Aina 10 za Mikutano Katika Biashara Yenye Mazoea Bora

Mikutano katika biashara zinajulikana kwa wale walio katika nafasi za uongozi kama vile wasimamizi wa mradi au majukumu ya juu ndani ya kampuni. Mikusanyiko hii ni muhimu kwa ajili ya kuimarisha mawasiliano, kuhimiza ushirikiano, na kuendeleza mafanikio ndani ya shirika. 

Hata hivyo, si kila mtu anaweza kufahamu ufafanuzi, aina na madhumuni ya mikutano hii. Makala haya yanatumika kama mwongozo wa kina na hutoa vidokezo vya kufanya mikutano yenye tija katika biashara.

• Mkutano wa Biashara ni Nini?
• Aina Za Mikutano Katika Biashara
• Jinsi ya Kuendesha Mikutano Katika Biashara
• Kuchukua Muhimu 

Mkutano wa Biashara ni Nini?

Mkutano wa biashara ni mkutano wa watu binafsi wanaokuja pamoja ili kujadili na kufanya maamuzi juu ya mada maalum zinazohusiana na biashara. Madhumuni ya mkutano huu yanaweza kujumuisha kusasisha washiriki wa timu kuhusu miradi ya sasa, kupanga juhudi za siku zijazo, kutatua matatizo, au kufanya maamuzi ambayo yataathiri kampuni nzima. 

Mikutano katika biashara inaweza kufanywa kibinafsi, virtual, au mchanganyiko wa zote mbili na inaweza kuwa rasmi au isiyo rasmi.

Lengo la mkutano wa biashara ni kubadilishana habari, kupatanisha wanachama wa timu, na kufanya maamuzi ambayo yanasaidia biashara kufikia malengo yake.

Aina Za Mikutano Katika Biashara

Kuna aina kadhaa za mikutano katika biashara, lakini aina 10 za kawaida ni pamoja na:

1/ Mikutano ya Timu ya Kila Mwezi

Mikutano ya kila mwezi ya timu ni mikutano ya mara kwa mara ya washiriki wa timu ya kampuni ili kujadili miradi inayoendelea, kugawa kazi, na kuwapa watu habari na kupatana. Mikutano hii kwa kawaida hufanyika kila mwezi, siku hiyo hiyo, na hudumu kutoka dakika 30 hadi saa kadhaa (kulingana na saizi ya kikundi na kiasi cha habari inayoshughulikiwa).

Mikutano ya kila mwezi ya timu hutoa fursa na mwongozo kwa washiriki wa timu kubadilishana habari na mawazo, kujadili maendeleo ya mradi, na kuhakikisha kuwa kila mtu anafanya kazi kwa lengo sawa. 

Mikutano hii pia inaweza kutumika kushughulikia changamoto au matatizo yoyote ambayo timu inakabiliana nayo, kutambua masuluhisho, na kufanya maamuzi yanayoathiri mwelekeo wa mradi au kazi ya timu.

An mkutano wa mikono yote ni mkutano unaohusisha wafanyakazi wote wa kampuni, kwa maneno mengine, mkutano wa timu wa kila mwezi. Ni mkutano wa kawaida – unaofanyika labda mara moja kwa mwezi – na kwa kawaida huendeshwa na wakuu wa kampuni.

2/ Mikutano ya Simama

The mkutano wa kusimama, pia hujulikana kama mkutano wa kusimama kila siku au mkutano wa kila siku wa scrum, ni aina ya mkutano mfupi, ambao kwa kawaida huchukua si zaidi ya dakika 15, na hufanyika kila siku ili kuipa timu taarifa za haraka kuhusu maendeleo ya mradi, au mzigo uliokamilika, mpango wa kazi leo.

Wakati huo huo, inasaidia kutambua na kutatua vikwazo vinavyowakabili washiriki wa timu na jinsi vinavyoathiri malengo ya pamoja ya timu. 

3/ Mikutano ya Usasishaji wa Hali

Mikutano ya kusasisha hali hulenga kutoa masasisho kutoka kwa washiriki wa timu kuhusu maendeleo ya miradi na kazi zao. Inaweza kutokea mara nyingi zaidi kuliko mikutano ya kila mwezi, kama vile kila wiki. 

Madhumuni ya mikutano ya sasisho la hali, bila shaka, ni kutoa mtazamo wa uwazi wa maendeleo ya kila mradi na kutambua changamoto zozote zinazoweza kuathiri mafanikio ya mradi. Mikutano hii haitajihusisha na masuala kama majadiliano au utatuzi wa matatizo.

Kwa mkutano mkubwa zaidi, Mkutano wa Usasishaji wa Hali pia unaweza kuitwa 'Mkutano wa Town Hall', Mkutano wa ukumbi wa jiji ni mkutano uliopangwa wa kampuni nzima ambapo lengo ni usimamizi kujibu maswali kutoka kwa wafanyikazi. Kwa hivyo, mkutano huu ulihusisha kipindi cha Maswali na Majibu, na kuifanya iwe wazi zaidi, na isiyo na fomula kuliko aina nyingine yoyote ya mkutano!

4/ Mikutano ya Kutatua Matatizo

Hii ni mikutano inayohusu kutambua na kutatua changamoto, migogoro au matatizo ambayo shirika linakabiliana nayo. Mara nyingi hazitarajiwa na zinahitaji kuleta watu binafsi kutoka idara au timu tofauti ili kushirikiana na kutafuta suluhu kwa matatizo mahususi.

Katika mkutano huu, wahudhuriaji hao watashiriki maoni yao, kubainisha kwa pamoja viini vya matatizo, na kutoa suluhu zinazowezekana. Ili mkutano huu uwe na ufanisi, wanapaswa kuhimizwa kujadili kwa uwazi na kwa uaminifu, kuepuka lawama, na kuzingatia kutafuta majibu.

5/ Mikutano ya Kufanya Maamuzi

Mikutano hii ina lengo la kufanya maamuzi muhimu yanayoathiri mwelekeo wa mradi, timu, au shirika zima. Wanaohudhuria kwa kawaida ni watu binafsi walio na mamlaka na ujuzi unaohitajika wa kufanya maamuzi.

Mkutano huu utahitajika kutolewa mapema na taarifa zote muhimu, zinazohitaji wadau. Kisha, ili kuhakikisha kwamba maamuzi yaliyotolewa wakati wa mkutano yanafanyika, vitendo vya ufuatiliaji vinaanzishwa kwa muda wa kukamilika. 

6/ Mikutano ya mawazo

Mikutano ya kujadiliana inalenga katika kutoa mawazo mapya na yenye ubunifu kwa ajili ya biashara yako. 

Sehemu bora zaidi ya kipindi cha kuchangia mawazo ni jinsi inavyokuza kazi ya pamoja na uvumbuzi huku ikichora juu ya akili ya pamoja na mawazo ya kikundi. Kila mtu anaruhusiwa kutoa maoni yake, kuteka kutoka kwa mawazo ya mtu mwingine, na kuja na ufumbuzi wa awali na wa kisasa.

7/ Mikutano ya Usimamizi wa Kimkakati

Mikutano ya usimamizi wa kimkakati ni mikutano ya ngazi ya juu inayolenga kukagua, kuchanganua, na kufanya maamuzi kuhusu malengo ya muda mrefu ya shirika, mwelekeo na utendakazi. Watendaji wakuu na timu ya uongozi huhudhuria mikutano hii, ambayo hufanyika kila robo mwaka au kila mwaka.

Wakati wa mikutano hii, shirika hupitiwa upya na kutathminiwa, pamoja na ushindani au kutambua fursa mpya za ukuaji na kuboresha.

8/ Mikutano ya Kuanza kwa Mradi

A mkutano wa kuanza kwa mradi ni mkutano unaoashiria kuanza rasmi kwa mradi mpya. Huleta pamoja watu muhimu kutoka kwa timu ya mradi, ikiwa ni pamoja na wasimamizi wa mradi, wanachama wa timu, na washikadau kutoka idara nyingine, ili kujadili malengo, malengo, ratiba na bajeti.

Pia hutoa fursa kwa meneja wa mradi kuanzisha njia wazi za mawasiliano, kuweka matarajio, na kuhakikisha washiriki wa timu wanaelewa majukumu na wajibu wao.

Hizi ni baadhi ya aina za kawaida za mikutano katika biashara, na muundo na muundo unaweza kubadilika kulingana na ukubwa na aina ya shirika.

9/ Mikutano ya Utangulizi

An mkutano wa utangulizi ni mara ya kwanza washiriki wa timu na viongozi wao kukutana rasmi, ili kubaini ikiwa watu binafsi wanaohusika wanataka kujenga uhusiano wa kufanya kazi na kujitolea kwa timu katika siku zijazo.

Mkutano huu unalenga kuwapa washiriki wa timu muda wa kukaa pamoja ili kujua historia, maslahi na malengo ya kila mshiriki. Kulingana na upendeleo wako na wa timu yako, unaweza kuanzisha mikutano ya utangulizi rasmi au isiyo rasmi, kulingana na miktadha tofauti.

10/ Mikutano ya Town Hall

Dhana hii ilitokana na mikutano ya ndani ya mji wa New England ambapo wanasiasa wangekutana na wapiga kura kujadili masuala na sheria.

Leo, a mkutano wa ukumbi wa jiji ni mkutano uliopangwa wa kampuni nzima ambapo usimamizi hujibu maswali moja kwa moja kutoka kwa wafanyikazi. Inaruhusu mawasiliano ya wazi na uwazi kati ya uongozi na wafanyakazi. Wafanyikazi wanaweza kuuliza maswali na kupata maoni ya haraka.

Jibu zote maswali muhimu

Usikose mpigo na AhaSlides' zana ya bure ya Maswali na Majibu. Kuwa na mpangilio, uwazi na kiongozi bora.

Jinsi ya Kuendesha Mikutano Katika Biashara

Ili kuwa na mkutano mzuri, kwanza, lazima utume a barua pepe ya mwaliko wa mkutano.

Kufanya mikutano yenye ufanisi katika biashara kunahitaji mipango na maandalizi makini ili kuhakikisha kuwa mkutano huo unakuwa na tija na kufikia malengo yaliyokusudiwa. Ushauri ufuatao unaweza kukusaidia kuendesha mikutano yenye tija ya kibiashara:

1/ Eleza madhumuni na malengo

Kufafanua madhumuni na malengo ya mkutano wa biashara ni muhimu ili kuhakikisha kuwa mkutano huo unaleta tija na hutoa matokeo yaliyokusudiwa. Wanahitaji kuhakikisha yafuatayo:

• Kusudi. Hakikisha mkutano una madhumuni ya kujadili mada mahususi, kufanya maamuzi, au kutoa masasisho. Unahitaji kufafanua kwa nini mkutano ni muhimu na matokeo yanayotarajiwa.
• Malengo. Malengo ya mkutano wa biashara ni matokeo mahususi, yanayopimika unayotaka kufikia mwishoni mwa mkutano. Wanapaswa kupatana na madhumuni ya jumla ya mkutano na kalenda ya matukio, KPI, nk.

Kwa mfano, mkutano wa kujadili uzinduzi wa bidhaa mpya unapaswa kuwa na malengo ambayo yanalingana na lengo la jumla la kuongeza mauzo au kuboresha sehemu ya soko.

2/ Andaa ajenda ya mkutano

A ajenda za mkutano hutumika kama ramani ya mkutano na husaidia kuweka majadiliano yakiwa yanalenga na kufuata mkondo.

Kwa hiyo, kwa kuandaa ajenda yenye ufanisi, unaweza kuhakikisha kwamba mikutano ya biashara ina tija na inalenga na kwamba kila mtu anafahamu nini cha kujadili, nini cha kutarajia, na kile kinachohitajika kuafikiwa. 

3/ Waalike washiriki wanaofaa

Fikiria ni nani anayefaa kuhudhuria mkutano kulingana na jukumu lao na mada zitakazojadiliwa. Alika wale tu wanaohitaji kuhudhuria ili kuhakikisha kwamba mkutano unaendelea vizuri. Baadhi ya vipengele vya kuzingatia ili kusaidia kuchagua wahudhuriaji wanaofaa ni pamoja na kufaa, kiwango cha utaalam na mamlaka.

4/ Tenga muda kwa ufanisi

Hakikisha umetenga muda wa kutosha kwa kila mada katika ajenda yako, ukizingatia umuhimu na utata wa kila suala. Hii itasaidia kuhakikisha kuwa mada zote zinazingatiwa kikamilifu na kwamba mkutano haupiti muda wa ziada.

Pia, unapaswa kushikamana na ratiba kadiri uwezavyo, lakini pia uwe mwenye kunyumbulika vya kutosha kufanya mabadiliko ikiwa ni lazima. Unaweza pia kufikiria kuchukua mapumziko mafupi ili kuwasaidia washiriki kujichangamsha na kuzingatia upya. Hii inaweza kudumisha nishati na maslahi ya mkutano.

5/ Fanya mikutano iwe ya mwingiliano na ya kushirikisha zaidi

Fanya mikutano ya biashara ihusishe zaidi na ihusishe kwa kuwatia moyo washiriki wote kuzungumza na kushiriki mawazo na mawazo yao. Pamoja na kutumia shughuli za mwingiliano, kama vile kura za kuishi or vikao vya bongo na magurudumu ya spinner husaidia kuweka washiriki kushiriki na kuzingatia majadiliano.

Au tumia AhaSlides maktaba ya template iliyotengenezwa awali kusema kwaheri kwa mikutano ya kuchosha na macho ya kung'aa.

Angalia: 20+ Burudani Mtandaoni Michezo ya kuvunja barafu kwa Uchumba Bora, au 14 Kutia msukumo Michezo ya Mikutano ya Mtandaoni, na bora 6 hacks za mkutano unaweza kuipata 2024!

6/ Dakika za Mkutano

Kuchukua dakika za mkutano wakati wa mkutano wa biashara ni kazi muhimu ambayo husaidia kuandika majadiliano kuu na maamuzi yaliyotolewa wakati wa mkutano. Pia husaidia kuboresha uwazi na kuhakikisha kuwa kila mtu yuko kwenye ukurasa mmoja kabla ya kuingia kwenye mkutano unaofuata.

7/ Fuatilia mambo ya vitendo

Kwa kufuatilia vipengee vya kushughulikia, unaweza kuhakikisha kwamba maamuzi yaliyofanywa wakati wa mkutano yanatekelezwa na kwamba kila mtu yuko wazi juu ya wajibu wake.

Na kila wakati kusanya maoni kutoka kwa washiriki ili kufanya mikutano ijayo ya biashara iwe bora zaidi - unaweza kushiriki maoni baada ya kuhitimisha, kupitia barua pepe au slaidi za uwasilishaji. Inafanya mikutano isiwe ya kuchosha na kila mtu anafurahi💪

Kuchukua Muhimu 

Natumai, na nakala hii ya AhaSlides, unaweza kutofautisha aina za mikutano katika biashara na madhumuni yao. Pia kwa kufuata hatua hizi na mbinu bora zaidi, unaweza kusaidia kuhakikisha kuwa mikutano yako ya biashara ni ya ufanisi, inayolenga, na kutoa matokeo unayotaka.

Kuendesha mikutano ya biashara kwa ufanisi kunaweza kusaidia kuboresha mawasiliano, ushirikiano, na mafanikio ndani ya shirika na ni sehemu muhimu ya usimamizi wa biashara wenye mafanikio.

maswali yanayoulizwa mara kwa mara