Podujatie sa skončilo. Účastníci odišli. Teraz prichádza časť, ktorá oddeľuje organizátorov, ktorí sa zlepšujú, od tých, ktorí hádajú: zhromažďovanie spätnej väzby. Prieskumy po podujatí vám povedia, čo fungovalo, čo sa nepodarilo a čo zmeniť nabudúce, ale iba ak je samotný prieskum dobre navrhnutý. Nejasný prieskum produkuje vágne údaje.
Výskum spoločnosti SurveyMonkey o dĺžke prieskumov zistil, že miera dokončenia klesá na 5 – 20 % pri prieskumoch, ktorých vyplnenie trvá dlhšie ako 7 – 8 minút [1]. To znamená, že otázky, ktoré zahrniete, si musia svoje miesto zaslúžiť. Táto príručka obsahuje viac ako 30 otázok z prieskumu po podujatí, zoradených podľa toho, čo merajú, a tiež praktické rady týkajúce sa načasovania, formátu a chýb, ktoré znižujú mieru odpovedí.
Celková spokojnosť
Začnite všeobecne a potom prejdite na konkrétne otázky. Tieto otázky vám poskytnú celkový obraz o tom, ako udalosť dopadla, skôr ako sa ponoríte do detailov.
- Ako by ste zhodnotili svoj celkový dojem z podujatia? (1-5)
- Splnila akcia vaše očakávania? (Prekročené / Splnené / Nedosiahnuté)
- Aká je pravdepodobnosť, že sa zúčastníte budúcej akcie od tohto organizátora? (Veľmi nepravdepodobné až veľmi pravdepodobné)
- Aká je pravdepodobnosť, že by ste túto udalosť odporučili kolegovi? (NPS stupnica 0-10)
- Ktoré jedno slovo najlepšie vystihuje tvoju skúsenosť? (Otvorený alebo slovný oblak)
Obsah a relácie
Tieto otázky hodnotia, či program priniesol hodnotu a zodpovedal potrebám účastníkov.
- Nakoľko bol obsah relevantný pre vaše profesionálne potreby? (Vôbec nie až tak extrémne)
- Ktoré stretnutie ste považovali za najcennejšie? (Rozbaľovací alebo otvorený zoznam)
- Ktorú reláciu ste považovali za najmenej hodnotnú? (Rozbaľovací alebo otvorený zoznam)
- Bol obsah prezentovaný na správnej úrovni vzhľadom na vašu odbornosť? (Príliš základné / Tak akurát / Príliš pokročilé)
- Získal som praktické poznatky, ktoré môžem uplatniť vo svojej práci. (Rozhodne nesúhlasím až Rozhodne súhlasím)
Rečníci a prezentujúci
- Ako by ste celkovo ohodnotili kvalitu reproduktorov? (1-5)
- Ktorý rečník alebo prezentujúci najviac vynikol? (Otvorené)
- Bol dostatok príležitostí na otázky a odpovede s rečníkmi? (Áno / Nie / Do istej miery)
- Aké témy by ste chceli vidieť prerokované na budúcich podujatiach? (Otvorené)
Logistika a organizácia
- Ako by ste celkovo ohodnotili organizáciu podujatia? (1-5)
- Bolo miesto konania vhodné a pohodlné? (Áno / Nie / Čiastočne)
- Ako by ste ohodnotili proces registrácie a prihlásenia? (1-5)
- Bola komunikácia o podujatí (harmonogram, aktualizácie, pokyny) jasná a včasná? (Áno / Nie / Čiastočne)
- Ako by ste ohodnotili kvalitu jedla a nápojov? (1 – 5 alebo neuvedené)
Networking a angažovanosť
- Poskytlo podujatie dostatočné príležitosti na networking? (Áno / Nie / Do istej miery)
- Na tomto podujatí som nadviazal cenné profesionálne kontakty. (Rozhodne nesúhlasím až Rozhodne súhlasím)
- Aký formát networkingu preferujete? (Štruktúrované stretnutia / Otvorený networking / Obe)
Hodnota a budúci zámer
- Podujatie bolo dobrým využitím môjho času. (Rozhodne nesúhlasím až Rozhodne súhlasím)
- Podujatie stálo za vstupné. (Rozhodne nesúhlasím až Rozhodne súhlasím)
- Čo by ste na tejto udalosti zmenili? (Otvorené)
- Čo bolo najcennejšie na podujatí? (Otvorené)
- Máte nejaké ďalšie komentáre alebo návrhy? (Otvorené)
Virtuálne a hybridné podujatia: doplňujúce otázky
Ak mala vaša udalosť virtuálnu alebo hybridnú zložku, pridajte niekoľko otázok špecifických pre danú skúsenosť.
- Ako by ste ohodnotili kvalitu virtuálnej platformy? (1-5)
- Mali ste počas podujatia nejaké technické problémy? (Áno / Nie)
- Aký pútavý bol virtuálny zážitok v porovnaní s osobnou účasťou? (Oveľa menej / Menej / Približne rovnako / Viac)
Chyby, ktoré znižujú mieru odozvy
Kladieš priveľa otázok. Snažte sa mať 10 alebo menej otázok [3]. Každá ďalšia otázka znižuje mieru dokončenia. Vynechajte všetko, čo je dobré vedieť, namiesto toho, čo je potrebné vedieť.
Posielanie príliš neskoro. Pamäť rýchlo bledne. Pošlite svoj prieskum do 24 hodín od podujatia, ideálne s výzvou priamo v miestnosti na záverečnom stretnutí. SMS prieskumy odoslané do dvoch hodín od skončenia podujatia majú o 32 % viac odpovedí ako tie, ktoré boli odoslané neskôr [2]. Následný e-mail o 3 – 4 dni neskôr môže získať ďalších 20 – 30 % odpovedí od tých, ktorí zmeškali prvé odoslanie [3].
Spoliehanie sa iba na otvorené otázky. Otvorené odpovede sú síce rozsiahle, ale ťažko sa analyzujú vo veľkom meradle a znižujú mieru dokončenia. Pre kvantitatívne údaje používajte hodnotiace stupnice. Otvorené otázky obmedzte na jednu alebo dve na prieskum.
Ignorovanie výsledkov. Najrýchlejší spôsob, ako zabezpečiť, aby nikto nevyplnil váš ďalší prieskum, je zhromaždiť spätnú väzbu a nikdy na základe nej nereagovať. Podeľte sa s účastníkmi o kľúčové zistenia a povedzte im, čo na základe ich vstupov meníte. Aj stručný e-mail so zhrnutím buduje dôveru a zvyšuje účasť v budúcich prieskumoch.
Používanie sugestívnych otázok. „Ako veľmi sa vám páčil náš úžasný hlavný prejav?“ nie je neutrálna otázka. Zachovajte objektívne znenie a vyhýbajte sa zakoreneným predpokladom.
Zabúdate na segmentáciu. VIP osoby, nováčikovia, vracajúci sa účastníci a virtuálni účastníci majú často odlišné skúsenosti. Minimálne si naplánujte samostatnú analýzu týchto skupín a zvážte prispôsobené súbory otázok, ak je vaša udalosť dostatočne veľká na to, aby ich mohla zorganizovať.
Tipy na písanie otázok, na ktoré dostanete úprimné odpovede
Aj dobre štruktúrovaný prieskum môže poskytnúť nespoľahlivé údaje, ak sú jednotlivé otázky zle napísané. Tu je päť praktických vecí, ktoré si treba skontrolovať pred odoslaním.
Používajte konzistentnú mierku. Kombinácia stupnice od 1 do 5 v jednej sekcii so stupnicou od 1 do 10 v inej núti respondentov prehodnotiť svoj mentálny systém po každých niekoľkých otázkach. Vyberte si jednu stupnicu pre všetky hodnotené položky a držte sa jej. Väčšina prieskumov udalostí funguje dobre s... päťbodová stupnica pretože sa naň rýchlo odpovedá a ľahko sa analyzuje.
Otázky sa snažte klásť na jednu myšlienku. „Ako by ste ohodnotili kvalitu obsahu a prednes rečníka?“ sú dve otázky v jednej. Respondenti, ktorým sa obsah páčil, ale ktorým bolo ťažké sledovať rečníka, nemajú dobrú odpoveď. Rozdelené dvojhlavové otázky do samostatných položiek, aj keď to do prieskumu pridá jeden riadok navyše.
Dajte respondentom možnosť vybrať si otázky, ktoré sa ich nemusia týkať. Ak sa pýtate na jedlo a nápoje na podujatí, ktorého sa niektorí účastníci zúčastnili iba virtuálne, uveďte možnosť „Nevzťahuje sa“. Nútenie niekoho hodnotiť niečo, čo nezažil, skresľuje vaše údaje a frustruje respondenta.
Vyhýbajte sa žargónu a internej terminológii. Váš tím môže konkrétnu sekciu označovať ako „popoludňajšiu sekciu pre malé skupiny“, ale účastníci ju poznajú podľa názvu sekcie. Použite rovnaký jazyk, aký vaši účastníci použili pri registrácii alebo pri prevzatí rozvrhu. Toto je obzvlášť dôležité pre prieskumy týkajúce sa viacdňových alebo viacsekčných podujatí.
Pred odoslaním prieskum otestujte. Prejdite si celý prieskum sami a potom požiadajte niekoho mimo plánovacieho tímu, aby ho vyplnil bez povšimnutia. Hľadajte otázky, ktoré vyvolávajú váhanie, stupnice, ktoré sa zdajú byť nejednoznačné, alebo logické skoky, ktoré nedávajú zmysel niekomu, kto sa nepodieľal na tvorbe prieskumu. Čo sa organizátorovi zdá zrejmé, je často nejasné účastníkovi, ktorý rýchlo odpovedá po telefóne.
Majte na pamäti mobilný zážitok. Väčšina odpovedí v prieskumoch po podujatí prichádza z telefónov, často počas cesty domov. Dlhý text otázky, malé cieľové plochy na klepnutie a rozloženie s viacerými stĺpcami škodia dokončeniu prieskumu na mobilných zariadeniach. Pred odoslaním si prezrite ukážku prieskumu na telefóne a skráťte všetky otázky, ktoré vyžadujú posúvanie na prečítanie celého textu. Prieskum, ktorý funguje dobre na štvorpalcovej obrazovke, bude fungovať dobre všade. Ak to vaša platforma podporuje, povoľte automatické prepínanie po každom výbere hodnotenia, aby respondenti nemuseli klepnúť na samostatné tlačidlo „Ďalej“. Už len táto malá zmena môže výrazne znížiť mieru odchodov na mobilných zariadeniach.
Často kladené otázky
Ako dlho by mal trvať prieskum po udalosti?
Snažte sa položiť 8 – 10 otázok, ktorých vyplnenie nezaberie viac ako päť minút. Rozdiel medzi päťminútovým a desaťminútovým prieskumom je významný. Uprednostnite najdôležitejšie metriky a zvyšok zredukujte. Ak skutočne potrebujete viac údajov, zvážte spustenie dvoch kratších prieskumov: jeden bezprostredne po podujatí, ktorý sa bude zaoberať celkovou spokojnosťou, a druhý o týždeň neskôr, aby ste získali hlbšie informácie od najangažovanejších účastníkov. Ďalšie užitočné pravidlo: ak otázka nezodpovedá rozhodnutiu, ktoré by ste mohli realisticky urobiť pred ďalším podujatím, zredukujte ju. Každá ďalšia otázka, ktorú si ponecháte, je malou daňou pre každého respondenta, ktorý vyplní prieskum.
Mám ponúknuť odmenu za vyplnenie prieskumu?
Stimuly môžu zvýšiť mieru odozvy, ale môžu tiež prilákať nekvalitné odpovede od ľudí, ktorí sa ponáhľajú len preto, aby získali odmenu. Lepším prístupom je urobiť prieskum jednoduchým a dostatočne krátkym, aby nebol potrebný žiadny stimul. Ak je miera odozvy stále nízka, zvážte účasť v tombole namiesto garantovanej odmeny, čo znižuje motiváciu k ponáhľaniu sa. Najúčinnejšou motiváciou je povedať účastníkom, že ich spätná väzba ovplyvní priebeh ďalšej akcie: ľudia reagujú, keď veria, že na ich vstupe záleží.
Čo mám robiť s výsledkami?
Začnite výpočtom kľúčových metrík: celkové skóre spokojnosti, NPS a akékoľvek konkrétne skóre, ktoré sledujete rok čo rok. Potom si prečítajte otvorené odpovede a hľadajte témy. Hľadajte vzory, nie jednorazové sťažnosti. Keď budete mať jasný obraz, zdieľať súhrn s vaším tímom a v prípade potreby aj s účastníkmi. Krátky e-mail s textom „toto ste nám povedali a toto meníme“ uzatvára spätnú väzbu a zvyšuje pravdepodobnosť, že sa účastníci zúčastnia budúcich prieskumov. Pomáha tiež sledovať tie isté základné otázky z jednej udalosti na druhú, aby ste mohli merať pokrok v priebehu času, a nie každý prieskum považovať za samostatné cvičenie. Porovnávacie skóre poskytuje kontext, ktorý jeden údajový bod poskytnúť nemôže.
Zber spätnej väzby počas podujatia s AhaSlides
Najefektívnejší čas na zhromažďovanie spätnej väzby je predtým, ako účastníci opustia miestnosť. AhaSlides vám umožňuje ukončiť stretnutie živými snímkami: hodnotiace stupnice pre vaše kvantitatívne otázky, slovný oblak na zachytenie nálady v miestnosti a otvorený snímok pre konkrétne návrhy, pričom výsledky sa zobrazujú na obrazovke, keď miestnosť reaguje. Zhromažďovanie v miestnosti je spôsob, ako dosiahnuť vyššie uvedenú mieru dokončenia 85 – 95 % a sledovanie kolektívnej spätnej väzby na obrazovke dáva stretnutiu konkrétny záverečný moment.
Pre kompletný dotazník, Prieskumy AhaSlides Z vyššie uvedených otázok z prieskumu po podujatí urobte jeden formulár, ktorý respondenti vyplnia na jednej strane a odošlú raz. Zobrazte ho ako posledný slajd vašej záverečnej relácie a potom zdieľajte ten istý prieskum ako odkaz alebo QR kód s účastníkmi, ktorí odišli skôr; môžu odpovedať na akomkoľvek zariadení bez potreby účtu.
Zdroje
[1] SurveyMonkey. Ako dlho by mal trvať prieskum? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/
[2] Preskúmajte. Aká je dobrá miera odpovedí v prieskume po podujatí? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate
[3] Centrum ASAE. 5 osvedčených postupov na vytváranie a zdieľanie prieskumov po podujatí. (September 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys
