Индустрия мероприятий растет, и корпоративные бюджеты следуют за ней. Все больше компаний проводят больше очных мероприятий, чем три года назад, и эта тенденция скорее ускоряется, чем замедляется.
Этот рост делает качественное исполнение более важным, а не менее. Когда конкуренты проводят больше мероприятий, плохо организованное мероприятие сразу бросается в глаза. Это руководство охватывает все этапы планирования корпоративных мероприятий, от постановки целей до анализа данных после мероприятия, в формате, который вы сможете использовать на практике.
Шаг 1: Прежде всего, определите цель.
Все остальные решения в этом руководстве вытекают из одного вопроса: чего должно достичь это мероприятие?
Корпоративные мероприятия, как правило, делятся на несколько категорий. Мероприятия по тимбилдингу направлены на укрепление доверия и сотрудничества. Тренинги позволяют передавать конкретные навыки или знания. Мероприятия для клиентов укрепляют отношения или формируют базу потенциальных клиентов. Конференции и саммиты позиционируют компанию, привлекают таланты или привлекают внимание прессы. Гибридные или общие собрания объединяют распределенные организации вокруг стратегии.
Напишите одно предложение, описывающее результат успешного мероприятия. «Участники уходят с практическими знаниями о планах развития продукта на третий квартал и тремя конкретными действиями по их выполнению» — это подходящий вариант. «Провести отличное корпоративное мероприятие» — нет.
Эта цель также определяет ваши показатели успеха. Если мероприятие ориентировано на обучение, вы можете измерить усвоение знаний с помощью теста после сессии или опроса о поведении через 30 дней. Если это мероприятие для клиентов, подходящим показателем может быть количество сгенерированных потенциальных клиентов или процент бронирования встреч. Выберите показатель до того, как выберете место проведения.
Шаг 2: Составьте бюджет с учетом непредвиденных обстоятельств.
Бюджет — это ограничение, определяющее все остальные решения. Определите его заранее и убедитесь, что получили одобрение от того, кто распоряжается деньгами, прежде чем заключать договор с каким-либо поставщиком.
Типичный бюджет корпоративного мероприятия выглядит примерно так:
Аренда помещения обычно составляет 25-30% от общей суммы расходов. Кейтеринг и напитки — 30-35%. Аудиовизуальное оборудование и технологии — 15-25%. Выступления спикеров, развлекательная программа и модерация в совокупности составляют 5-10%. Маркетинг и печатные материалы занимают еще 5%. Оставшиеся 10-15% следует оставить в качестве резерва и рассматривать как обязательную статью расходов, а не как дополнительный резерв.
Именно эту последнюю строчку чаще всего пропускают начинающие организаторы мероприятий. Поломка оборудования, отмена заказа от кейтеринговой компании, превышение прогнозируемой посещаемости, плата за парковку, о которой вы не знали. Заложите резервный бюджет с самого начала, вместо того чтобы в спешке добиваться согласований, когда что-то пойдет не так.
Также следует различать фиксированные затраты (аренда помещения, гонорары докладчиков) и переменные затраты (кейтеринг на человека, печатные материалы на участника). Фиксированные затраты возникают независимо от того, 50 участников или 150. Переменные затраты масштабируются. Если ваша оценка количества участников неопределенна, смоделируйте оба сценария, прежде чем определять размер помещения.
Шаг 3: Составьте график планирования.
Для крупных конференций, выставок или многодневных корпоративных мероприятий реалистичным сроком подготовки является 10–12 месяцев. Для небольших внутренних встреч или семинаров часто достаточно 5–6 недель. Общее правило: чем больше поставщиков участвует, тем больше времени требуется для подготовки.
За три-шесть месяцев до мероприятия определитесь с датой и местом проведения, подтвердите бюджет и получите внутреннее согласование, а также найдите и заключите контракты с докладчиками, модераторами или артистами. После подтверждения этих ключевых участников откройте регистрацию или разошлите приглашения с указанием даты.
За шесть-восемь недель до мероприятия необходимо доработать программу и ход событий, подтвердить количество гостей и диетические требования к кейтерингу, проинформировать команду аудиовизуального оборудования о технических требованиях и разослать полные приглашения или напоминания о регистрации.
В последние две недели подтвердите все поставки и контакты с поставщиками, завершите составление списка участников и проработку логистических деталей, а также подготовьте все необходимые материалы, слайды и печатную продукцию. Если вы давно не посещали место проведения мероприятия, проведите его осмотр.
За последние 48 часов проведите полный осмотр объекта с участием персонала на месте, протестируйте все аудио- и видеооборудование до прибытия кого-либо, а также проинформируйте всех членов команды об их ролях и порядке действий в случае возникновения проблем.
Шаг 4: Выберите и подтвердите место проведения.
Выбор места проведения — это тот момент, когда бюджет и логистика сталкиваются. Перед подписанием каких-либо документов необходимо уточнить несколько моментов:
Вместимость. В большинстве заведений указывается максимальная вместимость, которая соответствует противопожарным нормам, а не комфортной заполняемости. Для мероприятий с рассадкой гостей следует вычесть примерно 20–25% от заявленной максимальной вместимости, чтобы получить реалистичное рабочее значение.
Аудиовизуальная и технологическая инфраструктура. Узнайте, что входит в стоимость аренды, и что вам нужно будет привезти с собой. Пропускная способность Wi-Fi имеет большое значение, если участники будут использовать устройства или вы планируете интерактивные элементы.
Политика в отношении общественного питания. В некоторых заведениях требуется использовать их собственную кейтеринговую службу. В других разрешается привлекать сторонних поставщиков. Узнайте, какой вариант подходит, прежде чем составлять бюджет на питание и напитки.
Доступность. Убедитесь в наличии средств для обеспечения физической доступности для участников с ограниченными возможностями, а также проверьте, есть ли в месте проведения мероприятия доступные туалеты, парковка и входы.
Условия отмены и форс-мажорных обстоятельств. Перед подписанием договора ознакомьтесь со структурой внесения депозита и штрафными санкциями за отмену. Узнайте, что произойдет, если мероприятие придется перенести.
Все должно быть подтверждено в письменном виде. Устное соглашение о включенных в стоимость столах или обещанном техническом комплекте не имеет юридической силы.
Шаг 5: Управляйте поставщиками как проектом.
Корпоративные мероприятия обычно включают в себя множество поставщиков услуг: кейтеринг, аудиовизуальное оборудование, декор, фотосъемку, транспорт, охрану и часто стороннюю платформу для управления мероприятиями. Каждый из них является зависимой стороной со своим собственным графиком.
Эффективный подход: управляйте поставщиками так же, как и проектами. Каждый поставщик получает четкое техническое задание, включающее результаты работы, сроки, контактную информацию и порядок действий в случае возникновения проблем. Проверки следует планировать пропорционально риску: еженедельно для площадки и кейтеринговой компании за два месяца до мероприятия, чаще в последние две недели.
Создайте одностраничный бланк контактной информации поставщика, указав имя, должность, номер мобильного телефона и краткое описание его обязанностей. Этот документ будет использоваться вашей командой на месте проведения мероприятия, если что-то пойдет не так в 7 утра в день мероприятия.
Спрашивайте у каждого поставщика четко: что вам от меня нужно и к какому сроку? Неудачи поставщиков часто возникают из-за того, что организатор мероприятия не соблюдает сроки (подтверждение количества гостей, утверждение плана расстановки мебели, выбор меню), а не из-за поставщика.
Шаг 6: Разработайте план логистики на месте.
Логистика — это разрыв между хорошим планом и хорошим мероприятием. Элементы, которые большинство организаторов недооценивают:
Регистрация и заезд. На мероприятии с участием 200 человек и всего одним пунктом регистрации образуется 20-минутная очередь. В этом случае можно использовать несколько пунктов регистрации или мобильное приложение для регистрации. Необходимо заранее протестировать этот процесс.
Программа шоу. Подробный документ с временными метками, охватывающий все элементы мероприятия, от подготовки площадки до демонтажа оборудования. Включает информацию о ответственных за каждый этап перехода, о том, что произойдет, если выступление докладчика затянется, а также о запланированном прибытии и отъезде поставщиков.
Протоколы действий в чрезвычайных ситуациях. Определите три наиболее вероятные причины сбоев (сбой аудиовизуального оборудования, неявка докладчика, задержка с доставкой еды) и разработайте письменный план действий на случай каждой из них. Проинформируйте свою команду о них до начала мероприятия.
Подробная информация об опыте участников. Наиболее заметные недостатки, на которые обращают внимание участники: нечеткие указатели, длинные очереди на регистрацию, плохой Wi-Fi, отсутствие воды во время перерывов, труднодоступные туалеты. Именно эти детали формируют воспоминания о мероприятии.
Полезный контрольный список для планирования мероприятия в день его проведения:
Прибудьте как минимум за 90 минут до открытия дверей. Осмотрите все помещения: зону регистрации, главный зал, комнаты для групповых дискуссий, место подготовки кейтеринга и туалеты. Убедитесь, что доставка кейтеринга соответствует заказу. Проверьте аудиовизуальное оборудование с использованием реальных файлов презентаций, а не шаблонов. Проведите инструктаж для команды регистрации по процессу регистрации и прибытию VIP-гостей. Убедитесь, что все контактные лица поставщиков доступны по мобильному телефону. Держите распечатанную копию плана мероприятия под рукой на протяжении всего мероприятия.
Один важный момент, который следует четко заложить в бюджет: человек, отвечающий за логистику в день мероприятия, не должен быть тем же человеком, который занимается презентацией, организацией или управлением отношениями с заинтересованными сторонами. Выполнение этих двух ролей неизменно приводит к проблемам в обеих сферах.
Шаг 7: Оценка результатов после мероприятия
Мероприятие закончилось. Большинство организаторов вздыхают с облегчением и двигаются дальше. Те, кто проводит стабильно качественные мероприятия, делают еще одну вещь: они замыкают цикл.
В течение 48 часов разошлите участникам опрос. Он должен быть коротким: максимум 5 вопросов. Опишите общую удовлетворенность, наиболее ценный элемент, наименее ценный элемент, что бы они хотели изменить и хотели бы они посетить мероприятие снова. Уровень отклика резко падает после 48 часов, поэтому отправляйте опрос как можно быстрее.
Проанализируйте свою работу в сравнении с целью, поставленной на шаге 1. Достигло ли мероприятие поставленной цели? Если целью была передача навыков, что показывают результаты оценки? Если целью было создание кадрового резерва, какие встречи были назначены? Если целью было укрепление командной сплоченности, что говорит опрос о взаимосвязи и доверии?
Подробно задокументируйте, что сработало, а что нет, чтобы кто-то другой мог использовать эти записи. Документ с планом мероприятия, контакты поставщиков, фактический бюджет и отзывы участников должны быть заархивированы вместе.
И наконец: проведите инструктаж команды, организовавшей мероприятие, в течение недели, пока воспоминания еще свежи. Информация, которая поможет предотвратить проблемы в следующем году, поступает от людей, присутствовавших на месте, а не из опроса после мероприятия.
Проведение интерактивных корпоративных мероприятий с помощью AhaSlides
Наиболее неприятный момент на большинстве корпоративных мероприятий – это 45-минутная отметка презентации, во время которой никто не задавал вопросов. Внедрение интерактивных элементов в программу с самого начала предотвращает это.
AhaSlides интегрируется непосредственно в презентации и работает на телефонах участников по ссылке для присоединения, без необходимости загрузки приложения. Опросы в режиме реального времени позволяют докладчикам получать информацию о том, что думает аудитория, прежде чем переходить к следующей теме. Облака слов показывают, что волнует людей, без необходимости для кого-либо говорить первым. Анонимные вопросы и ответы позволяют участникам задавать вопросы, которые они не задали бы в открытой дискуссии, что важно на сессиях с широким диапазоном должностей в аудитории.
Для оценки результатов после мероприятия запуск заключительного опроса на экране в качестве последнего пункта программы неизменно показывает лучшие результаты, чем последующее электронное письмо. Люди по-прежнему находятся в зале, по-прежнему внимательны, и показатели отклика это отражают.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что такое планирование корпоративных мероприятий? Планирование мероприятий — это процесс организации и координации всех элементов, составляющих структурированное мероприятие: место проведения, логистика, поставщики, программа и впечатления участников; всё это для того, чтобы мероприятие прошло гладко и достигло своей цели.
Что представляют собой 5 принципов организации мероприятий? Пять «С» — это концепция, координация, контроль, кульминация и завершение. Они описывают весь цикл мероприятия, от первоначальной идеи до реализации и подведения итогов после мероприятия.
Сколько стоит корпоративное мероприятие? Небольшое внутреннее совещание может стоить несколько тысяч долларов. Конференция среднего размера на 200–500 человек обычно обходится в 50 000–500 000 долларов в зависимости от города, места проведения, качества кейтеринга и программы. Крупномасштабные мероприятия могут стоить миллионы. Наибольший вклад вносят аренда помещения и питание, на которые вместе часто приходится 55–75% от общей суммы расходов.
За сколько времени до мероприятия следует планировать корпоративное мероприятие? Для крупных конференций или многодневных мероприятий реалистичный срок составляет 10–12 месяцев. Для небольших семинаров или внутренних совещаний достаточно 5–6 недель. Ключевым фактором является доступность поставщиков: чем больше поставщиков участвует, тем больше времени требуется для подготовки.
Какие навыки необходимы организатору корпоративных мероприятий? Организация — это основа, но умение, отличающее хорошего планировщика от великого, заключается в способности предвидеть потенциальные проблемы до того, как они возникнут, и наличии плана действий. В любом мероприятии что-то может пойти не так; вопрос лишь в том, подумали ли вы об этом заранее.
