Poslovni sestanki poznajo tisti na vodilnih položajih, kot so vodje projektov ali višje vloge v podjetju. Ta srečanja so ključnega pomena za izboljšanje komunikacije, spodbujanje sodelovanja in pospeševanje uspeha v organizaciji.
Vendar se morda vsi ne zavedajo definicij, vrst in namenov teh srečanj. Ta članek je izčrpen vodnik in ponuja nasvete za vodenje produktivnih poslovnih sestankov.
Kaj je poslovno srečanje?
Poslovno srečanje je srečanje posameznikov, ki se zberejo, da razpravljajo in sprejemajo odločitve o določenih temah, povezanih s poslovanjem. Namen tega sestanka lahko vključuje obveščanje članov ekipe o trenutnih projektih, načrtovanje prihodnjih prizadevanj, reševanje problemov ali sprejemanje odločitev, ki vplivajo na celotno podjetje.
Poslovni sestanki se lahko vodijo osebno, virtual, ali kombinacija obojega in je lahko uradna ali neformalna.
Cilj poslovnega srečanja je izmenjava informacij, usklajevanje članov ekipe in sprejemanje odločitev, ki podjetju pomagajo pri doseganju ciljev.
Vrste poslovnih sestankov
V poslu obstaja več vrst sestankov, vendar 10 pogostih vrst vključuje:
1/ Mesečni sestanki ekipe
Mesečni sestanki ekipe so redni sestanki članov ekipe podjetja, na katerih razpravljajo o tekočih projektih, dodeljujejo naloge ter obveščajo in usklajujejo ljudi. Ti sestanki običajno potekajo mesečno, na isti dan in trajajo od 30 minut do nekaj ur (odvisno od velikosti skupine in količine zajetih informacij).
Mesečni sestanki ekipe nudijo priložnost in smernice za člane ekipe, da izmenjajo informacije in zamisli, razpravljajo o napredku projekta in poskrbijo, da si vsi prizadevajo za isti cilj.
Ta srečanja se lahko uporabijo tudi za obravnavo kakršnih koli izzivov ali težav, s katerimi se sooča ekipa, prepoznavanje rešitev in sprejemanje odločitev, ki vplivajo na usmeritev projekta ali delo ekipe.
An vsestransko srečanje je preprosto srečanje, ki vključuje vse osebje podjetja, z drugimi besedami, mesečni timski sestanek. To je redni sestanek – morda enkrat na mesec – in ga običajno vodijo vodje podjetja.
2/ Stand up srečanja
O stand-up srečanje, znan tudi kot dnevni stand-up ali dnevni scrum sestanek, je vrsta kratkega sestanka, ki običajno ne traja več kot 15 minut in poteka vsak dan, da ekipo hitro obvesti o napredku projekta ali opravljeni delovni obremenitvi, načrtu delo na danes.
Hkrati pomaga prepoznati in rešiti ovire, s katerimi se soočajo člani tima, in kako vplivajo na skupne cilje tima.
3/ Srečanja za posodobitev stanja
Sestanki za posodobitev stanja so osredotočeni na zagotavljanje posodobitev članov skupine o napredku njihovih projektov in nalog. Lahko se zgodijo pogosteje kot mesečni sestanki, na primer tedenski.
Namen sestankov za posodobitev statusa je seveda zagotoviti pregleden pogled na napredek vsakega projekta in opredeliti morebitne izzive, ki bi lahko vplivali na uspeh projekta. Ti sestanki ne bodo zapleteni v vprašanja, kot so razprave ali reševanje problemov.
Za srečanje večjega obsega lahko srečanje s posodobitvijo stanja poimenujete tudiSestanek mestne hiše', je sestanek mestne hiše preprosto načrtovan sestanek v celotnem podjetju, na katerem je poudarek na odgovorih vodstva na vprašanja zaposlenih. Zato je to srečanje vključevalo sejo vprašanj in odgovorov, zaradi česar je bilo bolj odprto in manj šablonsko kot katera koli druga vrsta srečanja!
4/ Srečanja za reševanje problemov
To so sestanki, ki se vrtijo okoli prepoznavanja in reševanja izzivov, kriz ali težav, s katerimi se sooča organizacija. Pogosto so nepričakovani in morajo pritegniti posameznike iz različnih oddelkov ali skupin, da sodelujejo in najdejo rešitve za specifične težave.
Na tem srečanju bodo udeleženci delili svoje poglede, skupaj identificirali vzroke težav in ponudili možne rešitve. Da bi bilo to srečanje učinkovito, jih je treba spodbujati, da razpravljajo odprto in pošteno, se izogibajo obtoževanju in se osredotočijo na iskanje odgovorov.
5/ Sestanki odločanja
Namen teh sestankov je sprejemanje pomembnih odločitev, ki vplivajo na usmeritev projekta, ekipe ali celotne organizacije. Udeleženci so običajno posamezniki s potrebno avtoriteto odločanja in strokovnim znanjem.
Za ta sestanek bo treba vnaprej zagotoviti vse pomembne informacije, ki potrebujejo zainteresirane strani. Nato se za zagotovitev izvajanja odločitev, sprejetih med sestankom, določijo nadaljnji ukrepi s časom dokončanja.
6/ Brainstorming srečanja
Brainstorming sestanki se osredotočajo na ustvarjanje novih in inovativnih idej za vaše podjetje.
Najboljši del nevihte možganov je, kako spodbuja timsko delo in izume, hkrati pa črpa iz kolektivne inteligence in domišljije skupine. Vsakdo lahko izrazi svoje mnenje, črpa drug od drugega in prihaja do izvirnih in najsodobnejših rešitev.
7/ Strateški vodstveni sestanki
Sestanki strateškega vodstva so srečanja na visoki ravni, ki se osredotočajo na pregled, analizo in sprejemanje odločitev v zvezi z dolgoročnimi cilji, usmeritvijo in uspešnostjo organizacije. Višje vodstvo in vodstvena ekipa se udeležujejo teh sestankov, ki potekajo četrtletno ali letno.
Na teh sestankih se pregleda in oceni organizacija, pa tudi konkurenčnost ali prepoznajo nove priložnosti za rast in izboljšave.
8/ Uvodni sestanki projekta
A srečanje projekta je srečanje, ki označuje uradni začetek novega projekta. Združuje ključne osebe iz projektne skupine, vključno z vodji projektov, člani skupine in zainteresiranimi stranmi iz drugih oddelkov, da razpravljajo o ciljih, ciljih, časovnih načrtih in proračunih.
Vodji projekta nudi tudi priložnost, da vzpostavi jasne komunikacijske kanale, postavi pričakovanja in zagotovi, da člani skupine razumejo svoje vloge in odgovornosti.
To je nekaj najpogostejših vrst poslovnih sestankov, oblika in struktura pa se lahko spreminjata glede na velikost in vrsto organizacije.
9/ Uvodna srečanja
An uvodni sestanek je prvič, da se člani ekipe in njihovi vodje uradno srečajo, da ugotovijo, ali želijo vpleteni posamezniki zgraditi delovni odnos in se zavezati ekipi v prihodnosti.
Namen tega srečanja je dati članom ekipe čas, da ostanejo skupaj, da spoznajo ozadje, interese in cilje vsakega udeleženca. Glede na vaše želje in želje vaše ekipe lahko organizirate uvodna srečanja formalno ali neformalno, odvisno od različnih kontekstov.
10/ Seje Mestne hiše
Ta koncept izvira iz lokalnih mestnih srečanj v Novi Angliji, kjer so se politiki srečali z volivci, da bi razpravljali o vprašanjih in zakonodaji.
Danes je a sejo mestne hiše je načrtovano srečanje za celotno podjetje, kjer vodstvo odgovarja neposredno na vprašanja zaposlenih. Omogoča odprto komunikacijo in preglednost med vodstvom in osebjem. Zaposleni lahko postavljajo vprašanja in dobijo takojšnje povratne informacije.
Odgovor vse pomembna vprašanja
Ne zamudite nobenega utripa z AhaSlides' brezplačno orodje za vprašanja in odgovore. Bodite organizirani, pregledni in odličen vodja.
Kako voditi poslovne sestanke
Da bi imejte dober sestanek, najprej morate poslati a e-poštno sporočilo z vabilom na sestanek.
Izvajanje učinkovitih poslovnih sestankov zahteva skrbno načrtovanje in pripravo, da zagotovimo, da je sestanek produktiven in doseže zastavljene cilje. Naslednji nasveti vam lahko pomagajo pri uspešnih poslovnih srečanjih:
1/ Določite namen in cilje
Opredelitev namena in ciljev poslovnega sestanka je ključnega pomena za zagotovitev, da je sestanek produktiven in prinese načrtovani rezultat. Zagotoviti morajo naslednje:
- Namen. Prepričajte se, da je namen srečanja razprava o določenih temah, sprejemanje odločitev ali zagotavljanje posodobitev. Določiti morate, zakaj je sestanek potreben in pričakovan rezultat.
- Cilji. Cilji poslovnega srečanja so specifični, merljivi rezultati, ki jih želite doseči do konca srečanja. Uskladiti se morajo s splošnim namenom sestanka s časovnico, KPI itd.
Na primer, sestanek za razpravo o lansiranju novega izdelka mora imeti cilje, ki so v skladu s splošnim ciljem povečanja prodaje ali izboljšanja tržnega deleža.
2/ Pripravite dnevni red seje
A dnevni red seje služi kot načrt za sestanek in pomaga, da je razprava osredotočena in na pravi poti.
Zato lahko s pripravo učinkovitega dnevnega reda zagotovite, da so poslovna srečanja produktivna in osredotočena ter da se vsi zavedajo, o čem razpravljati, kaj pričakovati in kaj je treba doseči.
3/ Povabite prave udeležence
Razmislite, kdo naj se udeleži sestanka glede na njihovo vlogo in teme, o katerih boste razpravljali. Povabite le tiste, ki morajo biti prisotni, da zagotovite nemoten potek sestanka. Nekateri dejavniki, ki jih je treba upoštevati pri izbiri pravih udeležencev, vključujejo primernost, raven strokovnega znanja in avtoriteto.
4/ Učinkovito razporedite čas
Poskrbite, da boste vsaki temi na dnevnem redu namenili dovolj časa, pri čemer upoštevajte pomembnost in kompleksnost posameznega vprašanja. To bo pomagalo zagotoviti, da bodo vse teme deležne popolne pozornosti in da sestanek ne bo trajal po urniku.
Prav tako se morate čim bolj držati urnika, a biti tudi dovolj prilagodljivi, da ga po potrebi spremenite. Razmislite lahko tudi o kratkih odmorih, da udeležencem pomagate napolniti energijo in se znova osredotočiti. To lahko ohrani energijo in zanimanje sestanka.
5/ Naj bodo sestanki bolj interaktivni in privlačni
Naredite poslovna srečanja bolj interaktivna in privlačna tako, da vse udeležence spodbudite, da spregovorijo in delijo svoje misli in zamisli. Pa tudi z uporabo interaktivnih dejavnosti, kot je npr ankete v živo or možganske nevihte in vrtljiva kolesa pomagajo, da udeleženci ostanejo vključeni in osredotočeni na razpravo.
Ali pa uporabite AhaSlides vnaprej pripravljena knjižnica predlog za slovo od dolgočasnih sestankov in zasteklenih oči.
Preverite: 20+ spletne zabave Igre Icebreaker za boljšo angažiranost ali 14 navdihujočih Igre za virtualna srečanja, z najboljšimi 6 triki za sestanke lahko najdete leta 2024!
6/ Zapisnik seje
ob zapisnik sestanka med poslovnim sestankom je pomembna naloga, ki pomaga dokumentirati glavne razprave in odločitve, sprejete med sestankom. Prav tako pomaga izboljšati preglednost in zagotavlja, da so vsi na isti strani, preden gredo na naslednji sestanek.
7/ Spremljanje elementov ukrepanja
S spremljanjem elementov ukrepanja lahko zagotovite, da se odločitve, sprejete na sestanku, izvajajo in da so vsi jasni glede svojih odgovornosti.
In VEDNO zbirajte povratne informacije od udeležencev, da bodo prihajajoči poslovni sestanki še boljši – povratne informacije lahko delite po zaključku, prek e-pošte ali predstavitvenih diapozitivov. Tako sestanki niso dolgočasni in se vsi zabavajo💪
Pridobite brezplačne predloge anket za svoja srečanja!
Prijavite se brezplačno in vzemite, kar želite, iz knjižnice predlog!
🚀 Brezplačne predloge ☁️
Ključni izdelki
Upajmo, da s tem člankom AhaSlides, lahko ločite vrste poslovnih sestankov in njihove namene. Tudi z upoštevanjem teh korakov in najboljših praks lahko pomagate zagotoviti, da bodo vaši poslovni sestanki učinkoviti, osredotočeni in prinašajo želene rezultate.
Učinkovito vodenje poslovnih sestankov lahko pomaga izboljšati komunikacijo, sodelovanje in uspeh v organizaciji ter je ključna sestavina uspešnega poslovnega vodenja.
Pogosto zastavljena vprašanja
Zakaj so sestanki pomembni v poslu?
Sestanki omogočajo učinkovito komunikacijo tako navzdol kot navzgor znotraj organizacije. Pomembne posodobitve, ideje in povratne informacije lahko delite.
Kakšne sestanke bi moralo imeti podjetje?
- Srečanja vseh oseb/vsega osebja: srečanja v celotnem podjetju za izmenjavo posodobitev, objav in spodbujanje komunikacije med oddelki.
- Sestanki vodstva/vodstva: za višje vodstvo, na katerem razpravljajo o strategiji na visoki ravni, načrtih in sprejemajo ključne odločitve.
- Sestanki oddelkov/ekip: za sinhronizacijo posameznih oddelkov/ekip, razpravo o nalogah in reševanje vprašanj v okviru njihovega področja delovanja.
- Projektni sestanki: Za načrtovanje, spremljanje napredka in reševanje ovir za posamezne projekte.
- Ena na ena: individualne prijave med vodji in neposrednimi podrejenimi za razpravo o delu, prednostnih nalogah in strokovnem razvoju.
- Prodajni sestanki: za prodajno ekipo, da pregleda uspešnost, identificira priložnosti in načrtuje prodajne strategije.
- Marketinški sestanki: Uporablja jih marketinška ekipa za načrtovanje kampanj, vsebinski koledar in merjenje uspeha.
- Proračunski/finančni sestanki: Za finančni pregled odhodkov v primerjavi s proračunom, napovedi in razprave o naložbah.
- Zaposlitveni sestanki: za pregledovanje življenjepisov, opravljanje razgovorov in sprejemanje odločitev za nova delovna mesta.
- Usposabljalni sestanki: Načrtovanje in izvedba uvajanja in usposabljanja za razvoj spretnosti za zaposlene.
- Sestanki s strankami: za upravljanje odnosov s strankami, povratne informacije in določitev obsega prihodnjega dela.
