Большинство людей пишут свои презентации так же, как и доклады. Они открывают документ, перечисляют, что хотят осветить, добавляют структуру и называют это сценарием. Затем они встают, чтобы выступить, и что-то кажется не так. Предложения слишком длинные. Переходы неуместны. Всё звучит так, будто это зачитывают, потому что это написано для чтения.
Написание презентаций — это совсем другое дело. Ваша аудитория слышит ваши слова один раз, в режиме реального времени, без возможности сделать паузу или перечитать. Если предложение не запоминается с первого раза, оно исчезает. Это меняет всё в том, как вы должны писать.
В этом руководстве рассказывается, как сделать это хорошо: как структурировать сценарий презентации, как писать для слуха, а не для зрения, и как создавать моменты, которые делают подачу материала естественной, а не наигранной.
Вызов, которого большинство докладчиков не ожидают.
Инстинктивное желание при написании презентации — быть обстоятельным. Включить всё, что может иметь значение. Убедиться, что ничего не упущено.
Этот инстинкт приводит к неудачным презентациям.
Ваша аудитория не способна воспринимать сложные вещи так, как это делает обычный читатель. Она не может замедлиться, перечитать или обдумать сложную идею, пока она не станет понятной. Она движется в вашем темпе, готова она к этому или нет. Задача сценария презентации — не вместить все ваши мысли, а провести аудиторию через тщательно подобранный фрагмент, в логичном порядке и в темпе, который она сможет воспринять.
Пишите меньше, чем вам кажется необходимым. Структурируйте текст тщательнее, чем вам кажется нужным. Это отправная точка.
Как написать сценарий презентации
Начните с плана. Всегда, без исключения. В плане вы принимаете структурные решения: какова ваша основная мысль, каковы ваши три-пять главных пунктов, какие доказательства подтверждают каждый из них и как вы переходите от одного к другому. Сценарий — это просто план, обведенный словами. Если вы пропустите план и сразу перейдете к написанию, вы обнаружите свою структуру где-то на десятом слайде, когда уже будет слишком поздно что-либо исправить, не начав все заново.
Открытие
Ваша аудитория решает в первые тридцать секунд, внимательно ли она слушает. Начните с чего-то, что привлечет внимание: вопроса, неожиданного наблюдения, короткой истории или конкретного сценария, который им знаком. Затем четко обозначьте направление. Фраза «Сегодня мы рассмотрим три способа сократить сроки выполнения проектов» даст вашей аудитории представление о том, чего ожидать, и задаст контекст для дальнейшего изложения. Не заставляйте их ждать, чтобы узнать, о чем будет презентация.
Тело
Каждый основной тезис получает свой собственный раздел. Внутри каждого раздела действует одинаковая схема: четко изложите тезис, подкрепите его доказательствами, объясните, почему это важно для вашей аудитории, а затем перейдите к следующему пункту. Переход — это та часть, которую большинство людей пишут последней, но её следует писать первой. Фраза «Теперь, когда мы рассмотрели, почему это важно, давайте посмотрим, как это реализовать» сообщает вашей аудитории, что они переходят к новой идее и почему этот переход имеет смысл. Без неё разделы кажутся просто наложенными друг на друга, а не подводящими к чему-то большему.
Для разных аудиторий доказательства выглядят по-разному. Техническая аудитория хочет видеть данные. Эмоциональная аудитория хочет видеть истории. Большинство аудиторий хотят и того, и другого: цифры, которые наглядно демонстрируют масштаб проблемы, и историю, которая делает её реальной.
Вывод
Повторите основную мысль. Напомните аудитории, что вы уже рассказали и почему это важно. Затем завершите конкретным призывом к действию: что вы хотите, чтобы они сделали с этой информацией? Принять политику, попробовать какой-либо метод, назначить встречу, по-новому взглянуть на проблему. Расплывчатые концовки приводят к расплывчатым результатам. Чем яснее вы сформулируете, что должно произойти дальше, тем выше вероятность того, что это произойдет.
Пять принципов написания презентаций
Пишите для слуха, а не для зрения.
Прочитайте свой сценарий вслух, прежде чем окончательно его утвердить. Предложения, которые хорошо выглядят на бумаге, часто звучат неправильно при произнесении. Фраза «Учитывая вышеупомянутые последствия» читается, но её невозможно услышать. Фраза «Это меняет наш подход к проблеме» говорит то же самое, но при этом производит впечатление, что её действительно слышат. Ваш сценарий должен звучать так, будто вы разговариваете с кем-то, а не как документ, который разыгрывается.
Повторяйте то, что действительно важно.
В письменной прозе повторение — это стилистическая ошибка. В презентациях — это техника. Ваша аудитория слышит ваши слова один раз. Если что-то важно, повторите это несколько раз. Представьте идею, разверните её с примерами, а затем подведите итог. Такая схема кажется избыточной, когда вы пишете. Она понятна, когда ваша аудитория слушает.
Обращайтесь с числами осторожно.
Ваша аудитория не сможет остановиться, чтобы осмыслить фразу «мы повысили эффективность на 27.3%». К тому моменту, когда они усвоят цифру, вы уже переключитесь на что-то другое. Переводите статистику в понятный для слуха формат: «мы сократили необходимое время более чем на четверть» или «то, что раньше занимало десять дней, теперь занимает два». Конкретные сравнения производят впечатление. Абстрактные проценты — нет.
Четко обозначьте свою структуру.
Аудитории нужны указатели. Фраза «Сегодня мы рассмотрим три области» говорит им, чего ожидать. «Первая, вторая, третья» указывает им, где они находятся. «Это охватывает проблемы. Теперь давайте рассмотрим решения» говорит им о том, что вы меняете тему. Эти строки кажутся очевидными, когда вы их пишете. Они необходимы, когда ваша аудитория слушает, потому что, в отличие от читателя, она не может вернуться к заголовку, чтобы сориентироваться.
Встройте доставку в скрипт.
Сценарий, состоящий только из слов, — это лишь половина сценария. Отмечайте места, где вы делаете паузы. Замечайте, где вы отрываетесь от заметок и устанавливаете зрительный контакт. Указывайте, где вы замедляете темп для большей выразительности. Если вы используете интерактивные инструменты, такие как опросы или вопросы и ответы, записывайте их как обдуманные моменты, а не как прерывания: «Позвольте мне сделать паузу и узнать ваше мнение по этому поводу» — это реплика, а не запоздалая мысль. Разница между написанным сценарием и сценарием, подготовленным заранее, заключается в следующем: поставка Это проявляется в тот момент, когда вы открываете рот.
От сценария до исполнения
Написание сценария — это не последний шаг. Это предпоследний шаг.
Когда у вас будет черновик, прочтите его вслух от начала до конца. Не про себя. Вслух, в том темпе, в котором вы бы его произнесли в реальности. Обратите внимание, где вы торопитесь, где запинаетесь, где предложение слишком затянуто, чтобы донести свою мысль. Именно эти места нужно редактировать. Если вы не можете прочитать предложение, не задыхаясь, значит, оно слишком длинное. Если вы перечитываете строку, чтобы убедиться, что понимаете её, ваша аудитория тоже её не поймет.
Если вы делали пометки в сценарии по мере его написания, то именно здесь эти пометки начинают приобретать свою актуальность.
Большинство людей тренируются, несколько раз про себя прочитав свой текст и полагая, что это засчитывается. Это не так. Единственная практика, которая подготовит вас к выступлению вслух, — это само выступление вслух. Делайте это достаточно часто, чтобы структура казалась знакомой, но не настолько часто, чтобы она начала казаться заученной наизусть. Вам нужно знать, куда вы идете, а не пересказывать, как вы туда доберетесь.
Идем дальше с AhaSlides
Одна вещь, к которой сценарий не может полностью подготовить вас, — это разрыв между тем, что вы планировали сказать, и тем, что вашей аудитории действительно нужно услышать. Вы можете написать самую ясную и хорошо структурированную презентацию в мире и все равно неправильно оценить, на каком уровне находится ваша аудитория, что она уже знает или что вызывает у нее наибольшее замешательство.
Интерактивные инструменты устраняют этот разрыв в режиме реального времени. Опрос перед основной частью презентации покажет, во что уже верит ваша аудитория, прежде чем вы попытаетесь изменить их мнение. Облако слов в середине презентации выявит, что находит отклик, а что нет. Вопросы и ответы в естественной точке перехода помогут выявить путаницу до того, как она усугубится.
Включайте эти моменты в свой сценарий так же, как и любой другой раздел. Фраза «В этот момент я проведу небольшой опрос» — это запланированный момент, а не прерывание. AhaSlides позволяет легко встраивать эти интерактивные элементы непосредственно в структуру презентации, поэтому переход от контента к участию воспринимается как продуманный, а не как нечто притянутое за уши.
Лучшие сценарии презентаций не просто планируют, что вы скажете. Они планируют, как отреагирует ваша аудитория. Интерактивные элементы — это то, как это осуществить.
Подведение итогов
Разница между презентацией, которая информирует, и той, которая действительно производит впечатление, сводится к тому, как она написана. Не к тому, насколько уверенно она была произнесена, не к тому, насколько хорошо выглядели слайды, а к тому, были ли слова написаны для аудитории, которая услышит их один раз, в режиме реального времени, без возможности вернуться назад.
Пишите для слуха. Структурируйте текст для ясности. Включайте в него моменты, когда ваша аудитория не просто слушает, а активно участвует в процессе.
Выполните эти три действия, и доставка в основном произойдет сама собой.
