9 ขั้นตอนในการใช้การแบ่งงานโครงการในการจัดการทีม | เผยปี 2024

งาน

แอสทริด ทราน 27 กุมภาพันธ์, 2024 7 สีแดงขั้นต่ำ

เคยพบว่าตัวเองไม่แน่ใจเกี่ยวกับวิธีการจัดการกับโครงการที่ซับซ้อนหรือไม่? กำลังมองหาวิธีที่ง่ายกว่าในการจัดการโครงการของคุณและบรรลุเป้าหมายของคุณอย่างง่ายดายหรือไม่? เจาะลึกบทความนี้เราจะสำรวจ รายละเอียดงานโครงการ และเรียนรู้วิธีนำทางสู่ความสำเร็จของโครงการ 

ภาพ: Freepik

สารบัญ

การแยกย่อยงานโครงการคืออะไร?

การแบ่งงานโครงการหรือที่เรียกว่าโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เป็นวิธีจัดระเบียบงานโครงการให้เป็นองค์ประกอบที่มีขนาดเล็กลงและจัดการได้ ช่วยในการวางแผน การจัดสรรทรัพยากร การประมาณเวลา ติดตามความคืบหน้า และอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ท้ายที่สุดแล้ว จะช่วยรับประกันความชัดเจน โครงสร้าง และคำแนะนำตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

องค์ประกอบสำคัญของโครงสร้างการแบ่งงานโครงการ

ส่วนประกอบเหล่านี้ช่วยในการจัดระเบียบและจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้มั่นใจในความชัดเจน ความรับผิดชอบ และความสำเร็จของโครงการ

  • สิ่งที่ส่งมอบโครงการ: สิ่งเหล่านี้คือวัตถุประสงค์หลักหรือผลลัพธ์ที่โครงการมุ่งหวังที่จะบรรลุ โดยให้จุดเน้นและทิศทางที่ชัดเจน ชี้แนะกิจกรรมของโครงการและกำหนดเกณฑ์ความสำเร็จ
  • งานหลัก: งานหลักแสดงถึงกิจกรรมหลักที่จำเป็นในการบรรลุผลสำเร็จของโครงการ โดยสรุปขั้นตอนสำคัญที่จำเป็นในการดำเนินโครงการให้บรรลุเป้าหมายและทำหน้าที่เป็นรากฐานสำหรับการวางแผนและการปฏิบัติงาน
  • งานย่อย: งานย่อยแบ่งงานหลักออกเป็นงานย่อยๆ และดำเนินการได้จัดการได้มากขึ้น โดยมีแผนงานโดยละเอียดสำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้น ช่วยให้การมอบหมาย การติดตาม และการติดตามความคืบหน้ามีประสิทธิภาพ
  • เหตุการณ์สำคัญ: เหตุการณ์สำคัญเป็นเครื่องหมายสำคัญในไทม์ไลน์ของโครงการที่บ่งบอกถึงความสมบูรณ์ของขั้นตอนสำคัญหรือความสำเร็จ ทำหน้าที่เป็นตัวบ่งชี้ความคืบหน้าที่สำคัญ ช่วยติดตามความก้าวหน้าของโครงการและรับประกันการปฏิบัติตามกำหนดการ
  • อ้างอิง: การขึ้นต่อกันของงานจะกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างงานต่างๆ หรือแพ็คเกจงาน การทำความเข้าใจการพึ่งพาเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้างลำดับงาน การระบุเส้นทางที่สำคัญ และการจัดการไทม์ไลน์ของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ
  • แหล่งข้อมูล: ทรัพยากรครอบคลุมองค์ประกอบที่จำเป็นในการทำงานโครงการให้เสร็จสิ้น รวมถึงบุคลากร อุปกรณ์ วัสดุ และการจัดสรรทางการเงิน การประมาณค่าและการจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้มั่นใจว่าโครงการจะประสบความสำเร็จและป้องกันความล่าช้าที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากร
  • เอกสาร: การเก็บบันทึกโครงการอย่างละเอียดทำให้เกิดความชัดเจนและสอดคล้องกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ช่วยในการวางแผน การสื่อสาร และการตัดสินใจ
  • ตรวจสอบและอัปเดต: การแก้ไขรายละเอียดโครงการเป็นประจำจะรักษาความถูกต้องและความเกี่ยวข้องในขณะที่โครงการมีการพัฒนา ซึ่งส่งเสริมความคล่องตัวและความสำเร็จ

ประโยชน์ของการแบ่งงานโครงการ

ประโยชน์ของการแบ่งงานโครงการ

การใช้โครงสร้างการแบ่งงานให้ประโยชน์มากมาย:

  • การวางแผนที่ดีขึ้น: การแบ่งโครงการออกเป็นงานเล็กๆ ที่สามารถจัดการได้มากขึ้น ช่วยให้วางแผนได้ดีขึ้น ช่วยให้ผู้จัดการโครงการระบุขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ และสร้างแผนงานที่ชัดเจนสำหรับการดำเนินการ
  • การจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ: ด้วยการจัดหมวดหมู่งานและทำความเข้าใจการพึ่งพา ผู้จัดการโครงการสามารถจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น พวกเขาสามารถกำหนดกำลังคน อุปกรณ์ และวัสดุที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน ป้องกันการขาดแคลนทรัพยากรหรือการใช้เกิน
  • การประมาณเวลาที่แม่นยำ: ด้วยการแบ่งงานโดยละเอียด ผู้จัดการโครงการสามารถประมาณเวลาที่จำเป็นในการดำเนินกิจกรรมแต่ละอย่างได้อย่างแม่นยำ สิ่งนี้นำไปสู่ไทม์ไลน์ของโครงการที่สมจริงยิ่งขึ้นและช่วยในการกำหนดกำหนดเวลาที่ทำสำเร็จได้
  • การติดตามและควบคุมที่มีประสิทธิภาพ: การแบ่งงานโครงการที่กำหนดไว้อย่างดีช่วยให้ผู้จัดการโครงการติดตามความคืบหน้าได้ในระดับละเอียด พวกเขาสามารถติดตามสถานะของงานแต่ละงาน ระบุปัญหาคอขวดหรือความล่าช้า และดำเนินการแก้ไขทันทีเพื่อให้โครงการดำเนินไปตามแผน
  • การบริหารความเสี่ยง: การแบ่งโครงการออกเป็นองค์ประกอบเล็กๆ ยังช่วยในการระบุความเสี่ยงและความไม่แน่นอนที่อาจเกิดขึ้นในช่วงต้นของวงจรชีวิตของโครงการ ช่วยให้ผู้จัดการโครงการพัฒนากลยุทธ์การลดความเสี่ยงและลดผลกระทบของเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดต่อการส่งมอบโครงการได้
  • ความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้น: การมอบหมายงานเฉพาะให้กับสมาชิกในทีมจะสร้างความรู้สึกรับผิดชอบ สมาชิกในทีมแต่ละคนรู้ว่าตนคาดหวังอะไรและมีหน้าที่รับผิดชอบในการส่งมอบงานที่ได้รับมอบหมายให้ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ
ภาพ: Freepik

วิธีสร้างรายละเอียดงานโครงการอย่างเหมาะสม

การทำตามขั้นตอนเหล่านี้ช่วยให้คุณสร้างรายละเอียดงานโครงการโดยละเอียด โดยจัดให้มีแผนงานที่ชัดเจนสำหรับการดำเนินโครงการ 

1. กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ

เริ่มต้นด้วยการกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างชัดเจน ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการทำความเข้าใจผลลัพธ์ที่ต้องการ การระบุผลลัพธ์ที่สำคัญ และการกำหนดเกณฑ์สู่ความสำเร็จ วัตถุประสงค์ควรมีความเฉพาะเจาะจง วัดได้ บรรลุได้ เกี่ยวข้อง และมีกำหนดเวลา (SMART)

2. ระบุสิ่งที่ส่งมอบ

เมื่อวัตถุประสงค์ของโครงการตกผลึกแล้ว ให้ระบุผลลัพธ์หลักหรือสิ่งที่ต้องส่งมอบที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เหล่านั้น การส่งมอบเหล่านี้เป็นเหตุการณ์สำคัญซึ่งเป็นแนวทางในการติดตามความคืบหน้าและการประเมินความสำเร็จตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

3. ทำลายสิ่งที่ส่งมอบ

แบ่งย่อยสิ่งที่ส่งมอบออกเป็นงานขนาดพอดีคำและงานย่อย กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการแยกขอบเขตของการส่งมอบแต่ละรายการ และกำหนดการดำเนินการหรือกิจกรรมเฉพาะที่จำเป็นสำหรับการทำให้เสร็จสมบูรณ์ พยายามแบ่งงานให้ละเอียดเพื่ออำนวยความสะดวกในการมอบหมาย การประมาณค่า และการติดตาม

4. จัดระเบียบงานตามลำดับชั้น

จัดโครงสร้างงานตามลำดับชั้น โดยงานที่ครอบคลุมแสดงถึงระยะหรือเหตุการณ์สำคัญของโครงการหลัก และงานระดับล่างที่รวบรวมกิจกรรมที่ละเอียดยิ่งขึ้น การจัดเรียงตามลำดับชั้นนี้ให้ภาพรวมที่ชัดเจนของขอบเขตของโครงการ และอธิบายลำดับงานและการพึ่งพาซึ่งกันและกัน

5. ประมาณการทรัพยากรและเวลา

วัดทรัพยากร (เช่น บุคลากร งบประมาณ เวลา) ที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน ปัจจัยที่เจตนา เช่น ความเชี่ยวชาญ ความพร้อมใช้งาน และต้นทุน เมื่อประเมินความต้องการทรัพยากร ในทำนองเดียวกัน คาดการณ์เวลาที่ต้องใช้ในการทำงานให้เสร็จสิ้น โดยพิจารณาถึงการขึ้นต่อกัน ข้อจำกัด และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

6. มอบหมายความรับผิดชอบ

จัดสรรบทบาทและความรับผิดชอบสำหรับแต่ละงานให้กับสมาชิกในทีมหรือแผนกที่ได้รับมอบหมาย ระบุผู้ที่รับผิดชอบความสำเร็จของแต่ละงาน ใครจะให้การสนับสนุนหรือช่วยเหลือ และใครจะดูแลความก้าวหน้าและคุณภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องระหว่างความรับผิดชอบและความสามารถ ประสบการณ์ และความพร้อมของสมาชิกในทีม

7. กำหนดการพึ่งพา

ระบุการขึ้นต่อกันของงานหรือความสัมพันธ์ที่สนับสนุนการเรียงลำดับงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานใดขึ้นอยู่กับงานอื่นเพื่อให้เสร็จสิ้นและสามารถดำเนินการได้พร้อมกัน การทำความเข้าใจการขึ้นต่อกันถือเป็นหัวใจสำคัญในการกำหนดตารางเวลางานที่มีประสิทธิภาพ และป้องกันความล่าช้าหรือปัญหาบันทึกการทำงานในไทม์ไลน์ของโปรเจ็กต์

8. บันทึกรายละเอียด

บันทึกการแบ่งงานโครงการในเอกสารอย่างเป็นทางการหรือเครื่องมือการจัดการโครงการ เอกสารนี้ทำหน้าที่เป็นมาตรฐานสำหรับการวางแผน การดำเนินการ และการติดตามโครงการ ประกอบด้วยรายละเอียด เช่น คำอธิบายงาน ความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย ทรัพยากรโดยประมาณ และเวลา การขึ้นต่อกัน และเหตุการณ์สำคัญ

9. ตรวจสอบและปรับแต่ง

ประเมินและปรับปรุงรายละเอียดโครงการอย่างต่อเนื่อง บูรณาการข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมเพื่อรักษาความแม่นยำ แก้ไขตามที่จำเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงในขอบเขตโครงการ ไทม์ไลน์ หรือการจัดสรรทรัพยากร

ข้อคิด

โดยสรุป การแบ่งงานโครงการที่ได้รับการออกแบบมาอย่างดีเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้เกิดการสื่อสารที่ชัดเจน การจัดสรรทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ และการบริหารความเสี่ยงเชิงรุก การทบทวนและการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอช่วยให้มั่นใจได้ถึงความสามารถในการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ของโครงการที่ประสบความสำเร็จ 

🚀 กำลังมองหาการเพิ่มความมีชีวิตชีวาให้กับเฟรมเวิร์กของคุณหรือไม่? เช็คเอาท์ Ahaสไลด์ เพื่อแนวคิดที่มีประสิทธิภาพในการส่งเสริมขวัญกำลังใจและสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานเชิงบวก

คำถามที่พบบ่อยs

รายละเอียดของงานโครงการคืออะไร?   

การแบ่งงานของโครงการหรือที่เรียกว่าโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) คือการแบ่งย่อยโครงการอย่างเป็นระบบเป็นองค์ประกอบที่มีขนาดเล็กลงและสามารถจัดการได้มากขึ้น โดยแบ่งการส่งมอบและวัตถุประสงค์ของโครงการออกเป็นระดับลำดับชั้นของงานและงานย่อย ซึ่งท้ายที่สุดจะกำหนดขอบเขตของงานที่จำเป็นในการทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์

การแบ่งหน้าที่การงานเป็นอย่างไร?

การแบ่งงานเกี่ยวข้องกับการแบ่งโครงการออกเป็นงานเดี่ยวและงานย่อย แต่ละงานแสดงถึงกิจกรรมหรือการดำเนินการเฉพาะที่ต้องทำให้สำเร็จเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ งานเหล่านี้มักได้รับการจัดระเบียบตามลำดับชั้น โดยงานระดับสูงกว่าแสดงถึงขั้นตอนของโครงการหลักหรือสิ่งที่ส่งมอบ และงานระดับล่างแสดงถึงการดำเนินการที่มีรายละเอียดมากขึ้นซึ่งจำเป็นต่อการดำเนินการแต่ละขั้นตอนให้เสร็จสิ้น

รายละเอียดของโครงการมีขั้นตอนอย่างไร?

  • กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ: ชี้แจงเป้าหมายของโครงการ
  • แบ่งสิ่งที่ส่งมอบ: แบ่งงานโครงการออกเป็นองค์ประกอบย่อยๆ
  • จัดระเบียบงานตามลำดับชั้น: จัดเรียงงานในลักษณะที่มีโครงสร้าง
  • ประมาณทรัพยากรและเวลา: ประเมินทรัพยากรและเวลาที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน
  • มอบหมายความรับผิดชอบ: จัดสรรงานให้กับสมาชิกในทีม
  • เอกสารและการตรวจทาน: บันทึกรายละเอียดและอัปเดตตามความจำเป็น

Ref: โครงสร้างการแบ่งงาน