Окончательный контрольный список управления рисками событий | 15 обязательных элементов для обеспечения успеха мероприятия

Ваше сердце бешено колотится, когда вы представляете наихудший сценарий:

❗️ Спикеру становится плохо за несколько минут до выхода на сцену.

❗️В день мероприятия внезапно пропало электричество.

❗️ Или, что хуже всего, на вашем мероприятии кто-то пострадает.

Мысли, вызывающие бурление в животе, не дают вам спать по ночам.

Но даже самыми хаотичными событиями можно управлять, если тщательно и систематически планировать заранее.

Просто Контрольный список управления рисками событий может помочь вам определить, подготовиться и смягчить потенциальные проблемы до того, как они сорвут ваше мероприятие. Давайте выясним 10 обязательных пунктов в контрольном списке, чтобы превратить беспокойство в хорошо продуманный план действий.

Содержание

• Обзор
• Что такое управление рисками события?
• Каковы 5 шагов по управлению рисками в качестве организатора мероприятий?
• Контрольный список управления рисками событий
• 5 элементов управления рисками?
• Контрольный список в управлении событиями
• Takeaways
• Часто задаваемые вопросы

Обзор

Что такое управление рисками события?

Управление рисками событий включает в себя выявление потенциальных рисков или проблем, которые могут угрожать событию, а затем внедрение процессов и мер предосторожности для снижения этих рисков. Это помогает организаторам мероприятий иметь готовые планы на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы свести к минимуму сбои и быстро восстановиться, если возникнут проблемы. Также используется контрольный список управления рисками событий, чтобы убедиться, что все потенциальные угрозы преодолены.

Каковы 5 шагов по управлению рисками в качестве организатора мероприятий?

Мы, как организаторы мероприятий, знаем, что это стресс, учитывая все возможные варианты. Чтобы избавить вас от лишних размышлений, следуйте нашим простым 5 шагам, чтобы составить идеальный план управления рисками для событий:

• Выявление рисков – Проанализируйте все возможные вещи, которые могут пойти не так на вашем мероприятии. Примите во внимание такие факторы, как проблемы с местом проведения, плохая погода, технологические сбои, отмену выступлений, проблемы с питанием, травмы, низкую посещаемость и т. д. инструмент для мозгового штурма чтобы сохранить идеи в целости.

• Оценить вероятность и влияние – Для каждого выявленного риска события оцените вероятность его возникновения и какое потенциальное влияние он может оказать на ваше событие. Это помогает определить, какие риски требуют наиболее тщательного плана смягчения.

• Разработайте планы на случай непредвиденных обстоятельств – Для рисков с более высоким приоритетом создайте специальные планы резервного копирования, решения и непредвиденные обстоятельства, чтобы свести к минимуму сбои в работе, если эти риски материализуются. Это может включать подтверждение альтернативных мест, поставщиков, графиков и т. д.

• Назначить обязанности – Назначьте одного человека ответственным за выполнение каждого плана на случай непредвиденных обстоятельств и четко доведите роли до вашей команды. Это гарантирует, что кто-то примет меры, если риск действительно возникнет.

• Практикуйте свои планы – Проанализируйте потенциальные сценарии, чтобы выявить пробелы в ваших планах управления рисками событий. Обучение вашей команды тому, как реагировать в различных ситуациях, укрепит уверенность, чтобы они могли успешно справляться с проблемами, возникающими в день мероприятия.

Советы по улучшению взаимодействия

• Организация мероприятий
• Оформление мероприятий
• Деловая сеть

Контрольный список управления рисками событий

Какие общие пункты должен охватывать контрольный список управления рисками событий? Ищите вдохновение в наших примерах контрольного списка рисков событий ниже.

№1 – Место проведения
☐ Контракт подписан
☐ Получены разрешения и лицензии
☐ Подтверждены план этажа и расположение установки
☐ Уточнены кейтеринговые и технические требования
☐ Резервный объект определен и находится в режиме ожидания

#2 – Погода
☐ План наблюдения за суровой погодой и оповещения
☐ При необходимости доступна палатка или альтернативное убежище.
☐ Приняты меры для переноса мероприятия в закрытое помещение, если это необходимо

#3 – Технология
☐ Протестировано аудио/видео и другое техническое оборудование.
☐ Получена контактная информация ИТ-поддержки
☐ Бумажные распечатки материалов доступны в качестве резервной копии
☐ План действий на случай отключения интернета или электричества

#4 – Медицина/безопасность
☐ Имеются аптечки и АНД.
☐ Четко обозначены аварийные выходы
☐ Персонал обучен действиям в чрезвычайных ситуациях
☐ Контактная информация службы безопасности/полиции под рукой

№5 – Динамики
☐ Биографии и фотографии получены
☐ Альтернативные динамики выбраны в качестве резервных
☐ Сообщен план действий в непредвиденных обстоятельствах

№ 6 – Посещаемость
☐ Подтвержден минимальный порог посещаемости
☐ Политика отмены доведена до сведения
☐ План возврата средств в случае отмены мероприятия

# 7 - Страхование
☐ Действующий полис страхования гражданской ответственности
☐ Получено страховое свидетельство

#8 – Документация
☐ Копии договоров, разрешений и лицензий
☐ Контактная информация всех продавцов и поставщиков
☐ Программа мероприятия, повестка дня и/или маршрут

# 9 - Персонал / волонтеры
☐ Роли, отведенные сотрудникам и волонтерам
☐ Резервные копии доступны для заполнения на случай неявки
☐ Завершено обучение действиям в чрезвычайных ситуациях и планам действий в чрезвычайных ситуациях.

#10 – Еда и напитки
☐ Имейте резервные копии любых скоропортящихся материалов.
☐ Готовятся альтернативные блюда на случай задержки/неправильного заказа/алергиков
☐ Доступны дополнительные бумажные изделия, посуда и сервировочная посуда.

#11 – Отходы и переработка
☐ Распределены мусорные баки и контейнеры для вторсырья.
☐ Роли, назначенные для сбора мусора во время и после мероприятия.

№ 12 – Процедуры рассмотрения жалоб
☐ Сотрудник, назначенный для рассмотрения жалоб посетителей
☐ Протокол для решения проблем и предложения возмещения/компенсации в случае необходимости

№13 – План экстренной эвакуации
☐ Подготовлены пути эвакуации и места встречи
☐ Разместите сотрудников рядом с выходами.

#14 – Протокол пропавшего без вести
☐ Персонал, ответственный за потерю детей/пожилых людей/инвалидов, назначен
☐ Получены контактные данные родителей/опекунов несовершеннолетних

#15 – Отчет об инцидентах
☐ Создана форма отчета об инцидентах, позволяющая персоналу документировать любые чрезвычайные ситуации.

Каковы пять элементов управления рисками?

Риск – это не просто неудача, это часть каждого предприятия. Но с помощью правильного плана управления рисками событий вы можете укротить хаос, который создает риск, и превратить угрозы в возможности. Пять подходов к управлению рисками включают в себя:

• Идентификация риска – Подумайте о мелочах, таких как технические сбои… вплоть до полной катастрофы. Перечисляя риски, вы выбрасываете их из головы и переносите на бумагу, где вы можете противостоять им.

• Оценка риска– Оцените каждый риск, чтобы понять, какой из них представляет наибольшую угрозу. Подумайте: насколько вероятно, что это произойдет? Какой ущерб может возникнуть, если это произойдет? Приоритизация рисков сосредоточит ваши усилия на действительно важных проблемах.

• Снижение риска – Есть планы дать отпор! Рассмотрите способы снижения вероятности возникновения риска, уменьшения любого воздействия, если оно все же произойдет, или и того, и другого. Чем больше вы сможете ослабить риски заранее, тем меньше они будут вам мешать.

• Мониторинг рисков - Как только ваши первоначальные планы будут готовы, будьте бдительны. Отслеживайте признаки появления новых рисков или изменения старых рисков. Корректируйте свои стратегии по мере необходимости, чтобы не отставать от меняющегося ландшафта угроз.

• Отчетность о рисках – Делитесь рисками и планами со своей командой. Вовлечение других в цикл дает согласие, выявляет слабые места, которые вы, возможно, упустили, и распределяет ответственность за управление рисками.

Что такое контрольный список в управлении событиями?

Контрольный список в управлении событиями относится к списку элементов или задач, которые организаторы мероприятия проверяют, были ли они подготовлены, организованы или запланированы до начала мероприятия.

Комплексный контрольный список по управлению рисками помогает гарантировать, что ничего важного не будет упущено, поскольку вы согласовываете все детали, необходимые для успешного проведения мероприятия.

Контрольные списки полезны для управления событиями, потому что они:

• Обеспечьте ясность и структуру – Они раскладывают по порядку, подробно описывая все, что нужно сделать, чтобы ничего не пропадало.

• Поощряйте тщательную подготовку – Отметка элементов мотивирует организаторов убедиться, что все меры и меры предосторожности действительно приняты до начала мероприятия.

• Улучшить общение – Команды могут разделять и назначать элементы контрольного списка, чтобы каждый понимал свои роли и обязанности.

• Поддержка согласованности – Использование одного и того же контрольного списка для повторяющихся событий помогает каждый раз поддерживать стандарты и области для улучшения.

• Выявление пробелов или слабых мест - Неотмеченные элементы подчеркивают забытые вещи или требуют дополнительного планирования, что позволяет вам решать их до возникновения проблем.

• Облегчение передачи – Передача чек-листа новым организаторам помогает им понять все, что было сделано для планирования предыдущих успешных мероприятий.

Takeaways

С этими дополнениями в контрольном списке управления рисками событий вы хорошо подготовлены к битве! Подготовка превращает потенциальный хаос в спокойную уверенность. Так что добавляйте каждый пункт в свой список. Пересекайте их одну за другой. Посмотрите, как этот контрольный список превращает беспокойство в силу. Потому что чем больше вы ожидаете, тем больше рисков уступит ваше тщательное планирование и подготовка.