Exempel på intressekonflikter: 20 arbetsplatssituationer

En intressekonflikt är ett privat intresse som kan påverka, eller kan se ut som om det påverkar, hur du utför ditt jobb. Att ha en intressekonflikt är inte ett tjänstefel. Att dölja den är problemet.

Den 2024 ACFE-rapport till nationerna studerade 1 921 fall av yrkesbedrägerier och fann att 48 % involverade någon form av korruption, en kategori som inkluderar intressekonflikter. Det är en korruptionssiffra, inte en intressekonfliktfrekvens, men den visar vad som står på spel när ett privat intresse förblir outtalat.

Nedan följer 20 situationer i fyra omgångar om fem: pengar, familj, fritidsarbete samt gåvor och förtroende. Varje situation anger varför det räknas och vad som ska redovisas. Inget av dessa är ett beslut. Din arbetsgivares policy avgör, så varje situation avslutas med samma råd: kontrollera din policy och fråga.

Testet, i tre rader

1. Fråga: skulle en rimlig person kunna tro att detta påverkar ditt omdöme?
2. Om ja, berätta det för någon innan du agerar, inte efteråt.
3. Låt din chef eller compliance-teamet bestämma, och ta ett steg tillbaka från beslutet tills de har gjort det.

De amerikanska federala reglerna använder samma idé. 5 CFR 2635.502 frågar sig om, i fall som rör en hushållsmedlems ekonomiska intressen eller en täckt relation, en rimlig person med kännedom om de relevanta fakta skulle ifrågasätta den anställdes opartiskhet, och 5 CFR 2635.402 täcker ekonomiska intressen som skulle påverkas av en fråga som den anställde arbetar med. Dessa regler gäller endast anställda i den amerikanska federala verkställande makten. För alla andra är arbetsgivarens policy standarden.

Omgång 1: pengar och investeringar

Set 1: fem pengasituationer

1. Du äger aktier i en leverantör som lägger anbud på ditt teams kontrakt. Din vinst eller förlust kan bero på beslutet. Informera din chef eller compliance-avdelning om innehavet och ta ett steg tillbaka från valet.
2. Ett företag som du deläger lägger ett bud. Även en liten insats räknas, eftersom pengarna ändå når dig. Ange insatsen skriftligen innan budet öppnas och undvik utvärderingen.
3. Du tar ett andra jobb hos en konkurrent. Du kanske har information som hjälper dem, eller känner dig tvungen att dras mellan två arbetsgivare. Berätta för din chef innan du accepterar och fråga om policyn tillåter det.
4. En säljare erbjuder dig ett lån eller ett förmånligt erbjudande. En skuld till en leverantör kan påverka hur du behandlar dem. Avböj det, eller informera om det och låt regelefterlevnaden avgöra.
5. Du ger råd till ett företag du har investerat i. Du kan styra råden mot din egen avkastning. Berätta om investeringen för personen som bad om råden.

Vårt val: leverantören du deläger. Det är så folk oftast antar är okej, eftersom "det bara är en liten andel".

Omgång 2: familj och relationer

Set 2: fem relationssituationer

1. Du blir ombedd att anställa din kusin. Din bedömning av kandidaten kan vara partisk, och andra kanske tror att den är det. Avslöja relationen och låt någon annan sköta processen.
2. Du blir chef för din partner. Du skulle sätta deras lön, recensioner och arbetsbelastning. Berätta för HR så snart det händer och fråga om en förändring av rapporteringslinje.
3. Du kan ge ett kontrakt till en väns företag. Vänskapen kan påverka beslutet, eller se ut som om den gjorde det. Berätta det och lämna beslutet till någon annan.
4. Din make/maka arbetar för en klient som du ansvarar för. Var och en av er kan få reda på saker om den andres arbetsgivare. Berätta det för din chef så att kontot kan hanteras med det i åtanke.
5. En nära vän söker en tjänst och du sitter i intervjupanelen. Det händer på alla arbetsplatser. Berätta för panelens ordförande före intervjuerna och lämna panelen för den kandidaten.

Vårt val: vännen i panelen. Det händer på alla arbetsplatser, det tar tio sekunder att säga, och det skyddar er båda.

Omgång 3: externt arbete och roller

Set 3: fem situationer utanför arbetet

1. Du frilansar för en klients konkurrent. Båda sidorna kan rimligen tvivla på din lojalitet. Berätta detta för din chef och kontrollera policyn för externt arbete.
2. Du driver en sidoverksamhet under arbetstid. Din tid och uppmärksamhet tillhör då din arbetsgivare. Informera om verksamheten och kom överens om vad som är tillåtet, och när.
3. Du är inbjuden att tala på en konferens och erbjuds en avgift. Arrangören kan vara en leverantör eller en kund. Berätta för din chef innan du accepterar och fråga om avgiften är din att behålla.
4. Du blir ombedd att gå med i en annan organisations styrelse. Dess intressen kan överlappa med din arbetsgivares. Berätta detta för din chef och avsäg dig dig alla frågor som rör den organisationen.
5. Du använder konfidentiell information för ett personligt projekt. Information som du innehar på grund av ditt jobb får inte användas av dig någon annanstans. Använd den inte, och om du redan har gjort det, berätta det för din chef.

Vårt val: sidojobbet på arbetstiden. Det börjar smått, med ett mejl eller ett samtal, och det är det de flesta kan se sig själva göra.

Två exempel från Storbritannien visar samma idé i lag och inom den offentliga sektorn, och ingen av dem är en regel för anställda i den privata sektorn i allmänhet. Civiltjänstlagen säger att tjänstemän inte får missbruka sin officiella ställning, till exempel genom att använda information som erhållits i sina arbetsuppgifter för att främja sina egna eller andras privata intressen. Och avsnitt 175 i aktiebolagslagen 2006 säger att en företagsledare måste undvika en situation där de har, eller kan ha, ett intresse som står i konflikt med, eller eventuellt kan stå i konflikt med, företagets intressen, såvida inte styrelseledamöterna har godkänt det.

Omgång 4: gåvor, gästfrihet och styrelseplatser

Set 4: fem present- och brädesituationer

1. En försäljare skickar en julkorg. Ett tack kan bli en förväntan. Avslöja det och fråga om du vill ge tillbaka det, dela det med teamet eller behålla det.
2. En budgivare erbjuder dig biljetter under en upphandling. Problemet är tidpunkten. Avböj eller offentliggör budet och låt regelverket avgöra innan upphandlingen avslutas.
3. En leverantör ger en gåva till en beslutsfattare. Det kan se ut som ett försök att köpa ett beslut. Registrera det och ta beslutsfattaren bort från leverantörens beslut om gåvan är stor.
4. Du sitter i en välgörenhetsstyrelse som köper från en av dina leverantörer. Två lojaliteter möts i ett och samma beslut. Deklarera länken på tavlan och lämna rummet när det röstas.
5. Ett talarhonorar kommer från ett företag du köper från. Betalning från en leverantör är i praktiken en gåva. Informera om detta innan du accepterar.

Vårt val: biljetter från en budgivare under en upphandling. Det ser harmlöst ut, och det är i den situationen en upplevd konflikt gör mest skada.

Om gåvor, den federala regeln, 5 CFR 2635.202, säger att, med undantag för vad som anges i det underavsnittet, får en anställd inte acceptera en gåva från en förbjuden källa eller en gåva som ges på grund av sin officiella position. Det är för amerikanska federala anställda. Privata arbetsgivare sätter sina egna gränser, så leta efter en policy för gåvor och gästfrihet innan du accepterar.

Hur man avslöjar och hanterar en konflikt

1. Säg det tidigt och skriftligt. Ett e-postmeddelande till din chef eller compliance-teamet är en post.
2. Beskriv intresset, inte bara faktumet. "Min bror äger firman" är bättre än "jag känner dem".
3. Ta ett steg tillbaka från beslutet. Rösta inte, granska inte eller ge råd om det förrän resultatet är dokumenterat.
4. Låt din chef eller compliance-teamet dokumentera resultatet. Beslutet är deras, inte ditt.
5. Granska det när saker och ting förändras. En ny roll, ett nytt bud eller en ny andel kan göra ett gammalt arrangemang till en konflikt.

Kom ihåg ACFE-siffran: 48 % av de 1 921 fall som studerades gällde korruption. En konflikt som deklareras tidigt är mycket lättare att hantera än en som upptäcks senare. För mer information om hur man gör det säkert att säga ifrån, se vår guide till anonym undersökning och vårt inlägg på efterlevnadsfällan.

Sätt att hålla detta som en teamsession

En policy som läses en gång glöms bort. En kort live-session får folk att säga vad de skulle göra.

• Välj svar: Visa en situation på skärmen och fråga "Är detta en konflikt? Ja, nej, eller avslöja och fråga." Visa skillnaden och diskutera sedan exemplen där folk var oense.
• Word Cloud: fråga "Vad skulle få dig att tveka att avslöja?" De viktigaste orden är hindren att åtgärda.
• Betygsskala: fråga "Hur tydlig är vår policy för intressekonflikter?" före och efter sessionen.
• Öppen slutsats, anonym: Fråga om ett scenario som ditt team har ställts inför och diskutera det utan namn.
• Frågor och svar, anonym: öppna den för frågor som folk inte ställer högt. tips för en lyckad frågestund hjälpa dig att sköta det bra.

Använd de 20 situationerna ovan som dina frågor. Om du vill ha bilder som är redo att anpassas är kursmallen om intressekonflikter byggd för detta.

Vanliga frågor och svar

Vad är en intressekonflikt?

Ett privat intresse som kan påverka, eller verkar påverka, dina arbetsbeslut. Det kan vara pengar, familj, ett annat jobb eller en gåva.

Vilka är exempel på intressekonflikter på jobbet?

Att äga en del av en leverantör, anlita en släkting, ta emot gåvor från en budgivare eller driva en sidoverksamhet för en konkurrent. De 20 situationerna ovan ger mer.

Är en intressekonflikt olaglig?

Inte i sig självt. För de flesta anställda är det en fråga om arbetsgivarpolicy, och skadan uppstår om man inte avslöjar det, även om vissa roller medför juridiska skyldigheter, såsom företagsledare i Storbritannien enligt avsnitt 175 i Companies Act 2006. Amerikanska federala anställda står inför specifika regler, inklusive en straffrättslig lag, 18 USC 208, som 5 CFR 2635.402 beskriver.

Hur redovisar man en intressekonflikt?

Berätta skriftligen för din chef eller compliance-avdelning så snart du upptäcker det och ta ett steg tillbaka från beslutet. Beskriv intresset, inte bara faktumet.

Vad är skillnaden mellan en faktisk och en upplevd konflikt?

En faktisk konflikt påverkar ditt omdöme; en upplevd konflikt ser bara ut som om den skulle kunna. Båda är värda att avslöja.

Var ska man börja

Välj en uppsättning med fem och använd den vid nästa teammöte. Om du bara har tid för en, börja med vännen i intervjupanelen.

Det här inlägget är av allmän information, inte juridisk rådgivning. För ett beslut som rör din egen arbetsplats, tala med en kvalificerad arbetsrättsadvokat eller tillsynsmyndigheten.