Большинство проблем с презентацией становятся очевидными, когда вы уже стоите перед аудиторией. Несвязные переходы. Слишком затянутый фрагмент, из-за которого приходится обрезать что-то важное в конце. Момент, когда вы теряете нить повествования и должны решить, вернуться назад или продолжить, надеясь, что никто не заметил.
Все это исправляется еще до того, как будет создан хотя бы один слайд. Все это делается на этапе планирования.
Составление плана — это не бюрократический этап между появлением идеи и созданием слайдов. Именно здесь принимаются решения, определяющие, насколько цельной будет ваша презентация: что включить, что исключить, как выстроить аргументацию и где аудитории нужно время, чтобы осмыслить что-то, прежде чем вы перейдете к следующему пункту. Пятнадцать минут, потраченных на этот этап, сэкономят часы на переработку слайдов в дальнейшем и предотвратят большинство проблем, из-за которых презентации разваливаются во время выступления.
Почему конспекты снижают стресс при подготовке презентаций
Тревога, которую испытывают большинство докладчиков перед выступлением, вызвана неуверенностью. Правильно ли я освещаю темы? Не закончится ли время? Связаны ли эти идеи между собой? План выступления отвечает на все три вопроса еще до того, как вы откроете презентацию.
Когда вы заранее определили, какой контент важен, прежде чем начать работу, вам не приходится принимать эти решения под давлением времени. Когда вы распределили время по разделам, вы заранее знаете, подходит ли ваш материал. Когда вы написали свой переходы Вместо того чтобы полагаться на случай, у вас есть нить, по которой можно следовать, когда волнение делает следующий шаг менее очевидным, чем он был в вашей голове.
Именно на основе плана формируется уверенность. Не уверенность человека, запомнившего всё наизусть, а уверенность того, кто знает, куда идёт, и уже придумал, как туда добраться.
Семь основных элементов плана презентации
План презентации не обязательно должен быть подробным. Он должен охватывать решения, которые в противном случае были бы приняты случайно во время разработки слайдов или, что еще хуже, во время выступления. Именно эти элементы стоит включать в любой план презентации, независимо от ее длины или типа.
1. Ваше основное послание
Прежде всего, напишите одно предложение, которое точно отразит то, что вы хотите, чтобы ваша аудитория запомнила, когда забудет всё остальное. Не тему. Ваше сообщение. «Удалённая работа повышает индивидуальную производительность, но снижает результаты совместной работы» — это сообщение. «Удалённая работа» — это тема. Всё остальное в вашем плане существует для того, чтобы подготовить почву, поддержать или донести до аудитории это единственное предложение.
2. Ваше вступление
Подумайте, как вы собираетесь привлечь внимание аудитории в первые тридцать секунд. Конкретный сценарий, нетривиальное наблюдение, вопрос, над которым стоит задуматься. Запишите это, а не оставляйте это как «начать уверенно». Начало — это тот раздел, где неясность в плане приводит к неясности в изложении.
3. Ваши основные тезисы
Для большинства презентаций оптимальное количество пунктов — от трёх до пяти. Каждый основной пункт должен быть достаточно самостоятельным, чтобы представлять собой отдельное утверждение, и достаточно взаимосвязанным, чтобы подводить к вашей главной мысли. Если пунктов больше пяти, вы скорее освещаете тему, чем развиваете аргумент. Сокращайте их, пока не останется то, что действительно важно.
Под каждым основным пунктом укажите доказательства, примеры или объяснения, подтверждающие его. Это ваша страховка на случай, если в середине презентации у вас вдруг возникнет оцепенение и вам понадобится сказать что-то конкретное.
4. Ваши переходы
Четко пропишите все этапы. Фраза «Теперь, когда мы рассмотрели X, давайте посмотрим, как Y меняет это» — это переход. «Переходим к следующему» — нет. Именно переходы приводят к тому, что презентация теряет нить повествования, и именно здесь докладчики чаще всего импровизируют, вместо того чтобы подготовиться. Одного перехода в вашем плане достаточно, чтобы предотвратить и то, и другое.
5. Моменты взаимодействия с аудиторией
Если вы выступаете в прямом эфире, отметьте моменты, когда будете делать паузы для вопросов, опросов или обсуждения. Эти моменты нужно планировать заранее, а не вставлять реактивно, когда вы чувствуете, что внимание слушателей падает. Грамотно спланированное взаимодействие подкрепляет контент, а не прерывает его.
6. Ваше заключение и призыв к действию.
Обратите внимание на то, как вы завершаете выступление и что просите сделать аудиторию. Не нужно просто пересказывать всё, что вы обсудили. Одно чёткое повторение основной мысли и один конкретный следующий шаг. Завершите выступление полностью, а не просто напишите «подведение итогов». Выступающие, которые импровизируют в конце, обычно заканчивают на полуслове. Те, кто написал заключительную фразу, доносят её до слушателей.
7. Визуальные и мультимедийные подсказки
Отметьте в плане слайды, изображения или видео, где они будут располагаться. Это предотвратит создание слайдов, не связанных с вашей аргументацией, и поможет вам на раннем этапе определить, служит ли ваш визуальный план вашей концепции или просто заполняет пространство.
Как на самом деле выглядит план презентации
Вот полный план 20-минутной презентации для продаж. На его написание ушло около пятнадцати минут. Обратите внимание, что в нём содержится, а чего нет: достаточно структуры, чтобы направлять изложение, но не настолько много, чтобы это превратилось в сценарий.
Как корпоративное программное обеспечение снижает операционные издержки
Основное сообщение: Современное программное обеспечение окупается за счет повышения эффективности в течение первого года.
Открытие (2 минут)Начнём с затрат на ручные процессы: среднестатистическое предприятие теряет значительное количество времени в день на каждого сотрудника из-за задач, которые программное обеспечение выполняет автоматически. Пока не нужно объяснять решение. Просто сделайте проблему реальной.
Основной пункт 1: Проблема на практике (4 минуты)Во сколько на самом деле обходятся ручные процессы, в очках времени и денег. Один конкретный пример задачи, которая занимает гораздо больше времени, чем должна. Переход: «Проблема ясна. Вот как на самом деле выглядит её решение».
Основной пункт 2: Как работает программное обеспечение (6 минут)Два конкретных примера: обработка счетов до и после автоматизации, и что происходит, когда инструменты взаимодействуют друг с другом, а не работают изолированно. Вот демонстрационный момент. Опрос: «Сколько часов в неделю ваша команда теряет из-за ручных процессов?» Ответ: «Обратите внимание, насколько быстрее это стало. Вот что эта скорость означает для вашей прибыли».
Основной пункт 3: Инвестиции и доходность (4 минуты)Типичный период окупаемости. Распределение затрат по программному обеспечению, обучению и внедрению. Как будет выглядеть второй год после накопления прироста эффективности. Переход: «Давайте вернемся к тому, с чего мы начали».
Заключение и призыв к действию (2 минуты)Переформулируйте основную мысль на другом языке. Один вопрос: запланируйте 15-минутный ознакомительный звонок. Вопросы приветствуются.
План охватывает все важное и ничего лишнего. Переходы прописаны заранее, а не оставлены на волю случая. Интерактивный момент заложен изначально, а не добавлен реактивно. Призыв к действию конкретен, а не расплывчат.
Как составить план
Начните с основной мысли и изложите её одним предложением, прежде чем делать что-либо ещё. Если вы не можете выразить её одним предложением, значит, у вас ещё недостаточно чёткое представление о том, что вы утверждаете. Это полезно знать, прежде чем вы создадите тридцать слайдов, посвящённых этой теме.
Затем определите три-пять основных пунктов. На этом этапе не редактируйте. Запишите все, что кажется важным, и удалите позже. Проще удалить пункт, чем понять в процессе работы, что чего-то не хватает.
Под каждым основным тезисом добавьте доказательства или пример, подтверждающие его. Утверждение без доказательств — это просто констатация факта. Здесь же вы сможете выявить основные тезисы, которые не имеют достаточной обоснованности, чтобы оправдать затраченное на их изложение время.
Далее напишите переходы. Переходите от одного пункта к другому и напишите одно предложение, которое их связывает. Если вы не можете написать это предложение, значит, пункты, вероятно, не связаны между собой, и ваш план сообщает вам что-то важное раньше, чем это потребуется вашей аудитории.
Если вы проводите прямую трансляцию, отмечайте моменты взаимодействия с аудиторией. Где вопрос, опрос или обсуждение подкрепляют, а не прерывают содержание? Запланируйте их сейчас, а не импровизируйте, когда почувствуете, что внимание слушателей падает.
Вступление и заключение следует писать в последнюю очередь, но рассматривать их как наиболее важные разделы. Вступление должно привлечь внимание в первые тридцать секунд. Заключение должно оставить у аудитории четкое представление о том, что нужно сделать. Оба пункта следует изложить полностью, а не просто наметить как намерения.
Сделайте все это до того, как откроете презентацию. Создать структуру быстрее и проще изменить, чем сами слайды. Как только она будет готова, слайды практически сами собой сформируются.
Адаптация к различным типам презентаций
Приведенные выше элементы применимы к любой презентации. Различаются лишь акценты и последовательность изложения в зависимости от типа презентации.
Линейное изложение, пошагово описывающее процесс или последовательность событий, следует плану в порядке их возникновения. Переходы связывают этапы, а не аргументы. В заключении показано, к чему ведет последовательность.
Презентация, в которой проблема представлена в виде решения, акцентирует внимание на самой проблеме. Вступление и первый основной тезис раскрывают суть проблемы до появления решения. Аудитория должна почувствовать всю серьезность проблемы, прежде чем будет готова услышать ответ.
В повествовательном изложении структура строится вокруг повествования, а не вокруг аргументации. Основные моменты следуют по сюжетной линии: завязка, развязка, развязка. Главная мысль вытекает из истории, а не формулируется в начале.
Представление данных отвечает на один вопрос. План начинается с вопроса, затем рассматривает данные, которые дают на него ответ, и завершается описанием того, что делать с полученными данными. Каждый основной пункт либо подводит к ответу, либо объясняет его значение.
В каждом случае план выполняет одну и ту же задачу: он принимает структурные решения до начала выступления, чтобы вам не приходилось принимать их под давлением перед аудиторией.
Идем дальше с AhaSlides
План показывает, где должны располагаться моменты взаимодействия с аудиторией. Что именно вы включите в эти моменты — это уже отдельное решение.
Интерактивные элементы работают лучше всего, когда они изначально заложены в структуру, а не добавлены в качестве дополнительных элементов после завершения слайдов. Опрос, проведенный в тот момент, когда вашей аудитории необходимо связать проблему со своим собственным опытом, воспринимается иначе, чем тот же опрос, проведенный из-за снижения активности. Облако слов, которое показывает, что ваша аудитория уже думает по теме до того, как вы изложите свою точку зрения, предоставляет вам реальную информацию для работы. Анонимный вопрос-ответ, встроенный в естественный переходный момент, выявляет путаницу до того, как она усугубится, вместо того, чтобы собирать ее в конце, когда нет времени на обсуждение.
AhaSlides упрощает размещение таких моментов. Опросы, викторины, облака слов и сессии вопросов и ответов встраиваются в структуру презентации, а не располагаются рядом с ней, поэтому, отмечая момент взаимодействия в плане, вы отмечаете то, что можно реально реализовать, а не то, что придётся импровизировать. В плане вы определяете место для взаимодействия. AhaSlides — это инструмент, который поможет вам это реализовать.
Подведение итогов
План презентации — наименее заметная, но одна из самых важных его частей. Ваша аудитория его никогда не видит. Она ощущает результат его работы: целостную презентацию, связные переходы, убедительное заключение.
Большинство докладчиков пропускают этот этап или воспринимают его как формальность. Те, кто относится к нему серьезно, как правило, выступают с уверенностью, которая выглядит как природный талант, но на самом деле является результатом подготовки.
Прежде чем приступать к подготовке слайдов, уделите время составлению плана презентации. Это потребует меньших затрат, а отдача будет выше, чем от почти всего остального, что вы можете сделать на этапе подготовки.
