Obvladovanje strategije internega komuniciranja | 9 najboljših praks v letu 2024

Velika notranja komunikacijska strategija je življenjska sila vsake uspešne organizacije. V današnjem hibridnem delovnem ozračju je zagotavljanje pregledne in pogoste komunikacije med porazdeljenimi ekipami pomembnejše kot kdaj koli prej. Vendar se mnoga podjetja še vedno trudijo, da bi pravilno sporočila, ko so zaposleni tako v pisarni kot zunaj nje.

V tem prispevku bomo raziskali najboljše prakse, ki smo jih pridobili od internih strokovnjakov za komunikacijo v podjetjih, ki blestijo v hibridni dobi. Prejeli boste namige za ustvarjanje ustrezne vsebine, ki spodbuja angažiranost, ter za merjenje tega, kar resnično odmeva pri vašem občinstvu.

Kazalo

• Kaj je interna komunikacijska strategija?
• Zakaj je strategija internega komuniciranja pomembna?
• Kdo je odgovoren za razvoj strategije internega komuniciranja?
• Kdaj se izvaja strategija internega komuniciranja?
• Katere kanale bo uporabljala strategija notranjega komuniciranja?
• Kako razviti strategijo internega komuniciranja?
• Poskrbite za učinkovito notranjo komunikacijo z AhaSlides 
• Ključni izdelki 
• Pogosto zastavljena vprašanja

Več nasvetov z AhaSlides

• Samozadovoljstvo na delovnem mestu
• Učinkovita komunikacija na delovnem mestu

Kaj je interna komunikacijska strategija?

Predstavljajte si, da imate kup talentiranih ljudi, ki delajo skupaj v podjetju. Da bi ta ekipa uspela, morajo dobro komunicirati, tako kot se prijatelji pogovarjajo in izmenjujejo ideje. Tukaj nastopi strategija internega komuniciranja!

Strategija internega komuniciranja je obsežen načrt in okvir, zasnovan za olajšanje uspešne in učinkovite komunikacije znotraj organizacije. 

Primarni cilj te strategije je ustvariti kohezivno, informirano in angažirano delovno silo, ki na koncu prispeva k uspehu organizacije in doseganju njenih ciljev.

Obstajajo štiri vrste internega komuniciranja:

• Komunikacija od zgoraj navzdol (komunikacija med vodstvom in zaposlenimi): Takrat informacije tečejo z vrha organizacijske hierarhije (kot so menedžerji ali vodje) na nižje ravni (zaposleni). To je kot da bi šef dajal navodila ekipi. To vrsto komunikacije uporabljamo za posredovanje pomembnih obvestil, ciljev podjetja ali novih politik.
• Komunikacija od spodaj navzgor (komunikacija od zaposlenih navzgor): To je nasprotje komunikacije od zgoraj navzdol. Informacije potujejo od nižjih ravni (zaposlenih) do vrha (vodje oz. vodje). Kot bi zaposleni delili svoje ideje, povratne informacije ali skrbi s svojimi šefi. 
• Horizontalna/bočna komunikacija (komunikacija enakovrednim:): Ta vrsta komunikacije poteka med ljudmi na isti ravni znotraj organizacije. Kot bi sodelavci klepetali med seboj, da bi uskladili naloge ali delili posodobitve. 
• Diagonalna komunikacija: Predstavljajte si to kot mešanico komunikacije od zgoraj navzdol in horizontalne komunikacije. Pojavi se, ko morajo ljudje iz različnih oddelkov ali ravni sodelovati pri projektu ali izmenjati informacije. 

Zakaj je strategija internega komuniciranja pomembna?

V vsakem podjetju interna komunikacijska strategija ohranja zaposlene povezane in zavzete. Pomembna sporočila, kot so predstavitve novih izdelkov, spremembe pravilnikov podjetja ali prihajajoči dogodki, so takoj posredovani. Zaposleni lahko tudi posredujejo povratne informacije in ideje vodstvu, zaradi česar se počutijo cenjene in del širše slike.

S trdno strategijo postane delovno mesto srečno in produktivno, kjer so vsi na istem, timsko delo uspeva in podjetje cveti!

Kdo je odgovoren za razvoj strategije internega komuniciranja?

Odgovornost za razvoj strategije notranjega komuniciranja običajno pade na ramena vodstvene ekipe organizacije in oddelka za komuniciranje ali HR (človeški viri). Vključuje sodelovanje med različnimi deležniki za ustvarjanje dobro zaokrožene in učinkovite strategije, ki je usklajena s cilji in vrednotami organizacije.

Tukaj so ključni akterji, vključeni v razvoj strategije notranjega komuniciranja:

• Leadership Team
• Komunikacijski ali kadrovski oddelek
• Komunikacijski svetovalci: V nekaterih primerih lahko organizacije poiščejo zunanje komunikacijske svetovalce ali strokovnjake, da bi ponudili sveže poglede in najboljše prakse pri razvoju učinkovite strategije.

Kdaj se izvaja strategija internega komuniciranja?

Strategija notranjega komuniciranja je stalna in poteka skozi celoten življenjski cikel organizacije. Ne gre za enkratno stvar, temveč za nenehno prizadevanje za zagotavljanje učinkovite komunikacije. Tukaj je nekaj ključnih primerov, ko se zgodi:

1. Organizacijsko načrtovanje: Strategija je zgrajena med načrtovanjem za uskladitev komuniciranja s cilji podjetja.
2. Redne posodobitve: Redno ga pregledujemo, da se prilagodimo spremembam in razvijajočim se potrebam.
3. Ocene in ocene: Zelo pomembno je tudi za postopek ocenjevanja medletni pregled, pregled ob koncu leta in ocenjevanje uspešnosti zaposlenih.
4. Med spremembami: Postane ključnega pomena med večjimi spremembami, kot so združitve ali menjave vodstva.
5. Predstavljamo politike: Zagotavlja, da so zaposleni obveščeni o novih politikah ali pobudah.
6. Med krizo: Ima ključno vlogo pri zagotavljanju pravočasnih in točnih informacij v težkih časih.
7. Vkrcanje zaposlenih: Pomaga novim zaposlenim, da se počutijo dobrodošle in obveščene o svojih vlogah.
8. Dnevne operacije: Zagotavlja nemoteno komunikacijo med ekipami in vodstvom.
9. Iščem povratne informacije: začne delovati, ko podjetje zahteva povratne informacije zaposlenih, povratne informacije upravitelja in spodbuja odprto komunikacijo.

Katere kanale bo uporabljala strategija notranjega komuniciranja?

Kanali, uporabljeni v strategiji notranjega komuniciranja, se lahko razlikujejo glede na preference organizacije, velikost in naravo informacij, ki jih je treba posredovati. Tukaj je nekaj običajnih komunikacijskih kanalov, ki jih lahko uporablja strategija notranjega komuniciranja:

1. E-pošta
2. Intranet
3. Timski sestanki (Redna srečanja iz oči v oči ali virtualna srečanja za razpravo o napredku, izmenjavo posodobitev in sodelovanje pri projektih.)
4. Orodja za digitalno sodelovanje (Platforme, kot so Microsoft Teams, Slack ali druga orodja za upravljanje projektov.)
5. glasila
6. Seje mestne hiše
7. Oglasne deske
8. Social Media (Notranje platforme)
9. Ankete s povratnimi informacijami

Kako razviti strategijo internega komuniciranja?

Razvoj učinkovite strategije notranjega komuniciranja vključuje več korakov za zagotovitev, da je usklajena s cilji organizacije in izpolnjuje komunikacijske potrebe zaposlenih. Tukaj je vodnik po korakih, ki vam bo pomagal razviti strategijo internega komuniciranja:

1/ Določite komunikacijske cilje in cilje: 

Določite cilje, ki jih želite doseči s strategijo. Določeni cilji bodo usmerjali vaša komunikacijska prizadevanja, ne glede na to, ali gre za krepitev sodelovanja, večjo angažiranost zaposlenih ali usklajevanje zaposlenih z vizijo podjetja.

2/ Določite ciljne skupine: 

Prepoznajte različne segmente zaposlenih in njihove posebne komunikacijske potrebe. Prilagodite sporočila in kanale tako, da bodo ustrezali preferencam, vlogam in zahtevam vsake skupine.

• Na primer, marketinška ekipa lahko zahteva pogoste posodobitve novih oglaševalskih akcij, medtem ko oddelek IT potrebuje informacije o sistemskih posodobitvah in tehničnih težavah.

3/ Izberite komunikacijske kanale: 

Glede na vrsto informacij, ki jih želite zagotoviti, in ciljno publiko izberite najboljše načine komuniciranja. Razmislite o uporabi različnih kanalov, kot so platforme za klepet, e-pošta, intranet, skupinski sestanki in digitalna orodja za sodelovanje.

4/ Določite smernice za sporočila: 

Določite ton, slog in jezik komunikacije. Poskrbite, da bodo sporočila jasna, jedrnata in usklajena z vrednotami in kulturo podjetja.

5/ Izvedite dvosmerno komunikacijo: 

Spodbujajte odprt dialog in povratne informacije, da ustvarite kulturo sodelovanja. Zaposlenim zagotovite možnosti, da izrazijo svoja mnenja, predloge in skrbi.

6/ Ustvarite urnik komunikacije: 

Razvijte časovnico za redno komunikacijo. Določite pogostost posodobitev, sestankov in povratnih informacij, da bodo zaposleni obveščeni in angažirani.

7/ Pripravite načrt kriznega komuniciranja: 

Pripravite načrt za učinkovito komuniciranje v kriznih ali zahtevnih situacijah. Z dobro izdelanim načrtom kriznega komuniciranja se lahko podjetje učinkovito odziva na izzive, obvešča zaposlene in ohranja zaupanje v sposobnost organizacije za obvladovanje kriz.

8/ Usposabljajte in izobražujte: 

Zaposlenim in vodjem zagotovite usposabljanje o učinkovitih komunikacijskih praksah, zlasti za nova orodja ali kanale, ki se uvajajo.

9/ Izmerite in ocenite: 

Nastavite meritve za oceno učinkovitosti strategije notranjega komuniciranja. Zberite povratne informacije od zaposlenih in sledite ključnim kazalnikom uspešnosti za izboljšave.

Poleg tega ohranite strategijo prožno in jo po potrebi prilagodite glede na povratne informacije, spreminjajoče se organizacijske potrebe in nastajajoče komunikacijske tehnologije.

Poskrbite za učinkovito notranjo komunikacijo z AhaSlides 

AhaSlides je lahko močno orodje za izboljšanje interne komunikacije in njeno učinkovitost na več načinov:

• Interaktivna srečanja in mestne hiše: Lahko uporabite ankete v živo, kviziin Vprašanja in odgovori za vključitev udeležencev, zbiranje povratnih informacij v realnem času in spodbujanje aktivne udeležbe na virtualnih sestankih in mestnih dvoranah z zaposlenimi. 
• Povratne informacije v realnem času: Z AhaSlides lahko hitro ustvarite in razdelite ankete, besedni oblak zaposlenim. To vam omogoča zbiranje dragocenih povratnih informacij o različnih temah, kot so pobude podjetja, zadovoljstvo zaposlenih ali programi usposabljanja.
• Usposabljanje in učenje: Z njim lahko vključite interaktivne kvize in ankete vnaprej pripravljene predloge preizkusiti razumevanje zaposlenih in okrepiti ključne koncepte za izboljšanje usposabljanj in delavnic.
• Dejavnosti team buildinga: AhaSlides ponuja dejavnosti za izgradnjo ekipe, kot so kvizi o ledolomilcih, igre z vrtljivo kolo, generator naključne ekipe. Te dejavnosti lahko spodbujajo prijateljstvo in sodelovanje med zaposlenimi, tudi v oddaljenih ali porazdeljenih skupinah.
• Priznanje zaposlenih: AhaSlides je mogoče uporabiti za prepoznavanje in praznovanje dosežkov, mejnikov in prispevkov zaposlenih. To dviguje moralo in motivacijo zaposlenih.
• Anonimne povratne informacije: Funkcija anonimnega anketiranja platforme lahko zaposlenim omogoči, da posredujejo povratne informacije brez strahu pred posledicami, kar spodbuja bolj odprto in pošteno komunikacijsko okolje.
• Vključevanje zaposlenih na daljavo: Za organizacije z oddaljenimi ali porazdeljenimi ekipami je lahko AhaSlides dragoceno orodje za zagotavljanje, da vsi zaposleni ostanejo povezani, angažirani in obveščeni.

Ključni izdelki 

Učinkovita interna komunikacijska strategija je hrbtenica dobro delujoče in harmonične organizacije. Krepi kulturo organizacije in na koncu vodi do izboljšane produktivnosti in uspeha. 

Pogosto zastavljena vprašanja

Ref: Forbes