Кодекс поведения указывает людям, что делать и куда обращаться, если что-то кажется неправильным. Если сотрудники не могут его найти или не понимают его смысла во вторник днем, он не выполняет ни одной из своих задач. Здесь представлены 12 областей политики, разделенных на три группы по четыре, каждая с примером строки простым языком и объяснением, почему она заслуживает места в кодексе, а также 30-минутный план обучения вашей команды.
То, как люди сообщают о мошенничестве, имеет такое же значение, как и содержание кодекса. В отчете Ассоциации сертифицированных экспертов по борьбе с мошенничеством (ACFE) за 2026 год, основанном на 2,402 случаях из 143 стран и территорий, наиболее распространенным способом получения информации был обмен сообщениями через Интернет (46%), за которым следовали электронная почта (34%) и телефон (23%).ACFE, Профессиональное мошенничество 2026: Доклад для странПоэтому код, который указывает простой и наглядный способ подачи отчета, очень помогает.
Каждый приведенный ниже пример текста написан специально для этой публикации. Это отправные точки для вашей собственной формулировки, а не готовая политика и не юридическая консультация.
Что включает в себя кодекс поведения
Хороший кодекс отвечает на четыре вопроса: зачем он существует, на кого он распространяется, как выразить обеспокоенность и что происходит дальше. Два общедоступных источника показывают, как выглядит «хороший» кодекс.
Тест Министерства юстиции США. В своем руководстве по оценке прокурорами программы соблюдения компанией нормативных требований, Отдел по уголовным делам указывает, что они должны изучить наличие у компании кодекса поведения, который подтверждает ее приверженность полному соблюдению соответствующих федеральных законов и является «доступным и применимым для всех сотрудников компании». Также следует обратить внимание на наличие надежного способа для сотрудников анонимно или конфиденциально сообщать о проблемах, а также на наличие превентивных мер по созданию рабочего места, свободного от страха перед ответными мерами.Министерство юстиции США, Оценка программ корпоративного комплаенса, обновлено в сентябре 2024 года.Это федеральные рекомендации для компаний, а не правило, обязывающее каждого работодателя иметь свой кодекс.
Пять целей Комиссии по ценным бумагам и биржам (SEC) в отношении компаний, акции которых котируются на бирже. Американские публичные компании обязаны раскрывать информацию о том, приняли ли они кодекс этики для своих высших должностных лиц, и объяснять, почему они этого не сделали. Правило определяет кодекс этики как письменные стандарты, разумно разработанные для предотвращения противоправных действий и содействия пяти принципам: честному и этичному поведению, включая этичное разрешение конфликтов интересов; полному, справедливому, точному, своевременному и понятному раскрытию информации; соблюдению применимых законов, правил и положений; незамедлительному внутреннему информированию о нарушениях конкретного лица; и ответственности за соблюдение кодекса.17 CFR 229.406Это относится и к публичным компаниям. Частный бизнес может свободно заимствовать эти пять идей.
Раунд 1: Честность и деньги (4)
Эти четыре строки защищают деньги организации и её доброе имя. Каждая строка должна быть достаточно короткой, чтобы её можно было произнести вслух.
- Конфликт интересов. Пример строки: «Если личные отношения или внерабочие интересы могут повлиять на рабочее решение, сообщите об этом своему руководителю, прежде чем предпринимать какие-либо действия». Почему оно заслуживает места: В определении кодекса этики, данном Комиссией по ценным бумагам и биржам (SEC), речь идет об этическом урегулировании фактических или предполагаемых конфликтов интересов, поэтому это ключевая область.17 С.Ф.Н. 229.406(b)(1)).
- Подарки и развлечения. Пример строки: «Не принимайте и не дарите подарки, которые могут быть восприняты как плата за принятое решение. Если вы не уверены, сначала спросите и запишите это». Почему: Нечеткое правило о подарках провоцирует споры, поэтому укажите, где находится ваш собственный предел.
- Борьба с коррупцией. Пример строки: «Мы никогда не предлагаем, не платим и не принимаем ничего ценного с целью неправомерного привлечения или удержания клиентов, где бы мы ни работали». Почему: В соответствии с Законом о борьбе с коррупцией за рубежом (FCPA), для американских компаний, работающих за границей, незаконны определенные платежи должностным лицам иностранных правительств с целью содействия в получении или сохранении бизнеса.Министерство юстиции США, Закон о борьбе с коррупцией за рубежомДругие законы регулируют вопросы взяточничества, поэтому проконсультируйтесь с юристом о том, как это повлияет на ваш бизнес.
- Честное соревнование. Пример строки: «Не согласовывайте цены, предложения или территории с конкурентами и не собирайте конфиденциальную информацию конкурентов». Почему: Сотрудникам, работающим на торговых выставках и принимающим звонки от клиентов, необходимо правило, которое они смогут применить на месте.
Наш выбор: подарки и развлечения. Это область, где хорошие люди часто спрашивают: «Это нормально?», поэтому четкий порог и привычка «записывать» позволяют разрешать вопросы до того, как они перерастут в споры.
Раунд 2: Люди и информация (4)
Эти четыре человека задают тон тому, как коллеги относятся друг к другу и как они используют свои знания.
- Преследование и уважение. Пример строки: «Мы относимся ко всем с достоинством. Неуместные комментарии, шутки или поведение, которые вызывают дискомфорт, недопустимы, независимо от того, кто их произносит». Почему: Это устанавливает стандарты поведения; ваши отдельные положения о противодействии домогательствам и местное законодательство определяют детали, поэтому ссылайтесь на них.
- Высказываться и не отвечать агрессией. Пример строки: «Если вы видите что-то подозрительное, сообщите об этом своему руководителю, в отдел кадров или по конфиденциальной линии. Никто не будет наказан за то, что добросовестно выразил свою обеспокоенность». Почему: В руководстве Министерства юстиции задается вопрос, есть ли у компании политика противодействия ответным мерам и проводит ли она обучение персонала по этой политике.Министерство юстиции США, Оценка программ корпоративного комплаенса).
- Конфиденциальность и данные. Пример строки: «Информация о клиентах, сотрудниках и компании передается только тем, кому она необходима для выполнения их работы, и только с использованием утвержденных инструментов». Почему: Сотрудники должны знать, какие инструменты одобрены, до совершения первой ошибки, а не после нее.
- Использование активов компании. Пример строки: «Служебное оборудование, счета и рабочее время предназначены для работы в компании. Использование в личных целях допускается лишь изредка, если это кратковременно и не влечет за собой дополнительных расходов для компании или нарушения правил». Почему: Правило, допускающее эпизодическое личное использование, будет соблюдаться строже, чем полный запрет.
Наш выбор: высказывать своё мнение и не отвечать взаимностью. В руководстве Министерства юстиции задается вопрос, могут ли сотрудники сообщать о нарушениях без страха и обеспечивает ли компания им защиту, и кодекс является первым, к чему обращаются сотрудники. На приведенном выше рисунке ACFE указано, что наиболее распространенный способ получения информации — это онлайн-форма для сообщений, поэтому указывайте форму, а не только имя получателя.
Раунд 3: Право и общественная жизнь (4)
Эти четыре пункта касаются не только здания. Некоторые из них зависят от специфики вашей компании, поэтому отметьте каждый из них как «применимо ко всем» или «применимо к некоторым должностям».
- Инсайдерская торговля. Пример строки: «Если вы узнали о нас или о нашем партнере что-то, что еще не известно общественности и что может повлиять на цену акций, не используйте это в торговле и не передавайте информацию третьим лицам». Почему: Это наиболее важно для компаний, акции которых котируются на бирже, и для сотрудников, которые хранят секреты своих партнеров; частной компании, у которой нет партнеров, акции которых котируются на бирже, это может и не понадобиться.
- Безопасность. Пример строки: «Каждый может остановить работу, которая кажется небезопасной. Сообщайте о травмах, происшествиях, едва не приведших к травме, и об опасностях немедленно». Почему: Кодекс поведения также является гарантией физической безопасности, и фразу «прекратите работу» легче произнести, если она прописана в самом кодексе.
- Социальные медиа. Пример строки: «Когда вы публикуете информацию о работе, четко указывайте, что говорите от своего имени, и не разглашайте конфиденциальную информацию». Почему: Люди пишут посты в спешке. Правило должно быть кратким, и перед тем, как ограничивать высказывания сотрудников об условиях труда, следует проверить местное трудовое законодательство.
- Политическая деятельность. Пример строки: «Участвуйте в политической жизни в свободное время и от своего имени. Не используйте для этого деньги, время или оборудование компании». Почему: Это позволяет отделить точку зрения отдельного человека от мнения организации.
Наш выбор: социальные сети. В этой области сотрудники могут быть на шаг впереди правил, поэтому правило в одно предложение с подробным разбором запомнить проще, чем длинный абзац.
Обучение работе с кодом: 30-минутный сеанс.
Код, прочитанный один раз и зарегистрированный, мало что даёт. Короткий, повторяющийся сеанс проще поддерживать в актуальном состоянии, и он предоставляет доказательства обучения, о которых спрашивают, например, в руководящих указаниях Министерства юстиции. Вот план, который займёт полчаса.
- Открыто (3 минуты). Опишите назначение кода, используя простой и понятный первый абзац этого сообщения. Покажите единственный способ сообщить о проблеме.
- Один сценарий за раунд (15 минут). Покажите на экране короткий сценарий из каждого раунда и предложите людям проголосовать: является ли это конфликтом интересов? Допустим ли этот подарок? Что бы вы сделали дальше? Покажите результаты голосования, а затем обсудите вариант «наш выбор».
- Анонимные вопросы (7 минут). Создайте площадку для вопросов, где люди смогут задать то, о чем не стали бы говорить вслух. Показатель в 46 процентов, полученный через интернет, является веским аргументом в пользу того, чтобы сделать отчетность простой и наглядной, а анонимная площадка для вопросов позволит оценить ситуацию.
- Завершение (5 минут). Попросите каждого участника подтвердить, что он ознакомился с кодексом и знает, куда следует обращаться. Сохраните запись, затем повторяйте это занятие каждый год и при изменении кодекса.
Способы проведения сессии по кодексу поведения с участием AhaSlides
Каждый слайд создавайте, используя примеры из этой статьи, чтобы сессия соответствовала вашей политике.
- Выберите ответ: Представьте на экране сценарий, например: «Поставщик отправляет подарочную корзину до проверки контракта. Является ли это конфликтом интересов?», с четырьмя вариантами ответа, и покажите, в каком случае конфликт интересов возникает.
- Облако слов: «Как выглядит честность в нашей команде?» Самые важные слова становятся отправной точкой для обсуждения.
- Шкала оценок: «Насколько вы уверены в том, что можете высказать свою обеспокоенность?» Оцените свой ответ по шкале от 1 до 5 и отслеживайте средний балл от одной сессии к другой.
- Вопросы и ответы в свободной форме: Соберите анонимные вопросы по коду, а затем ответьте на те, которые получили наибольшее количество голосов. Более подробную информацию о сборе честных ответов см. в нашем разделе. анонимное руководство по проведению опроса.
Советы по использованию кода
Пишите простым языком, потому что простой язык легче применить, чем юридические формулировки, когда у человека есть десять секунд на принятие решения. Сделайте текст достаточно коротким, чтобы его можно было прочитать за один раз. Укажите, кому и как следует сообщить о мошенничестве, таким образом, чтобы не требовалось вмешательство руководителя: учитывая, что в отчете ACFE наиболее распространенным способом сообщения о мошенничестве является онлайн-отчетность (46 процентов, опережая электронную почту и телефон), стоит добавить ссылку или QR-код на страницу, которую уже используют сотрудники.ACFEРазместите примеры непосредственно в коде и пересматривайте его ежегодно. Больше идей о том, что ещё можно обучить, читайте в... темы обучения сотрудникова что касается самой сессии, планирование тренировки.
FAQ
Что должен включать кодекс поведения?
Конфликты интересов, подарки, уважение, умение высказывать свое мнение без риска ответных мер, конфиденциальность и использование активов компании, и многое другое. 12 перечисленных выше областей — это хороший отправной пункт, и вы можете добавлять или удалять области в зависимости от специфики вашего бизнеса.
Требуется ли по закону кодекс поведения?
Это не относится ко всем работодателям. Американские компании, акции которых котируются на бирже, обязаны раскрывать информацию о наличии кодекса этики для своих руководителей высшего звена и объяснять, почему, если кодекса нет, они его не имеют.17 CFR 229.406Другие правила различаются в зависимости от отрасли и местоположения, поэтому проконсультируйтесь с квалифицированным юристом или регулирующим органом.
Какой должна быть длина кодекса поведения?
Достаточно длинный, чтобы быть понятным, и достаточно короткий, чтобы его можно было прочитать. Простой язык проще в применении, чем юридические формулировки. Если сотрудники не могут понять, о чем идет речь, после первого прочтения, сократите текст.
Как проводится обучение сотрудников правилам поведения?
Включает короткие сценарии, канал для высказывания своего мнения и заключительную часть, повторяется каждый год. Приведенный выше 30-минутный план подходит для одной встречи.
Когда начать
Выберите одну область политики из каждого раунда и напишите для неё свой собственный примерный текст на этой неделе. Затем проведите обсуждение со своей командой и спросите, что бы они добавили.
Данная публикация содержит общую информацию, а не юридическую консультацию. Для принятия решения относительно вашего рабочего места обратитесь к квалифицированному юристу по трудовому праву или в регулирующий орган.
