Care este procesul de planificare a proiectului în managementul proiectelor?

Un bun management al proiectului include cinci pași fundamentali: începerea inițierii, planificarea, execuția, monitorizarea și controlul și finalizarea cu închiderea. Este important de reținut că niciunul dintre proiectele de succes nu poate ignora niciuna dintre aceste etape, în special un proces de planificare a proiectelor care ține totul să urmărească, cum ar fi livrarea la timp și în limita bugetului.

Planificarea proiectului se află în centrul ciclului de viață al proiectului, ceea ce înseamnă, de asemenea, că este cea mai dificilă fază. Cu toate acestea, există întotdeauna o cale de a ajunge acolo.

În acest articol, aflăm mai multe despre planificarea proiectului, definiție, exemple, proces și câteva instrumente de planificare pentru a vă ajuta să înțelegeți mai bine procesul de planificare a proiectului și să învățați cum să faceți față dificultăților acestuia. 

Sfaturi pentru o mai bună implicare

• Management de Proiect
• Exemplu de program al proiectului
• Metodologia Cascadei

Care este Definiția Planificării Proiectului?

Planificarea proiectului poate fi definită ca procesul sistematic de conturare, organizare și strategie a pașilor și resurselor necesare pentru atingerea unui obiectiv specific într-un interval de timp definit. Este o abordare proactivă care implică identificarea obiectivelor, stabilirea unei foi de parcurs și alocarea de resurse pentru a optimiza productivitatea și a atenua riscurile.

Related: Proces de management strategic | Ghidul final cu 7 cele mai bune sfaturi

7 etape ale procesului de planificare a proiectului

În această parte, ne aprofundăm în cei 7 pași implicați în planificarea proiectului, după cum urmează:

Etapa 1: Definirea obiectivelor și sferei de aplicare a proiectului

Etapa inițială a procesului de planificare a proiectului se învârte în jurul definirii clare a obiectivelor și domeniului proiectului. Aceasta presupune înțelegerea rezultatelor dorite, identificarea părților interesate și stabilirea obiectivelor măsurabile. Definirea limitelor proiectului, a rezultatelor și a constrângerilor stabilește baza pentru activitățile de planificare ulterioare.

De exemplu, Nike își stabilește obiectivul de vânzări să vândă anul viitor 3,00,000 de unități, ceea ce crește cu 30% față de vânzările curente.

Etapa 2: Efectuarea unei evaluări cuprinzătoare a proiectului

O evaluare amănunțită a proiectului este crucială pentru luarea deciziilor în cunoștință de cauză și pentru atenuarea riscurilor. Această etapă implică efectuarea unei analize detaliate a cerințelor proiectului, resurselor, riscurilor potențiale și dependențelor. Evaluând fezabilitatea, viabilitatea și potențialele provocări ale proiectului, planificatorii pot identifica factorii critici de succes și pot dezvolta strategii pentru a aborda potențialele blocaje.

Etapa 3: Dezvoltarea unei structuri de defalcare a muncii (WBS)

În această etapă de planificare a proiectului, întregul proiect este împărțit în componente mai mici, ușor de gestionat. Această abordare se numește structura de defalcare a activității (WBS) care oferă o reprezentare ierarhică a sarcinilor, sub-sarcinilor și a rezultatelor, asigurând claritate și organizare. Facilitează alocarea resurselor și secvențierea sarcinilor și stabilește un cadru logic pentru execuția proiectului.

Etapa 4: Estimarea resurselor și stabilirea termenelor

Estimarea resurselor și stabilirea calendarului sunt, de asemenea, esențiale pentru succesul în planificarea proiectului. Această etapă are scopul de a determina personalul necesar, alocațiile bugetare și materialele necesare pentru fiecare sarcină. Luând în considerare dependențele sarcinilor, prioritățile și resursele disponibile, planificatorii sau managerii pot dezvolta calendare realiste, identificând reperele cheie pe parcurs.

Etapa 5: Strategii de identificare și atenuare a riscurilor

Niciun proiect nu este imun la riscuri, iar abordarea lor din timp este vitală pentru procesarea unui plan. În această etapă, potenţialele riscuri şi incertitudini sunt identificate, analizate şi prioritizate. Sunt dezvoltate strategii proactive pentru a atenua riscurile, cuprinzând planuri de urgență, mecanisme de transfer al riscului și cursuri alternative de acțiune. Monitorizarea și evaluarea periodică a riscurilor asigură adaptabilitatea pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

Etapa 6: Comunicare și implicarea părților interesate

La fel ca lipiciul, comunicarea eficientă poate ține un proiect împreună. Stabilirea unui plan de comunicare care conturează canalele, frecvența și implicarea părților interesate este imperativă. Actualizările regulate de stare, rapoartele de progres și discuțiile de colaborare favorizează transparența, îmbunătățesc coordonarea și gestionează așteptările părților interesate.

Etapa 7: Monitorizare, control și evaluare

Ajungerea la finalul unui cadru eficient de planificare a proiectului este etapa de monitorizare și evaluare continuă. Această etapă se concentrează pe urmărirea progresului, compararea acestuia cu reperele stabilite și identificarea abaterilor. Dacă este necesar, se fac ajustări pentru realiniarea proiectului cu obiectivele sale. Lecțiile învățate sunt documentate, permițând transferul de cunoștințe și îmbunătățirea viitoare.

Care sunt Componentele Planificării Proiectului?

Iată 7 componente cheie ale procesului de planificare a proiectului:

• Domeniul planificării în management: Definiți clar limitele și obiectivele proiectului.
• Structura defalcării lucrărilor (WBS): Împărțirea proiectului în sarcini mai mici, gestionabile.
• Cronologie și repere: Stabilirea unei cronologie realiste și stabilirea de repere pentru a urmări progresul.
• Alocare resurselor: Identificarea și alocarea resurselor necesare, inclusiv personal, buget și materiale.
• Analiza și atenuarea riscurilor: Identificarea riscurilor potențiale și dezvoltarea strategiilor pentru a le atenua.
• Plan de comunicare: Stabilirea unor canale de comunicare eficiente pentru a facilita coordonarea și colaborarea între părțile interesate ale proiectului.
• Monitorizare si evaluare: Implementarea mecanismelor pentru monitorizarea progresului proiectului și evaluarea performanței în raport cu KPI-uri predefinite.

De ce este necesar procesul de planificare a proiectului?

Mărește performanța proiectului și posibilitatea de succes

Există o serie de motive pentru care proiectele eșuează și unul dintre ele este eșecul de a defini obiectivele, scopurile și responsabilitățile în rândul membrilor echipei (aproximativ 39% estimat). Proiectul nu se va derula fără probleme dacă membrii echipei sunt confuzi cu privire la rolurile și responsabilitățile lor individuale. În plus, lipsa unor obiective și obiective clare sau neînțelegerea direcției și a scopului proiectului poate duce la nealiniere și la o lipsă de concentrare, ceea ce duce la probleme neașteptate și la modificarea domeniului de aplicare.

Îmbunătățește colaborarea și comunicarea în echipă 

Un plan bine organizat creează o oportunitate pentru membrii echipei de a comunica și de a colabora eficient. Mai ales când vine vorba de proiecte inter-departamentale sau între companii, cu implicarea multor angajați și experți din medii diferite care lucrează împreună, rolul planificării este și mai evident. Ca rezultat, comunicarea și colaborarea clară îmbunătățesc munca în echipă, promovează o viziune comună, mai puține conflicte ale angajaților și promovează un mediu de proiect pozitiv.

Asigură optimizarea resurselor

Planificarea este practica supremă pentru cea mai bună utilizare a resurselor, inclusiv timpul, resursele umane, bugetul, echipamentele și materialele. Prin identificarea în avans a resurselor necesare, echipa de proiect se poate asigura că resursele potrivite sunt disponibile la momentul potrivit, minimizând întârzierile și dublarea, precum și optimizând eficiența.

Reduce riscurile și problemele neașteptate

Prin identificarea riscurilor de la început, echipa de proiect poate dezvolta strategii de planificare a răspunsului la risc și planuri de urgență pentru a le aborda. Această abordare proactivă ajută la reducerea probabilității și impactului riscurilor, îmbunătățind performanța proiectului și reducând șansele de eșec.

Care este cel mai bun proces de planificare a proiectului?

Pentru o mai bună planificare a proiectelor, precum și pentru a depăși provocările care ar putea fi întâlnite în timpul planificării, merită luate în considerare câteva metodologii de planificare a proiectelor. Acestea se referă la abordări structurate și cadre utilizate pentru planificarea și gestionarea eficientă a proiectelor.

Planificarea cascadei

Metodologia Waterfall este o abordare secvenţială care împarte proiectul în faze distincte, fiecare fază construindu-se pe cea anterioară. Urmează o progresie liniară, în care fiecare fază trebuie finalizată înainte de a trece la următoarea. Etapele cheie includ de obicei colectarea cerințelor, proiectarea, dezvoltarea, testarea, implementarea și întreținerea. Cascada este cea mai potrivită pentru proiecte cu cerințe bine definite și stabile.

PRINCE2 (Proiecte în medii controlate)

PRINCE2 este o metodologie de management de proiect bazată pe proces, utilizată pe scară largă în Regatul Unit și la nivel global. Acesta oferă un cadru structurat pentru planificarea, monitorizarea și controlul proiectelor. PRINCE2 împarte proiectele în etape gestionabile și pune accent pe guvernanța eficientă, managementul riscurilor și implicarea părților interesate. Este recunoscut pe scară largă pentru concentrarea pe justificarea afacerii și documentația cuprinzătoare.

PRISM (Integrarea proiectelor, domeniul de aplicare, timpul și managementul resurselor)

PRISM este o metodologie de management de proiect dezvoltată de Project Management Institute (PMI). Acesta oferă un cadru cuprinzător care cuprinde integrarea, domeniul de aplicare, timpul și gestionarea resurselor. PRISM pune accentul pe o abordare structurată a planificării proiectelor, încorporând procese precum definirea obiectivelor proiectului, crearea structurilor de defalcare a lucrărilor, programarea activităților și alocarea resurselor.

Related: Cele mai bune șabloane de planificare strategică din 2024 | Descarcă gratis

Care sunt unele instrumente și software de planificare a proiectelor?

Instrumentele și software-ul de planificare a proiectelor au devenit indispensabile pentru gestionarea eficientă a proiectelor în peisajul de afaceri dinamic și rapid de astăzi. În calitate de manager de proiect, poate doriți să aruncați o privire la aceste sugestii de top:

Microsoft Project este un software cuprinzător de planificare a proiectelor utilizat pe scară largă de profesioniști din diverse industrii. Oferă o gamă largă de funcții robuste pentru a gestiona sarcini, resurse, calendare și bugete.

Asana este un instrument versatil de planificare a proiectelor, cunoscut pentru caracteristicile sale robuste și flexibilitate. Oferă o platformă centralizată pentru ca echipele să planifice, să organizeze și să urmărească proiectele în mod eficient.

Trello este un software popular de planificare a sarcinilor cunoscut pentru simplitatea și atractivitatea sa vizuală. Interfața sa ușor de utilizat constă din panouri, liste și carduri, permițând echipelor să organizeze și să prioritizeze sarcinile fără efort.

Related: 10 sfaturi pentru a folosi Asana Project Management în mod eficient în 2024

Care sunt cei 10 pași ai planificării proiectului?

Procesul de planificare a proiectelor variază de la organizație la organizație, în funcție de amploarea și amploarea proiectelor. Unii manageri ar putea prefera cei 10 pași de planificare a proiectului, după cum urmează:

1. Definiți obiectivele și scopurile proiectului.
2. Identificați părțile interesate ale proiectului.
3. Efectuați o analiză amănunțită a domeniului proiectului.
4. Dezvoltați o structură detaliată a defalcării muncii (WBS).
5. Determinați dependențele de proiect și succesiunea sarcinilor.
6. Estimați necesarul de resurse și creați un plan de resurse.
7. Elaborați un program realist de proiect.
8. Identificați și evaluați riscurile proiectului.
9. Creați un plan de comunicare.
10. Obțineți aprobări de proiect și finalizați planul proiectului.

Întrebări Frecvente

Gânduri finale

Este important să rețineți că planificarea proiectului este cel mai bun proces pentru a menține totul în progres pozitiv. În timp ce software-ul de planificare a proiectelor poate ajuta la îmbunătățirea productivității procesului de planificare a proiectului, vă rugăm să nu-l luați de la sine înțeles, rolul managerului de proiect și al coordonării echipei este mult mai critic.

Deci, nu uitați să aveți un întâlnire introductivă pentru a conecta toate echipele la începutul proiectului și formarea de competențe pentru a vă asigura că echipele dvs. sunt foarte performante și sunt motivate pe parcursul întregului proiect. Dacă aveți nevoie de prezentări sau de instruire pentru întâlniri mai captivante și incitante, AhaSlides poate fi cel mai bun partener cu multe funcții avansate și șabloane gratuite și un plan de preț competitiv pentru toate companiile.

Ref: BIJU'S | Planul săptămânal | Teachtarget