Cum să scrieți procesele-verbale de ședințăPași pentru redactarea procesului-verbal de întâlnire eficient
1/ Pregătire
Înainte de întâlnire, familiarizați-vă cu agenda întâlnirii și cu orice materiale de fundal relevante. Asigurați-vă că aveți toate instrumentele necesare, cum ar fi un laptop, un blocnotes și un stilou. De asemenea, este o idee bună să revizuiți procesele-verbale ale întâlnirilor anterioare pentru a vă da o idee despre informațiile care trebuie incluse și cum să formatați unul.
2/ Luarea de note
În timpul întâlnirii, luați note clare și concise cu privire la discuțiile și deciziile luate. Ar trebui să vă concentrați pe captarea punctelor cheie, a deciziilor și a elementelor de acțiune, mai degrabă decât pe transcrierea textuală a întregii întâlniri. Asigurați-vă că includeți numele vorbitorilor sau orice citate cheie și orice acțiune sau decizii. Și evitați să scrieți în abrevieri sau stenografie care îi fac pe alții să nu înțeleagă.
3/ Organizați procesele-verbale
Examinați și organizați-vă notele pentru a crea un rezumat coerent și concis al proceselor-verbale după întâlnire. Puteți folosi titluri și puncte pentru a face procesul verbal ușor de citit. Nu accepta opinii personale sau interpretări subiective ale discuției. Concentrați-vă pe fapte și pe ceea ce sa convenit în timpul întâlnirii.
4/ Înregistrarea detaliilor
Procesul-verbal de întâlnire trebuie să includă toate detaliile relevante, cum ar fi data, ora, locația și participanții. Și menționați orice subiecte importante discutate, decizii și elemente de acțiune atribuite. Asigurați-vă că înregistrați toate voturile care au fost luate și rezultatul oricăror discuții.
5/ Obiecte de acțiune
Asigurați-vă că enumerați toate elementele de acțiune care au fost atribuite, inclusiv cine este responsabil și termenul limită pentru finalizare. Aceasta este o parte esențială a procesului-verbal de întâlnire, deoarece asigură că toată lumea își cunoaște responsabilitățile și calendarul pentru finalizarea acestora.
6/ Revizuire și distribuire
Ar trebui să examinați procesele-verbale pentru acuratețe și caracter complet și să faceți toate revizuirile necesare. Asigurați-vă că toate punctele cheie și deciziile sunt notate. Apoi, puteți distribui minutele tuturor participanților, fie personal, fie prin e-mail. Stocați o copie a minutelor într-o locație centralizată pentru acces ușor, cum ar fi o unitate partajată sau o platformă de stocare bazată pe cloud.
7/ Urmărire
Asigurați-vă că acțiunile de la întâlnire sunt urmărite și finalizate cu promptitudine. Folosiți minutele pentru a urmări progresul și pentru a vă asigura că deciziile sunt implementate. Vă ajută să vă mențineți responsabilitatea și vă asigură că întâlnirea este productivă și eficientă.
Exemple de procese-verbale de întâlnire (+ șabloane)
1/ Procesul verbal al ședinței Exemplu: șablon de întâlnire simplu
Nivelul de detaliu și complexitatea proceselor verbale simple ale întâlnirii vor depinde de scopul întâlnirii și de nevoile organizației dumneavoastră.
În general, procesele-verbale simple ale ședințelor sunt folosite în scopuri interne și nu trebuie să fie la fel de formale sau cuprinzătoare ca alte tipuri de procese-verbale de ședințe.
Deci, dacă aveți nevoie urgentă și întâlnirea se învârte în jurul conținutului simplu, nu prea important, puteți utiliza următorul șablon:
| Titlul întâlnirii:[Inserați titlul întâlnirii] Data: [Inserați data] Durata evenimentului:[Inserați ora] Locație:[Inserați locația] Participanți:[Inserați numele participanților] Scuze pentru absență: [Inserați nume]Agendă:[Inserați punctul 1 din ordinea de zi][Inserați punctul 2 din ordinea de zi][Inserați punctul 3 din ordinea de zi]Rezumatul intalnirii:[Inserați un rezumat al discuțiilor și deciziilor luate în timpul întâlnirii, inclusiv orice puncte cheie sau acțiuni.]Acțiuni: [Inserați o listă cu orice acțiuni care au fost atribuite în timpul întâlnirii, inclusiv partea responsabilă și termenul limită pentru finalizare.]Paşii următori: [Inserați pașii următori sau elementele ulterioare care au fost discutate în timpul întâlnirii.]Observații finale: [Inserați orice remarcă de încheiere sau amânare a ședinței.]Semnat: [Inserați semnătura persoanei care preia procesul-verbal] |
2/ Procesul verbal al ședinței Exemplu: șablon de ședință a consiliului de administrație
Procesul-verbal al ședinței consiliului de administrație este înregistrat și distribuit tuturor membrilor, oferind o evidență a deciziilor luate și direcția organizației. Prin urmare, ar trebui să fie clar, complet, detaliat și formal. Iată un șablon de proces-verbal al ședinței consiliului de administrație:
| Titlul întâlnirii:Şedinţa Consiliului Director Data: [Inserați data]Durata evenimentului: [Inserați ora]Locație:[Inserați locația] Participanți: [Inserați numele participanților]Scuze pentru absență: [Inserați numele celor care și-au cerut scuze pentru absență]Agendă:1. Aprobarea procesului-verbal al ședinței anterioare 2. Revizuirea raportului financiar 3. Discutarea planului strategic4. Orice alta afacereRezumatul intalnirii:1. Aprobarea procesului-verbal al ședinței anterioare: [Inserați punctele evidențiate din ședința anterioară au fost revizuite și aprobate]2. Analiza raportului financiar: [Inserați punctele importante ale situației financiare actuale și recomandări pentru planificarea financiară viitoare]3. Discuție despre planul strategic: [Inserați pe care consiliul a discutat și a făcut actualizări ale planului strategic al organizației]4. Orice altă problemă: [Inserați orice alte chestiuni importante care nu au fost incluse pe ordinea de zi]Acțiuni:[Inserați o listă cu orice acțiuni care au fost atribuite în timpul întâlnirii, inclusiv partea responsabilă și termenul limită pentru finalizare]Paşii următori:Consiliul va avea o întâlnire ulterioară în [Inserați data].Observații finale:Ședința a fost suspendată la [Insert Time].Semnat: [Inserați semnătura persoanei care preia procesul-verbal] |
Acesta este doar un șablon de bază pentru întâlnirea consiliului și poate doriți să adăugați sau să eliminați elemente în funcție de nevoile întâlnirii și organizației dvs.
3/ Procesul verbal al ședinței Exemplu: șablon de management de proiect
Iată un exemplu de proces verbal de întâlnire pentru un șablon de management de proiect:
| Titlul întâlnirii: Reuniunea echipei de management de proiect Data: [Inserați data]Durata evenimentului: [Inserați ora]Locație:[Inserați locația] Participanți: [Inserați numele participanților]Scuze pentru absență: [Inserați numele celor care și-au cerut scuze pentru absență]Agendă:1. Revizuirea stadiului proiectului2. Discutarea riscurilor proiectului3. Revizuirea progresului echipei4. Orice alta afacereRezumatul intalnirii:1. Revizuirea stării proiectului: [Inserați orice actualizare privind progresul și evidențiați orice probleme care trebuie rezolvate]2. Discuție despre riscurile proiectului: [Inserați riscurile potențiale pentru proiect și un plan de atenuare a acestor riscuri]3. Revizuirea progresului echipei: [Inserați progresul revizuit și discutați orice probleme apărute]4 Orice altă problemă: [Inserați orice alte chestiuni importante care nu au fost incluse pe ordinea de zi]Acțiuni:[Inserați o listă cu orice acțiuni care au fost atribuite în timpul întâlnirii, inclusiv partea responsabilă și termenul limită pentru finalizare]Paşii următori:Echipa va avea o întâlnire ulterioară în [Inserați data].Observații finale:Ședința a fost suspendată la [Insert Time].Semnat: [Inserați semnătura persoanei care preia procesul-verbal] |
Sfaturi pentru a crea minute bune de întâlnire
Nu te stresa cu privire la captarea fiecărui cuvânt, concentrează-te pe înregistrarea principalelor subiecte, rezultate, decizii și elemente de acțiune. Pune discuțiile pe o platformă live, astfel încât să poți prinde toate cuvintele într-o rețea mare🎣 -Panoul de idei AhaSlides este un instrument intuitiv și simplu pentru ca fiecare să-și prezinte ideile rapid. Iată cum o faci:
Creați o nouă prezentare cu dvs Cont AhaSlides, apoi adăugați diapozitivul Brainstorm în secțiunea „Sondaj”.
Scrie-ti subiect de discuție, apoi apăsați „Prezentă” pentru ca toți cei din întâlnire să se poată alătura și să-și trimită ideile.
Cu panoul de idei AhaSlides, toată lumea are o voce și, de asemenea, puteți urmări cu ușurință minutele întâlniriiSună ușor, nu-i așa? Încercați această funcție acum, este doar una dintre funcțiile utile pentru a vă facilita întâlnirile cu discuții pline de viață și puternice.
Intrebari cu cheie
Scopul procesului-verbal de întâlnire este de a oferi o imagine de ansamblu la nivel înalt a întâlnirii pentru cei care nu au putut participa, precum și de a păstra o evidență a rezultatelor întâlnirii. Prin urmare, procesele-verbale ar trebui să fie organizate și ușor de înțeles, evidențiind cele mai importante informații în mod clar și concis.
Etichete: Intalnire de afaceri
