Möten spelar en avgörande roll i företag och organisationer, och fungerar som en plattform för att diskutera och ta itu med frågor och hantera interna angelägenheter för att driva framsteg. För att fånga essensen av dessa sammankomster, oavsett om det är virtuellt eller personligt, Möte protokoll or mötesprotokoll (MoM) är avgörande för att ta anteckningar, sammanfatta viktiga ämnen som diskuterats och hålla reda på beslut och fattade beslut.
Den här artikeln hjälper dig att skriva effektiva mötesprotokoll, med exempel och mallar att använda, samt bästa praxis att följa.
Innehållsförteckning
- Vad är mötesprotokoll?
- Vem är minuttagaren?
- Hur man skriver mötesprotokoll
- Exempel på mötesprotokoll (+ mallar)
- Tips för att skapa bra mötesprotokoll
- Key Takeaways
Förhoppningsvis hjälper den här artikeln dig att inte längre känna utmaningen att skriva mötesprotokoll. Och glöm inte att vara kreativ och interaktiv i alla dina möten med:
- AhaSlides Offentlig mall
- Projekt Kickoff-möte
- Strategiskt ledningsmöte
- Möten I Affärer |10 typer och bästa praxis
- Mötesagenda | 8 nyckelsteg, exempel och gratis mallar
- Mötesinbjudan e-post | Bästa tips, exempel och mallar
- AI Online Quiz Creator | Gör frågesporter live | 2024 avslöjar
- Gratis Word Cloud Creator
- 14 bästa verktygen för brainstorming i skolan och på jobbet 2024
- Vad är en betygsskala? | Gratis Survey Scale Creator
- Random Team Generator | 2024 Random Group Maker avslöjar
Vad är mötesprotokoll?
Mötesprotokoll är ett skriftligt register över diskussioner, beslut och åtgärdspunkter som inträffar under ett möte.
- De fungerar som en referens och informationskälla för alla deltagare och de som inte kan närvara.
- De hjälper till att säkerställa att viktig information inte glöms bort och att alla är på samma sida om vad som diskuterades och vilka åtgärder som ska vidtas.
- De ger också ansvar och öppenhet genom att dokumentera beslut och åtaganden som gjorts under mötet.
Vem är minuttagaren?
Protokollaren ansvarar för att korrekt registrera diskussioner och beslut som fattas under mötet.
De kan vara en administrativ tjänsteman, en sekreterare, en assistent eller chef eller en frivillig gruppmedlem som utför uppgiften. Det är väsentligt att referattagaren har en god organisation och anteckningar och kan sammanfatta diskussioner effektivt.
Kul mötesnärvaro med AhaSlides
Få folk samlade samtidigt
Istället för att komma till varje bord och "kolla" folk ifall de inte dyker upp, kan du nu samla folks uppmärksamhet och kontrollera närvaron genom roliga interaktiva frågesporter med AhaSlides!
🚀 Få gratis mallar ☁️
Hur man skriver mötesprotokoll
För effektiva mötesprotokoll, För det första bör de vara objektiva, vara ett faktaprotokoll från mötet, och undvik personliga åsikter eller subjektiva tolkningar av diskussioner. Nästa, den ska vara kort, tydlig och lätt att förstå, fokusera bara på huvudpunkterna och undvik att lägga till onödiga detaljer. Till sist, den måste vara korrekt och säkerställa att all registrerad information är färsk och relevant.
Låt oss gå in på detaljerna för att skriva mötesprotokoll med följande steg!
8 väsentliga komponenter i mötesprotokoll
- Datum, tid och plats för mötet
- Lista över deltagare och eventuella ursäkter för frånvaron
- Dagordning och syfte med mötet
- Sammanfattning av de diskussioner och fattade beslut
- Eventuella röster och deras resultat
- Åtgärdspunkter, inklusive ansvarig och deadline för slutförande
- Eventuella nästa steg eller uppföljningsobjekt
- Slutord eller ajournering av mötet
Steg för att skriva effektiva mötesprotokoll
1/ Förberedelse
Före mötet, bekanta dig med mötesagendan och eventuellt relevant bakgrundsmaterial. Se till att du har alla nödvändiga verktyg, såsom en bärbar dator, anteckningsblock och penna. Det är också en bra idé att gå igenom tidigare mötesprotokoll för att få en känsla av vilken information som ska inkluderas och hur man formaterar en.
2/ Anteckningar
Under mötet gör du tydliga och koncisa anteckningar om de diskussioner och fattade beslut. Du bör fokusera på att fånga upp viktiga punkter, beslut och åtgärder, snarare än att transkribera hela mötet ordagrant. Se till att inkludera namnen på talare eller några viktiga citat, och eventuella åtgärder eller beslut. Och undvik att skriva i förkortningar eller stenografi som gör att andra inte förstår.
3/ Organisera protokollet
Gå igenom och organisera dina anteckningar för att skapa en sammanhängande och kortfattad sammanfattning av dina protokoll efter mötet. Du kan använda rubriker och punktpunkter för att göra protokollen lättlästa. Ta inte personliga åsikter eller subjektiva tolkningar av diskussionen. Fokusera på fakta och vad man kommit överens om under mötet.
4/ Spela in detaljerna
Ditt mötesprotokoll bör innehålla alla relevanta detaljer, såsom datum, tid, plats och deltagare. Och nämn alla viktiga ämnen som diskuterats, beslut och tilldelade åtgärder. Var noga med att registrera alla omröstningar som gjordes och resultatet av eventuella diskussioner.
5/ Åtgärdspunkter
Se till att lista alla åtgärdspunkter som tilldelats, inklusive vem som är ansvarig och deadline för slutförande. Detta är en avgörande del av mötesprotokollet, eftersom det säkerställer att alla känner till sitt ansvar och tidslinjen för att slutföra dem.
6/ Granskning och distribution
Du bör granska protokollet för att se om det är korrekt och fullständigt och göra eventuella ändringar. Se till att alla viktiga punkter och beslut noteras. Sedan kan du distribuera protokollet till alla deltagare, antingen personligen eller via e-post. Lagra en kopia av protokollet på en central plats för enkel åtkomst, till exempel en delad enhet eller en molnbaserad lagringsplattform.
7/ Uppföljning
Se till att åtgärdspunkterna från mötet följs upp och slutförs omgående. Använd protokollet för att följa framstegen och se till att besluten genomförs. Det hjälper dig att behålla ansvar och säkerställer att mötet är produktivt och effektivt.
Exempel på mötesprotokoll (+ mallar)
1/ Mötesprotokoll Exempel: Enkel mötesmall
Detaljnivån och komplexiteten för enkla mötesprotokoll beror på syftet med mötet och din organisations behov.
Generellt sett används enkla mötesprotokoll för interna ändamål och behöver inte vara lika formellt eller heltäckande som andra typer av mötesprotokoll.
Så om du är i akut behov och mötet kretsar kring enkelt, inte alltför viktigt innehåll, kan du använda följande mall:
| Mötestitel: [Infoga mötestitel] Datum: [Infoga datum] Tid: [Infoga tid] Plats: [Infoga plats] Deltagare: [Infoga namn på deltagare] Ursäkta frånvaron: [Infoga namn] Föredragningslista: [Infoga agendapunkt 1] [Infoga agendapunkt 2] [Infoga agendapunkt 3] Sammanfattning av mötet: [Infoga en sammanfattning av diskussionerna och besluten som fattades under mötet, inklusive alla viktiga punkter eller åtgärder.] Åtgärdspunkter: [Infoga en lista över eventuella åtgärder som tilldelades under mötet, inklusive ansvarig part och deadline för slutförande.] Nästa steg: [Infoga eventuella nästa steg eller uppföljningspunkter som diskuterades under mötet.] Avslutande kommentarer: [Infoga eventuella avslutande kommentarer eller ajournering av mötet.] Signerad: [Infoga underskrift från den person som tar protokoll] |
2/ Mötesprotokoll Exempel: Styrelsemötesmall
Styrelsemötesprotokollet registreras och distribueras till alla medlemmar, vilket ger en redogörelse för de beslut som fattats och organisationens riktning. Därför bör den vara tydlig, fullständig, detaljerad och formell. Här är en mall för styrelsemötesprotokoll:
| Mötestitel: Styrelsemöte Datum: [Infoga datum] Tid: [Infoga tid] Plats: [Infoga plats] Deltagare: [Infoga namn på deltagare] Ursäkta frånvaron: [Infoga namnen på de som bad om ursäkt för frånvaron] Föredragningslista: 1. Godkännande av föregående mötesprotokoll 2. Granskning av finansiell rapport 3. Diskussion av den strategiska planen 4. Övriga frågor Sammanfattning av mötet: 1. Godkännande av tidigare mötesprotokoll: [Infoga höjdpunkter från föregående möte granskades och godkändes] 2. Granskning av finansiell rapport: [Infoga höjdpunkter från den nuvarande ekonomiska situationen och rekommendationer för framtida ekonomisk planering] 3. Diskussion av den strategiska planen: [Infoga som styrelsen diskuterade och gjorde uppdateringar av organisationens strategiska plan] 4. Övriga frågor: [Infoga alla andra viktiga ärenden som inte fanns med på dagordningen] Åtgärdspunkter: [Infoga en lista över eventuella åtgärder som tilldelades under mötet, inklusive ansvarig part och deadline för slutförande] Nästa steg: Styrelsen kommer att ha ett uppföljningsmöte i [Infoga datum]. Avslutande kommentarer: Sammanträdet ajournerades kl. [Infoga tid]. Signerad: [Infoga underskrift från den person som tar protokoll] |
Det här är bara en grundläggande styrelsemötesmall, och du kanske vill lägga till eller ta bort element beroende på behoven hos ditt möte och din organisation.
3/ Mötesprotokoll Exempel: Projektledningsmall
Här är ett exempel på mötesprotokoll för en projektledningsmall:
| Mötestitel: Projektledningsgruppsmöte Datum: [Infoga datum] Tid: [Infoga tid] Plats: [Infoga plats] Deltagare: [Infoga namn på deltagare] Ursäkta frånvaron: [Infoga namnen på de som bad om ursäkt för frånvaron] Föredragningslista: 1. Granskning av projektstatus 2. Diskussion om projektrisker 3. Granskning av lagets framsteg 4. Övriga frågor Sammanfattning av mötet: 1. Granskning av projektstatus: [Infoga uppdateringar om framstegen och markera eventuella problem som behöver åtgärdas] 2. Diskussion om projektrisker: [Infoga potentiella risker för projektet och en plan för att minska dessa risker] 3. Granskning av teamframsteg: [Infoga granskade framsteg och diskuterade eventuella problem som uppstått] 4 Övriga frågor: [Infoga alla andra viktiga ärenden som inte fanns med på dagordningen] Åtgärdspunkter: [Infoga en lista över eventuella åtgärder som tilldelades under mötet, inklusive ansvarig part och deadline för slutförande] Nästa steg: Teamet kommer att ha ett uppföljningsmöte i [Infoga datum]. Avslutande kommentarer: Sammanträdet ajournerades kl. [Infoga tid]. Signerad: [Infoga underskrift från den person som tar protokoll] |
Tips för att skapa bra mötesprotokoll
Stressa inte över att fånga varje ord, fokusera på att logga de viktigaste ämnena, resultaten, besluten och åtgärderna. Lägg diskussionerna på en liveplattform så att du kan fånga alla ord i ett stort nät🎣 - AhaSlides' idétavla är ett intuitivt och enkelt verktyg för att alla snabbt ska kunna skicka in sina idéer. Så här gör du:
Skapa en ny presentation med din AhaSlides konto, lägg sedan till Brainstorm-bilden i avsnittet "Omröstning".
Skriv din diskussionsämne, tryck sedan på "Presentera" så att alla i mötet kan gå med och skicka in sina idéer.
Låter enkelt, eller hur? Prova den här funktionen nu, det är bara en av de användbara funktionerna för att underlätta dina möten med livliga, robusta diskussioner.
Key Takeaways
Syftet med mötesprotokollen är att ge en överblick över mötet på hög nivå för de som inte hade möjlighet att närvara, samt att föra protokoll över mötets resultat. Därför bör protokollen vara organiserade och lätta att förstå, och framhäva den viktigaste informationen tydligt och koncist.
