What do you talk about in an introductory meeting?

1. Icebreakers - Start with a fun icebreaker question or activity to help people loosen up. Keep it light! 2. Professional background - Have each person share their career journey so far, including past roles and experiences. 3. Skills and interests - Beyond work skills, find out team members' hobbies, passions or areas of expertise outside 9-5. 4. Team structure - Outline roles and who's responsible for what at a high level. Clarify how the team works together. 5. Goals and priorities - What are the team and organizational goals for the next 6-12 months? How do individual roles contribute?

How do you structure an introductory meeting?

Here's one way to structure your introductory meeting: 1. Welcome and Icebreaker (5-10 mins) 2. Introductions (10-15 mins) 3. Team Background (5-10 mins) 4. Team Expectations (5-10 mins) 5. Q&A (5 mins)

What do you say when opening a meeting?

Here are some suggestions for what to say when opening an introductory meeting: .1. Welcome and introductions: "Welcome everyone and thank you for joining us today. We're excited to kick things off" 2. Icebreaker kickoff: "Alright, let's loosen up with a light icebreaker question..." 3. Next steps preview: "After today we'll follow up on action items and start planning our work"

วิธีจัดการประชุมเบื้องต้นอย่างราบรื่น | เคล็ดลับที่ดีที่สุดปลดล็อกในปี 2024!

คุณเคยไป การประชุมเบื้องต้นที่ประสบความสำเร็จ?

หากคุณเข้าร่วมในทีมข้ามสายงานใหม่ในที่ทำงานหรือทีมโครงการใหม่ พวกเขาอาจเป็นคนจากแผนกอื่นหรือจากบริษัทอื่นที่คุณอาจไม่คุ้นเคยหรือเคยทำงานด้วยมาก่อน และคุณต้องการแน่ใจว่า ความพร้อมที่จะทุ่มเทและทุ่มเททักษะและความคิดของคุณให้กับทีม โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากทีมนั้นมีประสิทธิภาพสูง ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดการประชุมเพื่อรวบรวมเพื่อนร่วมทีมใหม่เข้าด้วยกัน

อย่างไรก็ตาม ไม่แปลกใจเลยหากคุณรู้สึกเคอะเขินและประหม่าเล็กน้อย เนื่องจากแม้แต่มืออาชีพที่มีประสบการณ์มากที่สุดก็ยังมีอาการกระวนกระวายใจเมื่อต้องประชุมครั้งแรกกับทีมใหม่ หากคุณเป็นผู้นำและกังวลว่าจะล้มเหลวในการจัดการประชุมเบื้องต้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน

บทความนี้จะให้คำแนะนำ ตัวอย่าง และเคล็ดลับที่สมบูรณ์เกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้การประชุมเบื้องต้นประสบความสำเร็จ

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้

การประชุมเบื้องต้นคืออะไร?
เป้าหมายของการประชุมเบื้องต้นคืออะไร?
วิธีจัดการประชุมเบื้องต้นที่มีประสิทธิภาพ
เคล็ดลับในการจัดการประชุมเบื้องต้นให้ประสบความสำเร็จ
ประเด็นที่สำคัญ

เคล็ดลับเพิ่มเติมจาก AhaSlides

การประชุมเบื้องต้นคืออะไร?

การประชุมเบื้องต้นหรือการแนะนำ มีความหมายค่อนข้างเหมือนกันเมื่อพูดถึงการแนะนำทีมเมื่อเป็นครั้งแรกที่สมาชิกในทีมและผู้นำพบกันอย่างเป็นทางการเพื่อพิจารณาว่าบุคคลที่เกี่ยวข้องต้องการสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานและผูกพันกับทีมในทีมหรือไม่ อนาคต.

โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้สมาชิกในทีมมีเวลาอยู่ด้วยกันเพื่อทำความรู้จักภูมิหลัง ความสนใจ และเป้าหมายของผู้เข้าร่วมแต่ละคน คุณสามารถจัดการประชุมเบื้องต้นได้ทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความชอบของคุณและทีมของคุณ

วาระการประชุมเบื้องต้นมาตรฐานประกอบด้วย:

แนะนำเป้าหมายของการประชุม
แนะนำผู้นำและสมาชิกแต่ละคน
หารือเกี่ยวกับข้อบังคับของทีม การทำงาน สวัสดิการ และการรักษา...
ได้เวลาเล่นเกมบ้างแล้ว
ยุติการประชุมและดำเนินการติดตามผล

ข้อความทางเลือก

การนำเสนอสดฟรีสำหรับการประชุมเบื้องต้นของคุณ

รับเทมเพลตฟรีเพื่อจัดการประชุมเบื้องต้นของคุณเพื่อสนุกกับเพื่อนร่วมงานใหม่ของคุณ ลงทะเบียนฟรีและรับสิ่งที่คุณต้องการจากไลบรารีเทมเพลต!

🚀 เทมเพลตสดฟรี ☁️

เป้าหมายของการประชุมเบื้องต้นคืออะไร?

อย่ามองแค่การแนะนำตัวเป็นกล่องให้ตรวจสอบ ใช้เวลานี้เพื่อจุดประกายการเชื่อมต่อที่แท้จริง รับข้อมูลเชิงลึกที่ไม่เหมือนใคร และสร้างกรอบการทำงานสำหรับการทำงานเป็นทีมที่ไร้ที่ติ การประชุมแนะนำเป็นเรื่องดีสำหรับ:

เพิ่มการทำงานเป็นทีมและความสามัคคีในทีม

เป้าหมายแรกของการประชุมเบื้องต้นคือการพาคนแปลกหน้าเข้ามาหาเพื่อนร่วมทีมที่สนิทกัน หากคุณไม่เคยเห็นหน้ากันมาก่อนและรู้เพียงเล็กน้อยเกี่ยวกับพวกเขา ก็จะขาดความสามัคคีและสายสัมพันธ์ ซึ่งอาจส่งผลต่อจิตวิญญาณของทีมและประสิทธิภาพการทำงาน เมื่อผู้คนสามารถพูดคุยและรวบรวมกฎของทีม รางวัลที่เหมาะสม และการลงโทษ หรือรู้ว่าผู้นำของพวกเขาเป็นคนที่ยุติธรรมและซื่อสัตย์ เพื่อนร่วมทีมของพวกเขาถ่อมตน เชื่อถือได้ เห็นอกเห็นใจ และอื่นๆ อีกมากมาย ความไว้วางใจและสภาพแวดล้อมการทำงานเชิงบวกจะถูกสร้างขึ้นท่ามกลาง ทีม.

คลายความตึงเครียดและความอึดอัดใจ

ผลผลิตมีแนวโน้มที่จะลดลงหากพนักงานทำงานในสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีแรงกดดัน นอกจากนี้ยังไม่ดีหากพนักงานทำให้ผู้นำของตนหวาดกลัวแทนที่จะได้รับแรงบันดาลใจจากพวกเขา การประชุมเบื้องต้นสามารถช่วยให้ทีมใหม่รู้สึกมั่นใจมากขึ้นในการแบ่งปันแนวคิดและความคิดเห็นของตน พวกเขายังเริ่มรู้จักเพื่อน สื่อสาร และลดความอึดอัดใจในการทำงานร่วมกันต่อไปได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น สมาชิกในทีมไม่ลังเลที่จะพูดออกมาและขอความช่วยเหลือเมื่อพวกเขาไม่สามารถทำตามกำหนดเวลาได้

ช่วยจัดโครงสร้างและจัดมาตรฐานและแนวปฏิบัติ

การเน้นที่กฎและข้อบังคับเป็นส่วนสำคัญของการประชุมเบื้องต้นครั้งแรก ความล้มเหลวในการทำให้ชัดเจน ยุติธรรม และตรงไปตรงมาในตอนเริ่มต้นของการทำงานเป็นทีมสามารถทำให้เกิดความขัดแย้งในทีมและการสื่อสารที่ผิดพลาดได้ ตรงกันข้าม หากคุณสามารถทำให้ทีมติดตามได้ มาตรฐานและแนวปฏิบัติจะมีประสิทธิภาพทรัพยากรเนื่องจากประสิทธิผลและประสิทธิภาพของทีม ในขณะเดียวกันก็เพิ่มความพึงพอใจในงานของสมาชิกในทีมที่เป็นส่วนหนึ่งของทีมที่เหนียวแน่น

วิธีจัดการประชุมเบื้องต้นที่มีประสิทธิภาพ

การประชุมเบื้องต้นสามารถปฏิบัติตามขั้นตอนการวางแผนการประชุมมาตรฐานด้วย 5 สด: จุดมุ่งหมาย, การวางแผน, การเตรียมพร้อม, การมีส่วนร่วมและ ความคืบหน้า. ขึ้นอยู่กับข้อจำกัดด้านเวลาของคุณ จำนวนผู้เข้าร่วม พื้นหลังของทีม และทรัพยากรของคุณ คุณสามารถจัดการประชุมแนะนำอย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการได้ ความประทับใจแรกเป็นสิ่งสำคัญ สมาชิกในทีมของคุณจะได้รับความเคารพและไว้วางใจมากขึ้นเมื่อคุณแสดงการประชุมที่เป็นระบบและมีน้ำใจ

จุดมุ่งหมาย

เป็นการกำหนดเป้าหมายในการประชุม ชัดเจนและกระชับเมื่อคุณระบุเป้าหมายของการประชุม เพื่อที่คุณจะได้ดึงทุกคนกลับมาสนใจได้อย่างง่ายดาย หากผู้เข้าร่วมถูกรบกวนจากกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้อง คุณสามารถพิจารณาการจัดโครงสร้างเป้าหมายโดยจัดเรียงพีระมิดเป้าหมายซึ่งสรุปเป้าหมายแต่ละชุดในระดับต่างๆ

การวางแผน

สิ่งแรกที่ผู้นำทีมใหม่ควรทำคือวางแผนรายละเอียดหรือพัฒนาวาระการประชุม เมื่อคุณมีเรื่องที่ต้องพูดถึง การพยายามจดจำทุกอย่างด้วยตัวเองจะช่วยลดความเครียดได้ คุณสามารถสร้างเทมเพลตโดยใช้สไลด์โชว์ผ่าน PowerPoint หรือบัตรคิวที่เขียนด้วยลายมือ

การเตรียมพร้อม

ส่วนนี้เกี่ยวข้องกับกิจกรรมบางอย่าง เช่น การเตรียมสคริปต์แนะนำการประชุมและการตรวจสอบวาระการประชุมก่อนเริ่มการประชุมอย่างเป็นทางการ คุณจะพูดข้อมูลสำคัญทั้งหมดได้ง่ายขึ้นและจดจ่อกับวาระการประชุมด้วยการสนับสนุนบันทึกย่อของผู้บรรยายหรือสคริปต์เมื่อคุณเผลอสติ

การมีส่วนร่วม

อย่าลืมกระตุ้นให้สมาชิกใหม่ถามคำถามและมีส่วนร่วมในกิจกรรมโต้ตอบในระหว่างการประชุม ถ้าคนอื่นดูลังเล ให้ขอความคิดเห็นจากพวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมมีโอกาสที่จะพูดออกมา ไม่ใช่แค่เน้นไปที่สมาชิกที่เป็นคนเปิดเผยเท่านั้น คุณสามารถจัดการสำรวจความคิดเห็นแบบสดเพื่อให้คนเก็บตัวบางคนสามารถแบ่งปันความคิดเห็นได้โดยตรง

ความคืบหน้า

คุณควรปิดท้ายการประชุมด้วยการสรุปและแจ้งการดำเนินการสำหรับขั้นตอนต่อไป และการติดตามผลหลังการประชุมถือเป็นส่วนสำคัญ คุณสามารถพิจารณาตัดสินใจขั้นสุดท้ายและจัดทำเอกสารประกอบได้

เคล็ดลับในการจัดการประชุมเบื้องต้นให้ประสบความสำเร็จ

การประชุมเบื้องต้นที่ประสบความสำเร็จ – ที่มา: freepik

ใช้เครื่องมือการนำเสนอแบบโต้ตอบ

รู้สึกเขินหรืออึดอัดในวันแรก? คุณสามารถทำให้การประชุมเบื้องต้นของคุณสนุกยิ่งขึ้น 100 เท่าโดยใช้เครื่องมือการนำเสนอแบบโต้ตอบเช่น AhaSlides!

มีวิธีทำได้หลายวิธี แต่เราขอแนะนำโครงร่างนี้เพื่อทำลายกำแพงอย่างรวดเร็ว:

เริ่มต้นด้วยสไลด์แนะนำ
เพิ่มความน่าสนใจด้วยแบบทดสอบเกี่ยวกับตัวคุณเองด้วยคะแนนและกระดานผู้นำ
ปิดท้ายด้วยสไลด์ถามตอบในตอนท้ายซึ่งทุกคนสามารถถามสิ่งที่พวกเขาสงสัยเกี่ยวกับคุณได้

ด้วยแพลตฟอร์มการนำเสนอแบบอินเทอร์แอคทีฟของ AhaSlides คุณสามารถสร้างบทนำที่น่าสนใจที่จะพาผู้คนไปดวงจันทร์ได้ ลองใช้เทมเพลตนี้ที่นี่:

คว้าเทมเพลตฟรี

เริ่มต้นการแนะนำด้วย "เรา"

ทีมทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน ไม่ใช่การแสดงความสามารถส่วนบุคคล ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องเน้นความรู้สึกของวัฒนธรรม "เรา" พยายามใช้ “เรา: แทน “ฉัน” ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในสไลด์แนะนำตัวและในการประชุมทั้งหมด ยกเว้นการแนะนำตัว สิ่งนี้กระตุ้นให้ทีมทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะพวกเขาเข้าใจว่าพวกเขากำลังแบ่งปันวิสัยทัศน์ที่สอดคล้องกัน และทุ่มเทให้กับการทำงานเพื่อทีมมากกว่าเพื่อตัวเอง

สร้างความบันเทิงให้กับเพื่อนร่วมทีมของคุณ

จะเริ่มการประชุมเบื้องต้นด้วยวิธีที่น่าตื่นเต้นที่สุดได้อย่างไร เนื่องจากสมาชิกทุกคนเพิ่งรู้จักกัน ในฐานะเจ้าของที่พัก คุณสามารถพิจารณาเริ่มต้นด้วยการเจาะน้ำแข็งอย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถตั้งค่าเกมและแบบทดสอบได้ 2 ถึง 3 เกม และเซสชันการระดมสมองเพื่อให้ผู้อื่นมีเวลาแบ่งปันบุคลิกภาพ พรสวรรค์ และความคิดของพวกเขา สื่อสารและทำงานร่วมกับผู้อื่นเพื่อปรับปรุงความสามัคคีในทีมและวัฒนธรรมในที่ทำงานและความสัมพันธ์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลองเล่นเกมบางอย่างเช่น วงกลมแห่งความชื่นชม, การล่าสัตว์กินของเน่า, คุณอยากจะ…

การบริหารเวลา

โดยปกติแล้ว การประชุมที่มีประสิทธิผลสูงอาจใช้เวลาตั้งแต่ 15-45 นาที โดยเฉพาะการประชุมเบื้องต้น ซึ่งควรควบคุมให้เสร็จภายใน 30 นาที ถึงเวลาแล้วที่เพื่อนร่วมทีมใหม่จะได้ทำความรู้จักกัน แนะนำตัวเองสั้นๆ และทำงานร่วมกันในกิจกรรมสร้างทีมที่เรียบง่ายและสนุกสนาน คุณยังสามารถกำหนดเวลาสำหรับส่วนต่าง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าเวลาของคุณจะไม่หมดในขณะที่คุณยังมีอีกมากที่ต้องปกปิด

ประเด็นที่สำคัญ

เป็นประโยชน์สำหรับทีมของคุณในการเริ่มการทำงานเป็นทีมกับทีมใหม่โดยใช้ประโยชน์จากการประชุมเบื้องต้น การจัดการประชุมครั้งแรกอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายและเลียนแบบได้ เมื่อคุณอยู่ในขั้นตอนการเตรียมการ อย่าลังเลที่จะขอความช่วยเหลือแม้ว่าคุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน PowerPoint ก็ตาม คุณสามารถทำให้งานของคุณง่ายขึ้นและประหยัดเวลาได้อย่างแน่นอน อาฮาสไลด์.

คำถามที่พบบ่อย

คุณพูดถึงอะไรในการประชุมเบื้องต้น?

1. เรือตัดน้ำแข็ง – เริ่มต้นด้วยคำถามหรือกิจกรรมสนุกๆ เพื่อช่วยให้ผู้คนคลายเครียด ให้มันเบา!
2. พื้นหลังทางวิชาชีพ – ให้แต่ละคนแบ่งปันเส้นทางอาชีพของตนจนถึงตอนนี้ รวมถึงบทบาทและประสบการณ์ในอดีต
3. ทักษะและความสนใจ – นอกเหนือจากทักษะการทำงาน ค้นหางานอดิเรก ความหลงใหล หรือความเชี่ยวชาญของสมาชิกในทีมนอกเหนือจาก 9-5
4. โครงสร้างทีม – สรุปบทบาทและใครรับผิดชอบอะไรในระดับสูง ชี้แจงว่าทีมทำงานร่วมกันอย่างไร
5. เป้าหมายและลำดับความสำคัญ – เป้าหมายของทีมและองค์กรในช่วง 6-12 เดือนข้างหน้าคืออะไร? บทบาทส่วนบุคคลมีส่วนช่วยอย่างไร?

คุณจะจัดโครงสร้างการประชุมเบื้องต้นอย่างไร?

วิธีหนึ่งในการจัดโครงสร้างการประชุมเบื้องต้นของคุณ:
1. การต้อนรับและเรือตัดน้ำแข็ง (5-10 นาที)
2. การแนะนำตัว (10-15 นาที)
3. ประวัติความเป็นมาของทีม (5-10 นาที)
4. ความคาดหวังของทีม (5-10 นาที)
5. ถามตอบ (5 นาที)

เวลาเปิดประชุมจะว่าอย่างไร?

คำแนะนำบางประการเกี่ยวกับสิ่งที่ควรพูดเมื่อเปิดการประชุมเบื้องต้น:
.1. ยินดีต้อนรับและแนะนำ:
“ยินดีต้อนรับทุกคนและขอขอบคุณที่มาร่วมงานกับเราในวันนี้ เรารู้สึกตื่นเต้นที่จะเริ่มต้นสิ่งต่างๆ”
2. คิกออฟเรือตัดน้ำแข็ง:
“เอาล่ะ มาคลายคำถามด้วยคำถามตัดน้ำแข็งกันดีกว่า…”
3. ดูตัวอย่างขั้นตอนถัดไป:
“หลังจากวันนี้เราจะติดตามรายการดำเนินการและเริ่มวางแผนงานของเรา”

Ref: จริง. ดีขึ้น, LinkedIn