Peste 30 de întrebări din sondajul post-eveniment care generează feedback practic

Evenimentul s-a terminat. Participanții au plecat. Acum vine partea care îi diferențiază pe organizatorii care se îmbunătățesc de cei care ghicesc: colectarea de feedback. Sondajele post-eveniment vă spun ce a funcționat, ce a eșuat și ce trebuie schimbat data viitoare, dar numai dacă sondajul în sine este bine conceput. Un sondaj vag produce date vagi.

Studiul realizat de SurveyMonkey privind durata sondajelor a constatat că ratele de completare scad la 5-20% pentru sondajele care durează mai mult de 7-8 minute [1]. Aceasta înseamnă că întrebările pe care le includeți trebuie să își merite locul. Acest ghid acoperă peste 30 de întrebări din sondajul post-eveniment, organizate în funcție de ceea ce măsoară, plus îndrumări practice privind momentul, formatul și greșelile care diminuează ratele de răspuns.

Satisfactia generala

Începeți pe larg înainte de a intra în detalii. Aceste întrebări vă oferă o perspectivă generală asupra modului în care a decurs evenimentul înainte de a aprofunda detaliile.

1. Cum ați evalua experiența dumneavoastră generală la eveniment? (1-5)
2. Evenimentul a îndeplinit așteptările dumneavoastră? (Depășit / Atins / Nu a fost atins)
3. Cât de probabil este să participați la un eveniment viitor organizat de acest organizator? (Foarte puțin probabil până la Foarte probabil)
4. Cât de probabil aveți să recomandați acest eveniment unui coleg? (Scala 0-10 NPS)
5. Care cuvânt descrie cel mai bine experiența ta? (Nor de cuvinte sau cu final deschis)

Conținut și sesiuni

Aceste întrebări evaluează dacă programul a oferit valoare și a corespuns nevoilor participanților.

1. Cât de relevant a fost conținutul pentru nevoile dumneavoastră profesionale? (Deloc prea mult)
2. Ce sesiune ți s-a părut cea mai valoroasă? (Dropdown sau cu final deschis)
3. Ce sesiune ți s-a părut cea mai puțin valoroasă? (Dropdown sau cu final deschis)
4. Conținutul a fost prezentat la nivelul potrivit pentru expertiza ta? (Prea simplu / Tocmai cum trebuie / Prea avansat)
5. Am dobândit cunoștințe practice pe care le pot aplica în munca mea. (De la Total dezacord la Total de acord)

Vorbitori și prezentatori

1. Cum ați evalua calitatea difuzoarelor în general? (1-5)
2. Care vorbitor sau prezentator a ieșit cel mai în evidență? (Deschis)
3. A existat suficiente oportunități pentru sesiuni de întrebări și răspunsuri cu vorbitorii? (Da / Nu / Oarecum)
4. Ce subiecte ați dori să vedeți abordate la evenimentele viitoare? (Deschis)

Logistică și organizare

1. Cum ați evalua organizarea evenimentului în general? (1-5)
2. Locația a fost potrivită și confortabilă? (Da / Nu / Parțial)
3. Cum ați evalua procesul de înregistrare și check-in? (1-5)
4. Comunicările evenimentului (program, actualizări, indicații) au fost clare și prompte? (Da / Nu / Parțial)
5. Cum ați evalua calitatea mâncării și a băuturilor? (1-5 sau N/A)

Networking și implicare

1. A oferit evenimentul oportunități suficiente de networking? (Da / Nu / Oarecum)
2. Am stabilit conexiuni profesionale valoroase la acest eveniment. (De la Total dezacord la Total de acord)
3. Ce format de networking preferi? (Sesiuni structurate / Networking deschis / Ambele)

Valoare și intenție viitoare

1. Evenimentul a fost o bună utilizare a timpului meu. (De la Total dezacord la Total de acord)
2. Evenimentul a meritat prețul biletului de intrare. (De la Total dezacord la Total de acord)
3. Ce ai schimba la acest eveniment? (Deschis)
4. Care a fost cea mai valoroasă parte a evenimentului? (Deschis)
5. Aveți comentarii sau sugestii suplimentare? (Deschis)

Evenimente virtuale și hibride: întrebări suplimentare

Dacă evenimentul tău a avut o componentă virtuală sau hibridă, adaugă câteva întrebări specifice acelei experiențe.

1. Cum ați evalua calitatea platformei virtuale? (1-5)
2. Ați întâmpinat probleme tehnice în timpul evenimentului? (Da/Nu)
3. Cât de captivantă a fost experiența virtuală în comparație cu un eveniment față în față? (Mult mai puțin / Mai puțin / Cam la fel / Mai mult)

Greșeli care duc la scăderea ratelor de răspuns

Punând prea multe întrebări. Încercați să scrieți maximum 10 întrebări [3]. Fiecare întrebare suplimentară reduce numărul de întrebări completate. Eliminați tot ce este util de știut, în loc de tot ce este necesar.

Trimitere prea târzie. Memoria se estompează repede. Trimiteți chestionarul în termen de 24 de ore de la eveniment, ideal cu o solicitare în sală la sesiunea de închidere. Chestionarele prin SMS trimise în termen de două ore de la încheierea unui eveniment primesc cu 32% mai multe completări decât cele trimise ulterior [2]. Un e-mail de urmărire 3-4 zile mai târziu poate capta încă 20-30% din răspunsurile celor care au ratat prima trimitere [3].

Bazându-se doar pe întrebări deschise. Răspunsurile deschise sunt bogate în întrebări, dar greu de analizat la scară largă și reduc ratele de finalizare. Folosiți scale de evaluare pentru datele cantitative. Limitați întrebările deschise la una sau două per sondaj.

Ignorând rezultatele. Cea mai rapidă modalitate de a te asigura că nimeni nu completează următorul tău sondaj este să colectezi feedback și să nu acționezi niciodată în baza acestuia. Împărtășește concluziile cheie cu participanții și spune-le ce modifici pe baza contribuțiilor lor. Chiar și un scurt e-mail recapitulativ construiește încredere și crește participarea la sondajele viitoare.

Folosirea întrebărilor sugestive. „Cât de mult ți-a plăcut discursul nostru principal extraordinar?” nu este o întrebare neutră. Folosește o formulă obiectivă și evită presupunerile implicite.

Uitând să segmentezi. VIP-urile, participanții care participă pentru prima dată, participanții fideli și participanții virtuali au adesea experiențe diferite. Cel puțin, planificați o analiză separată a acestor grupuri și luați în considerare seturi de întrebări personalizate dacă evenimentul dvs. este suficient de mare pentru a-l susține.

Sfaturi pentru a scrie întrebări care primesc răspunsuri sincere

Chiar și un sondaj bine structurat poate produce date nesigure dacă întrebările individuale sunt prost scrise. Iată cinci lucruri practice de verificat înainte de a-l trimite.

Folosește o scală consistentă pe tot parcursul. Combinarea unei scale de la 1 la 5 într-o secțiune cu o scală de la 1 la 10 în alta îi obligă pe respondenți să își reseteze cadrul mental la fiecare câteva întrebări. Alegeți o scală pentru toți itemii evaluați și respectați-o. Majoritatea sondajelor despre evenimente funcționează bine cu o scară în cinci puncte deoarece este rapid de răspuns și ușor de analizat.

Limitați-vă la câte o idee fiecare. „Cum ați evalua calitatea conținutului și a modului în care a vorbit vorbitorul?” sunt două întrebări într-una singură. Respondenții cărora le-a plăcut conținutul, dar au considerat vorbitorul greu de urmărit, nu au un răspuns bun. Împărțit întrebări duble în elemente separate, chiar dacă adaugă încă un rând la sondaj.

Oferă-le respondenților o șansă de a răspunde la întrebări care s-ar putea să nu fie relevante. Dacă întrebi despre mâncare și băuturi la un eveniment la care unii participanți au participat doar virtual, include opțiunea „Nu se aplică”. A obliga pe cineva să evalueze ceva ce nu a experimentat denaturează datele și frustrează respondentul.

Evitați jargonul și terminologia internă. Echipa ta se poate referi la o anumită sesiune drept „secțiunea de după-amiază”, dar participanții o cunosc după titlul sesiunii. Folosește același limbaj pe care l-au folosit participanții când s-au înregistrat sau au primit programul. Acest lucru este relevant în special pentru sondajele care acoperă evenimente de mai multe zile sau cu mai multe sesiuni.

Testează sondajul înainte de a-l trimite. Completează singur întregul sondaj, apoi roagă o persoană din afara echipei de planificare să îl completeze de la zero. Caută întrebări care provoacă ezitare, scale care par ambigue sau aberări logice care nu au sens pentru cineva care nu a fost implicat în construirea sondajului. Ceea ce pare evident pentru organizator este adesea neclar pentru un participant care răspunde rapid la telefon.

Ține cont de experiența mobilă. Majoritatea răspunsurilor la sondajele de după eveniment provin de pe telefoane, adesea în timp ce participanții se întorc acasă. Textele lungi ale întrebărilor, atingerile mici și machetele cu mai multe coloane afectează completarea pe mobil. Previzualizați sondajul pe un telefon înainte de a-l trimite și decupați orice întrebare care necesită derulare pentru a citi textul integral. Un sondaj care funcționează bine pe un ecran de patru inci va funcționa bine oriunde. Dacă platforma dvs. o acceptă, activați avansarea automată după fiecare selecție de evaluare, astfel încât respondenții să nu fie nevoiți să atingă un buton separat „următorul”. Această mică modificare singură poate reduce semnificativ abandonul pe mobil.

Întrebări frecvente

Cât de lung ar trebui să fie un sondaj post-eveniment?

Încercați să formulați 8-10 întrebări care nu durează mai mult de cinci minute pentru a fi completate. Diferența dintre un sondaj de cinci minute și unul de zece minute este semnificativă. Prioritizați cele mai importante valori ale indicatorilor și eliminați restul. Dacă aveți nevoie cu adevărat de mai multe date, luați în considerare desfășurarea a două sondaje mai scurte: unul imediat după eveniment, care să acopere satisfacția generală, și un al doilea, o săptămână mai târziu, pentru informații mai detaliate de la participanții cei mai implicați. O altă regulă generală utilă: dacă o întrebare nu corespunde unei decizii pe care ați putea-o lua în mod realist înainte de următorul eveniment, eliminați-o. Fiecare întrebare suplimentară pe care o păstrați reprezintă o mică taxă pentru fiecare respondent care completează sondajul.

Ar trebui să ofer un stimulent pentru completarea sondajului?

Stimulentele pot crește ratele de răspuns, dar pot atrage și răspunsuri de calitate inferioară din partea persoanelor care se grăbesc doar pentru a obține recompensa. O abordare mai bună este de a face sondajul suficient de ușor și scurt încât să nu fie nevoie de niciun stimulent. Dacă ratele de răspuns sunt încă scăzute, luați în considerare o participare la o tombolă, mai degrabă decât o recompensă garantată, ceea ce reduce stimulentul de a se grăbi. Cel mai eficient stimulent este să le spuneți participanților că feedback-ul lor va influența modul în care se desfășoară următorul eveniment: oamenii răspund atunci când consideră că contribuția lor contează.

Ce ar trebui să fac cu rezultatele?

Începeți prin a calcula indicatorii cheie: scorul general de satisfacție, NPS și orice scoruri specifice pe care le urmăriți de la an la an. Apoi, citiți răspunsurile deschise în căutarea temelor. Căutați tipare, nu reclamații punctuale. Odată ce aveți o imagine clară, distribuiți un rezumat cu echipa ta și, acolo unde este cazul, cu participanții. Un scurt e-mail cu textul „iată ce ne-ați spus și iată ce modificăm” închide bucla de feedback și crește probabilitatea ca participanții să participe la sondajele viitoare. De asemenea, ajută la urmărirea acelorași întrebări principale de la un eveniment la altul, astfel încât să puteți măsura progresul în timp, în loc să tratați fiecare sondaj ca pe un exercițiu independent. Scorurile de referință oferă un context pe care un singur punct de date nu îl poate oferi.

Colectarea de feedback în timpul evenimentului cu AhaSlides

Cel mai eficient moment pentru a colecta feedback este înainte ca participanții să părăsească sala. AhaSlides vă permite să închideți sesiunea cu slide-uri live: scale de evaluare pentru întrebările cantitative, un nor de cuvinte pentru a surprinde atmosfera din sală și un slide deschis pentru sugestii specifice, rezultatele apărând pe ecran pe măsură ce participanții răspund. Colectarea în sală este modul în care atingeți ratele de finalizare de 85-95% menționate mai sus, iar urmărirea feedback-ului colectiv care apare pe ecran oferă sesiunii un moment concret de închidere.

Pentru chestionarul complet, Sondaje AhaSlides Transformă întrebările chestionarului post-eveniment de mai sus într-un singur formular pe care respondenții îl completează pe o singură pagină și îl trimit o singură dată. Afișează-l ca diapozitiv final al sesiunii de închidere, apoi distribuie același chestionar ca link sau cod QR participanților care au plecat mai devreme; aceștia pot răspunde pe orice dispozitiv, fără a fi nevoie de un cont.

Surse

[1] SurveyMonkey. Cât de lung ar trebui să fie un sondaj? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/

[2] Explorare. Care este o rată bună de răspuns la un sondaj post-eveniment? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate

[3] Centrul ASAE. 5 bune practici pentru crearea și partajarea sondajelor post-eveniment. (Septembrie 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys