Tudi najbolj disciplinirana podjetja včasih lahko začutijo, da njihovi projekti zaidejo. Težava je pogosteje ena izmed njih Priprava. Rešitev? Dobro strukturiran in popolnoma interaktiven srečanje projekta!
Dobro izveden začetni sestanek lahko bolj kot zgolj razkošje in slovesnost na desni nogi resnično pripelje nekaj lepega. Tukaj je 8 korakov za izvedbo srečanja o začetnem projektu, ki ustvarja navdušenje in pridobivanje vsi na isti strani.
Začetni čas!
Nasveti za srečanja, ki si jih morate zapomniti
Vnaprej morate imeti dnevni red začetnega sestanka. Pošiljanje zgodnjega e-poštnega sporočila o začetku projekta je zelo pomembno! Torej, poglejmo nekaj vzorcev dnevnega reda začetnih sestankov!
Začetna seja naj bo kratka in jedrnata, z veliko igrami in aktivnostmi, saj je takrat AhaSlides zelo prav! Oglejte si več nasvetov z nami, kot je prikazano spodaj:
Začnite pogovor.
Pridobite dragocen prispevek svoje ekipe in strank med začetnim sestankom projekta. S to brezplačno predlogo uporabite glasovanje v živo, vprašanja in odgovore ter orodja za izmenjavo idej!
🚀 Oglejte si predlogo
Kaj je projektno srečanje?
Kot piše na pločevinki, je začetni sestanek projekta a srečanje, kjer začnete svoj projekt.
Običajno je projektni začetni sestanek prvi sestanek med naročnikom projekta in podjetjem, ki ga bo uresničilo. Obe strani se bosta skupaj usedli in razpravljali o temeljih projekta, njegovem namenu, ciljih in kako bo prišel od ideje do uresničitve.
Na splošno obstajajo 2 vrste začetnih sestankov, na katere morate biti pozorni:
- Zunanji začetek projekta - Razvojna ekipa se usede z nekom iz zunaj podjetje, tako kot stranka ali deležnik, in razpravlja o načrtu skupnega projekta.
- Notranji PKM - Ekipa iz v podjetje sede skupaj in razpravlja o načrtu za nov interni projekt.
Medtem ko imata obe vrsti lahko različni izid, postopka je skoraj enako. V bistvu obstaja nobenega dela zunanjega začetnega projekta, ki ni del notranjega začetnega projekta - edina razlika bo v tem, za koga ga držite.
Več sodelovanja z vašimi srečanji
Zakaj so sestanki projekta Kickoff tako pomembni?
Namen Kickoff srečanj mora biti glasen in jasen! Morda se zdi dovolj preprosto začeti projekt tako, da pravim ljudem dodelite kup nalog, zlasti na današnjem delovnem mestu, ki je obsedeno s tablo Kanban. Vendar pa lahko zaradi tega ekipe nenehno izgubljajo svojo pot.
Ne pozabite, samo zato, ker ste na ista deska ne pomeni, da ste na ista stran.
V središču tega je srečanje o začetku projekta pošteno in odprto Dialog med stranko in ekipo. Je ne vrsto obvestil o tem, kako bo projekt deloval, a pogovor o načrtih, pričakovanjih in ciljih, do katerih je prišla nebrzdana razprava.
Tu je nekaj prednosti izvedbe srečanja o začetnem projektu:
- Vse dobi pripravljeni - "Dajte mi šest ur, da sesekam drevo in prve štiri bom porabil za ostrenje sekire." Če bi bil Abraham Lincoln danes živ, ste lahko prepričani, da bi prvih 4 od 6 projektnih ur preživel na sestanku za začetek projekta. To je zato, ker ta srečanja vsebujejo vse potrebne korake, da se kateri koli projekt sproži na desni nogi.
- Vključuje vsi ključni igralci - Kickoff sestankov ni mogoče začeti, razen če so tam vsi: menedžerji, vodje skupin, stranke in vsi drugi, ki imajo delež v projektu. Tako enostavno je izgubiti občutek, kdo je za kaj zadolžen, ne da bi bilo jasno, da je sestanek vse skupaj že razviden.
- to je odprt in skupen – Kot smo rekli, so začetni sestanki projekta razprave. Sodelujejo najboljši vse udeležencev in vsem prinesite najboljše ideje.
Več sodelovanja z vašimi srečanji
8 korakov do začetnega srečanja projekta Kickass
Torej, kaj natančno je vključeno v dnevni red zasedanja projekta? Zmanjšali smo ga na 8 spodnjih korakov, vendar se morate vedno spomniti, da obstaja ni nastavljenega menija za to vrsto sestankov.
Uporabite teh 8 korakov kot vodilo, vendar nikoli ne pozabite, da je zadnji načrt ti!
1. korak - Uvodi in Ledolomci
Seveda je edini način za začetek katerega koli začetnega sestanka tako, da se udeleženci seznanijo med seboj. Ne glede na dolžino ali obseg vašega projekta morajo biti stranke in člani ekipe medsebojno odprti, preden lahko učinkovito sodelujejo.
Medtem ko je preprosta predstavitev tipa 'go-round-the-table' dovolj, da se ljudje seznanijo z imeni, lahko ledolomilec doda še eno plast osebnost in poživijo razpoloženje pred začetkom projekta.
Poskusite tole: Zavrtite kolo 🎡
Na a. Predstavite nekaj preprostih uvodnih tem kolovrat, nato naj ga vsak član ekipe zavrti in odgovori na katero koli temo, na katero pristane kolo. Smešna vprašanja so priporočljiva, vendar pazite, da bodo bolj ali manj profesionalna!
Bi radi še več takega? 💡 Imamo 10 ledolomilcev za vsako srečanje točno tukaj.
2. korak - Ozadje projekta
Ker formalnosti in praznovanja niso več na poti, je čas, da začnete z neprekinjenim poslom. Za uspešen začetek sestanka morate imeti jasen dnevni red začetnega sestanka!
Kot vse odlične zgodbe je najbolje, da začnete na začetku. Opišite vso korespondenco med vami in vašimi strankami, da se vsi, ki sodelujejo v projektu, popolnoma dotaknejo dogajanja do zdaj.
To so lahko posnetki zaslona e-poštnih sporočil, besedil, zapisniki s predhodnih sestankov ali kateri koli viri, ki dodajo kakršen koli kontekst za vaše podjetje in vašo stranko. Omogočite si vizualizacijo vseh, tako da ustvarite časovno os.
3. korak - Projektno povpraševanje
Poleg dopisnega ozadja se boste morali še globoko potopiti v podrobnosti zakaj ta projekt se najprej začne.
To je ključni korak, saj ponuja jasen pregled bolečih točk, ki jih želi rešiti projekt, kar morajo imeti tako ekipe kot stranke ves čas v ospredju.
Protip 👊
Takšne faze so zrele za razprave. Vprašajte svoje stranke in vaša ekipa naj predstavi svoje ideje, zakaj menijo, da je bil ta projekt zasanjan.
Če je primerno, vedno poskusite usmeriti kanal glas stranke v tem razdelku. Sodelujte s stranko, da pridobite resnične primere potrošnikov, ki omenjajo boleče točke, ki jih vaš projekt poskuša popraviti. Njihova mnenja bi morala oblikovati pristop vaše ekipe k projektu.
4. korak - Cilji projekta
Torej si preučil preteklosti projekta, zdaj je čas, da pogledamo Prihodnost.
Če imate neposredne cilje in jasno opredelite uspeh svojega projekta, bo vaša ekipa resnično pomagala k temu. Ne samo to, vaši stranki bo pokazal, da se resno ukvarjate z delom in da imate podobno velik delež v njegovem poteku.
Vprašajte udeležence začetnega sestanka "kako bo videti uspeh?" Je več kupcev? Več ocen? Boljša stopnja zadovoljstva strank?
Ne glede na cilj, vedno mora biti ...
- Dosegljivi - Ne pretiravajte se. Spoznajte svoje meje in si postavite cilj dejansko imajo možnost doseči.
- Merljivi - Podprite svoj cilj s podatki. Ciljajte na določeno številko in spremljajte napredek pri njej.
- Časovno - Dajte si končni datum. Naredite vse, da dosežete svoje cilje pred tem rokom.
5. korak - Izjava o delu
Izjava o delu (SoW), ki vključuje "meso" na "začetni sestanek", je zajeten potek v posebnosti projekta in kako se bo izvajal. To je glavni obračun na dnevnem redu začetnega sestanka in bi moral biti deležen največ vaše pozornosti.
Oglejte si to infografiko o tem, kaj vključiti v izjavo o delu:
Upoštevajte, da izjava o delu ne govori toliko o razpravi kot o preostalem dnevnem redu sestanka projekta. To je res čas, da projekt preprosto vodi določi akcijski načrt za prihodnji projekt, nato pa razpravo shranite za naslednja točka sestanka.
Tako kot preostanek začetnega sestanka je tudi vaša izjava o delu super spremenljivka. Posebnosti vaše izjave o delu bodo vedno odvisne od zapletenosti projekta, velikosti ekipe, delov, ki so vključeni itd.
Želite izvedeti več? 💡 Oglejte si to izčrpen članek o oblikovanju poročila o delu.
6. korak - Vprašanja in odgovori
Čeprav se morda počutite prisiljeni, da svoj razdelek Vprašanj zapustite do konca, vam priporočamo, da ga zadržite neposredno po izjavi o delu.
Tak močan segment bo zagotovo sprožil vprašanja tako vaše stranke kot vaše ekipe. Ker je večji del srečanja tako svež v glavah vseh, je najbolje, da stavkate, ko je železo vroče.
Uporaba interaktivne predstavitvene programske opreme za gostovanje vaših vprašanj vam lahko pomaga, da vse poteka gladko, še posebej, če je na sestanku vašega začetnega projekta veliko število udeležencev….
- to je organizirano - Vprašanja so razvrščena po priljubljenosti (prek glasov za) ali glede na čas in jih je mogoče označiti kot "odgovor" ali pripeti na vrh.
- to je moderirano - Vprašanja lahko odobrite in zavrnete, preden so prikazana na zaslonu.
- to je anonimen - Vprašanja lahko oddate anonimno, kar pomeni, da ima vsakdo svoj glas.
7. korak - potencialne težave
Kot smo že povedali, je sestanek o projektu čim bolj odprt in iskren. To je kako gradite a občutek zaupanja s stranko od samega začetka.
V ta namen je najbolje razpravljati o morebitnih težavah, s katerimi bi se projekt lahko soočil na tej poti. Nihče vas ne prosi, da bi tu napovedali prihodnost, samo da bi pripravili okvirni seznam ovir, na katere bi lahko naleteli.
Ker se boste vi, vaša ekipa in vaša stranka tega projekta lotili z različnimi vložki, je idealno, da ga dobite vsi vključeni v razpravo o morebitnih težavah.
Korak # 8 - Prijava
Redno preverjanje pri stranki je še en način za utrditev zaupanja med obema stranema. Na srečanju za začetek projekta imate nekaj vprašanj kaj, kdaj, kdo in kako te prijave se bodo zgodile.
Prijava je precej fino ravnotežje med preglednost in prizadevanje. Čeprav je lepo biti čim bolj odprt in pregleden, morate to upravljati v okviru razpoložljivosti, ki vam bo dejansko na voljo be odprt in pregleden.
Pred koncem sestanka preverite, ali imate odgovore na naslednja vprašanja:
- Kaj? - Natančno, v kakšnih podrobnostih mora stranka posodobiti? Ali morajo vedeti o vseh drobnih podrobnostih napredka ali so pomembni le veliki znaki?
- Kdaj? - Kako pogosto naj vaša ekipa posodablja stranko? Ali bi morali vsak dan sporočiti, kaj so storili, ali samo povzeti, kar jim je uspelo ob koncu tedna?
- Kdo? - Kateri član ekipe bo tisti, ki bo povezan s stranko? Ali bo v celotnem projektu član vsake ekipe, na vsaki stopnji ali samo en dopisnik?
- Kako? - Na kakšen način bosta stranka in dopisnik ostala v stiku? Redni video klic, e-pošta ali stalno posodobljen dokument v živo?
Kot pri večini točk dnevnega reda začetnega sestanka, je najbolje, da o njih razpravljamo na prostem. Za veliko ekipo in veliko skupino strank boste morda lažje naredili a anketa v živo da bi razčistili možnosti za vzpostavitev najboljše možne formule za prijavo.
Želite izvedeti več? Oglejte si nekaj najboljše prakse za prijavo pri vaših strankah.
Učinkovito anketirajte z AhaSlides
Predloga dnevnega reda začetnega srečanja projekta
Z vašim strokovno načrtovanim začetnim sestankom, ki samo čaka, da razblini nekaj misli v sejni sobi, je zadnji dotik morda nekoliko interakcije da vse skupaj združimo.
Ste to vedeli samo vi 29% podjetij se počutijo povezane s svojimi strankami (Gallup)? Odsotnost je epidemija na ravni B2B in zaradi formalnosti se lahko začetni sestanki počutijo kot ploski, nenavdihujoči proces.
Vključevanje vaših strank in skupin z interaktivnimi diapozitivi je resnično povečati udeležbo in povečati razpon pozornosti.
AhaSlides ima arzenal orodij vključno z anketami v živo, vprašanji in odgovori ter diapozitivi o možganski nevihti in celo kvizi v živo in igre za pravilen vžig vašega projekta.
Kliknite spodaj, da si priskrbite brezplačno predlogo za prenos, ki je ni mogoče prenesti. Spremenite vse, kar želite, in jih predstavite brezplačno!
Kliknite spodaj, da ustvarite brezplačen račun AhaSlides in začnete ustvarjati lastne privlačne sestanke z interaktivnostjo!
