Att se till att du har rätt personer med lämplig kompetens redo att gå när du behöver dem – det är arbetskraftsplanering.
Det spelar ingen roll om du är en startup eller ett etablerat företag, att ha en smart och genomtänkt bemanningsplan gör en enorm skillnad för att nå dina mål.
I den här guiden kommer vi att täcka grunderna för att ta reda på din arbetskraftsplaneringsprocessen, varför det är viktigt och hur man gör en plan som hjälper ditt företag att lyckas oavsett vad som förändras där ute.
Så gör dig bekväm, vi hoppar in i en värld av bemanningsstrategier!
Innehållsförteckning
Tips för organisationsengagemang
Gör ditt eget frågesport och värd det live.
Skapa glädje i ditt team. Framkalla engagemang, öka produktiviteten!
Kom igång gratis
Vad är Manpower Planning?
Arbetskraftsplanering eller personalplanering är processen att förutse en organisations framtida personalbehov och bestämma hur man ska möta dessa behov. Det involverar:
• Analysera den nuvarande arbetsstyrkan – deras färdigheter, kompetenser, jobb och roller
• Prognostisera framtida personalbehov baserat på affärsmål, strategi och beräknad tillväxt
• Fastställa eventuella klyftor mellan nuvarande och framtida behov – i termer av kvantitet, kvalitet, kompetens och roller
• Utveckla lösningar för att fylla dessa luckor – genom rekrytering, utbildning, utvecklingsprogram, kompensationsjusteringar etc.
• Skapa en plan för att implementera dessa lösningar, inom önskade tidsramar och budgetar
• Övervaka utförande och göra justeringar av personalplanen vid behov
Vilka är nyckeldelarna i manpowerplaneringsprocessen?
Huvudkomponenterna i arbetskraftsplaneringsprocessen är vanligtvis:
Omfattning: Det involverar både kvantitativ och kvalitativ analys. Kvantitativ analys inkluderar beräkning av nuvarande och framtida bemanningsnivåer baserat på arbetsbelastningsprognoser. Den kvalitativa analysen tar hänsyn till de färdigheter, kompetenser och roller som behövs.
Varaktighet: En arbetskraftsplan täcker vanligtvis en horisont på 1-3 år, med även långsiktiga prognoser. Den balanserar kortsiktiga taktiska behov med långsiktiga strategiska mål.
Källor: Data från olika källor används som input till planeringsprocessen, inklusive affärsplaner, marknadsprognoser, avgångstrender, kompensationsanalyser, produktivitetsmått etc.
Metod: Prognosmetoder kan sträcka sig från enkel trendanalys till mer sofistikerade tekniker som simulering och modellering. Flera "tänk om"-scenarier utvärderas ofta.
Användning: Arbetskraftsplanen specificerar lösningar för att fylla kompetensluckor, inklusive rekrytering, utbildning, ersättningsförändringar, outsourcing/offshoring och omplacering av befintlig personal. Handlingsplaner skapas för att implementera lösningarna inom tidslinjen och kostnadsbegränsningarna. Ansvar och ansvar tilldelas.
Arbetskraftsplanen följs upp löpande. Beredskapsplaner tas fram om prognoser inte blir som planerat.
Effektiv personalplanering kräver input och samarbete från alla nyckelfunktionsområden, särskilt drift, ekonomi och olika affärsenheter.
Teknikverktyg kan hjälpa till med personalplanering, särskilt för kvantitativ analys och arbetskraftsmodellering. Men mänskligt omdöme är fortfarande viktigt.
Vad är syftet med arbetskraftsplanering inom HRM?
#1 – Anpassa personalbehoven med affärsmål och strategi: Arbetskraftsplanering hjälper till att fastställa antalet och typer av anställda som behövs för att stödja företagets mål, tillväxtplaner och strategiska initiativ. Det säkerställer att mänskliga resurser sätts in där de kan göra störst inverkan.
#2 – Identifiera och fyll färdighetsluckor: Genom att förutsäga framtida kompetenskrav kan personalplanering identifiera eventuella klyftor mellan nuvarande medarbetares kompetens och framtida behov. Den bestämmer sedan hur man fyller dessa luckor genom rekrytering, utbildning eller utvecklingsprogram.
#3 – Optimera personalkostnaderna: Arbetskraftsplaneringen syftar till att matcha arbetskostnaderna med arbetsbelastningskraven. Det kan identifiera områden med över- eller underbemanning så att rätt antal anställda med rätt kompetens kan sättas in. Detta hjälper till att kontrollera arbetskostnaderna.
#4 – Förbättra talangernas produktivitet: Genom att säkerställa att rätt personer har rätt jobb med rätt kompetens, kan personalplanering öka den totala produktiviteten och effektiviteten. Anställda passar bättre för sina roller och organisationen maximerar sitt humankapital.
#5 – Förutse framtida behov: Arbetskraftsplanering hjälper till att förutse förändringar i affärsmiljön och de anställdas behov. Följaktligen kan HR utarbeta strategier i förväg för att säkerställa att arbetskraftens krav uppfylls. Detta proaktiva tillvägagångssätt hjälper till att skapa en smidig och anpassningsbar arbetsstyrka, vilket är avgörande för framgången för alla organisationer.
#6 – Förbättra medarbetarnas motivation: Genom att exakt prognostisera och uppfylla personalkraven kan företaget minimera eventuella oklarheter angående arbetsuppgifter, överväldigande arbetsbelastning och kompetensbrister, som alla har potential att påverka medarbetarnas nöjdhet negativt.
Vilka är de fyra stegen i Manpower Planning Process?
Organisationer kan planera en effektiv arbetskraftsplanering process genom att överväga dessa fyra enkla steg, utan att gå överbord:
#1. Efterfrågeprognoser
- Baserat på företagets mål, strategier och prognoser för tillväxt, expansion, nya produktlanseringar m.m.
- Tänker på faktorer som hur företaget är organiserat, vilken ny teknik de kan använda och hur mycket de använder sina anställda.
- Bestämmer antalet personer som behövs, efter roll, kompetensuppsättning, jobbfamilj, nivå, plats, etc.
- Flera scenarier utvärderas ofta för att bygga in viss flexibilitet.
#2. Utbudsanalys
- Börjar med nuvarande antal anställda och deras jobb/roller.
- Analyserar avgångstrender, pensionsprognoser och vakansgrader för att avgöra hur många personer som kommer att finnas kvar.
- Tänker på externa rekryteringstider och tillgång till nödvändig kompetens på arbetsmarknaden.
- Utvärderar möjligheterna till omplacering, arbetsdelning, deltidsarbete och outsourcing.
#3. Förklaring av skillnaden
- Jämför prognoserna för vad människor kommer att behöva i framtiden med vad vi redan har. På så sätt kan vi se om några luckor behöver fyllas.
- Kvantifierar luckor i termer av antal personer och specifika kompetensuppsättningar.
- Identifierar luckor i dimensioner som kompetenser, erfarenhetsnivåer, jobbroller, platser, etc.
- Hjälper till att bestämma omfattningen av de lösningar som krävs, till exempel antalet nyanställda, praktikanter och jobbomformningar.
#4. Handlingsplanering
- Specificerar lösningar som rekrytering, utbildning, befordran, belöningsprogram, etc.
- Sätter implementeringstidslinjer, tilldelar ansvar och uppskattar budgetar.
- Utvecklar beredskapsplaner vid lägre utslitning än förväntat, högre efterfrågan etc.
- Definierar Key Performance Indicators (KPI:er) för att mäta framgången för arbetskraftsplanen.
- Driver kontinuerlig justering och förbättring av personalplaneringsprocessen över tid.
Arbetskraftsplaneringsexempel
Har du inte fått en tydlig bild än? Här är ett exempel på arbetskraftsplaneringsprocessen efter de fyra viktiga stegen för att hjälpa dig att ta tag i konceptet bättre:
Ett mjukvaruutvecklingsföretag förutspår en tillväxt på 30 % under de kommande två åren baserat på nya kontrakt och projekt i pipelinen. De måste utveckla en arbetskraftsplan för att säkerställa att de har tillräckligt med utvecklare för att möta denna efterfrågan.
Steg 1: Efterfrågeprognoser
De beräknar att för att stödja den förväntade tillväxten på 30 % kommer de att behöva:
• Ytterligare 15 seniora utvecklare
• 20 ytterligare utvecklare på mellannivå
• 10 ytterligare juniorutvecklare
Baserat på deras nuvarande struktur och projektkrav.
Steg 2: Utbudsanalys
De har för närvarande:
• 50 seniora utvecklare
• 35 medelstora utvecklare
• 20 juniora utvecklare
Baserat på avgångstrender förväntar de sig att förlora:
• 5 seniora utvecklare
• 3 medelstora utvecklare
• 2 juniora utvecklare
Under de kommande 2 åren.
Steg 3: Gapanalys
Jämför efterfrågan och utbud:
• De behöver 15 fler seniora utvecklare men kommer bara få 5, vilket lämnar ett gap på 10
• De behöver ytterligare 20 mellannivåutvecklare med bara förstärkning 2, vilket lämnar ett gap på 18
• De behöver ytterligare 10 juniorutvecklare med bara 2 förlora, vilket lämnar ett gap på 12
Steg 4: Handlingsplanering
De utvecklar en plan för att:
• Anställ 8 seniora utvecklare och 15 mellannivåutvecklare externt
• Befordra 5 interna utvecklare på mellannivå till seniornivå
• Anställ 10 nybörjarpraktikanter för ett 2-årigt utvecklingsprogram
De tilldelar rekryterare, sätter tidslinjer och upprättar KPI:er för att mäta resultat.
Detta är bara ett exempel på hur en organisation kan närma sig personalplanering för att möta sina framtida personalbehov baserat på förväntad affärsefterfrågan. Nyckeln är att ha en systematisk, datadriven process som identifierar luckor och utvecklar smarta lösningar.
Bottom Line
I dagens snabba affärsvärld är det avgörande att ligga före kurvan. Och arbetskraftsplaneringsprocessen är kraftfull för att förutse ditt företags framtida behov och planera därefter, vilket hjälper till att förbli konkurrenskraftig och säkerställer att du är beredd på vad som än ligger framför dig.
Vanliga frågor
Vilka är de fyra huvudsakliga syftena med personalhantering?
Manpower management säkerställer att en organisation har rätt antal personer med rätt kompetens och expertis för att uppnå sina mål. Det syftar till att använda människor produktivt, utveckla deras potential och bygga en positiv relation mellan anställda och företaget. Detta åstadkoms genom metoder som rekrytering, utbildning, resultatstyrning och kompensationshantering.
Vilka är de 6 stegen i personalplanering?
De 5 stegen i en effektiv arbetskraftsplaneringsprocess är · Prognostisera efterfrågan · Värdera nuvarande arbetskraft · Analysera luckor · Planera lösningar för att fylla luckor · Implementering och översyn.
