Oddelenie sa bráni zmene elektronického zdravotného záznamu (EHR). Nikto ho neodmieta používať. Problém je v tom, že bežná práca sa spomalila. Úloha, ktorá na starej obrazovke trvala minútu, teraz vyžaduje štyri kliknutia a vyhľadávanie a oddelenie už má málo času. Zamestnanci absolvovali školenie a pamätajú si, že im boli ukázané nové obrazovky. Nepožiadali ich však, aby v novom systéme vykonávali úlohy svojej vlastnej zmeny a povedali, čo im prekáža.
Toto je ilustračná situácia, nie zdokumentovaný prípad zákazníka. Opisuje priepasť, ktorú má školenie v oblasti riadenia zmien v elektronických zdravotných záznamoch (EHR) preklenúť: vzdialenosť medzi tým, že sa stretnete s novým pracovným postupom, a tým, že si ho budete môcť precvičiť so spätnou väzbou spôsobom, ktorý zároveň odhaľuje bariéry, ktoré bránia ľuďom v jeho prijatí.
Táto príručka je určená pre riaditeľov oddelení vzdelávania a rozvoja v nemocniciach a vedúcich pracovníkov informatiky alebo dodržiavania predpisov, ktorí s nimi pracujú. Zaoberá sa tým, ako opísať problém s výkonom, diagnostikovať medzery vo vzdelávaní a kontexte, ako navrhnúť prípravu a prax, ako pracovať na prípade a ako posúdiť transfer. Je o návrhu školení. Nenahrádza testovanie použiteľnosti, redizajn pracovného postupu ani vlastný program zmien vašej organizácie a neposkytuje žiadne sľuby ohľadom výsledkov.
Čo je školenie v oblasti riadenia zmien v elektronických zdravotných záznamoch (EHR)?
Školenie v oblasti riadenia zmien v elektronických zdravotných záznamoch (EHR) pripravuje ľudí, ktorí používajú záznamy, na prácu v zmenenom systéme alebo pracovnom postupe. Jeho úlohou je precvičiť si nové pracovné postupy a poukázať na prekážky pri ich zavádzaní. Študent vykoná realistickú úlohu pre svoju vlastnú rolu, dostane k nej spätnú väzbu a nahlási, kde pracovný postup, nástroje alebo politika úlohu sťažili. Druhá polovica je rovnako dôležitá ako prvá. Prax, ktorá kontroluje iba to, či ľudia dokážu kroky dodržiavať, prehliada prekážky, ktoré rozhodujú o tom, či ich budú dodržiavať.
Rýchle fakty
| Otázka | Stručná odpoveď |
|---|---|
| Aká je úloha? | Precvičte si nové pracovné postupy a prekonajte bariéry pri ich osvojení. |
| Aké skóre dosiahnete? | Zručnosť v úlohách a zoznam nevyriešených prekážok v pracovnom postupe. |
| Stačí ukážka a kvíz? | Môže preukázať predpoklady. Nepreukazuje, že niekto dokáže rýchlo vykonávať úlohy svojej role. |
| Kto overuje obsah? | Vedúci pracovník v oblasti informatiky alebo dodržiavania predpisov s využitím vymyslených alebo anonymizovaných prípadov. |
| Čo tréning nedokáže vyriešiť? | Pomalá obrazovka, chýbajúca objednávka, nejasné pravidlá alebo príliš málo času personálu. |
| Ako vieš, že to fungovalo? | Nový, doposiaľ nevidený prípad splnil dohodnuté kritériá a navyše prekážky, ktoré zostali otvorené aj po precvičovaní. |
1. Popíšte problém s výkonom
Začnite s úlohou: precvičte si nové pracovné postupy a odhaľte bariéry brániace ich prijatiu. Dve časti nesú váhu. Precvičovanie znamená vykonávanie práce danej role, nie jej sledovanie. Odhaľovanie bariér znamená, že školenie poskytuje informácie o tom, čo ľudí brzdí, aby niekto s autoritou mohol konať.
Napíšte to ako jednu vetu pre každú rolu a nechajte si to skontrolovať vedúcim informatiky: „Keď dostane typickú úlohu pre túto rolu, ako je prijatie pacienta, zdokumentovanie odovzdania alebo zadanie štandardnej objednávky, študent ju vykoná v novom pracovnom postupe, zaznamená si body trenia a povie, aká podpora by mu pomohla.“
Úlohy sa líšia. Zdravotná sestra, úradník oddelenia a lekár používajú rôzne časti záznamu, takže jedno všeobecné sedenie nevykonáva žiadnu z ich skutočných úloh. V prehľade rozsahu školiacich programov EHR pre sestry na lôžkových pacientoch (30 štúdií) sa uvádza „nerozdelenie školiacich sedení podľa typu úlohy“ (Nguyen a kolegovia, JAMIA, 2024). Prehľad sa týka sestier v ústavnej starostlivosti, preto si ho prečítajte ako návod na dizajn a porovnajte ho s vašou vlastnou populáciou.
2. Diagnostikovať medzery vo vzdelávaní a kontexte
Predtým, ako niečo vytvoríte, porovnajte úlohu s tým, čo váš súčasný program precvičuje a hodnotí. Tri otázky zvyčajne oddeľujú medzeru v tréningu od niečoho iného:
- Využíva súčasná prax skutočnú úlohu? Ak program predvedie obrazovky a končí testom na zapamätanie si vedomostí, študenti si precvičili rozpoznávanie rozhrania, nie dokončenie vlastnej práce za smenu.
- Aký je kognitívny dopyt? V Bloomovej revidovanej taxonómii sa vykonávanie postupu v novej situácii a analýza dôvodov, prečo sa postup pokazil, nachádzajú nad úrovňou spätného hlásenia. Priraďovanie aktivít k týmto úrovniam je popísané v našom sprievodcovi priraďovanie vzdelávacích aktivít k Bloomovej taxonómii.
- Stojí v ceste niečo iné ako zručnosť? Pred predpísaním školenia skontrolujte personálne obsadenie, nástroje a postupy. Ak je obrazovka pomalá, chýba potrebná sada príkazov alebo pravidlá vynucujú duplicitný záznam, lepšie sedenie nezmení dianie na oddelení. Nahláste tieto príčiny ľuďom, ktorí ich môžu opraviť.
V tej istej analýze rozsahu sa medzi identifikovanými faktormi uvádza aj prístup k praxi: „nemožnosť precvičovať si prax v prostredí sandboxu“ sa javí ako prekážka a „umožnenie sestrám precvičovať si EHR po zaškolení“ ako facilitátor. Ak vaši študenti nemajú bezpečné prostredie na precvičovanie, ide o kontextovú medzeru, nie o problém s motiváciou.
3. Príprava a prax návrhu
Keď zistíte, ktoré medzery dokáže tréning vyplniť, dajte každej fáze špecifickú úlohu. Náš sprievodca budovanie onboardingu EHR, ktorý znižuje zaťaženie dokumentáciou Zahŕňa dizajn v prvých týždňoch. Táto časť sa venuje samotnej zmene.
Príprava. Skontrolujte predpoklady pomocou krátkej diagnostiky: rozdiely medzi starými a novými pozíciami, ktoré ovplyvňujú každú pozíciu, termíny, ktoré vaša organizácia používa, a kde získať pomoc v daný deň. Do tejto fázy je vhodné cielené štúdium vlastným tempom. Kontrola opakovaných skúšok potvrdzuje iba predpoklady.
Praxou. Využívajte interdisciplinárne záverečné body zlepšovania kvality a prax založenú na rolách. Študujúci z rôznych rolí spoločne pracujú na jednej ceste pacienta, napríklad na prijatí, predpísaní liekov, odovzdaní a prepustení, pričom každý z nich vykonáva svoju časť v prostredí praxe. Sledovanie, kde sa odovzdávanie medzi rolami zastavuje, často odhalí problém v pracovnom postupe, ktorý by žiadna jednotlivá rola nenahlásila samostatne. Pozorujte reprezentatívne úlohy a zaznamenávajte chyby a trenia počas ich vykonávania.
Spätná väzba. Spojte to s rozhodnutiami, a nie s celkovým skóre. „Našli ste správne poradie, ale zvolili ste si dlhšiu cestu a rozhodli ste sa obísť upozornenie, namiesto toho, aby ste sa opýtali“ učí viac ako „3 z 5“. Uveďte pravdepodobné nesprávne cesty, ktoré vysvetľujú, prečo ľudí lákajú. Náš sprievodca navrhovanie interaktívnych cvičení s užitočnou spätnou väzbou ukazuje, ako napísať spätnú väzbu, ktorá odkazuje na rozhodnutia.
Živý vstup alebo asynchrónna kontrola? Živý koučing prináša najväčšiu hodnotu tam, kde je úloha nejednoznačná, kde sa musia role koordinovať a kde ľudia musia povedať, čo nefunguje. Asynchrónna kontrola je postačujúca na porovnanie zaznamenaných krokov študenta s anotovanou modelovou cestou. Mnohé tímy používajú oboje: najprv prípravu vlastným tempom a potom facilitované stretnutia o najťažších pracovných postupoch.
Načasovanie. V preskúmaní rozsahu sa uvádzajú prekážky, ako je príliš veľa obsahu v krátkom období a dlhý interval medzi školením a spustením. Naplánujte si nácvik blízko k dátumu, kedy budú ľudia používať pracovný postup, a rozdeľte ho na dostatočne krátke stretnutia na to, aby si ho ľudia mohli uvedomiť.
4. Vypracujte realistický príklad
Ilustrácia. Vedúci informatiky alebo oddelenia dodržiavania predpisov by mal pred použitím overiť prípad a kritériá odpovede.
Púzdro. Chirurgické oddelenie prešlo na nový pracovný postup dokumentácie pre odovzdávanie zmeny. Zamestnanci tvrdia, že to trvá dlhšie ako predtým. Predpisy vyžadujú, aby bol odovzdávací záznam vyplnený pred odchodom odchádzajúcej sestry.
Úloha. Študent vykoná odovzdávanie informácií pre pacienta v praxi v novom pracovnom postupe, zaznamená každý bod trenia, povie, čo by s tým urobil, a uvedie, aké ďalšie informácie alebo podporu potrebuje.
Prvý pokus. Študent vyplní poznámku, ale preskočí dve polia, ktoré „nikto nečíta“ a nezaznamená žiadne trenie. Tvrdí, že nový spôsob je „len pomalší“. Poznámka je neúplná v rozpore s pravidlami a prekážka je opísaná ako názor bez detailov.
Spätná väzba a pokus znova. Kouč poukáže na to, že tieto dve polia sú súčasťou pravidiel a požiada študenta, aby zistil, kde na obrazovke sa každé z nich nachádza a ako dlho daný krok trvá. Opakovaný pokus požiada študenta, aby znova vyplnil poznámku a pre každý bod trenia zaznamenal, čo urobil, ako dlho to trvalo a čo by to urýchlilo.
Silnejší pokus. „Vyplnil som všetky polia. Súhrn liekov si vyžaduje zakaždým samostatné vyhľadávanie, čo pridalo asi dve minúty. Nevynechal som to, pretože to vyžadujú pravidlá. Mohol by byť súhrn vopred vyplnený alebo existuje schválená skratka? Neviem, či to už bolo nahlásené, preto by som to nastolil superpoužívateľovi jednotky a tímu pre informatiku.“ Táto odpoveď je v súlade s pravidlami, zaznamenáva konkrétne dôkazy a používa schválenú trasu.
Prečo je každá odpoveď obhájiteľná alebo neúplná. Každý pokus posúďte podľa schválených kritérií, nie podľa preferencií kouča. Prvý pokus je bežnou reakciou na pomalšiu úlohu, ale obmedzuje oblasti politík a projektu nedáva čo opravovať. Silnejší pokus sa drží politiky, zostáva v rámci úlohy študenta a premieňa sťažnosť na dôkaz. Dve minúty v príklade sú vymyslený údaj, ktorý ukazuje typ detailov, ktoré treba zaznamenať, nie referenčný bod.
5. Posúdenie spôsobilosti a plánovanie prenosu
Dôkazom schopnosti je výkon na prípadovej štúdii, ktorú študent nevidel. Ohodnoťte zručnosť v úlohe a vezmite si samostatný záznam o nevyriešených prekážkach v pracovnom postupe. Jednoduchá rubrika používa stupnicu od 0 do 2 pre každé kritérium:
| kritérium | Pozorovateľné dôkazy |
|---|---|
| Vykonanie úlohy | Dokončí nový pracovný postup a zaznamená akciu a dôkazy, ktoré ju podporujú. |
| uvažovanie | Vysvetľuje relevantné obmedzenia, alternatívy a to, čo zostáva neisté. |
| Hranice | Používa schválené postupy a vyhľadáva pomoc, keď informácie alebo autorita nie sú dostatočné. |
Kotvy: 0 chýba alebo nie je podložené, 1 je čiastočné s relevantnými opomenutiami a 2 je úplné a zdôvodnené podľa dohodnutých kritérií. Kritické chyby definujte samostatne, napríklad vynechanie poľa povinného v rámci politiky, aby celkové skóre nemohlo skryť jednu z nich. Táto rubrika je návrh, nie overený štandard pripravenosti. Upravte ju s vedúcim informatiky alebo compliance a pilotne ju otestujte.
Prenos si naplánujte zámerne. Po tom, čo sa študenti nejaký čas vrátia do práce, pridajte krátke následné stretnutie, napríklad stretnutie na úrovni jednotky, kde si ľudia prinesú jednu skutočnú úlohu, po ktorej sú odstránené podrobnosti, a prejdú si, ako ju teraz vykonávajú. Ak to pravidlá vašej organizácie dovoľujú, pozorujte ukážku skutočnej práce.
Kde pomáha interaktívne doručovanie
Interaktívne formáty pomáhajú tam, kde by sa mal každý zaviazať skôr, ako si vypočuje odpoveď. V živom stretnutí môže facilitátor ukázať krátky prípad, požiadať každú osobu, aby si vybrala ďalší krok a zadala očakávané trenie, a potom ukázať rozpätie pred diskusiou. Anonymné odpovede môžu uľahčiť priznanie, že pracovný postup nefunguje. Ten istý prípad môže prebiehať vlastným tempom na prípravu. AhaSlides podporuje interaktívne učenie a prechod medzi živým a vlastným tempom. Vyhnite sa skutočným incidentom a informáciám o pacientoch, skontrolujte akúkoľvek konkrétnu funkciu tvorby, spätnej väzby alebo reportovania, na ktorú sa plánujete spoľahnúť, oproti svojmu vlastnému pracovnému postupu a zaobchádzajte s AI, simulátormi a integráciami EHR ako s externými alebo nepotvrdenými, kým ich neuvidíte fungovať. Pokyny k výberu formátov nájdete v našom článku o kedy použiť adaptívne, interaktívne a živé učenie.
Zmerajte, čo sa zmenilo
Vopred sa rozhodnite, čo by preukázalo, že študenti dokážu úlohu zvládnuť. Porovnajte úroveň zvládnutia úlohy a záznam bariér na neviditeľnom prípade s východiskovým stavom a po školení si ponechajte záznam bariér otvorený ako samostatné meradlo. Definujte, kto je zahrnutý, menovateľa a načasovanie. Ak sa výsledky zlepšia, pred započítaním školenia skontrolujte, čo sa ešte zmenilo v rovnakom období, ako napríklad aktualizácia softvéru, zmena personálneho obsadenia alebo redizajn pracovného postupu.
Obmedzenia, ktoré môžu pretrvávať
- Použiteľnosť. Ak obrazovka vyžaduje príliš veľa krokov, tréning môže naučiť skratku, ale nemôže kroky odstrániť.
- Personálne obsadenie a čas. Cvičenie nepomôže, ak naň nie je vyhradený čas.
- Jasnosť politiky. Prípad nemôže vyriešiť politiku, ktorá duplicitne obsahuje položky alebo je nejednoznačná. Opravte túto politiku.
- Krytie prípadu. Jeden prípad ukazuje jeden pracovný postup. Skóre nepopisuje výkon osoby vo všeobecnosti.
- Transfer. Výkon na cvičnom prípade nie je rovnaký ako výkon s plným oddelením a zvoniacim telefónom.
Včas ich pomenujte sponzorom a naplánujte samostatné riešenia. Školenie zlepšuje to, čo študenti dokážu. Nemení podmienky okolo úlohy.
Často kladené otázky
Čo je školenie v oblasti riadenia zmien v elektronických zdravotných záznamoch (EHR)?
Pripravuje zamestnancov na prácu v zmenenom elektronickom zdravotnom zázname alebo pracovnom postupe prostredníctvom praxe a spätnej väzby založenej na rolách a zhromažďuje prekážky, ktoré prax odhalí, aby niekto mohol konať.
Znamená absolvovanie školenia, že zamestnanci zmenu prijali?
Nie. Skóre ukazuje, ako daná osoba zvládla jeden tréningový prípad. Osvojenie sa prejavuje v reálnej práci a závisí od použiteľnosti, personálneho obsadenia a politiky, ako aj od zručností.
Ako hodnotíte pripravenosť na nový pracovný postup?
Uveďte prípad, ktorý študent ešte nevidel, a ohodnoťte úroveň zvládnutia úlohy podľa dohodnutých kritérií a potom zaznamenajte zostávajúce prekážky. Kvíz na opakovanie potvrdzuje iba splnenie predpokladov.
Môžete použiť na precvičenie prípady skutočných pacientov?
Iba po odstránení podrobností a schválení vaším vedúcim oddelenia dodržiavania predpisov. Vymyslené prípady založené na bežných pracovných postupoch sú bezpečnejšie a informácie o pacientoch by sa nemali nachádzať v školiacim nástrojoch.
Kde začať
Vyberte si jeden pracovný postup, o ktorom ľudia hovoria, že sa spomalil. Napíšte vyhlásenie o výkonnosti pre každú rolu, nechajte vedúceho oddelenia informatiky alebo dodržiavania predpisov overiť vymyslený prípad a kritériá odpovede a vypracujte rubriku s tromi kritériami so stupnicou od 0 do 2, zoznam kritických chýb a záznam o prekážkach. Pred spustením to otestujte v malej skupine.
Ak chcete vidieť, ako by sa prípad mohol spustiť naživo s vaším vlastným tímom a následne ho znova použiť vlastným tempom, preskúmajte AhaSlides.
