Jinsi ya Kuandaa Mikutano ya Utangulizi ya Laini | Vidokezo Bora Vilivyofunguliwa 2024!

Je, umewahi kwenda mikutano ya utangulizi yenye mafanikio?

Ikiwa unashiriki katika timu mpya inayofanya kazi mbalimbali kazini au timu mpya ya mradi, wanaweza kuwa mtu kutoka idara nyingine au kutoka makampuni mengine ambayo huenda huyafahamu au umefanya nayo kazi hapo awali, na unataka kuhakikisha kuwa utayari wa kujitolea na kuwekeza ujuzi na mawazo yako kwa timu - haswa ikiwa timu hiyo ina uchezaji wa hali ya juu. Kwa hivyo, ni muhimu kuandaa mkutano ili kukusanya wachezaji wenza wapya pamoja.

Walakini, haishangazi ikiwa unajisikia vibaya na woga kidogo kwani hata wataalamu wenye uzoefu zaidi wana wasiwasi wanapokutana na timu mpya. Ikiwa wewe ni kiongozi na una wasiwasi kuhusu kushindwa kuandaa mikutano ya utangulizi wa tija.

Nakala hii itakupa mwongozo kamili, mifano, na vidokezo juu ya kile kinachofanya mikutano ya utangulizi kufanikiwa.

Katika makala hii, utajifunza

Vidokezo Zaidi kutoka kwa AhaSlides

• Mikutano katika Biashara
• Simama Mkutano | Mwongozo wa Mwisho
• Vidokezo 8 Bora vya Kuwa na Mkutano Mzuri

Mkutano wa Utangulizi ni nini?

Mkutano wa utangulizi au utangulizi ina maana sawa linapokuja suala la kuanzishwa kwa timu wakati ni mara ya kwanza kwa wanachama wa timu na viongozi wao kukutana rasmi, ili kubaini kama watu wanaohusika wanataka kujenga uhusiano wa kikazi na kujitolea kwa timu katika baadaye.

Inalenga kuwapa washiriki wa timu muda wa kukaa pamoja ili kujua historia, maslahi na malengo ya kila mshiriki. Kulingana na upendeleo wako na wa timu yako, unaweza kuanzisha mikutano ya utangulizi rasmi au isiyo rasmi.

Ajenda ya kawaida ya mkutano wa utangulizi inajumuisha:

• Tambulisha lengo la mkutano
• Watambulishe viongozi na kila mwanachama
• Jadili kanuni za timu, kazi, manufaa na matibabu...
• Muda wa kucheza baadhi ya michezo
• Maliza mikutano na chukua hatua za ufuatiliaji

Je, Lengo la Mikutano ya Utangulizi ni nini?

Usione tu utangulizi kama kisanduku cha kuangalia. Tumia wakati huu kuwasha miunganisho halisi, kupata maarifa ya kipekee, na kuanzisha mfumo wa kazi ya pamoja isiyo na dosari. Mikutano ya utangulizi ni nzuri kwa:

• Kukuza ushirikiano na ushirikiano wa timu

Lengo la kwanza kabisa la mikutano ya utangulizi ni kuleta watu wasiowajua kwa wachezaji wenzao wa karibu. Ikiwa hujawahi kuonana kabla na kujua kidogo juu yao, kutakuwa na ukosefu wa mshikamano na uhusiano, ambayo inaweza kuathiri roho ya timu na tija. Wakati watu wanaweza kujadili na kuunganisha sheria za timu, tuzo zinazofaa, na adhabu, au kujua kwamba viongozi wao ni watu wa haki na waaminifu, wenzao ni wanyenyekevu, wanaotegemewa, wana huruma, na zaidi, uaminifu na mazingira mazuri ya kazi yatajengwa kati ya timu.

• Vunja mvutano na usumbufu

Tija inaweza kupungua ikiwa wafanyikazi watafanya kazi katika mazingira yenye shinikizo la mahali pa kazi. Pia sio vizuri ikiwa wafanyikazi wanamtisha kiongozi wao badala ya kuhamasishwa nao. Mikutano ya utangulizi inaweza kusaidia timu mpya kujisikia ujasiri zaidi kushiriki mawazo na maoni yao. Pia wanaanza kupata marafiki kwa urahisi, kuwasiliana, na kupunguza hali ya wasiwasi kwa ushirikiano zaidi. Kwa mfano, mshiriki wa timu hasiti kuongea na kuomba usaidizi wakati hawawezi kutimiza makataa.

• Saidia muundo na kuoanisha viwango na mazoea

Kusisitiza juu ya sheria na kanuni ni sehemu muhimu ya mikutano ya kwanza ya utangulizi. Kukosa kuiweka wazi, haki, na moja kwa moja mwanzoni mwa kazi ya pamoja kunaweza kusababisha migogoro ya timu na kutopatana. Kinyume chake, ikiwa unaweza kuifanya timu ifuate viwango na mazoea, kutakuwa na ufanisi wa rasilimali kutokana na ufanisi na ufanisi wa timu, wakati huo huo, kuimarisha kuridhika kwa kazi kati ya wanachama wa timu ambao ni sehemu ya timu ya ushirikiano.

Jinsi ya Kuanzisha Mkutano wa Utangulizi Ufanisi

Mikutano ya utangulizi inaweza kufuata utaratibu wa kawaida wa kupanga mikutano na 5 Zab: Kusudi, Mipango, Maandalizi, Ushiriki, na Maendeleo. Kulingana na kikomo cha muda wako, idadi ya washiriki, historia ya timu yako, na rasilimali zako, unaweza kuanzisha mikutano rasmi au ya kawaida ya utangulizi. Hisia ya kwanza ni muhimu. Heshima na imani zaidi ambayo washiriki wa timu yako watathamini unapoonyesha mikutano iliyopangwa na ya kujali.

• Kusudi

Inahusu kuweka malengo ya mikutano. Kuwa wazi na kwa ufupi unapoorodhesha malengo ya mikutano ili uweze kumrejesha kwa urahisi kila mtu ikiwa mshiriki atakengeushwa na shughuli zisizohusiana. Unaweza kufikiria kupanga malengo kwa kupanga piramidi ya lengo inayoangazia kila seti ya malengo katika viwango mbalimbali.

• Mipango

Jambo la kwanza viongozi wapya wa timu wanapaswa kufanya ni kupanga maelezo au kuandaa ajenda. Unapokuwa na kitu cha kurejelea, kujaribu kukumbuka kila kitu peke yako huondoa mafadhaiko. Unaweza kuunda kiolezo kwa kutumia onyesho la slaidi kupitia PowerPoint au kadi za alama zilizoandikwa kwa mkono.

• Maandalizi

Sehemu hii inahusisha baadhi ya shughuli kama vile Kutayarisha hati ya utangulizi wa mkutano na Kupitia ajenda kabla ya kuanza mkutano rasmi. Itakuwa rahisi kwako kuzungumza habari zote muhimu na kuzingatia ajenda kwa usaidizi wa madokezo ya mzungumzaji au hati unapoteleza akili yako ghafla.

• Ushiriki

Usisahau kuwahimiza washiriki wapya kuuliza maswali na kushiriki katika shughuli za maingiliano wakati wa mikutano. Ikiwa wengine wanaonekana kusitasita, waulize maoni yao. Hakikisha kuwa kila mtu katika timu ana nafasi ya kuongea sio tu kuzingatia washiriki wa nje. Unaweza kuandaa kura ya maoni ya moja kwa moja ili baadhi ya watangulizi waweze kushiriki maoni yao moja kwa moja.

• Maendeleo

Unapaswa kumalizia mkutano wako kwa muhtasari na ujulishe hatua kwa hatua zinazofuata. Na, kufuatilia baada ya mkutano ni sehemu muhimu, unaweza kufikiria kufanya uamuzi wa mwisho na kuyaandika.

Vidokezo vya Kuanzisha Mkutano wa Utangulizi kwa Mafanikio

• Tumia zana inayoingiliana ya uwasilishaji

Kujisikia aibu au wasiwasi siku ya kwanza? Unaweza kufanya mikutano yako ya utangulizi iwe ya kufurahisha zaidi mara 100 kwa kutumia zana shirikishi ya uwasilishaji kama AhaSlides!

A

Kuna njia kadhaa za kuifanya, lakini tunapendekeza muhtasari huu kuvunja barafu haraka:

• Anza na slaidi ya utangulizi.
• Sambaza mambo kwa maswali kukuhusu kwa pointi na ubao wa wanaoongoza.
• Malizia kwa slaidi ya Maswali na Majibu mwishoni ambapo kila mtu anaweza kuuliza mambo ambayo amekuwa akijiuliza kukuhusu.

Ukiwa na jukwaa wasilianifu la uwasilishaji la AhaSlides, unaweza kutengeneza utangulizi wa kuvutia unaopeleka watu mwezini🚀Jaribu kiolezo hiki hapa:

• Anza utangulizi na "sisi"

Timu inafanya kazi kwa ushirikiano kati ya washiriki wa timu kufikia malengo ya kawaida sio kuonyesha talanta za kibinafsi. Kwa hivyo, ni muhimu kusisitiza maana ya utamaduni wa "sisi". Jaribu kutumia “sisi: badala ya “mimi” kadiri uwezavyo katika slaidi zako za utangulizi na mikutano yote, isipokuwa kwa utangulizi wa kibinafsi. Hili hatimaye huhimiza timu kushirikiana kwa ufanisi zaidi kwa sababu wanaelewa kuwa wanashiriki maono madhubuti na wamejitolea zaidi kufanya kazi kwa ajili ya timu badala ya kujishughulisha wenyewe.

• Burudisha wachezaji wenzako

Jinsi ya kuanzisha mikutano ya utangulizi kwa njia za kusisimua zaidi? Kwa vile washiriki wote ni wapya kwa kila mmoja wao, kama mwenyeji, unaweza kufikiria kuanza na meli za kuvunja barafu za haraka. Pia unaweza kusanidi michezo na maswali 2 hadi 3, na vipindi vya kujadiliana ili kuwaruhusu wengine wapate muda wa kushiriki utu, vipaji na mawazo yao; kuwasiliana na kufanya kazi na wengine ili kuboresha uwiano wa timu na utamaduni na uhusiano wa mahali pa kazi. Kwa mfano, unaweza kujaribu baadhi ya michezo kama Mzunguko wa Kushukuru, Uwindaji wa wawindaji, Waweza kujaribu…

• Muda usimamizi

Kawaida, mikutano yenye tija sana, inaweza kudumu kutoka dakika 15- 45, haswa mikutano ya utangulizi, ambayo inapaswa kudhibitiwa kwa dakika 30. Ni wakati wa kutosha kwa wachezaji wenza wapya kufahamiana, kujitambulisha kwa ufupi, na kushirikiana katika shughuli chache rahisi na za kufurahisha za kuunda timu. Pia umeweka vikomo vya muda kwa sehemu tofauti ili kuhakikisha kuwa muda wako haukomi huku bado una mengi ya kuficha.

Kuchukua Muhimu

Ni manufaa kwa timu yako kuanza kazi ya pamoja na timu mpya kwa kuchukua fursa ya mikutano ya utangulizi. Kuanzisha mkutano wa kwanza kabisa kunaweza kuwa changamoto na kuiga. Unapokuwa katika mchakato wa maandalizi, usisite kutafuta usaidizi hata kama wewe ni bwana wa PowerPoint. Kwa hakika unaweza kurahisisha kazi yako na kuokoa siku yako nayo AhaSlides.

maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Ref: Hakika. BoraUp, Linkedin