Većina podataka iz anketa ne ide nigdje. Timovi provedite anketu, prikupiti brojeve, a zatim izraditi prezentaciju rezultata ankete koja navodi svako pitanje i njegovu postotnu raščlambu. Dionici klimaju glavom tijekom sastanka, karte se spremaju i ništa se ne mijenja. Zvuči poznato?
Problem rijetko je u podacima. Problem je u prezentaciji. Ovaj vodič pokriva kako strukturirati, vizualizirati i isporučiti rezultate ankete tako da nalazi pokreću odluke, a ne ispunjavaju arhivsku mapu. Izvješće McKinsey Global Instituta pokazalo je da organizacije vođene podacima imaju 23 puta veću vjerojatnost da će steći kupce i 19 puta veću vjerojatnost da će biti profitabilne, no većina rezultata ankete nikada se ne pretvori u odluke jer su predstavljeni bez jasne priče [5].
Što prezentacija rezultata ankete zapravo treba učiniti
Prije odabira vrste grafikona ili pisanja naslovnog slajda, jasno odredite zadatak koji prezentacija treba obaviti. Prezentacija rezultata ankete mora učiniti tri stvari:
- Reci publici što si pronašao/la
- Objasnite zašto je to njima konkretno važno
- Ukažite na ono što bi se trebalo dogoditi sljedeće
Sve ostalo je ukras. Rukovoditelji sjede tijekom prezentacije na angažman zaposlenika Podaci nisu tu za pregled metodologije. Žele znati što brojke govore o stanju organizacije i što bi se trebalo promijeniti. HR stručnjaci koji pregledavaju rezultate evaluacije obuke žele znati koji programi funkcioniraju, a koje treba redizajnirati. Okvir je važan prije prvog slajda.
Korak 1: Upoznajte svoju publiku prije nego što išta izgradite
Iste podatke ankete potrebno je pakirati drugačije ovisno o tome tko je u prostoriji. Detaljna analiza Likertova ljestvica Distribucija u deset pitanja prikladna je za tim HR analitičara. Iste informacije predstavljene financijskom direktoru potrebno je sažeti u dva ili tri glavna nalaza izravno povezana s poslovnim rezultatima.
Prije nego što sastavite svoju prezentaciju ili izvješće, odgovorite na ova pitanja:
- Koju odluku ova publika treba donijeti?
- Koliko konteksta već imaju o anketi i njezinim ciljevima?
- Koliko će vremena imati za pregled ili poslušanje prezentacije?
- Koju će razinu statističkih detalja smatrati korisnom, a koju preopterećujućom?
Za publiku s najviše rukovodstva, započnite s najvažnijim nalazom. Za publiku s više praktičara možete slojevito predstaviti više detalja. Za mješovite prostorije strukturirajte prezentaciju tako da glavni nalazi budu prvi, a prateći podaci kasnije, kako bi dionici mogli izaći nakon ključnih zaključaka, a analitički tim može ostati do kraja.
Korak 2: Filtrirajte podatke prije nego što ih vizualizirate
Anketa od 30 pitanja generira 30 podataka, ali to ne znači da se prikazuje svih 30. Većina anketa ima tri do pet nalaza koji su zapravo važni za donošenje odluka. Ostatak je u najboljem slučaju kontekst, a u najgorem šum.
Pregledajte svoje rezultate i postavite pitanje: koji su nalazi iznenađujući, značajni ili primjenjivi? Pitanje na koje je 94% ispitanika dalo isti odgovor ne govori vam gotovo ništa korisno: vjerojatno se može skratiti. Pitanje na koje se odgovori oštro dijele između odjela ili na koje se trend značajno promijenio od posljednjeg ciklusa anketiranja obično pripada prezentaciji.
Ovaj korak filtriranja je ono u što većina prezentera ne ulaže dovoljno truda. Prikazivanje svega djeluje temeljito, ali funkcionira kao isticanje svakog retka u udžbeniku: kada je sve označeno kao važno, ništa nije.
Korak 3: Odaberite vrste grafikona koje odgovaraju podacima
Različiti formati pitanja zahtijevaju različite vizualizacije. Korištenje pogrešne vrste grafikona otežava razumijevanje točnih podataka.
Pitanja s jednim i višestrukim izborom odgovora Dobro funkcioniraju kao horizontalni stupčasti dijagrami. Stupčasti dijagrami lako se pregledavaju, podnose bilo koji broj kategorija i omogućuju vam sortiranje odgovora prema učestalosti tako da su uzorci odmah vidljivi [1]. Tortni dijagrami funkcioniraju za pitanja s jednim izborom i četiri ili manje opcija gdje je udio u odnosu na cijelu priču glavna poanta, ali ih je teško čitati s više od pet dijelova.
Ljestvica ocjenjivanja i Likertova pitanja najbolje se prikazuju kao složeni stupčasti grafikoni, gdje svaki stupac predstavlja jedno pitanje, a segmenti prikazuju raspodjelu odgovora na skali [2]. To vam omogućuje usporedbu obrazaca odgovora na više pitanja u jednom vizualnom prikazu.
Podaci o trendovima, gdje uspoređujete rezultate iz ovog ciklusa s prethodnim, najbolje funkcionira kao jednostavan linijski grafikon ili usporedba stupčastih grafikona. Cilj je da smjer promjene bude očit na prvi pogled.
Otvoreni tekstualni odgovori ne moraju se predstavljati kao sirovi citati (iako nekoliko dobro odabranih citata može biti snažno). Oblaci riječi mogu brzo otkriti najčešće korištene pojmove, što je korisno za uočavanje tema u velikim skupovima odgovora.
Jedno dosljedno pravilo za sve vrste grafikona: označavajte podatke izravno na grafikonu umjesto da se oslanjate na legende. Publika ne bi trebala morati unakrsno referencirati ključ boja kako bi razumjela što gleda.
Korak 4: Izgradite narativ, a ne popis
Razlika između korisne prezentacije i one koju je lako zaboraviti često se svodi na to je li prezenter pokušao ispričati priču ili samo izvijestiti o brojkama [3].
Narativna struktura za rezultate ankete obično izgleda ovako:
Kontekst: O čemu se radilo u anketi, tko je odgovorio i kada je provedena? Neka bude samo jedan slajd ili nekoliko rečenica. Publika treba dovoljno podataka da vjeruje u njih, a ne potpuno metodološko izvješće.
Ključni nalaz: Započnite s najvažnijim rezultatom. Formulirajte ga kao tvrdnju, a ne kao pitanje. „Šezdeset i dva posto zaposlenika kaže da nemaju dovoljno informacija o odlukama koje utječu na njihov rad“ je nalaz. „Što zaposlenici misle o internoj komunikaciji?“ je poticaj, a ne nalaz.
Detaljna podrška: Dvije ili tri podatkovne točke koje dodaju dubinu nalazu u naslovu. Tu slajdovi s puno grafikona zaslužuju svoje mjesto.
Usporedba ili kontekst: Kako se ovo uspoređuje s prethodnim razdobljem anketiranja, s referentnom vrijednošću u industriji ili s drugim timom ili odjelom? Brojevi imaju veći značaj u odnosu na nešto.
Implikacija: Što ovaj nalaz znači u praksi? Ovdje povezujete podatke s odlukama koje publika treba donijeti.
Preporuka: Što bi se trebalo dogoditi sljedeće? Čak i ako prezenter nema konačan odgovor, prezentacija bi trebala završiti s jasnim opcijama, umjesto da se publici prepusti da sama shvati implikacije.
Korak 5: Povežite nalaze s poslovnim ciljevima
Podaci ankete koji ne utječu na organizacijske prioritete rijetko potiču djelovanje. Ako se anketa odnosila na učinkovitost obuke, povežite nalaze s nedostacima u vještinama koji utječu na učinkovitost ili zadržavanje zaposlenika. Ako se radilo o angažmanu zaposlenika, povežite nalaze s rizikom od fluktuacije ili pokazateljima produktivnosti.
Usklađivanje podataka s rezultatima do kojih je organizaciji već stalo nije manipulacija. To je kontekst. Nalaz da "38% zaposlenika u odjelu distribucije rijetko primjenjuje vještine stečene obukom u svom svakodnevnom radu" praktičniji je kada se upari s podacima o fluktuaciji iz istog odjela nego kada se predstavi izolirano.
Korak 6: Odlučite se o formatu i načinu isporuke
Način na koji dijelite rezultate trebao bi odgovarati publici i hitnosti nalaza [4].
Prezentacija uživo dobro funkcionira kada su nalazi značajni, kada očekujete pitanja ili kada želite s grupom u stvarnom vremenu raspravljati o implikacijama. Prezentacija uživo omogućuje vam da pročitate prostoriju i prilagodite se. Ako grafikon zbunjuje ljude, možete odmah razjasniti.
Pisano izvješće ili dijeljeni niz slajdova prikladni su za publiku koja treba apsorbirati podatke vlastitim tempom ili ih podijeliti s ljudima koji nisu bili na izvornom sastanku. Izvješća su također korisna kao referentni dokument nakon prezentacije uživo.
Za evaluacije obuke i pulsne ankete koje se redovito provode, nadzorna ploča koja prikazuje tekuće rezultate može u potpunosti zamijeniti periodični skup. Timovi mogu provjeravati trendove bez čekanja na zakazani pregled.
Korištenje AhaSlidesa za prezentaciju rezultata ankete uživo
AhaSlides je sveobuhvatna platforma za angažiranje publike koja u jednoj sesiji pokriva ankete, ljestvice ocjenjivanja, oblake riječi, otvorena pitanja i pitanja i odgovore. Za trenere i voditelje koji vode sesije uživo, AhaSlides Omogućuje vam prikaz rezultata ankete u stvarnom vremenu tijekom same sesije. Rezultati ankete, odgovori na ljestvici ocjenjivanja i rezultati oblaka riječi ažuriraju se kako sudionici odgovaraju, tako da možete podijeliti nalaze s publikom dok je sadržaj još svjež, umjesto da rezultate sastavljate u izvješće koje stiže danima kasnije.
Ovo je posebno korisno za evaluacije nakon obuke, gdje sagledavanje ukupnih rezultata samopouzdanja kao grupe često pokreće iskreniju raspravu nego čitanje izvješća s razradom tjedan dana nakon sesije. Kada 60% prostorije ukazuje na nisko samopouzdanje u ključnu vještinu i ti se podaci pojave na ekranu tijekom završne rasprave, to mijenja ono što se događa sljedeće: treneri mogu odmah riješiti jaz, a sudionici mogu vidjeti da nisu sami u onome što im je bilo teško.
AhaSlides također izvozi odgovore kao podatke iz proračunske tablice za detaljniju analizu nakon završetka sesije, tako da prezentacija uživo i izvještavanje nakon sesije rade s istim podacima bez dodatnih koraka. Zamislite to manje kao izvješće s kratkim pregledom, a više kao ploču s rezultatima uživo. Ljudi reagiraju drugačije kada mogu vidjeti brojeve u stvarnom vremenu.
Uobičajene pogreške koje treba izbjegavati
Predstavljanje svakog pitanja. Publika ne može apsorbirati 25 podataka u jednom sastanku. Nemilosrdno birajte. Manje značajna pitanja premjestite u dodatak kako bi podaci bili dostupni ako se postave, ali neka glavna prezentacija bude usmjerena na tri do pet nalaza koji zaista zaslužuju pažnju prisutnih.
Korištenje pogrešne vrste grafikona. Kružni grafikon s osam kriški ne govori ljudima ništa. Složeni stupčasti grafikon koji uspoređuje Likertove distribucije na pet pitanja govori im mnogo. Prije finaliziranja bilo kojeg vizualnog prikaza, pitajte kolegu koji nije upoznat s anketom može li je ispravno interpretirati za manje od deset sekundi. Ako ne, pojednostavnite ili promijenite format.
Preskakanje "pa što". Podaci bez interpretacije prisiljavaju publiku da sama donosi zaključke, što često znači da ih ne donose. Svaki nalaz treba biti popraćen jednom rečenicom koja objašnjava zašto je važan u praktičnom smislu. Ako ne možete napisati tu rečenicu, nalaz možda neće pripadati prezentaciji.
Zakopavanje naslova. Započinjanje 20-minutne prezentacije s pet minuta metodologije prije dolaska do glavnog nalaza pouzdan je način da izgubite prostor. Započnite s najvažnijim rezultatom na drugom ili trećem slajdu, a zatim navedite kontekst i detalje za one koji ih žele.
Prezentacija s pogrešnom razinom detalja. Vodećem timu potrebna je drugačija verzija istih podataka od tima koji je dizajnirao anketu. U slučaju sumnje, pripremite sažetu verziju i imajte detaljniju sigurnosnu kopiju spremnu za slučaj da se razgovor previše zahukta.
Često postavljana pitanja
Koliko dugo treba trajati prezentacija rezultata ankete?
Za većinu publike koju čine vodstvo ili dionici, cilj je 15 do 20 minuta. To je obično dovoljno vremena za pokrivanje tri do pet ključnih nalaza, pružanje pratećeg konteksta za svaki od njih i zaključak s preporukama. Ako su nalazi složeni ili publika očekuje detaljan pregled, razuman limit je 30 minuta. Sve dulje trebalo bi biti strukturirano kao radionica ili radna sesija, a ne kao prezentacija.
Što bi trebalo ići u dodatak?
Uključite sve što ste uklonili iz glavne prezentacije, a o čemu bi znatiželjni dionik mogao pitati: potpunu analizu pitanja po pitanjima, demografske podjele, doslovne otvorene odgovore i sve metodološke bilješke. Dodatak skraćuje glavni dio bez da temeljne podatke čini nedostupnima.
Kako prezentirate rezultate kada su nalazi nepovoljni?
Točno izvijestite o podacima i uparite ih s kontekstom. Ako su rezultati angažmana značajno pali, jasno to recite, uključite sve čimbenike koji su mogli doprinijeti i dođite pripremljeni s predloženim odgovorom. Publika općenito bolje reagira na iskrene nalaze s jasnim planom nego na ublažene rezultate koji ne spominju pravi problem.
Da bi se ovo primijenilo u praksi, AhaSlides besplatni alat za izradu anketa omogućuje vam izradu, dijeljenje i analizu anketa u nekoliko minuta - uživo u sesiji ili poslano kao samostalna poveznica.
Izvori
[1] Alkemistar. Kružni grafikon ili stupčasti grafikon? Predstavljanje rezultata ankete. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Procvjetati. 5 načina za učinkovitu vizualizaciju odgovora na anketu. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Osveta. Kako učinkovito prezentirati rezultate ankete. https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Uvid7. Najbolje metode za prezentiranje podataka ankete dionicima. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] McKinsey Global Institute. Doba analitike: Natjecanje u svijetu vođenom podacima. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
