11 steg för att köra ett framgångsrikt strategiskt ledningsmöte

A strategiskt ledningsmöte är en av de bästa metoderna som hjälper högpresterande team att granska och förbättra arbetskvaliteten samt produktiviteten för att skapa de bästa resultaten för verksamheten. Den här artikeln ger dig allt du behöver veta om ett strategiskt ledningsmöte och hur du öppnar ett möte effektivt. 

Innehållsförteckning

• #1 - Vad är ett strategiskt ledningsmöte?
• #2 – Fördelarna med ett strategiskt ledningsmöte
• #3 - Vem bör delta i ett strategiskt ledningsmöte? 
• #4 - Hur man kör ett effektivt strategiskt ledningsmöte (SMM-plan)

Vad är ett strategiskt ledningsmöte?

Strategisk möteshantering (SMM) Är en ledningsmodell som fokuserar på den övergripande strategin för ett företag, som inkluderar processledning, budget, kvalitet, standarder och leverantörer för att utvärdera arbetseffektivitet och affärsresultat.

Detta möte kan äga rum varje kvartal och kan behöva data som samlas in från ett marknadsföringsstrategimöte, affärsstrategimöte eller försäljningsstrategimöte.

Kortfattat, Syftet med strategiska möten är att ta reda på hur man mest effektivt använder ett företags resurser för att uppfylla specifika mål och mål.

Fler arbetstips med AhaSlides

• Möten I Affärer | 10 typer och bästa praxis
• Bästa 8 tips till Ha ett bra möte
• Strategiskt ledningsmöte

Fördelarna med ett strategiskt ledningsmöte

Ett strategiskt ledningsmöte hjälper inte bara deltagarna att vara mer proaktiva med sitt arbete från att komma i tid och förbereda dokument och frågor att ställa under strategisk planering utan ger också 5 fördelar enligt följande:

Reducera kostnader

Många organisationer har gått över till ramverket för strategiska ledningsmöten. SMM-planen hjälper företag nu att använda billiga (även gratis) verktyg och tjänster för att korsanalysera data mellan möten för att se vad som fungerar, vad som inte fungerar och vad som kan göra bra. 

Detta hjälper till att spendera, allokera och investera resurser så klokt och effektivt som möjligt.

Spara tid och energi

Genom att planera effektiva möten kan avdelningar eller deltagare förstå syftet med den strategiska diskussionen och vad de behöver för att förbereda och bidra.

Till exempel vilka dokument de kommer att ta med, vilka siffror som ska presenteras och vilka uppgifter eller lösningar som ska dras efter mötet.

Att bryta ner uppgifter för att förbereda mötet sparar mycket tid och ansträngning genom att inte tjafsa eller bli en kritik av vems fel utan att glömma syftet med mötet.

Öka förhandlingskraften

Under mötet kommer argument eller meningsskiljaktigheter inte att undvikas. Detta ökar dock teammedlemmarnas förhandlingskraft genom att de måste diskutera och hitta den bästa lösningen för att lösa problem för kunder och företag. Du kanske blir förvånad över att hitta en utmärkt förhandlare i ditt team!

Hantera risker 

Ingen vill delta i ett möte som kommer att ställas in halvvägs eftersom det inte finns data eller problemlösning.

Därför innebär ett uppföljningsmöte att alla behöver planera, samla in och leverera data från tidigare möten, analysera denna data och hjälpa till att översätta den analysen till praktiska nästa steg. Dessa aktiviteter ser till att hantera risker bättre. Eller till och med göra mötet mer produktivt eller mer målinriktat än det förra. 

Håll ett öga på budgetar och resurser

Genom att genomföra effektiva teammöten kommer du att kunna övervaka och justera resurser och fatta välgrundade budgetbeslut. Strategiöversynsmöten kommer att hjälpa till att lyfta fram avdelningar eller program som kan behöva ytterligare finansiering för att bli framgångsrika. De är också ett bra ställe att se om du behöver öka/minska din budget eller din arbetsstyrka.

Vem bör delta i ett strategiskt ledningsmöte? 

De personer som krävs för att infinna sig på mötet kommer att vara de högre som t.ex vd (VD, verkställande direktör, stadschef etc.) och projektets direkta chef.

Det krävs att nyckelspelare har att säga till om i planeringen, men alla är inte bokstavligen vid bordet.

För många människor i rummet kan leda till stress, kaos och förvirring. Om du har flera personer som vill vara involverade i den här processen, inkludera dem på ett sätt som att samla in anställdas åsikter genom undersökningar och debitera någon i mötet för att säkerställa att denna data kommer till bordet och anses vara en del av processen.

Hur man kör ett effektivt strategiskt ledningsmöte (SMM-plan) 

Att se till att dina strategiska ledningsmöten är engagerande och produktiva börjar med ordentlig planering. Med dessa steg

Mötesförberedelser

Kom ihåg att följa dessa riktlinjer för att planera ett möte med 4 steg:

• Schemalägg en tid och samla in nödvändiga data/rapporter

Schemalägg och se till att bjuda in alla ledare och nyckelmedarbetare som är skyldiga att delta i detta möte. Se till att personerna i rummet är personer som aktivt kan delta i mötet.

Samla samtidigt in nödvändig data och rapporter, uppdatera statusindikatorer och till och med frågor som ska besvaras under mötet. Se till att inlämningar inte ligger för nära mötesdatumet så att alla kan gå igenom de senaste uppgifterna och skriva en analys om nya trender eller problem.

• Planera agendamall

En agenda hjälper dig och deltagarna att hålla sig på rätt spår. Idéer för mötesagendan kommer att säkerställa svar på frågorna:

• Varför har vi det här mötet?
• Vad behöver vi åstadkomma när mötet är över?
• Vilka är nästa steg vi bör ta?

Kom ihåg att a agenda för strategiska ledningsmöten kan vara som en genomgång av mål, åtgärder och initiativ, validering av strategin och fortsatta nuvarande strategiska inriktning och projekt.

Här är ett exempel på agendan:

1. 9.00 - 9.30: Översikt över syftet med mötet
2. 9.30 - 11.00: Utvärdera hela processen på nytt
3. 1.00 - 3.00: Uppdateringar av avdelningar och ledare
4. 3.00 - 4.00: Återstående ärenden
5. 4.00 - 5.00: Lösningar givna
6. 5.00 - 6.00: Handlingsplan
7. 6.00–6.30: QnA-session
8. 6.30 - 7.00: Avslutning

• Sätt grundreglerna

Du kan sätta regler för att alla ska förbereda sig innan mötet.

Om de till exempel inte kan närvara måste de skicka en assistent istället. 

Eller så måste deltagarna hålla ordning, respektera talaren, inte avbryta (etc.)

• En gång i månaden Alla händers möten

Som nämnts ovan är en strategisk ledningskonferens ett stort evenemang, vanligtvis varje kvartal. Så om du vill att din personal ska bli bekant med denna praxis och vara så förberedd som möjligt. Du måste granska mötet och organisera månatliga möten för alla händer för att uppdatera personalen med alla nya meddelanden som inte passar för e-post och för att sätta upp företagets mål och spåra framsteg mot befintliga.

• Genomför projektstartmöte

Om ett möte med alla händer hjälper personalen att bekanta sig och förbereda data för strategisk ledning då är ett kick-off-möte för projektet det första mötet mellan kunden som beställt ett projekt och företaget som ska förverkliga det. Detta möte kommer bara att behöva nyckelspelare för att diskutera grunderna för projektet, dess syfte och mål.

Mötet

• Definiera mötets syfte och önskade resultat

Ett strategiskt planeringsmöte kan bli helt fel om det hålls utan att ge alla definierade mål och krävande resultat. Det är därför det första steget är att definiera ett tydligt, påtagligt mål för mötet.

Några exempel på tydliga mål:

• En strategi på sociala medier för att nå en yngre publik. 
• En plan för att utveckla en ny produkt, en ny funktion.

Du kan också ställa in specifika strategiska ledningsmötesämnen som en del av dina mål, till exempel affärstillväxt under andra halvåret.

Var så specifik som möjligt med ditt mål. På så sätt är det lättare för alla att fortsätta arbeta och fatta rätt beslut.

• Bryta isen 

Med förändringen i arbetssättet efter två år av pandemin måste företag alltid stå redo med virtuella möten och traditionella möten kombinerat. Människor som kommunicerar via datorskärmar medan andra sitter på kontoret kommer ibland att få dina medarbetare att känna sig mindre upphetsade och frånkopplade.

Därför behöver du en lagmöte med isbrytare och bindande aktiviteter i början av mötet för att värma upp atmosfären.

• Gör mötet interaktivt

Att få ditt team fullt investerat i strategisessionen kräver att du främjar verklig interaktivitet. Istället för fristående presentationer kan du prova att dela upp dem i breakouts där olika avdelningar kan brainstorma lösningar på de senaste hindren.

Tilldela varje grupp en utmaning som ditt företag står inför. Låt sedan deras kreativitet flöda - oavsett om det går igenom lagbyggande spel, snabba omröstningar eller genomtänkta diskussionsfrågor. Denna delning av perspektiv i ett format med lägre tryck kan väcka oväntade insikter.

Begär strukturerad men öppen feedback från varje utbrott när du samlas igen. Påminn alla om att det inte finns några "fel" idéer i detta skede. Ditt mål är att förstå alla perspektiv för att till slut övervinna hinder tillsammans.

• Identifiera potentiella utmaningar

Vad händer om mötet går utöver den utsatta tiden? Vad händer om ledningsgruppen måste vara frånvarande för att hantera andra oväntade frågor? Om alla är upptagna med att skylla på andra och inte får de önskade resultaten?

Vänligen lista alla möjliga risker med lösningar för att förbereda dig väl!

Överväg till exempel att använda en nedräkningstimer för specifika agendapunkter eller presentationer. 

• Använd onlineverktyg 

Att använda bilder och verktyg är ett måste idag på ett möte om du vill kommunicera idéer enkelt och snabbt. Rapporter och statistik kommer också att presenteras visuellt och är lätta att förstå tack vare dessa verktyg. Det uppmuntrar också människor att ge input och hjälper dig att fatta snabba beslut genom att få feedback i realtid. Du kan hitta gratisverktyg och mallleverantörer som AhaSlide, Miro och Google Slide.

Till exempel Använd Interaktiva presentationer och verktyg som enkäter och undersökningar för att generera kreativa idéer och visa dem i realtid.

• Avslutning med formatet Rådhusmöte 

Låt oss avsluta mötet med en frågestund Teget Hallmötesformat.

Deltagarna kan ställa de frågor de vill och få svar direkt från ledarna. Det bevisar att ledare inte bara är ansiktslösa beslutsfattare, utan är tankeväckande tänkare som inte bara sätter företagets intressen främst utan också tänker på sina anställdas intressen.

• Tips för att underlätta ett strategiskt ledningsmöte

Utöver stegen ovan, här är några små anteckningar som hjälper dig att organisera en strategisk planeringssession bättre:

• Se till att alla deltar i diskussionen.
• Se till att alla lyssnar aktivt.
• Se till att alla tillämpar sina lagarbetsförmåga.
• Arbeta för att begränsa alternativen så lite som möjligt.
• Var inte rädd för att kalla till en omröstning för att se nivån på åsikter och konsensus.
• Vara kreativ! Strategisk planering är en tid att utforska kreativitet och se reaktioner och lösningar på situationer för hela teamet.

Sammanfattningsvis

Att driva ett framgångsrikt strategiskt ledningsmöte. Du måste förbereda dig väl varje steg från personer, dokument, data och verktyg. Ge en agenda och håll dig till den så att deltagarna vet vad de ska göra och vilka uppgifter som kommer att ges. 

AhaSlide hoppas kunna ge alla svar på dina frågor om hur man leder en strategisk planeringssession. Hoppas du gillar tipsen och hjälpteknikerna som beskrivs i den här artikeln för att hålla strategiska ledningsmöten och gruppaktiviteter aktiva och produktiva oavsett om du är offline eller online.

Vanliga frågor