8 ključnih korakov za pisanje dnevnega reda sestanka s primeri in brezplačnimi predlogami

Torej, kaj je Dnevni red srečanj? Resnica je, da smo vsi bili del sestankov, na katerih se počutimo nesmiselne, niti ne razumemo, zakaj se moramo sestati, da bi razpravljali o informacijah, ki jih je mogoče razrešiti po e-pošti. Nekateri ljudje se bodo morda celo morali udeleževati sestankov, ki se vlečejo več ur, ne da bi rešili kakršna koli vprašanja.

Vendar niso vsi sestanki neproduktivni in če želite učinkovito sodelovati s svojo ekipo, vas bo sestanek z dnevnim redom rešil pred zgoraj navedenimi katastrofami.

Dobro oblikovan dnevni red določa jasne cilje in pričakovanja za sestanek, ki zagotavlja, da vsi poznajo svoj namen in kaj se mora zgoditi pred, med in po njem.

Zato vas bo ta članek vodil o pomembnosti dnevnega reda sestanka, o korakih za ustvarjanje učinkovitega in ponudil primere (+predloge), ki jih boste uporabili na naslednjem sestanku.

• Zakaj vsak sestanek potrebuje dnevni red
• 8 ključnih korakov za pisanje učinkovitega dnevnega reda sestanka
• Primeri dnevnega reda sestankov in brezplačne predloge
• Nastavite svoj dnevni red sestanka z AhaSlides
• Ključni izdelki 

Več delovnih nasvetov z AhaSlides

• 10 vrst poslovnih sestankov
• Zapisnik sestanka: Najboljši vodnik za pisanje, primeri (+ brezplačna predloga) leta 2023
• 6 Best Meeting Hacks

Zakaj vsak sestanek potrebuje dnevni red

Vsako srečanje potrebuje dnevni red, ki zagotavlja, da je produktiven in učinkovit. Dnevni red sestanka bo zagotovil naslednje prednosti:

• Pojasnite namen in cilje srečanjain pomaga ohranjati razpravo osredotočeno in na pravi poti.
• Upravljajte čas in tempo srečanja, poskrbite, da ne bo nesmiselnih prepirov in prihranite čim več časa.
• Postavite pričakovanja za udeležencein zagotovite, da so zajete vse pomembne informacije in ukrepi.
• Spodbuja odgovornost in organiziranost, kar vodi do učinkovitejših in uspešnejših sestankov.

8 ključnih korakov za pisanje učinkovitega dnevnega reda sestanka

Tukaj je nekaj ključnih nasvetov, ki vam bodo pomagali napisati učinkovit dnevni red sestanka:

1/ Določite vrsto srečanja 

Ker lahko različne vrste sestankov vključujejo različne udeležence, oblike in cilje, je pomembno, da izberete primernega za situacijo.

• Uvodni sestanek projekta: Sestanek, ki nudi pregled projekta, njegovih ciljev, časovnice, proračuna in pričakovanj.
• Vsestransko srečanje: vrsta sestanka v celotnem podjetju, na katerega so povabljeni vsi zaposleni. Obvestiti vse o uspešnosti, ciljih in načrtih podjetja ter spodbujati občutek skupnega namena in usmeritve znotraj organizacije.
• Sestanek mestne hiše: Srečanje v mestni hiši podjetja, kjer so lahko zaposleni postavljali vprašanja, prejemali posodobitve in zagotavljali povratne informacije višjemu vodstvu in drugim vodjem.
• Sestanek strateškega vodstva: Srečanje, na katerem se zberejo višji vodje ali vodilni delavci, da razpravljajo in načrtujejo dolgoročno usmeritev. 
• Sestanek virtualne ekipe: Oblika virtualnih timskih sestankov lahko vključuje predstavitve, razprave in interaktivne dejavnosti ter se lahko izvajajo z uporabo programske opreme za videokonference, neposrednega sporočanja ali drugih digitalnih komunikacijskih orodij. 
• Razmišljanje: Ustvarjalno in sodelovalno srečanje, na katerem udeleženci ustvarjajo in razpravljajo o novih idejah.
• Srečanje ena na ena: Zasebno srečanje med dvema osebama, ki se pogosto uporablja za ocene uspešnosti, coaching ali osebni razvoj.

2/ Določite namen in cilje srečanja

Jasno povejte, zakaj poteka sestanek in kaj vi ali vaša ekipa pričakujete, da boste dosegli.

3/ Določite ključne teme 

Navedite ključne teme, ki jih je treba obravnavati, vključno s pomembnimi odločitvami, ki jih je treba sprejeti.

4/ Določite časovno omejitev

Dodelite ustrezno količino časa za vsako temo in celotno srečanje, da zagotovite, da srečanje ostane po načrtu.

5/ Določite udeležence in njihove vloge

Naredite seznam tistih, ki bodo sodelovali na sestanku, ter določite njihove vloge in odgovornosti.

6/ Pripravite gradiva in dokazila

Zberite vse ustrezne informacije ali materiale, ki jih boste potrebovali med sestankom.

7/ Vnaprej razdelite dnevni red

Pošljite dnevni red sestanka vsem udeležencem, da zagotovite, da so vsi pripravljeni in pripravljeni.

8/ Po potrebi preglejte in popravite dnevni red

Pred sestankom preglejte dnevni red, da se prepričate, da je popoln in točen, ter naredite vse potrebne popravke.

Primeri dnevnega reda sestankov in brezplačne predloge 

Tukaj je nekaj primerov dnevnih redov sestankov, ki jih je mogoče uporabiti za različne vrste sestankov:

1/ Dnevni red sestanka skupine

Datum: 

Lokacija: 

Obiskovalci: 

Cilji srečanja ekipe:

• Za posodobitev napredka pri izvajanju projekta
• Za pregled trenutnih težav in rešitev

Dnevni red sestanka ekipe: 

• Uvod in dobrodošlica (5 minut) | @WHO
• Pregled prejšnjega sestanka (10 minut) | @WHO
• Posodobitve projekta in poročila o napredku (20 minut) | @WHO
• Reševanje problemov in odločanje (20 minut) | @WHO
• Odprta razprava in povratne informacije (20 minut) | @WHO
• Ukrep in naslednji koraki (15 minut) | @WHO
• Dogovori o zaključku in naslednjem srečanju (5 minut) | @WHO

Brezplačna predloga za mesečni sestanek z AhaSlides

2/ Dnevni red srečanja vseh udeležencev

Datum: 

Lokacija: 

Attprejemniki: 

Cilji srečanja:

• Posodobiti uspešnost podjetja in uvesti nove pobude in načrte za zaposlene.

Dnevni red sestanka: 

• Pozdrav in uvod (5 minut)
• Posodobitev uspešnosti podjetja (20 minut)
• Predstavitev novih pobud in načrtov (20 minut)
• Seja vprašanj in odgovorov (30 minut)
• Priznanja in nagrade zaposlenim (15 minut)
• Dogovori za zaključek in naslednji sestanek (5 minut)

Predloga za srečanje vseh rok

3/ Dnevni red začetnega srečanja projekta

Datum: 

Lokacija: 

Obiskovalci:

Cilji srečanja:

• Postaviti jasne cilje in pričakovanja za projekt
• Za predstavitev projektne ekipe
• Za razpravo o projektnih izzivih in tveganjih

Dnevni red sestanka: 

• Dobrodošlica in uvod (5 minut) | @WHO
• Pregled projekta in cilji (15 minut) | @WHO
• Predstavitev članov ekipe (5 minut) | @WHO
• Dodelitev vlog in odgovornosti (20 minut) | @WHO
• Pregled urnika in časovnice (15 minut) | @WHO
• Razprava o projektnih izzivih in tveganjih (20 minut) | @WHO
• Akcijske postavke in naslednji koraki (15 minut) | @WHO
• Dogovori o zaključku in naslednjem srečanju (5 minut) | @WHO

Upoštevajte, da so to le primeri, točke dnevnega reda in obliko pa je mogoče prilagoditi glede na posebne potrebe in cilje sestanka. 

Nastavite svoj dnevni red sestanka z AhaSlides 

Če želite nastaviti dnevni red sestanka z AhaSlides, sledite tem korakom:

• Ustvari račun: Če še niste, se prijavite na AhaSlides in ustvarite račun. Ali pa se odpravite k nam Javna knjižnica predlog.

• Izberite predlogo dnevnega reda sestanka: Imamo različne predloge dnevnega reda sestankov, ki jih lahko uporabite kot izhodišče. Preprosto izberite tistega, ki najbolj ustreza vašim potrebam, in kliknite "Pridobi predlogo".

• Prilagodite predlogo: Ko izberete predlogo, jo lahko prilagodite tako, da dodate ali odstranite elemente, prilagodite oblikovanje in spremenite barvno shemo.

• Dodajte točke dnevnega reda: Za dodajanje elementov dnevnega reda uporabite urejevalnik diapozitivov. Dodate lahko besedilo, vrtljivo kolo, ankete, slike, tabele, grafikone in drugo.

• Sodelujte s svojo ekipo: Če delate s skupino, lahko sodelujete pri dnevnem redu. Preprosto povabite člane ekipe, da uredijo predstavitev, in oni lahko naredijo spremembe, dodajo komentarje in predlagajo popravke.

• Delite dnevni red: Ko ste pripravljeni, lahko delite dnevni red s svojo ekipo ali z udeleženci. Lahko delite povezavo ali prek kode QR.

Z AhaSlides lahko preprosto ustvarite profesionalen, dobro strukturiran dnevni red sestanka, ki vam bo pomagal ostati na pravi poti in doseči cilje sestanka.

Ključni izdelki 

Če sledite tem ključnim korakom in primerom s pomočjo predlog AhaSlides, upamo, da boste lahko ustvarili dobro strukturiran dnevni red sestanka, ki vas bo pripravil na uspeh.

Pogosto zastavljena vprašanja