Flyer pentru întâlnirea Nail Project Kickoff în 8 pași (+Șablon gratuit!)

Chiar și cele mai disciplinate companii de acolo își pot simți uneori proiectele rătăcind. De cele mai multe ori problema este una pregătire. Soluția?Un program bine structurat și complet interactiv întâlnire de lansare a proiectului!

Mai mult decât simpla pompă și ceremonie, o întâlnire de start bine executată poate obține cu adevărat ceva frumos pe piciorul drept. Iată 8 pași pentru organizarea unei întâlniri inițiale de proiect care creează emoție și primește toată lumea pe aceeasi pagina.

Timp de începere!

Ce este o întâlnire de lansare a proiectului?
De ce sunt atât de importante întâlnirile de lansare a proiectului?
8 pași către o reuniune de lansare a proiectului Kickass
Șablon de agendă pentru întâlnirea de lansare a proiectului

Sfaturi pentru întâlniri de reținut

Trebuie să aveți o agendă a întâlnirii de lansare în prealabil. Trimiterea unui e-mail de lansare timpurie a proiectului este foarte importantă! Deci, haideți să vedem câteva mostre de agendă a întâlnirii de lansare!

Sesiunea de start ar trebui să fie scurtă și concisă, cu o mulțime de jocuri și activități, deoarece acesta este momentul AhaSlides vine foarte util! Consultați mai multe sfaturi cu noi, după cum urmează:

Text alternativ

Lansați conversația.

Obțineți informații valoroase din partea echipei și a clienților dvs. în timpul întâlnirii de lansare a proiectului. Folosiți sondaje live, întrebări și răspunsuri și instrumente de schimb de idei cu acest șablon gratuit!

🚀 Vezi șablonul

Ce este o întâlnire de lansare a proiectului?

Așa cum se spune pe tablă, o întâlnire inițială de proiect este o întâlnire în care vă începeți proiectul.

De obicei, o întâlnire de lansare a proiectului este prima întâlnire dintre clientul care a comandat un proiect și compania care îl va da viață. Ambele părți se vor așeza împreună și vor discuta fundamentele proiectului, scopul său, obiectivele sale și modul în care acesta va ajunge de la idee până la realizare.

În general vorbind, există Tipuri 2 a întâlnirilor de lansare pentru a fi la curent cu:

Lansarea proiectului extern -O echipă de dezvoltare se așează cu cineva din exteriorcompania, ca un client sau un stakeholder, și discută planul unui proiect de colaborare.
PKM intern - O echipă de la în compania se așează împreună și discută planul pentru un nou proiect intern.

Deși ambele tipuri pot avea rezultate diferite, proceduraeste cam la fel. Există în esență nici o partea unui proiect extern care nu face parte dintr-un proiect intern - singura diferență va fi pentru cine îl țineți.

Mai multă implicare cu adunările dvs

De ce sunt atât de importante întâlnirile de lansare a proiectului?

Scopul întâlnirilor Kickoff ar trebui să fie tare și clar! Poate părea destul de simplu să demarezi un proiect doar atribuind o grămadă de sarcini persoanelor potrivite, mai ales în locul de muncă obsedat de Kanban de astăzi. Cu toate acestea, acest lucru poate duce la pierderea continuă a echipelor.

Ține minte, doar pentru că ești pe aceeași placănu înseamnă că ești pe aceeași pagină.

În centrul acesteia, o reuniune inițială a proiectului este sinceră și deschisă Dialog între un client și o echipă. este nu o serie de anunțuri cu privire la modul în care proiectul va funcționa, dar a conversaţiedespre planuri, așteptări și obiective la care a ajuns o dezbatere nestăvilită.

Iată câteva dintre avantajele desfășurării unei întâlniri de lansare a proiectului:

Devine pe toată lumea pregătit - „Dă-mi șase ore să tai un copac și le voi petrece primele patru ascuțind securea”.Dacă Abraham Lincoln ar fi trăit astăzi, poți fi sigur că și-ar petrece primele 4 din 6 ore de proiect într-o întâlnire de lansare a proiectului. Asta pentru că aceste întâlniri conțin toate pașii necesari pentru a obține orice proiect pe piciorul drept.
Implica toți jucătorii cheie- Întâlnirile de lansare nu pot începe decât dacă toți sunt acolo: manageri, lideri de echipă, clienți și oricine altcineva care are o miză în proiect. Este atât de ușor să pierzi evidența cine este responsabil de ce fără claritatea unei întâlniri de lansare pentru a înțelege totul.
E deschis și colaborativ - După cum am spus, întâlnirile de lansare a proiectului sunt dezbateri. Cei mai buni se angajează toate participanți și aduce cele mai bune idei din toată lumea.

Mai multă implicare cu adunările dvs

8 pași către o reuniune de lansare a proiectului Kickass

Deci, ce anume este inclus în agenda unei întâlniri de lansare a proiectului? L-am restrâns la cei 8 pași de mai jos, dar ar trebui să vă amintiți întotdeauna că există nu există meniu stabilit pentru acest tip de întâlnire.

Folosiți acești 8 pași ca ghid, dar nu uitați niciodată că agenda finală se află tu!

Pasul #1 - Introduceri și spărgătoare de gheață

Desigur, singura modalitate de a începe orice întâlnire de lansare este familiarizarea participanților între ei. Indiferent de lungimea sau amploarea proiectului dvs., clienții și membrii echipei trebuie să fie pe nume unul cu celălalt înainte de a putea lucra eficient împreună.

În timp ce o introducere simplă de tip „întoarcerea mesei” este suficientă pentru a familiariza oamenii cu numele, un spărgător de gheață poate adăuga un alt strat de personalitate si luminează starea de spiritînainte de lansarea proiectului.

Încearcă Aceasta:Învârte roata 🎡

Așezați câteva subiecte simple de introducere pe un roată rotativă, apoi cereți fiecărui membru al echipei să-l rotească și să răspundă la orice subiect la care aterizează roata. Întrebările amuzante sunt încurajate, dar asigurați-vă că o păstrați mai mult sau mai puțin profesională!

O roată rotativă pentru a fi folosită ca spargător de gheață.

Vrei mai multe de genul asta?💡 Avem 10 spărgătoare de gheață pentru orice întâlnirechiar aici.

Pasul #2 - Fundalul proiectului

Cu formalitățile și festivitățile în afara drumului, este timpul să dai drumul la începutul afacerii rece ca piatra. Pentru a lansa întâlnirea cu succes, ar trebui să aveți o agendă clară pentru întâlnirea de lansare!

Așa cum fac toate poveștile grozave, cel mai bine este să începeți de la început. Descrieți toate corespondențeleîntre dvs. și clienții dvs. pentru a-i implica pe toți în proiect să dezvăluie ceea ce s-a întâmplat până acum.

Acestea ar putea fi capturi de ecran ale e-mailurilor, textelor, proceselor-verbale de la întâlnirile anterioare sau orice resurse care adaugă orice fel de context pentru compania dvs. și clientul dvs. Faceți mai ușor vizualizarea tuturor prin crearea unei cronologii.

Pasul #3 - Cererea de proiect

Pe lângă fundalul corespondenței, veți dori să vă scufundați în profunzime în detaliile de ce acest proiect este lansat în primul rând.

Acesta este un pas crucial, deoarece oferă o imagine de ansamblu clară asupra punctelor de durere pe care proiectul încearcă să le rezolve, lucru pe care atât echipele, cât și clienții trebuie să le păstreze în prim-plan în toate timpurile.

Protip 👊

Etape ca aceasta sunt coapte pentru discuții. Întrebați-vă clienții si echipa dvs. să-și prezinte ideile de ce cred că a fost visat acest proiect.

Dacă este cazul, ar trebui să încercați întotdeauna să canalizați vocea clientuluiin aceasta sectiune. Colaborați cu clientul pentru a găsi exemple din lumea reală de consumatori care menționează punctele dure pe care proiectul dvs. încearcă să le rezolve. Opiniile lor ar trebui să modeleze modul în care echipa ta abordează proiectul.

Pasul #4 - Obiectivele proiectului

Deci te-ai uitat în trecut a proiectului, acum este timpul să ne uităm la viitor.

A avea obiective directe și o definiție clară a succesului pentru proiectul tău va ajuta cu adevărat echipa să lucreze în acest sens. Nu numai asta, îi va arăta clientului că ești serios în ceea ce privește munca și că ai mize la fel de mari în modul în care se desfășoară.

Întrebați participanții la întâlnirea inițială 'cum va arăta succesul?'Sunt mai mulți clienți? Mai multe recenzii? O rată mai bună de satisfacție a clienților?

Indiferent de obiectiv, ar trebui să fie întotdeauna...

realizabil- Nu vă întindeți prea mult. Cunoaște-ți limitele și vine cu un obiectiv pentru tine de fapt au șansa de a realiza.
Măsurabil - Susține-ți obiectivul cu date. Țintește-ți un anumit număr și urmărește-ți progresul către acesta.
Contra cronometru - Fă-ți o dată de încheiere. Fă tot ce poți pentru a-ți atinge obiectivele înainte de termenul limită.

Pasul #5 - Declarația de lucru

Punând „carne” în „ședința de lansare”, o declarație de lucru (SoW) este o scufundare puternică în specificul proiectului și a modului în care acesta va fi realizat. Este facturare principalăpe agenda întâlnirii inițiale și ar trebui să vă primească cea mai mare atenție.

Consultați acest infografic despre ce să includeți în declarația dvs. de lucru:

Infografie care explică cei 6 mini-pași implicați în anunțarea unei declarații de lucru la o reuniune de lansare a proiectului.

Rețineți că declarația de lucru nu se referă atât la discuții, cât și la restul agendei de lansare a proiectului. Acesta este cu adevărat timpul pentru un proiect care duce la simplitate stabiliți planul de acțiunepentru viitorul proiect, apoi salvați discuția pentru următorul punct al ședinței.

La fel ca și restul întâlnirii inițiale, declarația dvs. de lucru este super variabilă. Specificul declarației dvs. de lucru va depinde întotdeauna de complexitatea proiectului, de dimensiunea echipei, de părțile implicate etc.

Vrei să afli mai multe?💡 Verificați acest lucru articol cuprinzător despre elaborarea unei declarații de lucru.

Pasul #6 - Secțiunea Întrebări și răspunsuri

Deși s-ar putea să vă simțiți obligat să părăsiți secțiunea de întrebări și răspunsuri până la sfârșit, vă recomandăm de fapt să o păstrați imediat după declarația dvs. de lucru.

Un astfel de segment robust va da naștere cu siguranță la întrebări atât din partea clientului, cât și a echipei. Având în vedere că cea mai mare parte a întâlnirii este atât de proaspătă în mintea tuturor, cel mai bine este să loviți cât timp fierul este fierbinte.

Folosirea unui software de prezentare interactiv pentru a vă găzdui întrebări și răspunsuri poate ajuta la menținerea ca totul să se desfășoare fără probleme, mai ales dacă întâlnirea de lansare a proiectului are un număr mare de prezență...

E organizat- Întrebările sunt aranjate în funcție de popularitate (prin voturi pozitive) sau de timp și pot fi marcate ca „răspuns” sau fixate în partea de sus.
E moderat- Întrebările pot fi aprobate și respinse înainte de a fi afișate pe ecran.
E anonim - Întrebările pot fi trimise anonim, ceea ce înseamnă că toată lumea are voce.

Pasul #7 - Probleme potențiale

Așa cum am spus mai devreme, o întâlnire inițială a proiectului este despre a fi cât mai deschisă și cinstită posibil. asta-cum construiți un sentiment de încredere cu clientul dvs. din start.

În acest scop, cel mai bine este să discutați potențialele probleme cu care s-ar putea confrunta proiectul pe parcurs. Nimeni nu vă cere să preziceți viitorul aici, doar să veniți cu o listă tentativă a barierelor în care vă puteți întâlni.

Pe măsură ce tu, echipa și clientul tău veți aborda acest proiect cu mize diferite, este ideal să obțineți toată lumeaimplicat în discuția potențială problemă.

Pasul #8 - Înregistrarea

Consultarea regulată cu clientul este o altă modalitate de a consolida încrederea între ambele părți. La întâlnirea de lansare a proiectului, aveți câteva întrebări despre care să vă adresați ce, cand cine si cum aceste înregistrări vor avea loc.

Check-in-ul este un echilibru destul de bun între transparențăsi efort. Deși este plăcut să fii cât mai deschis și transparent posibil, trebuie să gestionezi acest lucru în limitele cât de disponibil vei fi de fapt pentru a bedeschis și transparent.

Asigurați-vă că aveți răspuns la aceste întrebări înainte de sfârșitul întâlnirii:

Ce?- Exact în ce detaliu are nevoie clientul de actualizare? Au nevoie să știe despre fiecare mic detaliu al progresului sau doar semnele mari contează?
Cand?- Cât de des ar trebui echipa dvs. să vă actualizeze clientul? Ar trebui să transmită ceea ce au făcut în fiecare zi sau doar să rezuma ceea ce au reușit la sfârșitul săptămânii?
Cine? - Care membru al echipei va fi cel care face legătura cu clientul? Va fi un membru al fiecărei echipe, la fiecare etapă, sau doar un singur corespondent pe parcursul întregului proiect?
Cum? - Prin ce metodă urmează să mențină legătura clientul și corespondentul? Apel video regulat, e-mail sau document live actualizat continuu?

Așa cum este cazul cu majoritatea punctelor de pe ordinea de zi a unei întâlniri de lansare a proiectului, cel mai bine este să discutați în mod deschis. Pentru o echipă mare și un grup mare de clienți, s-ar putea să vă fie mai ușor să faceți a sondaj livepentru a reduce opțiunile pentru a stabili cea mai bună formulă de check-in posibilă.

Vrei să afli mai multe? 💡 Verificați câteva cele mai bune practici pentru verificarea cu clienții dvs.

Sondaj în mod eficient cu AhaSlides

Șablon de agendă pentru întâlnirea de lansare a proiectului

Cu întâlnirea dvs. inițială planificată de experți care așteaptă doar să sufle niște minți în sala de consiliu, ultima atingere poate fi un pic interacţiunesă le aducă laolaltă.

Știai numai asta 29% din întreprinderise simt conectați cu clienții lor ( Gallup)? Dezlegarea este o epidemie la nivel B2B și poate lăsa întâlnirile de lansare să se simtă ca un proces plat, neinspirator prin formalități.

Implicarea clienților și a echipelor prin diapozitive interactive poate chiar să fie stimulați participareasi crește atenția.

AhaSlides are un arsenal de instrumenteinclusiv sondaje live, întrebări și răspunsuri și diapozitive de brainstorming și chiar teste liveși jocuri pentru a vă aprinde proiectul în mod corect.