10 ประเภทของการประชุมในธุรกิจ พร้อมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การประชุมทางธุรกิจจะได้ผลก็ต่อเมื่อรูปแบบการประชุมสอดคล้องกับเป้าหมาย การระดมความคิดที่จัดเหมือนการรายงานสถานะจะทำให้ไอเดียหายไป และการประชุมเพื่อตัดสินใจที่จัดเหมือนการระดมความคิดก็ไม่เคยได้ข้อสรุป คู่มือนี้จะกล่าวถึงการประชุม 10 ประเภทที่ธุรกิจส่วนใหญ่จัดขึ้น แต่ละประเภทมีวัตถุประสงค์อะไร ควรใช้เวลานานเท่าใด และวิธีทำให้การประชุมมีประโยชน์

เพื่อให้เห็นขนาดที่แท้จริง จาก Harvard Business รายงานระบุว่าผู้บริหารใช้เวลาเกือบ 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการประชุม เพิ่มขึ้นจากน้อยกว่า 10 ชั่วโมงในทศวรรษ 1960 การเลือกรูปแบบการประชุมที่เหมาะสมและดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้ได้เวลาเหล่านั้นคืนมามาก

การประชุมทางธุรกิจคืออะไร?

การประชุมทางธุรกิจคือการรวมตัวของผู้คนเพื่อแบ่งปันข้อมูล แก้ไขปัญหา หรือตัดสินใจเกี่ยวกับงาน การประชุมอาจเกิดขึ้นแบบพบปะกันจริง แบบเสมือนจริง หรือแบบผสมผสาน และอาจเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้ ตั้งแต่การประชุมสั้นๆ 10 นาทีในแต่ละวัน ไปจนถึงการวางแผนงานเต็มวัน สิ่งที่การประชุมที่ดีทุกครั้งมีเหมือนกันคือเป้าหมาย: คือต้องมีความคืบหน้าเกิดขึ้นเมื่อสิ้นสุดการประชุม

คำแนะนำฉบับย่อ: คุณต้องการประชุมประเภทใด?

ระยะเวลาที่ระบุไว้เป็นเพียงจุดเริ่มต้นทั่วไป ไม่ใช่กฎตายตัว ควรลดระยะเวลาการประชุมใดๆ ที่จบลงก่อนเวลา

การประชุม 10 ประเภทในธุรกิจ

1. การประชุมทีมรายเดือน

การประชุมทีมรายเดือนเป็นการตรวจสอบความคืบหน้าเป็นประจำ ซึ่งทีมจะทบทวนความคืบหน้า มอบหมายงานที่จะต้องทำ และตกลงลำดับความสำคัญ การประชุมนี้มีความสำคัญเมื่อมีเรื่องที่ต้องพูดคุยมากกว่าการประชุมสั้นๆ ทั่วไป ข้อผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นคือการเปลี่ยนการประชุมให้กลายเป็นการเทข้อมูลจำนวนมาก หากทุกสิ่งที่พูดคุยกันสามารถส่งเป็นอีเมลได้ ก็ควรส่งอีเมลไป และเก็บการประชุมไว้สำหรับปัญหาที่ติดขัด การตัดสินใจที่ส่งผลกระทบต่อหลายคน และการเปลี่ยนแปลงทิศทาง

อย่าสับสนกับ การประชุมด้วยมือทั้งหมดซึ่งเป็นการรวมทั้งบริษัทเข้าด้วยกัน โดยปกติแล้วจะนำโดยผู้บริหารระดับสูง มากกว่าที่จะเป็นทีมใดทีมหนึ่งเพียงทีมเดียว

2. การประชุมแบบยืน

การประชุมแบบยืน หรือที่เรียกว่า สกรัมรายวัน คือการตรวจสอบความคืบหน้าประจำวันที่ใช้เวลาไม่เกิน 15 นาที Atlassian อธิบายว่าเป็นการประชุมแบบหมุนเวียนอย่างรวดเร็ว โดยแต่ละคนจะตอบคำถามสามข้อ ได้แก่ เมื่อวานฉันทำอะไรสำเร็จบ้าง วันนี้ฉันจะทำอะไร และอะไรคืออุปสรรคของฉัน การจำกัดเวลาทำให้มันเป็นเครื่องมือในการประสานงานมากกว่าการรายงานสถานะ การประชุมแบบยืนคุยกันเหมาะสำหรับทีมที่ทำงานในโครงการเดียวกันทุกวัน สำหรับทีมที่กระจายตัวอยู่ตามที่ต่างๆ การเขียนสรุปการประชุมแบบยืนคุยกันในช่องทางที่ใช้ร่วมกันก็สามารถทำหน้าที่เดียวกันได้โดยไม่ต้องกำหนดเวลา

3. การประชุมเพื่อรายงานความคืบหน้า

โดยปกติแล้ว การรายงานสถานะจะเกิดขึ้นทุกสัปดาห์และติดตามความคืบหน้าเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ ต่างจากการประชุมประจำวันตรงที่ คำถามคือ โครงการเป็นไปตามแผนหรือไม่ เร็วกว่าหรือช้ากว่ากำหนด และนั่นหมายความว่าอย่างไรสำหรับเป้าหมายต่อไป ควรจัดโครงสร้างให้ชัดเจน: ทุกคนรายงานในรูปแบบเดียวกัน และเรื่องใดก็ตามที่ต้องมีการอภิปรายอย่างจริงจังควรมีการประชุมแยกต่างหาก เพื่อไม่ให้การรายงานสถานะ 30 นาทีกลายเป็นหนึ่งชั่วโมงโดยไม่ได้วางแผนไว้ล่วงหน้า

4. การประชุมเพื่อแก้ไขปัญหา

การประชุมเหล่านี้จะเกิดขึ้นเมื่อมีบางอย่างผิดพลาด หรือกำลังจะผิดพลาด และกลุ่มคนจำเป็นต้องวิเคราะห์ปัญหาและตกลงวิธีการแก้ไขร่วมกัน การประชุมเหล่านี้มักเกิดขึ้นโดยไม่ได้วางแผนไว้ล่วงหน้า และอาจดึงคนจากหลายแผนกเข้ามาเกี่ยวข้อง เน้นที่ปัญหา ไม่ใช่การกล่าวโทษ และจบลงด้วยวิธีการแก้ไขที่ตกลงกันได้ ระบุผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลาส่ง ส่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องล่วงหน้าเพื่อให้ทุกคนเริ่มต้นจากภาพรวมเดียวกันว่าปัญหาคืออะไร

5. การประชุมเพื่อตัดสินใจ

การประชุมเพื่อตัดสินใจมีขึ้นเพื่อหาข้อสรุปเพียงข้อเดียวที่ต้องการความคิดเห็นหรืออำนาจจากหลายฝ่าย เชิญทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องเข้าร่วม และไม่ควรเชิญบุคคลอื่นใด เขียนข้อสรุปเป็นคำถามเดียว ก่อนกำหนดวันประชุม เช่น "เราควรเลื่อนการเปิดตัวจากไตรมาสที่ 3 ไปเป็นไตรมาสที่ 4 หรือไม่" ถือเป็นการประชุมเพื่อตัดสินใจ ในขณะที่ "เราคิดอย่างไรเกี่ยวกับกำหนดการเปิดตัว" ไม่ใช่การประชุมเพื่อตัดสินใจ หลังจากนั้น บันทึกข้อสรุปและเหตุผล เพื่อไม่ให้ต้องนำมาพิจารณาใหม่ในอีกหลายเดือนต่อมา

6. การประชุมระดมความคิด

การประชุมระดมสมองช่วยสร้างไอเดีย ส่วนการประเมินไอเดียนั้นค่อยว่ากันทีหลัง เมื่อทั้งสองอย่างเกิดขึ้นพร้อมกัน สัญชาตญาณในการตัดสินจะกดดันไอเดียเหล่านั้น และคุณจะเหลือเพียงรายการข้อเสนอแนะที่ปลอดภัยเพียงไม่กี่ข้อเท่านั้น ควรใช้ช่วงแรกในการสร้างไอเดียโดยไม่ต้องแสดงความคิดเห็น และช่วงที่สองในการจัดกลุ่มและจัดลำดับไอเดียเหล่านั้น การประชุมแบบสดๆ คำเมฆ หรือสไลด์แบบเปิดกว้างช่วยให้คนที่ไม่ค่อยพูดสามารถมีส่วนร่วมได้พร้อมๆ กับคนอื่นๆ แทนที่จะรอจังหวะที่การสนทนาหยุดชะงัก

7. การประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์

การประชุมเชิงกลยุทธ์เป็นเวทีที่ผู้นำระดับสูงทบทวนทิศทางระยะยาว ประเมินผลการดำเนินงานเทียบกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ และกำหนดลำดับความสำคัญสำหรับไตรมาสหรือปีถัดไป โดยทั่วไปจะจัดขึ้นทุกไตรมาสหรือทุกปี และต้องมีการเตรียมการอย่างจริงจัง: ควรส่งเอกสารอ่านล่วงหน้าอย่างน้อย 48 ชั่วโมง เพื่อให้การสนทนาไม่เป็นไปเพียงผิวเผิน ผลลัพธ์ที่ได้ควรเป็นรายการลำดับความสำคัญและการตัดสินใจที่ชัดเจน ไม่ใช่รายการสิ่งที่ต้อง "ศึกษาเพิ่มเติม" มีรายละเอียดเพิ่มเติมในคู่มือของเราเกี่ยวกับเรื่องนี้ การประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์.

8. การประชุมเริ่มต้นโครงการ

A ประชุมเปิดโครงการ ถือเป็นการเริ่มต้นอย่างเป็นทางการของโครงการ เป็นการรวมตัวของผู้จัดการโครงการ ทีมงาน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อหารือเกี่ยวกับเป้าหมายของโครงการ ใครรับผิดชอบอะไร ทีมจะสื่อสารกันอย่างไร และความสำเร็จมีหน้าตาอย่างไร นอกจากนี้ยังเป็นช่วงเวลาที่ประหยัดที่สุดในการเปิดเผยข้อสมมติฐานและความเสี่ยง ก่อนที่งานจะดำเนินไปในทิศทางใดทิศทางหนึ่งอย่างรวดเร็ว

9. การประชุมแนะนำเบื้องต้น

An ประชุมเบื้องต้น การสนทนาแบบเปิดกว้างมักเกิดขึ้นเมื่อมีคนเข้าร่วมทีม เมื่อสองกลุ่มเริ่มทำงานร่วมกัน หรือเมื่อบุคคลหนึ่งย้ายไปรับบทบาทใหม่ จุดมุ่งหมายคือการสร้างความสัมพันธ์: ทำความรู้จักกับภูมิหลัง รูปแบบการทำงาน และความคาดหวัง การสนทนาแบบเปิดกว้างมักจะจบลงอย่างไม่สวยงาม ดังนั้นควรให้หัวข้อสนทนาที่เป็นรูปธรรม เช่น คำถามสั้นๆ หรือภารกิจเล็กๆ ที่ต้องทำร่วมกัน

10. การประชุมศาลาว่าการ

A ประชุมศาลากลางจังหวัด เป็นการประชุมที่วางแผนไว้ล่วงหน้าสำหรับทั้งบริษัทหรือแผนก โดยที่ผู้นำจะแบ่งปันข้อมูลอัปเดตและตอบคำถามจากพนักงาน วิกิพีเดีย หมายเหตุว่า รูปแบบการประชุมนี้จำลองมาจากรูปแบบการประชุมในเมืองของนิวอิงแลนด์ ซึ่งมีมาตั้งแต่ศตวรรษที่ 17 แต่ผู้เข้าร่วมประชุมในเมืองจะไม่ลงคะแนนเสียงในเรื่องที่มีผลผูกพัน คุณค่าของการประชุมอยู่ที่ความโปร่งใสและการสื่อสารสองทาง ซึ่งขึ้นอยู่กับการถามตอบที่แท้จริง คำถามที่คัดกรองไว้ล่วงหน้าและตอบง่ายๆ จะทำให้จุดประสงค์เสียไป ดังนั้นควรเปิดโอกาสให้พนักงานส่งคำถามแบบไม่ระบุชื่อได้ทั้งก่อนและระหว่างการประชุม

วิธีจัดการประชุมทุกประเภทให้มีประสิทธิภาพ

รูปแบบการประชุมอาจแตกต่างกันไปในทั้ง 10 ประเภท แต่พฤติกรรมที่ทำให้การประชุมคุ้มค่าแก่การเข้าร่วมยังคงเหมือนเดิม

1. กำหนดวัตถุประสงค์ก่อนวางแผนกำหนดการ คุณบอกได้ไหมว่าจะมีการตัดสินใจอะไร จะมีการแบ่งปันข้อมูลอะไร หรือจะแก้ปัญหาอะไร ถ้าบอกไม่ได้ การประชุมนี้อาจยังไม่จำเป็นในตอนนี้
2. แบ่งปันวาระการประชุม A วาระการประชุม ช่วยให้การสนทนาเป็นไปตามหัวข้อและให้ผู้เข้าร่วมได้เตรียมตัว การระบุหัวข้อพร้อมกำหนดเวลาสำหรับแต่ละหัวข้อก็เพียงพอแล้ว
3. เชิญบุคคลที่เหมาะสม ระบุผู้ที่จำเป็นต้องให้ข้อมูลหรือมีอำนาจในการตัดสินใจ และส่งบันทึกนี้ให้ทุกคนที่เหลือ
4. ให้เวลากับแต่ละหัวข้ออย่างเหมาะสม เผื่อเวลาให้มากขึ้นสำหรับรายการที่ซับซ้อน ปฏิบัติตามตารางเวลา และเพิ่มช่วงพักสั้นๆ ในรายการที่ใช้เวลานานกว่าหนึ่งชั่วโมง
5. ทำให้เป็นแบบโต้ตอบ การประชุมที่มีคนพูดเพียงคนเดียวและคนอื่น ๆ ฟังอย่างเดียว จะทำให้เสียสมาธิอย่างรวดเร็ว โพลการถามตอบสั้นๆ และคำถามปลายเปิดช่วยกระตุ้นให้ผู้คนมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง กิจกรรมฟรีนี้จัดขึ้นฟรี AhaSlides แผนนี้รองรับผู้เข้าร่วมได้สูงสุด 50 คน ซึ่งเพียงพอสำหรับการประชุมทีมส่วนใหญ่
6. บันทึกการตัดสินใจและติดตามผล รายงานการประชุมควรบันทึกเฉพาะมติที่เกิดขึ้น การมอบหมายงาน ใครเป็นผู้รับผิดชอบแต่ละเรื่อง และกำหนดเวลาแล้วเสร็จ ส่งรายงานภายใน 24 ชั่วโมง จากนั้นขอความคิดเห็นเพื่อปรับปรุงการประชุมครั้งต่อไปให้ดียิ่งขึ้น

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่จะหลีกเลี่ยง

• การใช้ประเภทที่ไม่เหมาะสมกับเป้าหมาย ตัดสินใจว่าคุณต้องการผลลัพธ์แบบใด จากนั้นเลือกรูปแบบที่จะสร้างผลลัพธ์นั้นขึ้นมา
• เชิญคนมากเกินไป ห้องขนาดใหญ่จะทำให้การตัดสินใจช้าลงและลดระดับการมีส่วนร่วมของแต่ละคนลง
• ข้ามขั้นตอนการติดตามผล การตัดสินใจที่ไม่ได้เขียนลงไปจะมีผลเช่นเดียวกับการไม่ตัดสินใจใดๆ
• ตั้งค่าการประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ให้ทำงานโดยอัตโนมัติ ทุกๆ สองสามเดือน ให้ถามตัวเองว่าการประชุมยังคงบรรลุวัตถุประสงค์เดิมหรือไม่ ถ้าไม่ ให้ยกเลิกหรือเปลี่ยนรูปแบบการประชุม

คำถามที่พบบ่อย

ทำไมการประชุมจึงมีความสำคัญในธุรกิจ?

การประชุมช่วยให้ข้อมูล ความคิด และข้อเสนอแนะไหลเวียนไปทั่วองค์กร และเป็นสถานที่ที่เร็วที่สุดในการสร้างความเห็นพ้องต้องกันในเรื่องการตัดสินใจ

ธุรกิจควรมีการประชุมอะไรบ้าง?

ธุรกิจส่วนใหญ่มีการประชุมหลากหลายรูปแบบ ทั้งการประชุมพนักงานทั้งหมด การประชุมผู้บริหาร การประชุมทีม การประชุมโครงการ และการประชุมแบบตัวต่อตัว รวมถึงการประชุมเฉพาะฝ่าย เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด ฝ่ายการเงิน และการทบทวนการจ้างงาน การฝึกอบรม และการประชุมกับลูกค้า เริ่มต้นด้วยการประชุม 10 ประเภทข้างต้น และเพิ่มประเภทอื่นๆ เฉพาะเมื่อมีความจำเป็นอย่างชัดเจนเท่านั้น

การประชุมทางธุรกิจควรใช้เวลานานเท่าใด?

ควรให้ระยะเวลาสั้นที่สุดเท่าที่วัตถุประสงค์จะเอื้ออำนวย การประชุมประจำวันควรใช้เวลาน้อยกว่า 15 นาที การอัปเดตสถานะและการตัดสินใจควรใช้เวลาประมาณ 30 นาที และเฉพาะการประชุมเชิงกลยุทธ์หรือการวางแผนเท่านั้นที่ควรใช้เวลานานกว่าครึ่งวัน

การประชุมแบบยืนคุยกับการประชุมอัปเดตสถานะแตกต่างกันอย่างไร?

การประชุมประจำวัน (Stand-up) คือการตรวจสอบความคืบหน้าของงานแต่ละอย่างและปัญหาที่เกิดขึ้นในแต่ละวันอย่างสั้นๆ ส่วนการอัปเดตสถานะ (Status Update) มักจะทำทุกสัปดาห์ โดยจะตรวจสอบว่าโครงการโดยรวมเป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่