Why meetings are important in business?

Meetings allow for effective communication both downward and upward within an organization. Important updates, ideas and feedback can be shared.

What meetings should a business have?

- All-hands/All-staff meetings: Company-wide meetings to share updates, announcements and foster communication across departments. - Executive/Leadership meetings: For senior management to discuss high-level strategy, plans and make key decisions. - Department/Team meetings: For individual departments/teams to sync, discuss tasks and resolve issues within their scope. - Project meetings: To plan, track progress and resolve blockers for individual projects. - One-on-ones: Individual check-ins between managers and direct reports to discuss work, priorities and professional development. - Sales meetings: For the sales team to review performance, identify opportunities and plan sales strategies. - Marketing meetings: Used by the marketing team for planning campaigns, content calendar and measuring success. - Budget/Finance meetings: For financial review of expenses vs budget, forecasting and investment discussions. - Hiring meetings: To screen resumes, conduct interviews and make decisions for new job openings. - Training meetings: To plan and deliver onboarding, skills development sessions for employees. - Client meetings: To manage client relationships, feedback and scope out future work.

การประชุม 10 ประเภทในธุรกิจด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การประชุมในธุรกิจ มีความคุ้นเคยสำหรับผู้ที่อยู่ในตำแหน่งผู้นำ เช่น ผู้จัดการโครงการหรือตำแหน่งอาวุโสในบริษัท การชุมนุมเหล่านี้จำเป็นต่อการยกระดับการสื่อสาร ส่งเสริมความร่วมมือ และพัฒนาความสำเร็จภายในองค์กร

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกคนที่จะทราบถึงคำจำกัดความ ประเภท และวัตถุประสงค์ของการประชุมเหล่านี้ บทความนี้ทำหน้าที่เป็นแนวทางที่ครอบคลุมและให้เคล็ดลับสำหรับการดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิผลในธุรกิจ

การประชุมทางธุรกิจคืออะไร?
ประเภทของการประชุมในธุรกิจ
วิธีดำเนินการประชุมในธุรกิจ
ประเด็นที่สำคัญ

การประชุมทางธุรกิจคืออะไร?

การประชุมทางธุรกิจคือการประชุมของบุคคลที่มารวมตัวกันเพื่อหารือและตัดสินใจในหัวข้อเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ วัตถุประสงค์ของการประชุมนี้อาจรวมถึงการอัปเดตสมาชิกในทีมเกี่ยวกับโครงการปัจจุบัน การวางแผนความพยายามในอนาคต การแก้ปัญหา หรือการตัดสินใจที่ส่งผลกระทบต่อทั้งบริษัท

การประชุมทางธุรกิจสามารถดำเนินการด้วยตนเอง เสมือนหรือทั้งสองอย่างรวมกันและอาจเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้

เป้าหมายของการประชุมทางธุรกิจคือการแลกเปลี่ยนข้อมูล จัดตำแหน่งสมาชิกในทีม และทำการตัดสินใจที่ช่วยให้ธุรกิจบรรลุเป้าหมาย

การประชุมเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ รูปถ่าย: Freepik

ประเภทของการประชุมในธุรกิจ

มีการประชุมหลายประเภทในธุรกิจ แต่ 10 ประเภททั่วไป ได้แก่ :

1/ การประชุมทีมประจำเดือน

การประชุมทีมรายเดือนเป็นการประชุมปกติของสมาชิกในทีมของบริษัทเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ มอบหมายงาน และแจ้งให้ผู้คนรับทราบและสอดคล้องกัน โดยทั่วไปการประชุมเหล่านี้จะเกิดขึ้นทุกเดือน ในวันเดียวกัน และใช้เวลาตั้งแต่ 30 นาทีถึงหลายชั่วโมง (ขึ้นอยู่กับขนาดของกลุ่มและจำนวนข้อมูลที่ครอบคลุม)

การประชุมทีมรายเดือนให้โอกาสและคำแนะนำสำหรับสมาชิกในทีมในการแลกเปลี่ยนข้อมูลและแนวคิด หารือเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนกำลังทำงานเพื่อเป้าหมายเดียวกัน

การประชุมเหล่านี้สามารถใช้เพื่อจัดการกับความท้าทายหรือปัญหาที่ทีมเผชิญอยู่ ระบุแนวทางแก้ไข และตัดสินใจที่ส่งผลต่อทิศทางของโครงการหรืองานของทีม

An การประชุมด้วยมือทั้งหมด เป็นเพียงการประชุมที่เกี่ยวข้องกับพนักงานทุกคนของบริษัท หรืออีกนัยหนึ่งคือการประชุมทีมรายเดือน เป็นการประชุมปกติ - อาจจะเดือนละครั้ง - และมักจะดำเนินการโดยหัวหน้าของบริษัท

2/ ยืนขึ้นการประชุม

พื้นที่ การประชุมยืนขึ้นเรียกอีกอย่างว่าการประชุมแบบยืนขึ้นทุกวันหรือการประชุมการต่อสู้รายวัน เป็นประเภทของการประชุมสั้นๆ โดยปกติจะกินเวลาไม่เกิน 15 นาที และจัดขึ้นทุกวันเพื่อให้ทีมได้รับข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการหรือภาระงานที่เสร็จสิ้นแล้วอย่างรวดเร็ว วางแผนที่จะ ทำงานในวันนี้

ในขณะเดียวกันก็ช่วยในการระบุและแก้ไขอุปสรรคที่สมาชิกในทีมกำลังเผชิญอยู่และผลกระทบที่ส่งผลต่อเป้าหมายร่วมกันของทีม

3/ การประชุมอัพเดตสถานะ

การประชุมการอัปเดตสถานะมุ่งเน้นไปที่การให้ข้อมูลอัปเดตจากสมาชิกในทีมเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการและงานของพวกเขา อาจเกิดขึ้นบ่อยกว่าการประชุมรายเดือน เช่น รายสัปดาห์

แน่นอนว่า วัตถุประสงค์ของการประชุมอัพเดตสถานะคือการให้มุมมองที่โปร่งใสของความคืบหน้าของแต่ละโครงการ และเพื่อระบุความท้าทายที่อาจส่งผลต่อความสำเร็จของโครงการ การประชุมเหล่านี้จะไม่ติดขัดในประเด็นต่างๆ เช่น การอภิปรายหรือการแก้ปัญหา

สำหรับการประชุมขนาดใหญ่ขึ้น การประชุมการอัปเดตสถานะยังสามารถตั้งชื่อเป็น 'ประชุมศาลากลางจังหวัด' การประชุมที่ศาลากลางเป็นเพียงการประชุมทั่วทั้งบริษัทที่วางแผนไว้ ซึ่งมุ่งเน้นที่การจัดการตอบคำถามจากพนักงาน ดังนั้น การประชุมนี้จึงเกี่ยวข้องกับเซสชันถามตอบ ทำให้เปิดกว้างมากขึ้นและมีสูตรสำเร็จน้อยกว่าการประชุมประเภทอื่นๆ!

4/ การประชุมแก้ปัญหา

นี่คือการประชุมที่เกี่ยวข้องกับการระบุและแก้ไขความท้าทาย วิกฤตการณ์ หรือปัญหาที่องค์กรกำลังเผชิญอยู่ พวกเขามักจะไม่คาดคิดและจำเป็นต้องนำบุคคลจากแผนกหรือทีมต่าง ๆ มาทำงานร่วมกันและหาทางแก้ไขปัญหาเฉพาะ

ในการประชุมครั้งนี้ ผู้เข้าร่วมประชุมเหล่านั้นจะแบ่งปันความคิดเห็น ร่วมกันระบุสาเหตุของปัญหา และเสนอแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ เพื่อให้การประชุมนี้มีประสิทธิภาพ พวกเขาควรได้รับการสนับสนุนให้อภิปรายอย่างเปิดเผยและตรงไปตรงมา หลีกเลี่ยงการตำหนิ และมุ่งเน้นที่การหาคำตอบ

5/ การประชุมเพื่อตัดสินใจ

การประชุมเหล่านี้มีเป้าหมายในการตัดสินใจที่สำคัญซึ่งส่งผลต่อทิศทางของโครงการ ทีมงาน หรือทั้งองค์กร ผู้เข้าร่วมประชุมมักจะเป็นบุคคลที่มีอำนาจในการตัดสินใจและความเชี่ยวชาญที่จำเป็น

การประชุมนี้จะต้องให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดล่วงหน้า โดยจำเป็นต้องมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จากนั้น เพื่อให้แน่ใจว่าการตัดสินใจที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุมนั้นดำเนินไป การดำเนินการติดตามผลจะถูกกำหนดขึ้นพร้อมเวลาเสร็จสิ้น

6/ การประชุมระดมสมอง

การประชุมระดมความคิดมุ่งเน้นไปที่การสร้างสรรค์แนวคิดใหม่ๆ สำหรับธุรกิจของคุณ

ส่วนที่ดีที่สุดของเซสชันการระดมความคิดคือวิธีที่ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและการประดิษฐ์ในขณะที่ใช้สติปัญญาและจินตนาการร่วมกันของกลุ่ม ทุกคนได้รับอนุญาตให้แสดงความคิดเห็น ดึงเอาความคิดของกันและกัน และคิดหาวิธีแก้ปัญหาที่เป็นต้นฉบับและล้ำสมัย

7/ การประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์

การประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์คือการประชุมระดับสูงที่เน้นการทบทวน วิเคราะห์ และตัดสินใจเกี่ยวกับเป้าหมายระยะยาว ทิศทาง และผลการปฏิบัติงานขององค์กร ผู้บริหารระดับสูงและทีมผู้นำเข้าร่วมการประชุมเหล่านี้ ซึ่งจัดขึ้นทุกไตรมาสหรือทุกปี

ในระหว่างการประชุมเหล่านี้ องค์กรจะได้รับการตรวจสอบและประเมิน ตลอดจนความสามารถในการแข่งขันหรือระบุโอกาสใหม่สำหรับการเติบโตและการปรับปรุง

8/ การประชุมเริ่มต้นโครงการ

A ประชุมเปิดโครงการเป็นการประชุมที่เป็นจุดเริ่มต้นของโครงการใหม่อย่างเป็นทางการ ซึ่งรวบรวมบุคคลสำคัญจากทีมโครงการ รวมถึงผู้จัดการโครงการ สมาชิกในทีม และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากแผนกอื่นๆ เพื่อหารือเกี่ยวกับเป้าหมาย วัตถุประสงค์ ลำดับเวลา และงบประมาณ

นอกจากนี้ยังเปิดโอกาสให้ผู้จัดการโครงการสร้างช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน กำหนดความคาดหวัง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของตน

นี่คือประเภทการประชุมทั่วไปบางประเภทในธุรกิจ และรูปแบบและโครงสร้างสามารถเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นอยู่กับขนาดและประเภทขององค์กร

9/ การประชุมเบื้องต้น

An ประชุมเบื้องต้นเป็นครั้งแรกที่สมาชิกในทีมและผู้นำพบกันอย่างเป็นทางการ เพื่อพิจารณาว่าบุคคลที่เกี่ยวข้องต้องการสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานและผูกพันกับทีมในอนาคตหรือไม่

การประชุมนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้สมาชิกในทีมมีเวลาอยู่ร่วมกันเพื่อรับทราบภูมิหลัง ความสนใจ และเป้าหมายของผู้เข้าร่วมแต่ละคน คุณสามารถตั้งค่าการประชุมเบื้องต้นเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการได้ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณและทีมของคุณ ขึ้นอยู่กับบริบทที่แตกต่างกัน

10/ การประชุมศาลากลาง

แนวคิดนี้มีต้นกำเนิดมาจากการประชุมในเมืองนิวอิงแลนด์ในท้องถิ่นซึ่งนักการเมืองจะพบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นและกฎหมาย

วันนี้ ประชุมศาลากลางจังหวัดเป็นการประชุมที่วางแผนไว้ทั่วทั้งบริษัท โดยฝ่ายบริหารจะตอบคำถามโดยตรงจากพนักงาน ช่วยให้เกิดการสื่อสารที่เปิดกว้างและความโปร่งใสระหว่างผู้นำและพนักงาน พนักงานสามารถถามคำถามและรับข้อเสนอแนะได้ทันที

คำตอบ ทั้งหมด คำถามสำคัญ

อย่าพลาดจังหวะกับ AhaSlides' เครื่องมือถาม & ตอบฟรี. มีระเบียบ โปร่งใส และเป็นผู้นำที่ยอดเยี่ยม

GIF ของผู้นำเสนอที่จัดการประชุมศาลากลางทางไกลโดยใช้ซอฟต์แวร์ AhaSlides Q&A

สร้างสไลด์ถามตอบฟรี

วิธีดำเนินการประชุมในธุรกิจ

เพื่อที่จะ มีการประชุมที่ดีก่อนอื่นคุณต้องส่งไฟล์ อีเมลเชิญประชุม.

การดำเนินการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีการวางแผนและเตรียมการอย่างรอบคอบเพื่อให้มั่นใจว่าการประชุมมีประสิทธิผลและบรรลุเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ คำแนะนำต่อไปนี้สามารถช่วยคุณจัดการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิผล:

1/ กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย

การกำหนดวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ของการประชุมทางธุรกิจมีความสำคัญต่อการทำให้แน่ใจว่าการประชุมมีประสิทธิผลและให้ผลลัพธ์ตามที่ตั้งใจไว้ พวกเขาจำเป็นต้องตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:

วัตถุประสงค์ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมมีวัตถุประสงค์เพื่อหารือเกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะ ตัดสินใจ หรือให้ข้อมูลอัปเดต คุณต้องกำหนดว่าเหตุใดการประชุมจึงจำเป็นและผลลัพธ์ที่คาดหวัง
วัตถุประสงค์ เป้าหมายของการประชุมทางธุรกิจคือผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจงและวัดผลได้ซึ่งคุณต้องการบรรลุเมื่อสิ้นสุดการประชุม ควรสอดคล้องกับวัตถุประสงค์โดยรวมของการประชุมด้วยไทม์ไลน์ KPI ฯลฯ

ตัวอย่างเช่น การประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ควรมีเป้าหมายที่สอดคล้องกับเป้าหมายโดยรวมในการเพิ่มยอดขายหรือปรับปรุงส่วนแบ่งการตลาด

2/ เตรียมวาระการประชุม

A วาระการประชุมทำหน้าที่เป็นแผนงานสำหรับการประชุมและช่วยให้การสนทนามีสมาธิและเป็นไปตามแผน

ดังนั้น เมื่อเตรียมวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ คุณจะมั่นใจได้ว่าการประชุมทางธุรกิจมีประสิทธิผลและมุ่งเน้น และทุกคนตระหนักดีถึงสิ่งที่จะหารือ สิ่งที่คาดหวัง และสิ่งที่จำเป็นต้องทำให้สำเร็จ

3/ เชิญผู้เข้าร่วมที่เหมาะสม

พิจารณาว่าใครควรเข้าร่วมการประชุมตามบทบาทและหัวข้อที่จะอภิปราย เชิญเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องเข้าร่วมเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น ปัจจัยบางประการที่ต้องพิจารณาเพื่อช่วยเลือกผู้เข้าร่วมที่เหมาะสม ได้แก่ ความเหมาะสม ระดับความเชี่ยวชาญ และอำนาจหน้าที่

4/ จัดสรรเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดสรรเวลาเพียงพอสำหรับแต่ละหัวข้อในวาระการประชุม โดยคำนึงถึงความสำคัญและความซับซ้อนของแต่ละประเด็น วิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าหัวข้อทั้งหมดจะได้รับความสนใจอย่างเต็มที่และการประชุมจะไม่ดำเนินไปเกินเวลา

นอกจากนี้ คุณควรยึดติดกับตารางเวลาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่ก็ยืดหยุ่นพอที่จะเปลี่ยนแปลงได้หากจำเป็น นอกจากนี้ คุณยังอาจพิจารณาการพักสั้นๆ เพื่อช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้เติมพลังและโฟกัสใหม่อีกครั้ง สิ่งนี้สามารถรักษาพลังงานและความสนใจของการประชุมได้

5/ ทำให้การประชุมมีการโต้ตอบและมีส่วนร่วมมากขึ้น

ทำให้การประชุมทางธุรกิจมีการโต้ตอบและมีส่วนร่วมมากขึ้นโดยกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมทุกคนแสดงความคิดเห็นและแบ่งปันความคิดและแนวคิดของตน ตลอดจนการใช้กิจกรรมโต้ตอบเช่น โพลสด or การประชุมระดมความคิดและล้อหมุนช่วยให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมและมุ่งความสนใจไปที่การอภิปราย

หรือใช้ AhaSlides ไลบรารีเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อบอกลาการประชุมที่น่าเบื่อและสายตาที่มัวหมอง

เช็คเอาท์: 20+ ความสนุกออนไลน์ เกมส์ตัดน้ำแข็งเพื่อการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น หรือ 14 แรงบันดาลใจ เกมสำหรับการประชุมเสมือนจริงด้วยสิ่งที่ดีที่สุด 6 แฮ็กการประชุมคุณจะพบในปี 2024!

6/ รายงานการประชุม

การ พบกันแปปเดี่ยวระหว่างการประชุมทางธุรกิจเป็นงานสำคัญที่ช่วยบันทึกการอภิปรายหลักและการตัดสินใจระหว่างการประชุม นอกจากนี้ยังช่วยปรับปรุงความโปร่งใสและทำให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกันก่อนที่จะเข้าสู่การประชุมครั้งต่อไป

7/ ติดตามรายการดำเนินการ

ด้วยการติดตามรายการดำเนินการ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าการตัดสินใจที่ทำขึ้นในระหว่างการประชุมถูกนำไปปฏิบัติจริง และทุกคนมีความชัดเจนในความรับผิดชอบของตน

และรวบรวมคำติชมจากผู้เข้าร่วมเสมอเพื่อทำให้การประชุมทางธุรกิจที่กำลังจะมาถึงดียิ่งขึ้น คุณสามารถแชร์คำติชมหลังสรุปได้ทางอีเมลหรือสไลด์การนำเสนอ ทำให้การประชุมไม่น่าเบื่อ และทุกคนก็สนุกสนาน💪

ข้อความทางเลือก

รับเทมเพลตแบบสำรวจฟรีสำหรับการประชุมของคุณ!

ลงทะเบียนฟรีและรับสิ่งที่คุณต้องการจากไลบรารีเทมเพลต!

🚀 เทมเพลตฟรี ☁️

ประเด็นที่สำคัญ

หวังว่าบทความนี้ของ Ahaสไลด์คุณสามารถแยกแยะประเภทของการประชุมในธุรกิจและวัตถุประสงค์ได้ นอกจากนี้ เมื่อทำตามขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ คุณจะสามารถช่วยให้แน่ใจว่าการประชุมทางธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพ มีสมาธิ และให้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ

การดำเนินการประชุมทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพสามารถช่วยปรับปรุงการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และความสำเร็จภายในองค์กร และเป็นองค์ประกอบสำคัญของการจัดการธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ

คำถามที่พบบ่อย

เหตุใดการประชุมจึงมีความสำคัญในธุรกิจ

การประชุมช่วยให้เกิดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพทั้งในระดับล่างและระดับสูงภายในองค์กร สามารถแบ่งปันข้อมูลอัปเดต แนวคิด และข้อเสนอแนะที่สำคัญได้

ธุรกิจควรมีการประชุมอะไรบ้าง?

– การประชุมแบบมือทั้งหมด/พนักงานทั้งหมด: การประชุมทั่วทั้งบริษัทเพื่อแบ่งปันข้อมูลอัปเดต ประกาศ และส่งเสริมการสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ
– การประชุมผู้บริหาร/ผู้นำ: สำหรับผู้บริหารระดับสูงเพื่อหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์ระดับสูง วางแผน และทำการตัดสินใจที่สำคัญ
– การประชุมแผนก/ทีม: เพื่อให้แต่ละแผนก/ทีมซิงค์ หารือเกี่ยวกับงาน และแก้ไขปัญหาภายในขอบเขตของตน
– การประชุมโครงการ: เพื่อวางแผน ติดตามความคืบหน้า และแก้ไขอุปสรรคสำหรับแต่ละโครงการ
– แบบตัวต่อตัว: การเช็คอินส่วนบุคคลระหว่างผู้จัดการและผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงเพื่อหารือเกี่ยวกับงาน ลำดับความสำคัญ และการพัฒนาทางวิชาชีพ
– การประชุมการขาย: เพื่อให้ทีมขายตรวจสอบประสิทธิภาพ ระบุโอกาส และวางแผนกลยุทธ์การขาย
– การประชุมทางการตลาด: ใช้โดยทีมการตลาดในการวางแผนแคมเปญ ปฏิทินเนื้อหา และการวัดความสำเร็จ
– การประชุมด้านงบประมาณ/การเงิน: สำหรับการทบทวนทางการเงินระหว่างค่าใช้จ่ายเทียบกับงบประมาณ การคาดการณ์ และการอภิปรายด้านการลงทุน
– การประชุมการจ้างงาน: เพื่อคัดกรองเรซูเม่ สัมภาษณ์ และตัดสินใจเปิดรับตำแหน่งงานใหม่
– การประชุมฝึกอบรม: เพื่อวางแผนและจัดให้มีเซสชันการพัฒนาทักษะสำหรับพนักงาน
– การประชุมลูกค้า: เพื่อจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า ข้อเสนอแนะ และขอบเขตการทำงานในอนาคต