Hur man utbildar restaurangchefer i att använda automatiserad analys av matsvinn för att omforma köksförberedelser

Föreställ dig ett kök vars avfallsrapport visar 13 procent mer mat i soporna än månaden innan. Chefen vill minska förberedelselistan. Kökschefen säger att helgens menyspecial är orsaken. Ekonomiavdelningen påpekar att förpackningarna ökade med cirka 8 procent. Alla tittar på samma diagram och drar olika slutsatser.

Detta är ett illustrativt scenario, inte en dokumenterad incident. Det är den situation som utbildning i matsvinnsanalys är avsedd att förbereda chefer för: att läsa spårningsdata när täcken och menysammansättningen också har ändrats, och sedan bestämma vad de ska prova i köket. Den här guiden är för chefer inom hotell- och restaurangutbildning och chefer för restaurang- eller hotellverksamhet. Den behandlar hur man diagnostiserar brister, hur man utformar rutiner, hur man driver och poängsätter ett fall, och vad utbildningen inte kan åtgärda. Låt en driftschef som känner till era kök validera fallet och kriterierna innan ni använder dem.

Snabb fakta

1. Beskriv prestandaproblemet

Börja med jobbet, inte kursen. En chef som tittar på data om matsvinn måste bestämma vad siffrorna betyder, välja en ändring i förberedelserutinen och utforma ett test som visar om ändringen fungerade. Det är analys och bedömning, inte datainmatning.

Var specifik med beslutet. Beror svinnet på att teamet förberedde för mycket, att en rätt sålde mindre än prognostiserat, att lagret blev dåligt i förrådet eller att tallrikar kom tillbaka med mat kvar? Varje orsak kräver en annan förändring. Ange de mätbara resultat som chefen bör arbeta med: svinnvikt per kategori, svinn per dagsdel, omslag, sålda varor och förberedda kvantiteter.

Det finns en affärsmässig anledning att ta detta på allvar. Champions 12.3-rapporten om restauranger granskade 114 restauranger i 12 länder. Den fann att restauranger i genomsnitt sparade 7 dollar i driftskostnader för varje dollar som investerades i att minska matsvinnet i köket, och minskade matsvinnet i köket med i genomsnitt 26 procent inom ett år. Åtgärderna inkluderade att mäta och övervaka svinnet samt att utbilda personal i nya hanterings- och förvaringsrutiner. Du kan läsa resultaten i Champions 12.3 restauranger rapport och dess pressmeddelandeDetta är medelvärden från en studie av anläggningar som valde att delta, så betrakta dem som en anledning att titta på avfall, inte ett löfte för era egna kök.

2. Diagnostisera inlärnings- och kontextuella luckor

Innan du skapar utbildning, jämför uppgiften med vad chefer gör idag. Om den nuvarande utbildningen är en timmes lång programvarudemonstration och ett quiz i slutet av modulen, stämmer inte uppgiften och bedömningen överens. Kontrollera sedan om orsaken till dåliga beslut verkligen är kunskap.

Kontrollera den kognitiva efterfrågan. Att komma ihåg vad en avfallskategori betyder är ett lågnivåkrav. Att tolka en topp när andra saker ändras ber chefer att analysera. Att välja mellan två förberedande ändringar och försvara valet ber dem att utvärdera. Att utforma ett test ber dem att skapa. En kurs som bara testar minnen kommer att säga dig lite om någon av dessa. Den reviderade Blooms taxonomi (Anderson och Krathwohl, 2001) är ett praktiskt sätt att namnge den nivå du behöver.

Kontrollera uppgifterna. Att utbilda chefer i att lita på dålig data lär dem att göra misstag med självförtroende. Fråga vem som loggar svinnet, vid vilken tidpunkt i skiftet och om kategorierna betyder samma sak på olika platser. Om hälften av svinnet aldrig når skalan, talar diagrammet inte om sanningen.

Kontrollera verktyg och procedurer. Finns det en våg och en märkt behållare vid varje station där avfall genereras? Är avverkning en del av stängningsrutinen, eller ett extra jobb i slutet av ett långt arbetspass? Finns det en förberedelselista som chefer får ändra?

Kontrollera bemanning och befogenheter. En chef som ser att förberedelserna är för höga men inte kan ändra listan utan godkännande från huvudkontoret har inte ett utbildningsgap. Ta upp det med ägaren.

3. Utforma målinriktad förberedelse och övning

Använd tre steg, vart och ett anpassat till vad det behöver uppnå.

Förberedelse: bekräfta förkunskapskraven. Använd en kort självstudie om ordförrådet och grunderna: vad varje avfallskategori betyder, hur omslag och sålda artiklar relaterar till förberedda kvantiteter och hur man läser rapporten som systemet producerar. En återkallelsekontroll som denna bekräftar endast förkunskapskraven. Den visar inte att någon kan tolka ett rörigt diagram, så rapportera det inte som en kompetenspoäng.

Övning: beslut med feedback. Ge chefer fall med verkliga komplikationer. Visa en veckas avfallsdata tillsammans med omslag och en menyändring, fråga sedan vad de tror händer, vilka bevis som stöder det och vad de skulle testa. Feedback bör handla om två saker separat: tolkningens kvalitet och det föreslagna testets kvalitet. En chef kan läsa data väl och ändå föreslå ett test som inte kan säga dem någonting.

Menytekniska granskningar och avfallsrevisioner hör hemma här som källmaterial. En menyteknisk granskning visar vilka rätter som säljer bra och vilka som säljer dåligt, och en avfallsrevision visar vad som faktiskt slängs och varför. Använd anonymiserade siffror från era egna webbplatser så att fallen känns verkliga, och kontrollera dem med ekonomiavdelningen innan ni delar dem.

Granskning och överföring: lev där omdöme behövs. Live coaching ger mest effekt när ett fall är tvetydigt, till exempel när två förklaringar passar lika bra på data. Asynkron granskning räcker för enkla tolkningskontroller. Interaktiva omröstningar, frågesporter och korta scenariobilder kan köras under ett teammöte eller genomföras i egen takt, så att chefer på olika skift och platser får samma övning.

4. Arbeta igenom ett realistiskt exempel

Här är en kort uppgift som du kan anpassa. Den är illustrativ, och en verksamhetschef bör validera siffrorna och facitlistan.

Fallet. En restaurang spårar svinn efter vikt vid passet och förberedelsestationen. Under fyra veckor ökar förberedelsesvinnet från 38 kg till 43 kg per vecka, vilket är en ökning med cirka 13 procent. Under samma period ökar täckningen med cirka 8 procent och en ny säsongsbetonad special läggs till som använder mycket färska örter och putsade grönsaker. Tallrikssvinnet är oförändrat.

Elevens uppgift. Granska informationen. Berätta vad som händer, vilka bevis som stöder din åsikt, vad du skulle ändra i förberedelserna, hur du skulle testa det och vilken ytterligare information du skulle behöva.

Elevens val och feedback.

1. "Avfallet har ökat med 13 procent, så minska alla förberedelsemängder med 13 procent." Ofullständig. Detta ignorerar den täckningsökningen och behandlar hela ökningen som överskott. Feedback: jämför slöseri per täckning, inte bara totalen, och titta på vilka förberedelseposter som driver ökningen.
2. "Den nya specialen är orsaken, så ta bort den." Delvis rätt. Eleven har upptäckt en rimlig drivkraft, men det finns inga bevis ännu och att ta bort rätten kan kosta försäljning. Feedback: fråga hur mycket av förberedelsespillet som kommer från specialens ingredienser och om putsningen skulle kunna användas någon annanstans.
3. "Svinnet per omslag har bara ökat något, och ört- och grönsaksavfallet är den största nya varan. Under två veckor, ändra specialens förberedelser till mindre satser två gånger om dagen och jämför svinnet per omslag med de föregående två veckorna, medan de andra förberedelselistorna hålls oförändrade." Stark. Den justerar för omslag, hittar en trolig drivkraft, ändrar en sak och anger hur den kommer att bedöma resultatet.

Omförsöket. Ge ett andra fall med samma struktur men en annan orsak, till exempel en ändring i leveransen som ledde till överbeställning. Se om eleven överför resonemanget snarare än att upprepa det första svaret.

5. Bedöm kapacitet och planöverföring

Poängsätt ett nytt, osedd fall med en kort matris, 0 till 2 för varje kriterium, i samförstånd med din verksamhetschef.

Ankare: 0 betyder frånvarande eller ounderbyggd, 1 betyder delvis med relevanta utelämnanden, 2 betyder fullständig och motiverad mot överenskomna kriterier. Definiera kritiska fel separat, till exempel att agera på data som är kända för att vara otillförlitliga, eller att ändra en livsmedelssäkerhetsprocedur för att minska avfall. En övergripande poäng får inte dölja ett kritiskt fel. Denna matris är en föreslagen utgångspunkt, inte en validerad beredskapsstandard, så anpassa den med din sektorspecialist.

Uppföljning på arbetsplatsen. Kontrollera överföringen när cheferna har haft tid att använda data. Jämför en baslinje med osynliga uppföljningsfall och med de experiment som cheferna faktiskt genomförde. Definiera populationen, nämnaren (till exempel svinn per omgång per vecka) och tidpunkten innan du börjar. Titta på samtidiga förändringar, såsom en ny meny, ett leverantörsbyte eller ett personalbyte, innan du tillgodoräknar utbildning för eventuella förbättringar.

Vad träning inte kommer att lösa

• Dålig data. Avfall som inte vägs, eller kategorier som skiljer sig åt mellan olika anläggningar, gör alla analyser otillförlitliga.
• Saknad utrustning. Ingen våg eller behållare på en station, ingen registrering.
• Ingen befogenhet att ändra förberedelselistan. En chef kan inte testa en förändring de inte har tillstånd att göra.
• Bemanning och tempo. En hastig stängning innebär att loggning hoppas över.
• Yttre orsaker. Leveranskvalitet, leverantörsförpackningsstorlekar och prognosfel ligger utanför köket.
• Systemgränser. Den här guiden förutsätter inte att ditt avfallsspårningssystem är anslutet till något annat verktyg. Kontrollera vad ditt faktiskt gör.

Nämn dessa tidigt för ägarna och kom överens om vem som åtgärdar varje enskilt problem. Utbildning förbättrar vad chefer kan tolka och besluta om. Den kan inte tillhandahålla utrustning, tid eller befogenheter.

Vanliga frågor och svar

Vad är utbildning i matsvinnsanalys?

Utbildning som lär chefer att läsa data från matsvinn, bedöma vad som ligger bakom en förändring och utforma ett litet test av en annan förberedelserutin. Det är övning med feedback, inte en mjukvaruhandledning.

Vad bör restaurangchefer titta på i avfallsdata?

Avfall per kategori och dagsdel, jämfört med omslag, sålda varor och förberedda kvantiteter. Avfall per omslag är vanligtvis rättvisare än en råsumma när affärsvolymen förändras.

Hur länge bör ett förberedande experiment pågå?

Tillräckligt lång för att se mer än en normal vecka, med andra förändringar stabila. Två till fyra veckor är en rimlig utgångspunkt för en hektisk anläggning, men kom överens med din driftschef.

Behöver chefer ett automatiserat system?

Nej. En våg, märkta lagerplatser och en konsekvent logg räcker för att öva på färdigheten. Automatisering kan spara tid vid loggning, men träningsuppgiften att tolka data och utforma ett test är densamma.

Var ska man börja

Välj ett kök med någorlunda tillförlitliga avfallsregister. Bygg ett ärende utifrån dess verkliga mönster, och täck minst en annan förändring, såsom täcken eller en ny menypunkt. Låt en verksamhetschef validera svarskriterierna och testa det sedan med ett team av chefer innan du lanserar det.

För att se hur ett sådant här ärende skulle kunna köras live i ett chefsmöte och återanvändas i egen takt efteråt, utforska AhaSlides.