ในธุรกิจ การพลาดกำหนดส่งงานถือเป็นเรื่องต้องห้าม การปฏิบัติตามกำหนดส่งงานเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล รวมถึงการรักษาความสัมพันธ์กับนายจ้างและลูกค้า แล้วคุณจะปฏิบัติตามกำหนดส่งงานได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิผลได้อย่างไร การจัดการกำหนดส่งงานถือเป็นศิลปะอย่างหนึ่ง ไม่ใช่แค่เรื่องของทักษะการจัดการเวลาเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับความเป็นผู้นำและคุณสมบัติอื่นๆ ด้วย มาดู 14 วิธีที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าจะช่วยให้คุณปฏิบัติตามกำหนดส่งงานอย่างเคร่งครัดและให้ผลลัพธ์ที่มีคุณภาพสูง
สารบัญ
- เหตุใดการทำตามกำหนดเวลาจึงเป็นเรื่องสำคัญ?
- 14 วิธีที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลา
- ประเด็นที่สำคัญ
- คำถามที่พบบ่อย
เหตุใดการทำตามกำหนดเวลาจึงเป็นเรื่องสำคัญ?
มีเหตุผลหลายประการที่ทำให้กำหนดเวลามีความสำคัญและเราต้องทำให้ตรงตามกำหนดเวลา
- ให้แน่ใจว่าคุณทำงานของคุณให้เสร็จ:หลายคนมักจะผัดวันประกันพรุ่งให้นานที่สุดเท่าที่จะทำได้ พูดตรงๆ ก็คือ กำหนดเวลาเป็นแรงผลักดันให้เราทำอะไรได้มากขึ้นในเวลาอันจำกัด การยึดมั่นกับกำหนดเวลาเป็นวิธีแรกที่จะช่วยให้คุณมีเป้าหมายที่ชัดเจน และความรู้สึกเร่งด่วนสามารถผลักดันให้คุณดำเนินการทันที
- ได้รับความเคารพและไว้วางใจ: หลายครั้งที่พลาดกำหนดเวลาไปจะทิ้งภาพลักษณ์เชิงลบเกี่ยวกับบุคคลและบริษัทที่พวกเขาทำงานด้วย ในระยะยาว ไม่มีใครอยากทำงานและร่วมมือกับผู้ที่พลาดกำหนดเวลาอยู่เสมอ เพราะสิ่งเหล่านี้ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานและความสำเร็จของทีมงาน ความสัมพันธ์ระหว่างบริษัทและลูกค้า
- หลีกเลี่ยงผลกระทบที่ไม่พึงประสงค์: อุตสาหกรรมจำนวนมากกำหนดให้มีการจัดการกำหนดเวลาที่เข้มงวด เนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้จะทำให้คุณฝ่าฝืนกฎหมายและอาจส่งผลให้เกิดบทลงโทษทางการเงิน
- ค้นพบปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ: ทันทีที่คุณทำงานเสร็จก่อนกำหนดเวลา คุณจะมีเวลามากขึ้นในการตรวจสอบอีกครั้ง ซึ่งจะช่วยปรับปรุงคุณภาพงานและได้รับการยอมรับจากผู้จัดการของคุณ
14 วิธีที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลา
เพื่อช่วยให้คุณติดตามกำหนดเวลาได้ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์บางประการที่ควรปฏิบัติตาม:
รู้กำหนดเวลาของคุณ
สิ่งแรกที่ต้องทำหากคุณต้องการให้โครงการเสร็จทันกำหนดเวลาคือทำความเข้าใจข้อกำหนดในการทำงานให้เสร็จภายในกำหนดเวลา เหลือเวลาอีกกี่วัน เพียงพอต่อการทำงานให้เสร็จตรงเวลาหรือไม่ ต้องใช้คนกี่คนจึงจะทำงานเสร็จได้ เป็นต้น หากโครงการไม่มีวันสิ้นสุดที่ชัดเจน อย่าลังเลที่จะสอบถามทันที
เจรจากำหนดเวลาที่ชัดเจน
ความคลุมเครือคือศัตรูของประสิทธิภาพการทำงาน ในฐานะผู้จัดการ สิ่งสำคัญคือต้องชัดเจนเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่คุณกำหนดให้กับพนักงานของคุณ ในแง่ของพนักงาน หากคุณพบว่ากำหนดเวลานั้นไม่เหมาะสม ให้พยายามเจรจาหรือสื่อสารอย่างเปิดเผยกับนายจ้างของคุณ กำหนดเวลาที่กระชั้นชิดเกินไปหรือรับงานมากเกินไปอาจส่งผลให้คุณภาพงานและประสิทธิภาพการทำงานลดลง
อย่ากระทำเกินเลย
เป็นจริงเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถทำได้ภายในระยะเวลาที่กำหนด การทำงานเกินเวลาอาจนำไปสู่ความเครียด คุณภาพที่ลดลง และพลาดกำหนดเวลา การตั้งเป้าหมายที่บรรลุผลได้ช่วยให้มั่นใจในจังหวะการทำงานที่ดีต่อสุขภาพ ลดความเครียด และส่งเสริมผลลัพธ์คุณภาพสูงอย่างสม่ำเสมอ
จัดลำดับความสำคัญของงาน
เพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลาที่ต้องทำหลายงานในเวลาเดียวกัน ให้เริ่มต้นด้วยการระบุงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ การจัดลำดับความสำคัญช่วยให้แน่ใจว่าองค์ประกอบที่สำคัญได้รับการแก้ไขก่อน ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงในการมองข้ามส่วนประกอบสำคัญ แนวทางนี้ช่วยรักษาจุดเน้นเชิงกลยุทธ์ตลอดทั้งโครงการ
ระบุการพึ่งพางาน
สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงการพึ่งพาซึ่งกันและกันระหว่างงานต่างๆ ในโปรเจ็กต์ งานบางอย่างจำเป็นต้องทำให้เสร็จก่อนจะย้ายไปงานอื่น ในขณะที่งานบางอย่างก็สามารถทำได้โดยอิสระ บทบาทของผู้จัดการคือทำความเข้าใจว่าแต่ละงานเกี่ยวข้องกับงานอื่นๆ อย่างไรเพื่อช่วยสร้างขั้นตอนการทำงานที่สมเหตุสมผลและมีประสิทธิภาพ การจัดการงานที่ต้องพึ่งพาตามลำดับจะช่วยป้องกันปัญหาคอขวดและส่งเสริมความก้าวหน้าที่ราบรื่น
สร้างรายการตรวจสอบ
ก่อนที่จะดำเนินการ การสร้างรายการตรวจสอบสามารถนำมาซึ่งข้อดีหลายประการได้ รายการตรวจสอบเป็นเครื่องมืออันมีค่าในการจัดระเบียบและบรรลุเป้าหมาย ติดตามความคืบหน้าและเลิกทำกิจกรรม คุณสามารถสร้างรายการตรวจสอบในตอนเช้าหรือตอนสิ้นสุดวันได้
ละทิ้งสิ่งรบกวนสมาธิใดๆ
เคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพที่สุดประการหนึ่งในการบรรลุกำหนดเวลาคือการมีสมาธิให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยไม่ถูกขัดจังหวะ เช่น การแจ้งเตือนทางอีเมลอย่างต่อเนื่อง การแจ้งเตือนทางโซเชียลมีเดีย และการประชุมที่ไม่จำเป็น คุณสามารถพิจารณาใช้เวลาเอฟเฟกต์ Pomodoro เพื่อทำงานเข้มข้นเป็นช่วงสั้นๆ ตามด้วยการพักช่วงสั้นๆ หรือจัดเรียงพื้นที่ทำงานใหม่โดยปราศจากสิ่งรบกวนที่ไม่จำเป็น
จัดสรรเวลาของคุณ
ทุกสิ่งอาจผิดพลาดได้หากไม่มีการวางแผนอย่างรอบคอบ พยายามจัดสรรเวลาอย่างพิถีพิถันตั้งแต่เริ่มโครงการ การพัฒนางบประมาณเวลาที่ครอบคลุมเกี่ยวข้องกับการแบ่งโครงการทั้งหมดออกเป็นงานที่สามารถจัดการได้ การประมาณเวลาที่ต้องใช้สำหรับแต่ละงาน และการจัดสรรทรัพยากรอย่างรอบคอบ
เพิ่มเวลาบัฟเฟอร์
"มีเพียง 37% ของทีมที่ทำโปรเจ็กต์เสร็จตรงเวลา บ่อยกว่านั้น" ดังนั้น อีกวิธีที่ดีเยี่ยมเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะตรงตามกำหนดเวลาเสมอคือการเพิ่มเวลาบัฟเฟอร์ ซึ่งหมายถึงการจัดสรรเวลาเพิ่มเติมให้เกินกว่าระยะเวลาโดยประมาณสำหรับแต่ละงาน เวลาบัฟเฟอร์ให้ความยืดหยุ่นในการปรับให้เข้ากับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงโดยไม่กระทบต่อกำหนดเวลาของโครงการ ช่วยให้สามารถปรับเปลี่ยนได้โดยไม่สร้างผลกระทบแบบโดมิโนจากความล่าช้าในงานต่อๆ ไป
แสวงหาแรงจูงใจ
แรงจูงใจ เช่น รางวัลที่จับต้องได้หรือจับต้องไม่ได้ เป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมในการกระตุ้นให้คุณทำงานให้เสร็จทันกำหนดเวลา ระบุแง่มุมต่างๆ ของโครงการที่สอดคล้องกับความหลงใหลและความสนใจของคุณ การมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณชอบเกี่ยวกับงานสามารถจุดประกายความกระตือรือร้นและแรงผลักดันให้กลับมาอีกครั้ง หากเป็นไปได้ ให้มองความท้าทายเป็นประสบการณ์การเรียนรู้ที่คุณสามารถปลดล็อกศักยภาพและความสามารถของคุณได้
เล่นให้ถึงจุดแข็งของคุณก่อน
เมื่อคุณวางแผนหรือจัดลำดับความสำคัญของงาน ให้กำหนดงานที่สอดคล้องกับทักษะและความเชี่ยวชาญของคุณ การแก้ปัญหางานที่คุณทำได้ดีในตอนแรกจะสร้างความมั่นใจ สร้างแรงผลักดัน และสร้างทัศนคติเชิงบวกให้กับส่วนที่เหลือของโครงการ เมื่อมีการแสดงจุดแข็ง คุณจะเข้าถึงแง่มุมที่ท้าทายยิ่งขึ้นได้ง่ายขึ้นด้วยความรู้สึกถึงความสำเร็จมากกว่าการเป็นภาระ
ทำงานเมื่อคุณมีประสิทธิผลมากที่สุด
เป็นเรื่องจริงที่จะกล่าวว่าเมื่อสมองของคุณสดชื่นและกระปรี้กระเปร่า คุณจะทำงานได้มีประสิทธิผลมากขึ้น ผลผลิตสูงสุดจะแตกต่างกันไปในแต่ละคน ไม่ว่าคุณจะเป็นคนตื่นเช้าหรือมีประสิทธิภาพมากกว่าในช่วงบ่าย การปรับงานของคุณให้สอดคล้องกับนาฬิกาชีวภาพจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ รับรองว่างานจะเสร็จสมบูรณ์โดยมีสมาธิและพลังงานที่เหมาะสมที่สุด
ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือ
อย่าพลาดโอกาสที่จะใช้ประโยชน์จากเครื่องมือต่างๆ ตัวอย่างเช่น ระบุงานซ้ำๆ ในเวิร์กโฟลว์ของคุณและมองหาเครื่องมืออัตโนมัติเพื่อปรับกระบวนการเหล่านี้ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น งานบางอย่างสามารถทำได้โดยประหยัดค่าใช้จ่ายและเวลาด้วยความช่วยเหลือของเครื่องมือฟรี ตัวอย่างเช่น ใช้เครื่องมือการนำเสนอออนไลน์ เช่น AhaSlides เพื่อช่วยเหลือคุณในการพัฒนาสไลด์ที่น่าสนใจและโต้ตอบได้ การประชุม การกระตุ้นการสนทนา และกิจกรรมต่างๆ
ขอความช่วยเหลือ
หากต้องการให้บรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ อย่าลังเลที่จะขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงาน สมาชิกในทีม และผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ การขอความช่วยเหลือถือเป็นวิธีเชิงกลยุทธ์และเชิงรุกในการเอาชนะความท้าทาย จัดการปริมาณงาน และรับรองความสำเร็จของโครงการ โปรดทราบว่าเมื่อขอความช่วยเหลือ คุณควรแจ้งความต้องการความช่วยเหลือเฉพาะเจาะจงอย่างชัดเจน ให้บริบท รายละเอียด และข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลนั้นเข้าใจลักษณะของงานหรือความท้าทาย
ประเด็นที่สำคัญ
💡หากคุณกำลังเตรียมตัวสำหรับกิจกรรมต่อไปในนาทีสุดท้ายหรือใกล้จะถึงกำหนดเวลา ลองดู AhaSlides. เครื่องมือการนำเสนอแบบโต้ตอบนี้เป็นชุดเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบที่จะช่วยคุณออกแบบเรือตัดน้ำแข็งเสมือนที่น่าจดจำ การระดมความคิด แบบทดสอบ และอื่นๆ อีกมากมาย
คำถามที่พบบ่อย
คุณจะแสดงให้เห็นถึงความสามารถในการทำตามกำหนดเวลาได้อย่างไร?
ความสามารถในการตอบสนองกำหนดเวลาสามารถอธิบายได้ผ่านคุณลักษณะและพฤติกรรมที่สำคัญหลายประการ เช่น ความสามารถในการแยกแยะระหว่างงานต่างๆ ตามความเร่งด่วนและผลกระทบต่อเป้าหมายโดยรวมของโครงการ การรักษาสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวและการทำงาน การใส่ใจรายละเอียดอย่างพิถีพิถัน ความเป็นเลิศในด้านความสามารถในการปรับตัวและการแก้ปัญหา และอื่นๆ อีกมากมาย
ฉันจะทำงานได้ดีขึ้นตามกำหนดเวลาได้อย่างไร
- ใช้ตัวจับเวลาเอฟเฟกต์ Pomodoro
- สร้างพื้นที่ทำงานที่สมบูรณ์แบบ
- วางแผนรายการสิ่งที่ต้องทำที่สามารถจัดการได้—และยึดมั่นในสิ่งนั้น
- หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
- ทิ้งงานหนักไว้ทีหลัง
- กำจัดการรบกวน
คุณจะจัดการกับคำตอบตามกำหนดเวลาที่จำกัดได้อย่างไร?
ในระหว่างการประชุม การจัดกิจกรรมถามตอบเป็นกิจกรรมทั่วไป และหลายกิจกรรมจัดขึ้นโดยมีกรอบเวลาที่เข้มงวด เวลาที่ใช้ในแต่ละคำถาม เวลาในการรวบรวมคำถาม และอื่นๆ อีกมากมาย ดังนั้นการใช้เครื่องมือถามตอบออนไลน์เช่น AhaSlides สามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการนี้และเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของการประชุมของคุณได้ ผู้เข้าร่วมสามารถส่งคำถามได้โดยตรงผ่านแพลตฟอร์ม โดยไม่จำเป็นต้องใช้บัตรคำถามหรือการยกมือ สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยประหยัดเวลา แต่ยังรับประกันว่าผู้เข้าร่วมทุกคนมีโอกาสเท่าเทียมกันในการมีส่วนร่วม ส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่ครอบคลุมและทำงานร่วมกันมากขึ้น
Ref: จริง | มายด์ทูลส์
