Om du arbetar på HR-avdelningen vet du hur viktigt det är att ha rätt personer på rätt jobb.
Det är där personalplanering kommer in.
När du behärskar konsten att HR-planering kan du spara stora pengar för företaget samtidigt som du får alla teammedlemmar att arbeta effektivt och i samklang med varandra.
Dyk in för att låsa upp viktiga strategier för att framtidssäkra din arbetsstyrka!
Innehållsförteckning
Vad är Human Resource Planning och varför är det viktigt?
Personalplanering är process att förutsäga en organisations framtida personalbehov och utforma aktiviteter för att möta dessa behov.
Det är viktigt av flera skäl:
• Säkerställer rätt antal anställda: HR-planering hjälper organisationer att avgöra hur många anställda de kommer att behöva i framtiden för att möta mål och krav. Detta undviker att ha för få eller för många anställda.
• Identifierar kompetensbrister: Processen identifierar eventuella klyftor mellan färdigheter och kompetenser hos den nuvarande arbetsstyrkan jämfört med vad som kommer att behövas i framtiden. Detta gör att HR kan utveckla program för att täppa till dessa luckor.
• Hjälper successionsplanering: HR-planering ger input till successionsplaner genom att identifiera kritiska roller, potentiella efterträdare och utvecklingsbehov. Detta säkerställer en pipeline av kvalificerade interna kandidater.
• Stödjer rekryteringsinsatser: Genom att prognostisera behov i förväg kan HR utveckla riktade rekryteringsstrategier för att hitta och anställa rätt talang när det behövs. Detta minskar tidspressen under perioder med hög efterfrågan.
• Överensstämmer med strategiska mål: HR-planering hjälper till att anpassa HR-strategier och -program till organisationens strategiska affärsplan. Det säkerställer att investeringar i humankapital stöder nyckelmål.
• Förbättrar retention: Genom att identifiera framtida behov kan HR-planering hjälpa till att utforma program för att behålla kritiska talanger och personer med svåra att hitta färdigheter. Detta minskar rekryterings- och utbildningskostnaderna.
• Förbättrar produktiviteten: Att ha rätt antal anställda med rätt kompetens vid rätt tidpunkt förbättrar organisationens effektivitet och produktivitet, eftersom forskning visar att företag med anställda som är mycket engagerade tenderar att vara 21 % mer lönsamt. Det minskar också kostnaderna på grund av överbemanning eller kapacitetsbegränsningar.
• Säkerställer efterlevnad av lagar och regler. HR-planering hjälper till att säkerställa att du har en tillräckligt hög arbetsstyrka inom områden som säkerhet, hälsa och regeringen.
Faktorer som påverkar personalplanering
Trots att den är en viktig del av alla organisationer, stor som liten, står personalplanering inför vissa utmaningar eftersom den arbetar med både interna och externa intressenter, som:
• Affärsstrategi och mål – Företagets strategiska mål, tillväxtplaner, nya initiativ och mål påverkar HR-planerna direkt. HR kommer att behöva anpassa sig till affärsstrategin.
• Teknologiska förändringar – Ny teknik kan automatisera eller ändra jobbroller, skapa nya kompetenskrav och påverka personalbehoven. HR-planer måste ta hänsyn till detta.
• Statliga regleringar – Förändringar i lagar om anställning, arbete, immigration och säkerhet påverkar personalpolitiken och förmågan att rekrytera och behålla personal.
• Ekonomiska förhållanden - Tillståndet i ekonomin påverkar faktorer som arbetskraftsutbud, rekryteringsmöjligheter, avgångsnivåer och kompensationsbudgetar. HR-planer måste vara anpassningsbara.
• Konkurrensen – Konkurrenters agerande påverkar faktorer som avgång, efterfrågan på vissa färdigheter och ersättningstrender som HR-planer måste beaktas.
• Organisatorisk omstrukturering – Förändringar i struktur, processer eller expansion till nya marknader kräver justeringar av jobbroller, kompetens och personal i HR-planer.
• Karriärutvecklingsbehov – Inlärnings- och utvecklingsbehoven hos nuvarande anställda för att utveckla sina karriärer måste beaktas i HR-planer, som 22% av anställda nämnde bristen på tillväxtmöjligheter som en faktor som fick dem att överväga att lämna sitt jobb.
• Arbetskraftsplanering – Strategier för att fylla kritiska roller internt med kvalificerade kandidater påverkar bemanningsnivåer och utvecklingsplaner inom HR. Det kan också vara utmanande att behålla kritiska talanger och anställda med svåra att hitta färdigheter under den tid som behövs inom HR-planer. Oförutsedd utslitning kan störa planer.
• Demografi – Förändringar i tillgången för vissa åldersgrupper eller typer av arbetstagare på arbetsmarknaden är en faktor för rekryterings- och behållastrategier.
• Kostnadspress – Investeringar i mänskliga resurser kan behöva anpassas till stela budgetcykler, även om HR-planering identifierar olika behov eller prioriteringar. Detta kräver avvägningar.
Personalplanering tar hänsyn till många externa och interna faktorer som påverkar en organisations framtida humankapitalbehov. Att förutse och redovisa dessa faktorer i HR-prognoser och -strategier hjälper till att säkerställa att planerna förblir relevanta och kan genomföras effektivt över tid.
Vilka är de 5 stegen i Human Resource Planning?
Även om varje organisation kan ha sitt eget specifika sätt att göra saker på, är dessa fem steg i allmänhet desamma över hela linjen.
#1. Uppskattning av ditt folks behov
Detta steg innebär att uppskatta de framtida kraven på personalstyrka baserat på organisationens strategiska mål, tillväxtplaner, branschtrender och andra relevanta faktorer.
Det inkluderar att analysera den nuvarande personalstyrkan, identifiera eventuella luckor eller överskott och projicera organisationens framtida behov.
Testa att brainstorma med AhaSlides för HR-planeringen
Brainstorma interaktivt med ditt team för att driva din vision framåt.
#2. Inventera din nuvarande besättning
Detta steg innebär att ta en närmare titt på de fantastiska människorna som redan finns i ditt team.
Vilka talanger, färdigheter och erfarenheter tillför de till bordet?
Finns det några klyftor mellan var ditt lag är nu och där du vill att de ska vara?
Du kommer också att ta hänsyn till olika arbetskraftsvariabler som för närvarande är okända, såsom konkurrensfaktorer, uppsägningar och plötsliga förflyttningar eller uppsägningar.
#3. Skanna horisonten efter nya rekryter
Nu är det dags att surfa runt omvärlden för att se vilka andra fantastiska människor som kanske vill gå med i ditt uppdrag.
Vilka färdigheter är efterfrågade? Vilka företag producerar topptalanger du kan rekrytera? Du utvärderar alla externa anställningsmöjligheter.
Denna bedömning hjälper till att identifiera potentiella källor till talang, såsom rekryteringskanaler eller partnerskap med utbildningsinstitutioner.
#4. Utveckla strategier för att åtgärda luckor
Med ett grepp om ditt teams nuvarande styrkor och framtida behov kan du nu utforma strategier för att täppa till eventuella luckor.
Att investera i ditt befintliga team är alltid ett smart val. Här är några sätt du kan hjälpa till att stärka ditt teams färdigheter och växa tillsammans:
• Ge utbildning och utveckling för ditt team. När teammedlemmar har möjligheter att lära sig nya färdigheter och kunskaper ger det dem kraft och gör hela ditt team mer effektivt.
• Att anställa nya teammedlemmar med kompletterande färdigheter kan fylla luckor och få in nya perspektiv. Leta efter kandidater som passar väl in i din nuvarande kultur.
• Utvärdera varje gruppmedlems roll och ansvar. Är jobb väl anpassade till deras intressen och kompetens? Att justera roller där det är möjligt kan optimera allas styrkor.
Enkelt uttryckt är det en win-win att hjälpa ditt team att utöka sina möjligheter. Dina medarbetare kommer att bli mer motiverade, självsäkra och produktiva. Och tillsammans kommer ni att ha den blandning av talanger som behövs för att navigera i utmaningar och ta vara på nya möjligheter.
#5. Övervaka, utvärdera och revidera planen
De bästa folkplanerna kräver justeringar över tid.
När du implementerar nya initiativ, kolla ständigt in med ditt team.
Samla in feedback för att identifiera vad som fungerar bra och vad som kan förbättras.
Håll dig pigg till förändrade omständigheter och förändra och anpassa dig alltid för framgång i laget.
Ge din egen feedback och värd den live.
Gratis feedbackformulär när och var du än behöver dem. Framkalla engagemang, få meningsfulla åsikter!
Kom igång gratis
Bottom Line
Genom att upprepa dessa grundläggande steg i personalplanering kan du eftertänksamt forma personalsidan av ditt företag. Du kommer att anställa rätt lagkamrater vid rätt tidpunkter för att driva din vision framåt. Och med ständigt lyssnande, lärande och anpassning kommer du att bygga den starka, blomstrande besättningen som behövs för hållbar tillväxt.
Vanliga frågor
Vad menar du med personalplanering?
Personalplanering avser de processer som organisationer använder för att fastställa sina nuvarande och framtida personalbehov. Effektiv HR-planering hjälper organisationer att skaffa, utveckla och behålla de mänskliga resurser de behöver för att uppnå strategiska mål och förbli konkurrenskraftiga.
Vilka är de 6 stegen i personalplanering?
Personalplaneringsprocessen innebär att bedöma nuvarande mänskliga resurser, prognostisera framtida behov, identifiera luckor, utveckla och implementera planer för att fylla dessa luckor och sedan övervaka och justera planerna över tid. De 6 stegen täcker hela cykeln från analys, strategiutveckling, genomförande och utvärdering.
Vad används personalplanering till?
Personalplanering används för att hjälpa organisationer att uppnå sina strategiska mål genom att tillhandahålla en process för att förvärva, utveckla och hantera rätt arbetskraft för att möta nuvarande och framtida behov. När det görs på rätt sätt kan det avsevärt påverka en organisations prestation och framgång.
