แม้แต่บริษัทที่มีระเบียบวินัยมากที่สุดก็อาจรู้สึกว่าโครงการของพวกเขาผิดพลาด บ่อยกว่านั้นปัญหาคือหนึ่งใน การจัดเตรียม. การแก้ปัญหา?โครงสร้างที่ดีและโต้ตอบได้อย่างเต็มที่ ประชุมเปิดโครงการ!
มากกว่าแค่ความเอิกเกริกและพิธีการ การประชุมที่จัดกำหนดการอย่างดีสามารถดึงสิ่งที่สวยงามออกมาได้ด้วยเท้าขวา ต่อไปนี้คือ 8 ขั้นตอนในการจัดประชุมเปิดตัวโครงการที่สร้างความตื่นเต้นและได้รับ ทุกคน ในหน้าเดียวกัน
เวลาคิกออฟ!
- การประชุมแจ้งกำหนดการโครงการคืออะไร?
- เหตุใดการประชุมแจ้งกำหนดการโครงการจึงมีความสำคัญมาก
- 8 ขั้นตอนสู่การประชุม Kickass Project
- เทมเพลตวาระการประชุมโครงการ Kickoff
การประชุมแจ้งกำหนดการโครงการคืออะไร?
อย่างที่บอกในกระป๋องว่า การประชุมเปิดตัวโครงการคือ a การประชุมที่คุณเริ่มต้นโครงการของคุณ.
โดยปกติแล้ว การประชุมเริ่มต้นโครงการเป็นการพบกันครั้งแรกระหว่างลูกค้าที่สั่งซื้อโครงการและบริษัทที่จะทำให้โครงการเป็นจริง ทั้งสองฝ่ายจะนั่งลงร่วมกันและหารือเกี่ยวกับรากฐานของโครงการ วัตถุประสงค์ เป้าหมายและวิธีการที่จะได้รับจากแนวคิดไปจนถึงการบรรลุผล
โดยทั่วไปมี ชนิดฮิต ของการประชุมเริ่มต้นที่ควรทราบ:
- การเปิดตัวโครงการภายนอก -ทีมพัฒนานั่งคุยกับใครบางคนจาก ด้านนอกบริษัท เช่นลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และหารือเกี่ยวกับแผนสำหรับโครงการความร่วมมือ
- PKM ภายใน - ทีมจาก ภายใน บริษัทนั่งลงร่วมกันและหารือเกี่ยวกับแผนสำหรับโครงการภายในใหม่
แม้ว่าทั้งสองประเภทนี้อาจมีผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน ขั้นตอนค่อนข้างจะเหมือนกัน มีเป็นหลัก ไม่มีส่วนของการเริ่มต้นโครงการภายนอกที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการเริ่มต้นโครงการภายใน ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือคุณจะถือโครงการนี้เพื่อใคร
เหตุใดการประชุมแจ้งกำหนดการโครงการจึงมีความสำคัญมาก
วัตถุประสงค์ของการประชุม Kickoff ควรชัดเจนและชัดเจน! อาจดูเหมือนง่ายพอที่จะเริ่มต้นโครงการเพียงแค่มอบหมายงานจำนวนมากให้กับคนที่เหมาะสม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในที่ทำงานที่เน้นเรื่องกระดาน Kanban ในปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้อาจทำให้ทีมแพ้อย่างต่อเนื่อง
จำไว้ว่าเพียงเพราะคุณอยู่ในนั้น กระดานเดียวกันไม่ได้หมายความว่าคุณอยู่ในนั้น หน้าเดียวกัน.
หัวใจของมันคือการประชุมเปิดตัวโครงการคือความซื่อสัตย์และเปิดกว้าง บทสนทนา ระหว่างลูกค้าและทีม ของมัน ไม่ การประกาศต่างๆ ว่าโครงการจะดำเนินไปอย่างไร แต่ a การสนทนาเกี่ยวกับแผนงาน ความคาดหวัง และเป้าหมายที่ได้มาจากการโต้วาทีที่ไร้การควบคุม
ต่อไปนี้คือข้อดีบางประการของการจัดประชุมเพื่อเริ่มต้นโครงการ:
- ได้ทุกคน เตรียม - “ให้เวลาฉันหกชั่วโมงในการตัดต้นไม้หนึ่งต้น แล้วฉันจะใช้เวลาสี่ชั่วโมงแรกในการลับขวาน”หากอับราฮัม ลินคอล์นยังมีชีวิตอยู่ในวันนี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าเขาจะใช้เวลา 4 ชั่วโมงแรกจาก 6 ชั่วโมงของโครงการในการประชุมเริ่มโครงการ นั่นก็เพราะว่าการประชุมเหล่านี้ประกอบด้วย ทั้งหมด ขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อให้โครงการใด ๆ ออกไปทางขวา
- มันเกี่ยวข้องกับ ผู้เล่นหลักทั้งหมด- การประชุมแจ้งกำหนดการไม่สามารถเริ่มต้นได้เว้นแต่ทุกคนจะอยู่ที่นั่น: ผู้จัดการ หัวหน้าทีม ลูกค้า และใครก็ตามที่มีส่วนร่วมในโครงการ เป็นเรื่องง่ายมากที่จะลืมว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบสิ่งใด หากไม่มีความชัดเจนในการประชุมเริ่มต้นเพื่อหาคำตอบทั้งหมด
- มัน เปิดกว้างและร่วมมือกัน - ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว การประชุมเริ่มต้นโครงการถือเป็นการถกเถียงกัน คนที่ดีที่สุดมีส่วนร่วม ทั้งหมด ผู้เข้าร่วมและนำความคิดที่ดีที่สุดออกจากทุกคน
8 ขั้นตอนสู่การประชุม Kickass Project
แล้วอะไรคือสิ่งที่รวมอยู่ในวาระการประชุมเริ่มโครงการ? เราได้จำกัดให้เหลือเพียง 8 ขั้นตอนด้านล่างนี้ แต่คุณควรจำไว้เสมอว่ามี ไม่มีชุดเมนูสำหรับการประชุมประเภทนี้.
ใช้ 8 ขั้นตอนเหล่านี้เป็นแนวทาง แต่อย่าลืมว่าวาระสุดท้ายอยู่กับ คุณ!
ขั้นตอนที่ #1 - บทนำและเครื่องบดน้ำแข็ง
โดยปกติแล้ว วิธีเดียวที่จะเริ่มต้นการประชุมใดๆ ก็ได้คือการทำให้ผู้เข้าร่วมคุ้นเคยกัน ไม่ว่าโครงการของคุณจะยาวหรือใหญ่เพียงใด ลูกค้าและสมาชิกในทีมจำเป็นต้องเป็นชื่อแรกก่อนจึงจะทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แม้ว่าการแนะนำประเภท 'ไปรอบโต๊ะ' ง่ายๆ ก็เพียงพอแล้วที่จะทำให้ผู้คนคุ้นเคยกับชื่อต่างๆ แต่เรือตัดน้ำแข็งสามารถเพิ่มชั้นของชื่อได้อีกชั้นหนึ่ง บุคลิกภาพ ที่ ทำให้อารมณ์แจ่มใสก่อนเริ่มโครงการ
ลองอันนี้:หมุนวงล้อ 🎡
วางหัวข้อแนะนำง่ายๆ บน a วงล้อปั่นจากนั้นให้สมาชิกในทีมแต่ละคนหมุนและตอบหัวข้อใดก็ตามที่วงล้อตกลงบน สนับสนุนคำถามตลก ๆ แต่อย่าลืมทำให้เป็นมืออาชีพไม่มากก็น้อย!
ต้องการแบบนี้มากกว่านี้ไหม💡 เรามีแล้ว เรือตัดน้ำแข็ง 10 เครื่องสำหรับทุกการประชุมขวาที่นี่
ขั้นตอนที่ #2 - ความเป็นมาของโครงการ
เนื่องจากพิธีการและการเฉลิมฉลองต่างๆ กำลังจะหมดไป ถึงเวลาเริ่มต้นธุรกิจที่แสนจะเย็นชา เพื่อที่จะเปิดการประชุมได้สำเร็จ คุณควรมีวาระการประชุมที่ชัดเจน!
เช่นเดียวกับเรื่องราวที่ยอดเยี่ยมอื่นๆ วิธีที่ดีที่สุดคือเริ่มต้นตั้งแต่ต้น ร่างจดหมายทั้งหมดระหว่างคุณและลูกค้าของคุณเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมในโครงการอย่างเต็มที่เพื่อทำความเข้าใจกับสิ่งที่เกิดขึ้นจนถึงขณะนี้
นี่อาจเป็นภาพหน้าจอของอีเมล ข้อความ รายงานการประชุมครั้งก่อนๆ หรือแหล่งข้อมูลใดๆ ที่เพิ่มบริบทให้กับบริษัทและลูกค้าของคุณ ทำให้ทุกคนเห็นภาพได้ง่ายโดยการสร้างไทม์ไลน์
ขั้นตอนที่ #3 - ความต้องการของโครงการ
นอกจากพื้นหลังการติดต่อสื่อสารแล้ว คุณจะต้องเจาะลึกด้วย ในรายละเอียดของ ทำไม โครงการนี้กำลังเริ่มต้นขึ้นในตอนแรก
นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญเนื่องจากให้ภาพรวมที่ชัดเจนของจุดปวดที่โครงการต้องการแก้ไข ซึ่งเป็นสิ่งที่ทั้งทีมและลูกค้าต้องคำนึงถึงอยู่เสมอ
protip 👊
ขั้นตอนเช่นนี้พร้อมสำหรับการอภิปราย ถามลูกค้าของคุณ ที่ ทีมงานของคุณเพื่อเสนอแนวคิดว่าทำไมพวกเขาถึงคิดว่าโครงการนี้ฝันถึง
หากเป็นไปได้ คุณควรพยายามส่งช่องสัญญาณ เสียงของลูกค้าในส่วนนี้. ทำงานร่วมกับลูกค้าเพื่อจัดหาตัวอย่างในโลกแห่งความเป็นจริงของผู้บริโภคที่กล่าวถึงปัญหาที่โครงการของคุณพยายามแก้ไข ความคิดเห็นของพวกเขาควรกำหนดวิธีการที่ทีมของคุณเข้าใกล้โครงการ
ขั้นตอนที่ #4 - เป้าหมายโครงการ
ดังนั้นคุณได้ตรวจสอบแล้ว อดีต ของโครงการ ตอนนี้ก็ถึงเวลาดูที่ อนาคต.
การมีเป้าหมายโดยตรงและคำจำกัดความที่ชัดเจนของความสำเร็จสำหรับโครงการของคุณจะช่วยให้ทีมของคุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างแท้จริง ไม่เพียงเท่านั้น ยังแสดงให้ลูกค้าของคุณเห็นว่าคุณจริงจังกับงานและมีความเสี่ยงสูงในการดำเนินการเช่นเดียวกัน
ถามผู้เข้าร่วมประชุมนัดเริ่มงานของคุณ 'ความสำเร็จจะเป็นอย่างไร?'เป็นลูกค้ามากขึ้น? รีวิวเพิ่มเติม? อัตราความพึงพอใจของลูกค้าที่ดีขึ้น?
ไม่ว่าเป้าหมายก็ควรจะเป็น...
- ประสบความสำเร็จ- อย่ายืดตัวมากเกินไป รู้ขีดจำกัดของตัวเองและบรรลุเป้าหมาย จริง มีโอกาสที่จะบรรลุ
- ที่ประเมิน - เสนอเป้าหมายของคุณด้วยข้อมูล ตั้งเป้าหมายให้ชัดเจนและติดตามความคืบหน้าของคุณ
- หมดเวลา - ให้ตัวเองมีวันที่สิ้นสุด ทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อบรรลุเป้าหมายก่อนถึงเส้นตายนั้น
ขั้นตอนที่ 5 - คำชี้แจงการทำงาน
คำชี้แจงการทำงาน (SoW) ระบุว่า 'เนื้อความ' อยู่ใน 'การประชุมเริ่มต้น' เป็นการเจาะลึกถึงความเฉพาะเจาะจงของโครงการ และวิธีการดำเนินการ มันเป็น การเรียกเก็บเงินหลักในวาระการประชุมเริ่มงานและควรได้รับความสนใจมากที่สุด
ตรวจสอบอินโฟกราฟิกเกี่ยวกับสิ่งที่จะรวมไว้ในคำชี้แจงการทำงานของคุณ:
พึงระลึกไว้เสมอว่าคำชี้แจงของงานไม่ได้เกี่ยวกับการอภิปรายมากเท่ากับวาระการประชุมเปิดตัวโครงการที่เหลือ นี่เป็นเวลาสำหรับโครงการที่นำไปสู่ความเรียบง่าย วางแผนปฏิบัติการสำหรับโครงการที่จะเกิดขึ้น จากนั้นบันทึกการสนทนาสำหรับ รายการต่อไปของการประชุม.
เช่นเดียวกับการประชุมเริ่มงานส่วนที่เหลือ คำชี้แจงเกี่ยวกับงานของคุณคือ สุดยอดตัวแปร super. รายละเอียดของงานของคุณจะขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของโครงการเสมอ ขนาดของทีม ส่วนที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ
ต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่?💡 ดูสิ่งนี้ บทความที่ครอบคลุมเกี่ยวกับการสร้างงบของงาน.
ขั้นตอนที่ #6 - ส่วนถามตอบ
แม้ว่าคุณอาจรู้สึกว่าจำเป็นต้องออกจากส่วนถามตอบไปจนจบ แต่เราขอแนะนำให้ระงับไว้ ทันทีหลังใบแจ้งงานของคุณ.
กลุ่มที่มีน้ำหนักมากเช่นนี้จะก่อให้เกิดคำถามจากทั้งลูกค้าและทีมของคุณอย่างแน่นอน เนื่องจากคนส่วนใหญ่ของการประชุมอยู่ในความคิดของทุกคน จึงเป็นการดีที่สุดที่จะตีเหล็กในขณะที่เตารีดยังร้อนอยู่
การใช้ ซอฟต์แวร์การนำเสนอแบบโต้ตอบการโฮสต์คำถามและคำตอบสามารถช่วยให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการประชุมเริ่มต้นโครงการของคุณมีจำนวนผู้เข้าร่วมสูง
- มัน จัด- คำถามจะถูกจัดเรียงตามความนิยม (ผ่านการโหวตเห็นด้วย) หรือตามเวลา และสามารถทำเครื่องหมายว่า 'ตอบแล้ว' หรือปักหมุดไว้ด้านบน
- มัน กลั่นกรอง- คำถามสามารถได้รับการอนุมัติและยกเลิกก่อนที่จะแสดงบนหน้าจอ
- มัน ไม่ระบุชื่อ - สามารถส่งคำถามโดยไม่ระบุชื่อ ซึ่งหมายความว่าทุกคนมีสิทธิ์มีเสียง
ขั้นตอนที่ 7 - ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
อย่างที่เราพูดไปก่อนหน้านี้ การประชุมเพื่อเริ่มโครงการเกี่ยวกับการเปิดกว้างและซื่อสัตย์ที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ที่คุณสร้าง a . อย่างไร ความรู้สึกวางใจ กับลูกค้าของคุณตั้งแต่เริ่มต้น
ด้วยเหตุนี้ วิธีที่ดีที่สุดคือหารือถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นที่โครงการอาจเผชิญในระหว่างทาง ไม่มีใครขอให้คุณทำนายอนาคตที่นี่ เพียงเพื่อหารายการอุปสรรคที่คุณอาจเผชิญ
ในขณะที่คุณ ทีมของคุณและลูกค้าของคุณจะเข้าใกล้โปรเจ็กต์นี้ด้วยเดิมพันที่แตกต่างกัน ถือเป็นเรื่องที่เหมาะสมอย่างยิ่ง ทุกคนมีส่วนร่วมในการอภิปรายปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
การประชุมเปิดโครงการขั้นตอนที่ #8 - เช็คอิน
การเช็คอินกับลูกค้าของคุณเป็นประจำเป็นอีกวิธีหนึ่งในการเสริมสร้างความไว้วางใจระหว่างทั้งสองฝ่าย ในการประชุมเริ่มโครงการ คุณมีคำถามสองสามข้อที่ต้องพูดถึง อะไร, เมื่อไร ใคร ที่ อย่างไร การเช็คอินเหล่านี้จะเกิดขึ้น
การเช็คอินเป็นการกระทำที่ค่อนข้างสมดุลระหว่าง ความโปร่งใสที่ ความพยายาม- แม้ว่าการเปิดกว้างและโปร่งใสที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้จะเป็นเรื่องดี แต่คุณต้องจัดการเรื่องนี้ภายในขอบเขตว่าคุณพร้อมแค่ไหน beเปิดและโปร่งใส
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตอบคำถามเหล่านี้ก่อนสิ้นสุดการประชุม:
- อะไร?- ลูกค้าจำเป็นต้องอัปเดตรายละเอียดใดบ้าง? พวกเขาจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ของความคืบหน้าหรือไม่ หรือเป็นเพียงสัญญาณสำคัญเท่านั้นที่มีความสำคัญ
- เมื่อ?- ทีมของคุณควรอัปเดตลูกค้าของคุณบ่อยแค่ไหน? พวกเขาควรถ่ายทอดสิ่งที่พวกเขาทำทุกวันหรือสรุปสิ่งที่พวกเขาได้จัดการเมื่อสิ้นสุดสัปดาห์?
- ใคร - สมาชิกในทีมคนไหนที่จะเป็นผู้ประสานงานกับลูกค้า? จะมีสมาชิกของแต่ละทีมในแต่ละขั้นตอนหรือมีนักข่าวเพียงคนเดียวตลอดทั้งโครงการหรือไม่
- ได้อย่างไร - ลูกค้าและผู้สื่อข่าวจะติดต่อกันด้วยวิธีใด? วิดีโอคอล อีเมล หรือเอกสารสดที่อัปเดตอย่างต่อเนื่อง?
เช่นเดียวกับกรณีที่มีรายการส่วนใหญ่อยู่ในวาระการประชุมเริ่มต้นโครงการ วิธีที่ดีที่สุดคือพูดคุยอย่างเปิดเผย สำหรับทีมใหญ่และลูกค้ากลุ่มใหญ่ คุณอาจพบว่าการดำเนินการนี้ง่ายกว่า โพลสดเพื่อลดตัวเลือกเพื่อสร้างสูตรการเช็คอินที่ดีที่สุด
ต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่? 💡 ตรวจสอบบางส่วน แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเช็คอินกับลูกค้าของคุณ.
เทมเพลตวาระการประชุมโครงการ Kickoff
ด้วยการประชุมกำหนดการที่วางแผนไว้อย่างเชี่ยวชาญของคุณ เพียงแต่รอให้เกิดความระแวงในห้องประชุม สัมผัสสุดท้ายอาจจะดูน่าเบื่อ ปฏิสัมพันธ์เพื่อนำมารวมกัน
รู้ไหมว่ามีเพียง 29% ของธุรกิจรู้สึกผูกพันกับลูกค้า ( Gallup)? การเลิกจ้างถือเป็นการแพร่ระบาดในระดับ B2B และอาจทำให้การประชุมเริ่มต้นรู้สึกเหมือนเป็นกระบวนการเรียบๆ และไม่สร้างแรงบันดาลใจผ่านพิธีการต่างๆ
การมีส่วนร่วมกับลูกค้าและทีมของคุณผ่านสไลด์แบบอินเทอร์แอกทีฟทำได้จริง เพิ่มการมีส่วนร่วมที่ เพิ่มช่วงความสนใจ.AhaSlides มี คลังแสงของเครื่องมือรวมถึงโพลสด ถาม & ตอบ สไลด์ระดมสมอง และแม้กระทั่ง แบบทดสอบสดและเกมที่จะจุดประกายโครงการของคุณอย่างถูกวิธี
คลิกด้านล่างเพื่อรับเทมเพลตฟรีโดยไม่ต้องดาวน์โหลดสำหรับการประชุมเริ่มงานของคุณ เปลี่ยนสิ่งที่คุณต้องการและนำเสนอโดยไม่มีค่าใช้จ่าย!
คลิกด้านล่างเพื่อสร้างบัญชี AhaSlides ฟรีและเริ่มสร้างการประชุมที่มีส่วนร่วมของคุณเองผ่านการโต้ตอบ!
คีย์เวิร์ด: ประชุมธุรกิจ
