Как представиться новой команде

Исследование BambooHR 2023 года, проведенное среди более чем 1,500 штатных сотрудников в США, показало, что 70% новых сотрудников решают, подходит ли им данная работа, в течение первого месяца, а 29% — в течение первой недели [1]. Ваше знакомство — это не просто формальность. Оно задает тон всем последующим рабочим отношениям.

В этом руководстве рассматривается, что говорить, чего избегать и как адаптировать свой подход в зависимости от того, являетесь ли вы рядовым сотрудником, начинающим менеджером или присоединяетесь к удаленной команде.

Почему первое знакомство имеет большее значение, чем кажется.

Большинство новых сотрудников недооценивают, насколько сильно их первые взаимодействия формируют долгосрочное восприятие. Исследование BambooHR показало, что 70% специалистов по управлению персоналом согласны с тем, что первое впечатление трудно изменить, если оно уже сформировалось [1]. Это не означает, что неудачный первый день — это необратимый ущерб, но это означает, что есть реальная ценность в том, чтобы осознанно подходить к тому, как вы себя проявляете.

Большинство людей не хотят от нового коллеги отточенной презентации. Данные BambooHR показали, что 87% новых сотрудников надеются завести хотя бы одного друга на работе, а 93% хотят получить возможность поработать под руководством коллеги [1]. В первые дни связи важнее квалификации.

Что включить во вступление

Хорошее самопредставление охватывает три момента, и ни один из них не предполагает пересказа вашего профиля в LinkedIn: кто вы, чем вы занимаетесь и одна деталь, которая поможет вам запомниться и с вами будет легче связаться.

Ваше имя и должность. Чётко указывайте это, даже если люди уже знают это из приглашения в календарь или электронного письма. Услышать, как кто-то уверенно произносит своё имя, совсем не то же самое, что прочитать его на экране.

Кратко о вашем образовании и опыте. Одно-два предложения о том, откуда вы пришли и над чем работали. Цель не в том, чтобы перечислить ваши достижения; цель — дать людям возможность понять вашу точку зрения.

Что-то, что располагает к разговору. Интерес к работе команды, проект, который вас действительно интересует, или личная деталь, которая дает коллегам повод для разговора. Фраза «Я также пытаюсь найти лучший кофе рядом с офисом» работает лучше, чем заученная презентация в лифте.

При личном общении уложитесь в две минуты, а в письменной форме — в пять предложений.

Как представиться в разных ситуациях

В качестве нового сотрудника в вашей непосредственной команде

Наиболее распространенный сценарий. Скорее всего, в первый день вам уделят несколько минут на командном собрании или проведут краткий обзор знакомств.

Сохраняйте теплоту, конкретность и человечность:

Когда Прия присоединилась к продуктовой команде в SaaS-компании, на понедельничном совещании она представилась, сказав, что последние четыре года работала в сфере электронной коммерции, что пришла работать в команду развития и что ее первая цель — понять, как работает команда, прежде чем что-либо предлагать. Последняя часть, сигнализирующая о том, что она не собирается вмешиваться, сразу же снизила защитную реакцию и открыла возможность коллегам поделиться с ней информацией.

— Укажите одну конкретную вещь, которая вас интересует или которую вы надеетесь узнать.

— Избегайте перечисления достижений в форме, которая звучит конкурентно.

— В конце задайте искренний вопрос, чтобы перейти от монолога к беседе.

Стоит отметить один важный момент: время вашего представления тоже имеет значение. Если вас втянули в затянувшееся совещание, ограничьтесь тремя предложениями и предложите рассказать подробнее в отдельном чате. Умение чувствовать настроение аудитории и уважать существующий ритм команды демонстрирует осведомленность о ситуации, что само по себе является сильным первым впечатлением.

Как новый руководитель, впервые встречающийся со своей командой

В этом случае на кону стоит многое. Люди, с которыми вы знакомитесь, пытаются понять, станет ли их работа сложнее или проще.

Один из подходов, который неизменно работает: прежде чем говорить о том, чему вы хотите научиться, расскажите, что вы планируете делать. Майкл Уоткинс, автор книги Первые 90 днярекомендуется, чтобы новые менеджеры в первые недели задавали вопросы, а не объявляли ответы. В частности: Что работает хорошо? Что бы вы изменили, если бы могли? Что мне следует знать, чего я, вероятно, не услышу по официальным каналам? [2]

Прямой пример: «Я здесь, чтобы узнать, над чем работает команда и что вам мешает. Я не собираюсь притворяться, что знаю о команде больше, чем вы, после трёх дней. Моя цель на первый месяц — слушать». Такая честность обычно производит хорошее впечатление.

Вот несколько вещей, которые неизменно приводят к обратному результату:

• Объявлять об изменениях, не понимая, что именно произошло, — это неправильно.
• Используйте свой опыт работы в предыдущей компании в качестве ориентира.
• Вместо индивидуальных встреч мы предпочитаем только групповые знакомства.
  

В письменном сопроводительном электронном письме

При присоединении к распределенной команде или крупной организации письменное представление часто достигает большего числа людей, чем любая личная встреча.

Структура проста. Начните с указания своего имени и должности. Расскажите в одном-двух предложениях о том, чем вы занимались раньше. Назовите одно дело, над которым вы хотели бы поработать в ближайшее время. Завершите приглашением к общению.

Пример:

Привет всем, меня зовут Джордан, я присоединяюсь к команде по работе с клиентами, имея опыт работы в сфере поддержки и операционной деятельности B2B. Я работаю в Остине и буду заниматься клиентами в регионе EMEA. С нетерпением жду возможности быстро освоить текущий процесс адаптации, и буду рад выпить виртуальный кофе с теми, кто готов к этому в первые несколько недель. Мой календарь свободен. Не стесняйтесь записываться.

Кратко, конкретно и практично. Содержит достаточно информации, чтобы начать разговор, и при этом не выглядит как краткое изложение профиля в LinkedIn.

В удаленной или гибридной команде

Знакомства на расстоянии требуют более целенаправленных усилий, поскольку случайная встреча в коридоре не происходит. Нужно создавать моменты, которые в противном случае возникли бы случайно.

В первый день работы опубликуйте письменное вступление в главном чате вашей команды. Если будет видеозвонок, включите камеру. Спросите у своего руководителя, с кем из ключевых людей вам нужно встретиться в первые две недели, и запланируйте эти встречи, а не ждите, пока они состоятся сами собой.

Полезный приём: добавьте в свой профиль в Slack или Teams короткую заметку «Как со мной работать». Укажите свой часовой пояс, предпочтительный стиль общения и один факт, не связанный с работой. Это займёт десять минут и сэкономит часы неопределённости.

Кроме того, в первые пару недель не стоит полагаться исключительно на текстовое общение. Если ваша организация регулярно использует видеозвонки, предложите вместо длительной переписки в чате короткий видеозвонок. Даже пятнадцать минут общения с человеком напрямую помогают установить контакт, а десяток сообщений значительно облегчают письменное общение, поскольку вы лучше понимаете, с кем разговариваете.

Факторы, которые постоянно ухудшают процесс знакомства.

Слишком много болтаю. Двухминутное вступление, превращающееся в пятнадцатиминутный рассказ о профессиональной биографии, быстро отталкивает слушателей. Переходите к сути, а затем дайте время для остальных.

Оскорбительные отзывы о предыдущем работодателе. Это свидетельствует о недальновидности и заставляет коллег сразу же задуматься, что вы скажете о них позже.

Чрезмерное принижение собственной значимости. Есть разница между смирением и попыткой затруднить понимание того, что вы можете предложить. Четко изложите свой опыт.

Игнорирование вспомогательного персонала и коллег с меньшим стажем. Новые сотрудники часто сосредотачиваются на том, чтобы произвести впечатление на вышестоящее руководство, и недостаточно внимания уделяют отношениям с коллегами и сотрудниками вспомогательного персонала. Именно эти отношения зачастую определяют, насколько гладко пройдут первые месяцы работы.

Рассматривать знакомство как разовое событие. Вступительное слово в первый день — это отправная точка. Дальнейшее общение, запоминание деталей из первых разговоров и проявление постоянного интереса на протяжении нескольких недель важнее, чем удачная первая фраза.

Практический контрольный список для вашей первой недели

Эти действия развивают первоначальное впечатление и помогают его лучше запомнить:

• Отправьте письменное представление всем каналам или группам, в которых вас официально не представили.
• Запланируйте индивидуальные встречи с людьми, которых ваш руководитель отметил как ключевых контактных лиц.
• Уточните хотя бы одну деталь из предыдущего разговора («Вы упомянули, что работаете над проектом X, как всё прошло?»).
• Добавьте примечание «Сотрудничество со мной» в свой профиль в Slack или Teams.
• Посетите хотя бы одно неформальное совещание с командой: беседу за чашкой кофе, разговор за обедом — любое мероприятие вне рамок официальных встреч.

Как AhaSlides может помочь командам в адаптации новых сотрудников

Главная причина, по которой знакомства не запоминаются, заключается в том, что они односторонние. Новый собеседник говорит, а все остальные слушают вполголоса и возвращаются к своим ноутбукам. Короткое интерактивное задание в рамках той же встречи полностью меняет ситуацию.

AhaSlides позволяет командам проводить опросы в режиме реального времени, создавать облака слов и задавать вопросы прямо на совещании. Простой слайд «Две правды и одна ложь», опрос, в котором команду просят описать свой текущий проект одним словом, или открытая сессия вопросов и ответов, где новый сотрудник может задать вопросы команде, — все это превращает знакомство в двусторонний процесс, а не просто презентацию. Когда люди отвечают в режиме реального времени, они с большей вероятностью запомнят момент и человека, который был в центре событий.

Для менеджеров, занимающихся адаптацией множества новых сотрудников, такой структурированный формат взаимодействия масштабируем. Можно использовать один и тот же формат «разминки» в разных командах, и каждый раз это не будет казаться одинаковым, потому что ответы всегда будут разными.

Часто задаваемые вопросы

Какова должна быть продолжительность самопрезентации на рабочем месте?

При личном общении ориентируйтесь на 60-90 секунд — примерно столько времени нужно, чтобы назвать своё имя, должность, кратко рассказать о себе и задать один вопрос группе. Письменное представление может быть немного длиннее, но обычно достаточно четырёх-шести предложений. Люди зададут дополнительные вопросы, если захотят узнать больше. Цель представления — начать разговор, а не закончить его. Если вы говорите дольше двух минут, это сигнал сделать паузу и предложить другим ответить, вместо того чтобы продолжать.

Что, если я растеряюсь или запнусь во время своего представления?

Это случается почти со всеми в какой-то момент, особенно когда в комнате воцаряется тишина и все взгляды обращаются к вам. Самый эффективный способ исправить ситуацию — просто кратко признать это и перейти к следующему вопросу: фразы типа «Извините, позвольте мне начать сначала» или «Мне всегда немного волнительно представляться в первый день» звучат искренне, а не неловко. Люди запоминают, были ли вы доброжелательны и искренне заинтересованы в них, а не то, насколько идеально были построены ваши предложения. Исследования в области формирования впечатлений неизменно показывают, что доброжелательность и внимательность имеют большее значение, чем беглость речи. Небольшая запинка, за которой следует искренний вопрос о работе ваших коллег, будет забыта в течение недели.

Стоит ли мне заранее подготовить вступительное слово?

Да, но ненавязчиво. Запишите два-три предложения, которые вы хотите включить, и потренируйтесь произносить их вслух один-два раза перед первым рабочим днем. Полная неподготовленность означает, что вы импровизируете под небольшим социальным давлением, из-за чего люди склонны многословно говорить или недооценивать себя. Выступление с полностью заготовленной речью звучит монотонно и отрепетировано, и это может снизить вашу восприимчивость к реальному разговору вокруг вас. Несколько подготовленных фраз дадут вам опору, но при этом оставят место для адаптации к присутствующим. Обратите внимание на тон разговора в команде и подстраивайтесь под него. Энергичная, неформальная команда отреагирует иначе, чем более тихая, сдержанная группа.

Источники

[1] BambooHR. (2023). Первое впечатление решает всё: 44 дня могут решить судьбу нового сотрудника.. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics

[2] Уоткинс, М. (2003). Первые 90 дней: проверенные стратегии для более быстрого и эффективного освоения материала.. Издательство Harvard Business Review.