ยินดีต้อนรับสู่โลกแห่งการประชุมที่มีประสิทธิผล! ในฐานะมืออาชีพ เราทุกคนทราบดีว่าการประชุมมีความสำคัญต่อการขับเคลื่อนผลลัพธ์ การตัดสินใจ และการปฏิบัติตามแผนอย่างไร อย่างไรก็ตามไม่ใช่ทั้งหมดที่มีคุณภาพดีและเป็นที่ต้องการ
บ่อยครั้ง เมื่อถูกถามเกี่ยวกับการประชุม หลายๆ คนมักมีปฏิกิริยาสั่นศีรษะหรือถอนหายใจอย่างฉุนเฉียวเนื่องมาจากความไร้ประสิทธิภาพ พวกเขาพบว่าตนเองติดอยู่ในเซสชันที่ไม่เกิดผลซึ่งทำให้หมดแรงและเวลา เพราะเหตุนี้วันนี้เราจะมาเรียนรู้กัน วิธีการมีการประชุมที่ดี!
มาเริ่มกันเลย!
เริ่มการประชุมของคุณด้วย AhaSlides.
รับเทมเพลตฟรีสำหรับการประชุมของคุณ! ลงทะเบียนฟรีและรับสิ่งที่คุณต้องการจากไลบรารีเทมเพลต!
🚀 สร้างบัญชีฟรี ☁️
อะไรทำให้การประชุมที่ดี?
การประชุมเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจหรือองค์กรอย่างปฏิเสธไม่ได้ เป็นเวทีสำหรับแต่ละบุคคลที่จะมารวมตัวกัน แลกเปลี่ยนความคิดเห็น ตัดสินใจ และทำงานเพื่อไปสู่เป้าหมายร่วมกัน
การประชุมที่ดีคือการประชุมที่มีการจัดระเบียบอย่างดี มีประสิทธิผล บรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ และทำให้ผู้เข้าร่วมทุกคนรู้สึกว่าได้รับการรับฟังและมีคุณค่า
ต่อไปนี้คือปัจจัยบางประการที่ทำให้เกิดการประชุมที่ดี:
- มันมีจุดประสงค์ที่ชัดเจน การประชุมที่ดีเริ่มต้นด้วยวาระการประชุมที่ชัดเจนซึ่งระบุวัตถุประสงค์ พร้อมด้วยเป้าหมายของการประชุมและผลลัพธ์ที่คาดหวัง ซึ่งช่วยให้การประชุมดำเนินไปตามแผนและทำให้มั่นใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนตระหนักถึงงานของตน
- ส่งเสริมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การประชุมที่ดีต้องมีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ผู้เข้าร่วมทุกคนจะมีโอกาสแสดงความคิดและแนวคิดของตน และควรส่งเสริมการอภิปรายด้วยการฟังอย่างกระตือรือร้นและการสนทนาด้วยความเคารพ
- มีผลลัพธ์ที่ชัดเจนและการดำเนินการติดตามผล หากไม่มีสิ่งเหล่านี้ การประชุมจะไม่เกิดผลและไม่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากผู้เข้าร่วมประชุมจะไม่มั่นใจในขั้นตอนต่อไป จากจุดนั้น เป็นการยากที่จะนำประสิทธิภาพมาสู่การประชุมติดตามผล
เคล็ดลับเพิ่มเติมด้วย AhaSlides
- การประชุมในธุรกิจ | 10 ประเภททั่วไปและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
- วิธีที่ดีที่สุดในการโฮสต์ การประชุมเบื้องต้น
- 11 ขั้นตอนในการวิ่งให้ประสบความสำเร็จ การประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์
8 เคล็ดลับในการมีการประชุมที่ดี
แน่นอนว่าเพื่อให้มีการประชุมที่ดีเหมือนที่กล่าวมาข้างต้นและไม่เสียเวลาและความพยายามของผู้เข้าร่วมประชุมคุณต้องพิจารณาการเตรียมการและติดตามผลทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการประชุม การจดบันทึกขั้นตอนเหล่านี้จะรับประกันผลลัพธ์ที่ราบรื่นและประสบความสำเร็จ
ก่อนการประชุม - มีการประชุมที่ดี
1/ กำหนดวัตถุประสงค์และประเภทของการประชุม
วัตถุประสงค์ วัตถุประสงค์ และประเภทของการประชุมควรได้รับการกำหนดและทำให้ผู้เข้าร่วมทุกคนเข้าใจ ไม่มีใครอยากมาประชุมสัก 10 นาทีแล้วยังไม่ตระหนักถึงความรับผิดชอบของตนและจะมาอภิปรายประเด็นอะไรในที่นี้ การประชุมบางประเภทมีวัตถุประสงค์เฉพาะเท่านั้น เช่น
- การประชุมเพื่อการตัดสินใจ ดำเนินการเมื่อจำเป็นต้องตัดสินใจและดำเนินการ
- ประชุมแก้ปัญหา. พวกเขาถูกเรียกมาเพื่อหาทางออกของปัญหา/วิกฤตการณ์
- ประชุมระดมสมอง. เป็นสถานที่รวบรวมแนวคิดใหม่ๆ ที่แปลกใหม่จากการมีส่วนร่วมของสมาชิก
2/ มีวาระการประชุม
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี วาระการประชุม และส่งออกไปยังผู้เข้าร่วมทุกคนก่อนการประชุม ซึ่งจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และผลที่คาดว่าจะได้รับของการประชุม นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นแนวทางเพื่อช่วยให้พวกเขารวบรวมข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นในเชิงรุก เช่น รายงาน ข้อมูล งานนำเสนอ หรือเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
3/ ตั้งกฎพื้นฐาน
กฎพื้นฐานคือแนวทางหรือบรรทัดฐานที่ผู้เข้าร่วมทุกคนตกลงร่วมกันล่วงหน้า และช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่มีประสิทธิผลและให้ความเคารพสำหรับการอภิปราย อาจรวมถึงการส่งเสริมการฟังอย่างกระตือรือร้น การเคารพความหลากหลาย การมีเวลาจำกัดสำหรับการอภิปราย ฯลฯ
ระหว่างการประชุม - มีการประชุมที่ดี
4/ เริ่มต้นด้วยเกมตัดน้ำแข็ง
เริ่มด้วย เครื่องบดน้ำแข็งที่สร้างสรรค์ เป็นวิธีที่ดีในการผ่อนคลายความตึงเครียดและทำให้ทุกคนมีอารมณ์ที่เหมาะสมสำหรับการประชุมทีม การทำลายช่วงเวลาเงียบที่น่าอึดอัดในช่วงเริ่มต้นของการประชุมสามารถช่วยกำหนดบรรยากาศสำหรับเซสชันที่มีประสิทธิผลและสนุกสนาน
แทนที่จะพึ่งพาสิ่งที่ล้าสมัย คุณสามารถมีส่วนร่วมในการอภิปรายสบายๆ การสนทนาแบบสบายๆ หรือแบบทดสอบสดที่สนุกสนาน สร้างสรรค์ มีการแข่งขันสูง และสร้างขึ้นได้อย่างง่ายดายในเวลาเพียงไม่กี่นาที ดังนั้นทำไมไม่ลองอะไรใหม่ ๆ ล่ะ?
5/ สร้างพื้นที่สำหรับการทำงานร่วมกัน
การประชุมทีมเป็นโอกาสอันมีค่าในการหารือและตัดสินใจร่วมกันเป็นกลุ่ม แทนที่จะพยายามคิดไอเดียใหม่ๆ ทันที สมาชิกในทีมควรนำรายงาน แนวคิด และมุมมองที่เตรียมไว้มาเสนอ ด้วยวิธีนี้ ทีมสามารถทำงานร่วมกันเพื่อตัดสินใจขั้นสุดท้ายอย่างรอบคอบและมีเหตุผล
จากนั้นทีมอาจพิจารณาดำเนินการสำรวจสดของแนวคิดที่อภิปรายและรวบรวมข้อเสนอแนะตามเวลาจริงผ่าน โพลสด ด้วยคำถามแบบเลือกตอบหรือแบบเปิด AhaSlides.
ด้วยการใช้รหัส QR หรือลิงก์เฉพาะ สมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงและป้อนข้อมูลได้ทันที และผลลัพธ์จะแสดงบนหน้าจอโดยตรง สิ่งนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงการเสียเวลาและทำให้แน่ใจว่าไอเดียทั้งหมดได้รับการบันทึกอย่างยุติธรรม
6/ ให้ทีมของคุณมีส่วนร่วม
อย่าเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมหันเหความสนใจโดยทำให้พวกเขามีส่วนร่วมในระหว่างการประชุม คุณสามารถจัด "โต๊ะกลมออนไลน์" ซึ่งทุกคนสามารถมีส่วนร่วมและมีส่วนร่วมได้ กับคนขี้อาย? ไม่ต้องกังวล. ไม่ระบุชื่อ Q & A จะแก้ปัญหานี้
นอกจากนี้อย่าลืมเผื่อพื้นที่ไว้สำหรับความเป็นธรรมชาติด้วย เพราะการประชุมที่ดีต่อสุขภาพและกระตือรือร้นเป็นสถานที่ที่เหมาะสำหรับการแก้ปัญหาและนวัตกรรมใหม่ๆ ที่จะเกิดขึ้น ทำลายบรรยากาศที่เชื่องช้าและตึงเครียดด้วยการสนับสนุนให้ผู้เข้าร่วมคิดอย่างสร้างสรรค์ด้วย คำเมฆ จะเป็นกิจกรรมที่น่าสนใจและมีประสิทธิภาพ ลองและดู.
หลังการประชุม - มีการประชุมที่ดี
7/ จบด้วยการดำเนินการติดตามผลและลำดับเวลาที่ชัดเจน
เพื่อสรุปเซสชันเชิงกลยุทธ์ ต้องแน่ใจว่าผู้เข้าร่วมแต่ละคนมีความชัดเจนในขั้นตอนถัดไป
ให้หน่วยงานต่างๆ หารือเกี่ยวกับ:
- ตัวชี้วัดใดที่จะแสดงให้เห็นถึงความก้าวหน้าของพวกเขา? เจาะจงเพื่อให้สามารถติดตามความคืบหน้าได้
- พันธมิตรข้ามสายงานรายใดที่ต้องการการประสานงานจึงจะประสบความสำเร็จ ความร่วมมือที่แข็งแกร่งคือกุญแจสำคัญ
- การประชุมติดตามผลจำเป็นต้องมีการอัปเดตประเภทใด รายงาน? การนำเสนอ? ระดมความคิดผลลัพธ์ล่วงหน้า
- เราจะคาดหวังผลลัพธ์หรือข้อมูลเบื้องต้นได้เมื่อใด? กำหนดเส้นตายที่ทะเยอทะยานแต่ทำได้เพื่อรักษาอัตราการก้าวไว้
8/ มีรายงานการประชุม
ต้องมีความละเอียดรอบคอบ ชัดเจน และเข้าใจง่ายอยู่เสมอ พบกันแปปเดี่ยว เพื่อส่งให้ผู้เข้าร่วม คณะกรรมการ ผู้นำระดับสูง และผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ เอกสารเหล่านี้ไม่เพียงแต่เป็นเอกสารเท่านั้น แต่ยังเป็นพื้นฐานด้านเนื้อหาสำหรับการประชุมครั้งต่อไป แต่ยังเป็นพื้นฐานทางกฎหมายด้วย (ในกรณีที่จำเป็น)
ประเด็นที่สำคัญ
หวังว่าเคล็ดลับสำหรับการมีการประชุมที่ดีนั้น AhaSlides แชร์ด้านบนไม่ซับซ้อนเกินไป โปรดจำไว้ว่าการประชุมที่มีประสิทธิผลคือการประชุมที่ทุกคนรู้สึกได้รับการชื่นชม ได้ยิน และสนับสนุนให้พูด การประชุมจะต้องให้ผลลัพธ์ที่กำหนดไว้และบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้ หลังการประชุม ทุกคนยอมรับบทบาทของตนและมุ่งมั่นที่จะปฏิบัติตามแผนที่ได้หารือกัน
