Väčšina procesov zavádzania elektronických zdravotných záznamov (EHR) je postavená na tomto systéme: tu je prihlasovacia obrazovka, tu je menu, tu je šablóna pre každý typ poznámky. Nový začínajúci pracovník odchádza s certifikátom. Problémy s dokumentáciou začínajú na oddelení nasledujúci týždeň.
Táto príručka je určená pre riaditeľov oddelení vzdelávania a rozvoja (L&D) v nemocniciach a vedúcich pracovníkov oddelenia informatiky alebo dodržiavania predpisov, ktorí chcú iný východiskový bod: pracovný postup, ktorý musí daná osoba splniť, a prekážky, s ktorými sa pri jeho plnení stretne. Ukazuje, ako diagnostikovať, či je problémom medzera v školení alebo systémová chyba, ako navrhnúť prípravu a nácvik okolo skutočnej úlohy a ako posúdiť, či ju nováčik dokáže splniť, s kompletnou a v súlade s predpismi dokumentáciou.
Situácia, pre ktorú sa oplatí navrhnúť
Nižšie uvedený scenár je ilustratívny, nie je zdokumentovaným prípadom.
V pondelok nastupuje nový úradník oddelenia. Do štvrtka je požiadaný o vykonanie bežnej aktualizácie záznamov o pacientovi po prijatí. Úloha je na papieri jednoduchá: potvrdiť demografické údaje, zaznamenať zdroj odporúčania, priložiť formulár súhlasu a dokončiť záznam. V praxi sa stretávajú so štyrmi prekážkami. Formulár súhlasu je priložený na inej obrazovke ako na tej, ktorá bola zobrazená na hodine. Dve polia vyzerajú rovnako, ale slúžia na vytvorenie rôznych prehľadov. Povinné pole odmietne platný záznam so zobrazením neužitočnej správy. A lokálny postup pre chýbajúci zdroj odporúčania je napísaný v dokumente, o ktorom sa nikto nezmienil.
Úradník vyplní záznam, ale jedno pole nechá prázdne a pre iné použije riešenie s voľným textom. Záznam je neúplný a ďalšia osoba, ktorá sa naň bude spoliehať, zdedí medzeru.
Je to problém s tréningom? Čiastočne. Len problém s tréningom? Takmer určite nie. Tento rozdiel je jadrom dizajnérskej práce.
Začnite s úlohou, nie so systémom
Pred otvorením akéhokoľvek školiacej zložky si v jednej vete napíšte, čo musí byť daná pozícia schopná robiť. Napríklad: dokončiť pracovný postup spracovania záznamov o pacientovi od začiatku do konca a identifikovať oblasti, kde proces dokumentácie vytvára prekážky. Dôležité sú tu dve slovesá a tie sú odlišné.
Dokončenie pracovného postupu je platiť úloha. Študent použije známy postup v situácii, ktorú si slovo od slova nenacvičil. Identifikácia trenia je analyzovať or posúdiť úloha: študent si musí všimnúť, že niečo nie je v poriadku, posúdiť, či je to jeho chyba alebo chyba systému, a rozhodnúť sa, čo s tým robiť. Tieto kognitívne požiadavky vychádzajú z Bloomovej revidovanej taxonómie a opisujú, čo úloha od osoby vyžaduje, nie ako ju musíte splniť.
Toto je dôležité kvôli zosúladeniu. Eberlyho centrum Carnegieho Mellona to jasne uvádza: ak je cieľom aplikovať zručnosti, ale hodnotenie meria iba zapamätanie si, študenti precvičujú jednu vec a sú posudzovaní na základe inej, čo podkopáva motiváciu aj učenie (Eberlyho centrum, zosúladenie cieľov, hodnotení a inštruktážnych stratégií). Test s výberom odpovede na názvy jedálnych lístkov vám len málo povie o tom, či niekto dokáže dokončiť vyššie uvedenú aktualizáciu prijatia.
Pred predpísaním lieku si urobte diagnózu
Predtým, ako čokoľvek vytvoríte, porovnajte úlohu tak, ako sa skutočne vykonáva, s tým, čo učí a testuje súčasný nástupný proces. Štyri kontroly zvyčajne oddeľujú medzery v školení od iných príčin:
- Pozorujte úlohu. Sledujte niekoľko začiatočníkov alebo skúsených zamestnancov, ako dokončujú pracovný postup, a zaznamenávajte chyby, riešenia a váhania.
- Porovnajte s tréningom. Používa súčasný program presne túto postupnosť alebo systém vo všeobecnosti? Vyžaduje si nejaké hodnotenie, aby ho študent absolvoval?
- Skontrolujte prostredie. Sú nástroje, prístupové oprávnenia, počet zamestnancov a miestne postupy také, aké sa predpokladali v školení? Nováčik bez správnej úrovne prístupu nemôže úlohu precvičiť bez ohľadu na to, aká bola učebňa.
- Hľadajte systémové chyby. Ak majú problémy aj skúsení zamestnanci alebo používajú rovnaké riešenie, príčinou je pravdepodobne dizajn obrazovky, poľa alebo pravidla. Ďalšie školenie to nevyrieši. Predložte to informatikom ako žiadosť o zmenu.
Toto je úskalie, ktoré treba otvorene hovoriť so zainteresovanými stranami: chyby použiteľnosti môžu vyžadovať zmeny systému, nie ďalšie školenie. Ak sa školenie použije na zakrytie chyby, náklady sa vrátia v každej kohorte. Svoju súčasnú metódu a strop vášho súčasného hodnotenia berte ako hypotézy na overenie, nie ako fakty.
Príprava dizajnu a precvičovanie pracovného postupu
Keď zistíte, ktoré medzery dokáže tréning vyplniť, priraďte každú fázu programu k danej úlohe.
Príprava. Pred nástupom do praxe si overte predpoklady pomocou krátkej diagnostiky. Uistite sa, že daná osoba pozná potrebné pojmy, ako napríklad rozdiel medzi registračným poľom a klinickým odborom, a regulačné pravidlá, ktoré úlohu obmedzujú, napríklad čo sa musí zaznamenať a kto to môže zaznamenať. Do tejto fázy je vhodné štúdium vlastným tempom. Kontrola opakovania v tomto prípade potvrdzuje iba predpoklady. Nie je to dôkaz, že daná osoba dokáže danú prácu vykonať.
Mapovanie pracovného postupu. Zmapujte skutočný pracovný postup obrazovku po obrazovke vrátane krokov, ktoré ľudia preskakujú, a bodov, kde sa systém a lokálny postup nezhodujú. Použite mapu na vytvorenie praktického prípadu a kľúča s odpoveďami a odovzdajte ho svojmu vedúcemu oddelenia informatiky alebo dodržiavania predpisov na overenie. Tá istá mapa sa stáva auditom trenia: každý bod, kde pozorovatelia videli chyby alebo riešenia, je kandidátom na opravu systému, jasnejšiu pracovnú pomôcku alebo praktický prípad.
Praxou. Zadajte študentom celú úlohu s realistickým prípadom a požiadajte ich, aby vysvetlili svoje rozhodnutia a tiež ich vykonali. Spätná väzba by mala odkazovať na rozhodnutie, napríklad: „Pripojili ste formulár súhlasu k nesprávnemu typu záznamu. Tu sú dôkazy, ktoré ste si mohli overiť, a tu je postup, keď je typ formulára nejasný.“ Spätná väzba o rýchlosti a úplnosti funguje najlepšie, keď je špecifická pre daný krok.
Živé alebo asynchrónne? Živý vstup inštruktora má najväčšiu hodnotu, keď je voľba nejednoznačná: keď existujú dve obhájiteľné akcie alebo keď sa postup a systém nezhodujú. Diskusia vedená niekým, kto pozná miestnu prax, vyrieši to, čo písomný kľúč s odpoveďami nedokáže. Asynchrónne preskúmanie stačí na potvrdenie pravidiel, kontrolu zapamätania si a poskytnutie spätnej väzby k jasnému prípadu.
Praktický príklad: aktualizácia prijímacích konaní
Ilustrácia. Pred použitím by mal odborník overiť prípad a kritériá odpovede.
Púzdro. Študent dostane simulovaný záznam o fiktívnom pacientovi. Je požiadaný o vyplnenie aktualizácie prijatia. Prípad obsahuje naskenovaný formulár súhlasu, odporúčací list s chýbajúcim referenčným číslom a pole, ktoré odmieta formát vstupu uvedený v školiacej príručke.
Voľby študenta. V prípade chýbajúceho referenčného čísla môže študent (a) nechať pole prázdne a dokončiť, (b) zadať zástupný symbol alebo (c) zaznamenať medzeru pomocou schváleného postupu a požiadať o chýbajúce informácie. V prípade zamietnutého poľa môže (a) skúsiť to znova s iným formátom, kým pole nebude akceptované, (b) zadať hodnotu do poznámky s voľným textom alebo (c) zaznamenať problém ako podozrenie na systémovú chybu a pokračovať so schváleným medzikrokom.
Spätná väzba. Pre každú možnosť spätná väzba vysvetľuje, prečo je obhájiteľná alebo neúplná vzhľadom na dohodnuté kritériá. Prázdne pole je neúplné, pretože následní používatelia nemôžu určiť, či údaje chýbajú alebo neboli nikdy potrebné. Zástupný symbol nie je obhájiteľný, pretože zaznamenáva nepravdivé informácie. Zaznamenanie medzery podľa schváleného postupu je kompletné. Pri druhom rozhodnutí môže skúšanie formátov, kým nie je jeden prijatý, viesť k platnému záznamu, ale skryje chybu, ktorú musí informatický tím vidieť. Zaznamenanie chyby je reakciou, ktorá chráni záznam aj ďalšiu kohortu.
Opakovaný pokus. Študent sa pokúša o druhý prípad s inou medzerou, napríklad s priloženým, ale nepodpísaným formulárom súhlasu, a aplikuje naň rovnaké uvažovanie.
V rámci kohorty sa správy o trení študentov stávajú aj štruktúrovaným zoznamom podozrivých chýb pre informatický tím.
Posúdenie spôsobilosti a plánovanie presunu
Vyberte si opatrenia, ktoré odrážajú úlohu. Dva praktické sú čas úlohy a úplnosť dokumentáciePred začatím si definujte oboje: čo sa považuje za kompletné, kto to posudzuje, ktoré záznamy sú v menovateli a kedy meriate.
Jednoduchá rubrika zabezpečuje konzistentnosť úsudku. Nižšie uvedená je návrh na úpravu s vaším klinickým alebo špecialistom na dodržiavanie predpisov. Nejde o validovaný štandard pripravenosti.
| kritérium | Čo pozorovateľ hľadá | Skóre |
|---|---|---|
| Vykonanie úlohy | Dokončuje pracovný postup a identifikuje nedostatky v dokumentácii, zaznamenáva akciu a dôkazy, ktoré ju viedli. | 0 na 2 |
| uvažovanie | Vysvetľuje relevantné obmedzenia, alternatívy a neistoty; kontroluje čas úlohy a úplnosť dokumentácie | 0 na 2 |
| Hranice | Používa schválené postupy a žiada o pomoc, keď chýbajú informácie alebo oprávnenia | 0 na 2 |
Kotvy: 0 znamená chýbajúce alebo nepodložené; 1 znamená čiastočné s relevantnými opomenutiami; 2 znamená úplné a odôvodnené podľa dohodnutých kritérií. Kritické chyby definujte samostatne, napríklad zaznamenanie nepravdivých informácií alebo obídenie požadovanej kontroly súhlasu. Celkové skóre nesmie nikdy zakrývať kritické zlyhanie.
Pri prenose zhodnoťte nový, neznámy prípad, a nie ten, ktorý sa používa v praxi, a po dostatočnom skúseností so skutočnou prácou pokračujte na pracovisku. Centrá pre kontrolu a prevenciu chorôb (CDC) odporúčajú, aby sa podľa možnosti hodnotilo učenie aj prenos vedomostí, pretože osoba, ktorá absolvuje školenie, môže mať stále problém s ich aplikáciou v práci (CDC, Hodnotenie školení: meranie efektívnosti). Ako následná kontrola môže slúžiť kontrolovaná pracovná úloha alebo kontrola vzorky skutočných záznamov študenta mentorom.
Ak váš nástup zahŕňa medziprofesionálne odovzdávanie, napríklad odovzdávanie záznamov klinickému personálu registračným tímom, Agentúra pre výskum a kvalitu zdravotnej starostlivosti Program TeamSTEPPS je východiskovým bodom pre tímovú prácu v zdravotníctve a komunikačné zdroje. Nechajte klinického pedagóga vybrať a prispôsobiť relevantné nástroje.
Čo dôkazy môžu a nemôžu preukázať
Jasne si uveďte, čo si môžete nárokovať. Toto sú otázky, na ktoré by mal váš audit odpovedať.
Čo by ukázalo, že študenti dokážu dokončiť pracovný postup a identifikovať prekážky? Skóre rubriky na základe nevideného prípadu, času úlohy a úplnosti dokumentácie v porovnaní s východiskovým stavom a kvality správ o trení, ktoré predkladajú. Porovnajte podobné s podobnými: rovnaká populácia, rovnaký menovateľ a rovnaké načasovanie.
Ktoré obmedzenia by mohli pretrvávať aj po zlepšení výkonu? Niekoľko. Chybné obrazovky a pravidlá pretrvávajú, kým niekto nezmení systém. Personálne obsadenie, pracovná záťaž a prístupové oprávnenia ovplyvňujú, koľko času má človek na správne dokumentovanie. Lokálne postupy, ktoré sú v konflikte so systémom, zostávajú v konflikte. A súbežné prevádzkové zmeny, ako napríklad nová šablóna alebo aktualizácia softvéru, môžu ovplyvniť vaše opatrenia nezávisle od školenia. Predtým, ako akúkoľvek zmenu pripíšete programu, ich preskúmajte.
Vyššie uvedené zdroje podporujú princípy návrhu založené na zosúladení cieľov, praxe a hodnotenia a na meraní učenia a prenosu. Nepredstavujú dôkaz o tom, že by ktorýkoľvek konkrétny program alebo akákoľvek platforma znižovala zaťaženie dokumentáciou. Tento článok neposkytuje žiadne sľuby o výsledkoch a ani vaše vlastné hodnotenie by ich nemalo sľubovať.
Kam sa AhaSlides zmestí
AhaSlides podporuje adaptívne a interaktívne učenie a umožňuje vám prepínať medzi živým a vlastným tempom výučby. V úvodnom programe, ako je ten vyššie, by to mohlo znamenať kontrolu predpokladov vlastným tempom pred cvičením, interaktívne facilitované stretnutie pre nejednoznačné rozhodnutie a následné preskúmanie nového prípadu vlastným tempom. Konkrétne funkcie tvorby, spätnej väzby a reportovania by sa mali pred plánovaním overiť v porovnaní s vaším vlastným pracovným postupom v ukážke. Akákoľvek integrácia umelej inteligencie, simulácie alebo elektronického zdravotného záznamu by sa mala považovať za externú alebo nepotvrdenú, kým sa nepredvedie.
Váš ďalší krok
Začnite s rubrikou úloh: vezmite si jeden veľkoobjemový pracovný postup vo vašej nemocnici, spracujte tri vyššie uvedené kritériá spolu s vedúcim oddelenia informatiky alebo dodržiavania predpisov a pozorujte dva alebo tri skutočné pokusy. Trenie, ktoré zaznamenáte, je váš zoznam medzier v školeniach a systémových chýb v tomto poradí.
Keď bude váš návrh hotový, môžeme vám ukázať, ako by fungovala živá a vlastná verzia fáz precvičovania a kontroly. Vyžiadajte si ukážku AhaSlides a prineste si svoj pracovný postup.
