Независимо от того, управляете ли вы проектами, ведете бизнес или работаете фрилансером, проект играет жизненно важную роль в стимулировании роста вашей бизнес-модели. Он предлагает структурированный и систематический способ оценки эффективности проекта, выявления областей, требующих улучшения, и достижения оптимальных результатов. 

В этом blog В посте мы углубимся в оценку проектов, узнаем ее определение, преимущества, ключевые компоненты, типы, примеры оценки проектов, отчетность по результатам оценки и создадим процесс оценки проекта.

Давайте рассмотрим, как оценка проекта может вывести ваш бизнес на новый уровень.

Содержание

Что такое оценка проекта?

Оценка проекта — это оценка производительности, эффективности и результатов проекта. Он включает данные, чтобы увидеть, соответствует ли проект анализу своих целей и критериям успеха. 

Оценка проекта выходит за рамки простого измерения результатов и результатов; он исследует общее воздействие и ценность, созданные проектом.

Изучая то, что сработало, а что нет, организации могут улучшить свое планирование и внести изменения, чтобы в следующий раз получить еще лучшие результаты. Это все равно, что сделать шаг назад, чтобы увидеть более широкую картину и понять, как сделать ситуацию еще более успешной.

Преимущества оценки проекта

Оценка проекта предлагает несколько ключевых преимуществ, которые способствуют успеху и росту организации, в том числе:

Изображение: Freepik

Ключевые компоненты оценки проекта

1/ Четкие цели и критерии

Оценка проекта начинается с установления четких целей и критериев измерения успеха. Эти цели и критерии обеспечивают основу для оценки и обеспечивают соответствие целям проекта.

Вот несколько примеров плана оценки проекта и вопросы, которые могут помочь в определении четких целей и критериев:

Вопросы для определения четких целей:

  1. Каких конкретных целей мы хотим достичь с помощью этого проекта?
  2. К каким измеримым результатам или результатам мы стремимся?
  3. Как мы можем количественно оценить успех этого проекта?
  4. Являются ли цели реалистичными и достижимыми в рамках заданных ресурсов и сроков?
  5. Соответствуют ли цели стратегическим приоритетам организации?

Примеры критериев оценки:

  1. Экономическая эффективность: Оценка того, был ли проект завершен в рамках выделенного бюджета и обеспечил ли он соотношение цены и качества.
  2. Сроки: Оценка того, был ли проект завершен в соответствии с запланированным графиком и достигнуты ли вехи.
  3. Качество: Проверка того, соответствуют ли результаты и результаты проекта заранее установленным стандартам качества.
  4. Удовлетворенность заинтересованных сторон: Соберите отзывы заинтересованных сторон, чтобы оценить уровень их удовлетворенности результатами проекта.
  5. Влияние: Измерение более широкого влияния проекта на организацию, клиентов и сообщество.

2/ Сбор и анализ данных

Эффективная оценка проекта зависит от сбора соответствующих данных для оценки эффективности проекта. Сюда входит сбор количественных и качественных данных с помощью различных методов, таких как опросы, интервью, наблюдения и анализ документов. 

Собранные данные затем анализируются, чтобы получить представление о сильных и слабых сторонах проекта, а также общей эффективности. Вот несколько примеров вопросов при подготовке к сбору и анализу данных:

3/ Измерение производительности

Измерение производительности включает оценку прогресса, результатов и результатов проекта по отношению к установленным целям и критериям. Оно включает отслеживание ключевых показателей производительности (KPI) и оценку соответствия проекта графикам, бюджетам, стандартам качества и требованиям заинтересованных сторон.

4/ Взаимодействие с заинтересованными сторонами

Заинтересованные стороны – это лица или группы, которые прямо или косвенно затронуты проектом или имеют значительный интерес в его результатах. В их число могут входить спонсоры проекта, члены команды, конечные пользователи, клиенты, члены сообщества и другие соответствующие стороны. 

Вовлечение заинтересованных сторон в процесс оценки проекта означает привлечение их и поиск их точек зрения, отзывов и идей. При привлечении заинтересованных сторон учитываются их различные точки зрения и опыт, что обеспечивает более всестороннюю оценку.

5/ Отчетность и коммуникация

Последним ключевым компонентом оценки проекта является отчетность и сообщение результатов оценки. Это включает в себя подготовку всестороннего отчета об оценке, в котором представлены результаты, выводы и рекомендации. 

Эффективное информирование о результатах оценки гарантирует, что заинтересованные стороны будут проинформированы о результатах проекта, извлеченных уроках и потенциальных областях для улучшения.

Изображение: Freepik

Типы оценки проектов

Обычно выделяют четыре основных типа оценки проекта:

№ 1 – Оценка производительности

Этот тип оценки фокусируется на оценке эффективности проекта с точки зрения его соблюдения планы проектов, графики, бюджеты, и Стандарты качества

Он проверяет, соответствует ли проект поставленным целям, обеспечивает ли он намеченные результаты и эффективно ли использует ресурсы.

№2 – Оценка результатов

Оценка результатов оценивает более широкое воздействие и результаты проекта. Она выходит за рамки непосредственных результатов и изучает долгосрочные результаты и выгоды, полученные в результате проекта. 

Этот тип оценки рассматривает, достиг ли проект своей цели. желаемые цели, создали позитивные изменения, и способствовал предполагаемые воздействия.

№3 – Оценка процесса

Оценка процесса исследует результативность и эффективность процесса реализации проекта. Он оценивает управление проектом стратегий, методологии и подходы используется для выполнения проекта. 

Этот тип оценки фокусируется на выявлении областей, требующих улучшения в планировании, выполнении, координации и коммуникации проекта.

№4 – Оценка воздействия

Оценка воздействия идет даже дальше, чем оценка результатов, и направлена ​​на определение эффективности проекта. причинно-следственная связь с наблюдаемыми изменениями или воздействиями. 

Он стремится понять, в какой степени проект можно отнести к достигнутым результатам и воздействиям, принимая во внимание внешние факторы и возможные альтернативные объяснения.

*Заметка: Эти типы оценки можно комбинировать или адаптировать в соответствии с конкретными потребностями и контекстом проекта. 

Примеры оценки проектов

Ниже приведены различные примеры оценки проектов:

№ 1 – Оценка производительности 

Строительный проект направлен на завершение строительства здания в определенные сроки и бюджет. Оценка эффективности позволит оценить ход реализации проекта, соблюдение графика строительства, качество выполнения работ и использование ресурсов. 

КомпонентИзмерение/ИндикаторзапланированноФактическаядисперсия
График строительстваДостигнутые вехи[Планируемые этапы][Фактические вехи][Отклонение в днях]
Качество изготовленияИнспекции на объекте[Плановые проверки][Фактические проверки][Отклонение в счете]
Утилизация ресурсовИспользование бюджета[Планируемый бюджет][Фактические расходы][Отклонение в сумме]

№2 – Оценка результатов

Некоммерческая организация реализует проект развития сообщества по повышению уровня грамотности в неблагополучных районах. Оценка результатов будет включать оценку уровня грамотности, посещаемости школы и участия сообщества. 

КомпонентИзмерение/Индикатордо вмешательствапосле вмешательстваИзменение/воздействие
Уровни грамотностиОценки чтения[Предварительные оценки][Постоценочные баллы][Изменение баллов]
Посещаемость школыЗаписи посещаемости[Посещаемость до вмешательства][Посещаемость после вмешательства][Изменение посещаемости]
Взаимодействие с общественностьюОпросы или отзывы[Отзывы до вмешательства][Отзывы после вмешательства][Изменение помолвки]

№3 – Оценка процесса – Примеры оценки проекта

ИТ-проект предполагает внедрение новой системы программного обеспечения во всех подразделениях компании. Оценка процесса позволит изучить процессы и мероприятия по реализации проекта.

КомпонентИзмерение/ИндикаторзапланированноФактическаядисперсия
Планирование проектаСоблюдение плана[Планируемое соблюдение][Фактическое соблюдение][Отклонение в процентах]
КоммуникацияОтзывы членов команды[Запланированная обратная связь][Фактический отзыв][Отклонение в счете]
ОбучениеОценки тренировок[Планируемые оценки][Фактические оценки][Разница в рейтинге]
Управление изменениямиИзменить скорость принятия[Планируемое принятие][Фактическое усыновление][Отклонение в процентах]

№4 – Оценка воздействия

Инициатива общественного здравоохранения направлена ​​на снижение распространенности конкретного заболевания среди целевой группы населения. Оценка воздействия позволит оценить вклад проекта в снижение уровня заболеваемости и улучшение показателей здоровья населения.

КомпонентИзмерение/Индикатордо вмешательствапосле вмешательстваВлияние
Распространенность заболеванийМедицинские записи[Распространенность до вмешательства][Распространенность после вмешательства][Изменение распространенности]
Результаты общественного здравоохраненияОпросы или оценки[Результаты до вмешательства][Результаты после вмешательства][Изменение результатов]
Изображение: Freepik

Пошаговое руководство по созданию оценки проекта

Вот пошаговое руководство, которое поможет вам создать оценку проекта:

1/ Определить цель и задачи

2/ Определить критерии и индикаторы оценки

3/ Планирование методов сбора данных

4/ Сбор данных

5/ Анализ данных

После того, как данные собраны, проанализируйте их, чтобы получить содержательную информацию. Вы можете использовать инструменты и методы для интерпретации данных и выявления закономерностей, тенденций и ключевых выводов. Убедитесь, что анализ соответствует критериям и целям оценки.

6/ Сделать выводы и дать рекомендации.

7/ Общайтесь и делитесь результатами 

Пост-оценка (отчет) 

Если вы завершили оценку проекта, пришло время для последующего отчета, в котором будет представлен всесторонний обзор процесса оценки, его результатов и последствий для проектов. 

Примеры оценки проектов
Примеры оценки проектов

Вот моменты, которые необходимо учитывать при составлении отчета после оценки:

Шаблоны оценки проекта

Вот общий шаблон оценки проекта. Вы можете настроить его в соответствии с вашими конкретными потребностями в проекте и оценке:

Введение:
- Обзор проекта: [...]
- Цель оценки:[...]

Критерии оценки:
- Четкие цели:
- Ключевые показатели эффективности (КПЭ):[...]
- Вопросы оценки:[...]

Сбор и анализ данных:
- Источники данных:[...]
- Методы сбора данных:[...]
- Методы анализа данных: [...]

Компоненты оценки:
а. Оценка эффективности:
- Оценивать ход проекта, соблюдение графика, качество работы и использование ресурсов.
- Сравнивайте фактические достижения с запланированными этапами, проводите проверки на местах и ​​просматривайте финансовые отчеты.

б. Оценка результатов:
- Оценить влияние проекта на желаемые результаты и выгоды.
- Измеряйте изменения соответствующих показателей, проводите исследования или оценки и анализируйте данные для оценки эффективности проекта.

в. Оценка процесса:
- Изучить процессы и мероприятия по реализации проекта.
- Оценить планирование проекта, коммуникацию, обучение и стратегии управления изменениями.

д. Взаимодействие с заинтересованными сторонами:
- Привлекать заинтересованные стороны на протяжении всего процесса оценки.
- Собирайте отзывы, привлекайте заинтересованные стороны к опросам или интервью и учитывайте их точки зрения и ожидания.

е. Оценка воздействия:
- Определить вклад проекта в более широкие изменения или воздействия.
- Собирать данные по индикаторам до и после вмешательства, анализировать записи и измерять воздействие проекта.

Отчетность и рекомендации:
- Результаты оценки:[...]
- Рекомендации:[...]
- Уроки выучены:[...]

Вывод:
- Подведите итоги основных выводов и выводов оценки.
- Подчеркните важность использования результатов оценки для будущего принятия решений и улучшений.

Основные выводы 

Оценка проекта — это критический процесс, который помогает оценить производительность, результаты и эффективность проекта. Он предоставляет ценную информацию о том, что сработало хорошо, области для улучшения и извлеченные уроки. 

FAQ

Каковы 4 типа оценки проекта?

Оценка производительности, оценка результатов, оценка процесса и оценка воздействия.

Каковы этапы оценки проекта?

Вот шаги, которые помогут вам создать оценку проекта:
Определите цель и задачи
Определите критерии оценки и индикаторы
Методы сбора плановых данных
Сбор данных и анализ данных
Делайте выводы и давайте рекомендации
Общайтесь и делитесь результатами

Каковы 5 элементов оценки в управлении проектами?

Четкие цели и критерии
Сбор и анализ данных
Измерение производительности
Взаимодействие с заинтересованными сторонами
Отчетность и коммуникация

Ref: Руководитель Проекта | Оценочное сообщество | AHRQ