การจัดการโครงการก็เหมือนกับการเป็นผู้นำวงออเคสตรา ทุกส่วนต้องทำงานร่วมกันเพื่อให้ได้ผลงานชิ้นเอก แต่การทำให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นถือเป็นความท้าทายอย่างแท้จริงกับปัญหาต่างๆ เช่น ชิ้นส่วนไม่ตรงกัน ข้อผิดพลาดเกิดขึ้น และโอกาสที่ทุกอย่างอาจไม่เป็นระเบียบ
นั่นคือสิ่งที่ โครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ (WBS) เข้ามา คิดว่ามันเป็นไม้ตัวนำที่ช่วยให้ทุกส่วนของโครงการทำงานร่วมกันได้ดี
ในโพสต์บนบล็อกนี้ เราจะเจาะลึกแนวคิดของโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ สำรวจคุณลักษณะที่สำคัญ การให้ตัวอย่าง การสรุปขั้นตอนในการสร้างโครงสร้าง และอภิปรายการเครื่องมือที่สามารถช่วยในการพัฒนาได้
สารบัญ
เคล็ดลับเพิ่มเติมด้วย AhaSlides
โครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการคืออะไร?
โครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ (WBS) เป็นเครื่องมือในการแบ่งโครงการออกเป็นส่วนย่อยๆ และจัดการได้มากขึ้น ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถระบุแต่ละงาน สิ่งที่ส่งมอบ และแพ็คเกจงานที่จำเป็นในการทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ โดยให้ภาพรวมที่ชัดเจนและมีโครงสร้างเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จ
WBS เป็นเครื่องมือพื้นฐานใน การบริหารจัดการโครงการ เพราะมันให้กรอบที่ชัดเจนสำหรับสิ่งที่ต้องทำ:
- วางแผนและกำหนดขอบเขตโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ
- พัฒนาประมาณการเวลา ต้นทุน และทรัพยากรที่แม่นยำ
- มอบหมายงานและความรับผิดชอบ
- ติดตามความคืบหน้าและระบุความเสี่ยงหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นตั้งแต่เนิ่นๆ
- ปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกันภายในทีมงานโครงการ
ลักษณะสำคัญของโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ
WBS เริ่มต้นด้วยโครงการเป็นระดับบนสุด และต่อมาถูกแบ่งออกเป็นระดับย่อยที่ให้รายละเอียดส่วนเล็กๆ ของโครงการ ระดับเหล่านี้อาจรวมถึงขั้นตอน สิ่งที่ส่งมอบ งาน และงานย่อย ซึ่งล้วนจำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น การพังทลายจะดำเนินต่อไปจนกว่าโครงการจะแบ่งออกเป็นแพ็คเกจงานที่มีขนาดเล็กพอที่จะมอบหมายและจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คุณสมบัติที่สำคัญของ WBS ได้แก่:
- ลำดับชั้น: มุมมองแบบโครงสร้างต้นไม้ขององค์ประกอบโครงการทั้งหมด ตั้งแต่ระดับสูงสุดไปจนถึงแพ็คเกจงานต่ำสุด
- การผูกขาดร่วมกัน: แต่ละองค์ประกอบใน WBS มีความแตกต่างกันโดยไม่มีการทับซ้อนกัน ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการมอบหมายความรับผิดชอบที่ชัดเจน และหลีกเลี่ยงความพยายามที่ซ้ำซ้อน
- ผลลัพธ์ที่กำหนด: WBS ทุกระดับมีผลลัพธ์หรือผลลัพธ์ที่กำหนดไว้ ทำให้ง่ายต่อการวัดความคืบหน้าและประสิทธิภาพ
- แพ็คเกจงาน: หน่วยที่เล็กที่สุดของ WBS แพ็คเกจงานจะมีรายละเอียดเพียงพอที่สมาชิกในทีมโครงการสามารถเข้าใจสิ่งที่ต้องทำ ประมาณการต้นทุนและเวลาได้อย่างแม่นยำ และมอบหมายความรับผิดชอบ
ความแตกต่างระหว่าง WBS และตารางการแบ่งงาน
แม้ว่าทั้งสองอย่างจะเป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดการโครงการ แต่ก็มีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน
การทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างทั้งสองเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการวางแผนและการดำเนินโครงการที่มีประสิทธิผล
| ลักษณะ | โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) | ตารางการแบ่งงาน (WBSchedule) |
| โฟกัส | อะไร ถูกส่งมา | เมื่อ มันส่งมาแล้ว |
| ระดับของรายละเอียด | รายละเอียดน้อย (ส่วนประกอบหลัก) | รายละเอียดเพิ่มเติม (ระยะเวลา การขึ้นต่อกัน) |
| จุดมุ่งหมาย | กำหนดขอบเขตโครงการ การส่งมอบ | สร้างไทม์ไลน์ของโครงการ |
| ส่งมอบ | เอกสารลำดับชั้น (เช่น ต้นไม้) | แผนภูมิแกนต์หรือเครื่องมือที่คล้ายกัน |
| การเปรียบเทียบ | รายการของชำ (รายการ) | แผนมื้ออาหาร (อะไร เมื่อไร ปรุงอย่างไร) |
| ตัวอย่าง | ระยะโครงการ การส่งมอบ | ระยะเวลาของงาน การขึ้นต่อกัน |
โดยสรุป โครงสร้างการแบ่งงานแบ่งตาม "อะไร" ของโครงการ—การกำหนดงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง—ในขณะที่ตารางการแบ่งงาน (หรือตารางโครงการ) กล่าวถึง "เมื่อไหร่" โดยการกำหนดเวลางานเหล่านี้เมื่อเวลาผ่านไป
ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ
มีรูปแบบต่างๆ ที่โครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการสามารถนำมาใช้ได้ ต่อไปนี้เป็นประเภททั่วไปที่ควรพิจารณา:
1/ สเปรดชีต WBS:
รูปแบบนี้เหมาะสำหรับการจัดระเบียบงานหรือกิจกรรมต่างๆ ด้วยภาพในระหว่างขั้นตอนการวางแผนของโครงการ
- จุดเด่น: จัดระเบียบงาน เพิ่มรายละเอียด และแก้ไขได้ง่าย
- จุดด้อย: อาจมีขนาดใหญ่และเทอะทะสำหรับโครงการที่ซับซ้อน
2/ ผังงาน WBS:
การนำเสนอโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการเป็นผังงานช่วยลดความยุ่งยากในการแสดงองค์ประกอบของโครงการทั้งหมด ไม่ว่าจะแบ่งตามทีม ประเภท หรือระยะ
- จุดเด่น: แสดงความสัมพันธ์และการพึ่งพาระหว่างงานอย่างชัดเจน
- จุดด้อย: อาจไม่เหมาะกับโปรเจ็กต์ง่ายๆ และอาจทำให้ดูรกตาได้
3/ รายการ WBS:
การลงรายการงานหรือกำหนดเวลาใน WBS ของคุณอาจเป็นวิธีที่ตรงไปตรงมาในการติดตามความคืบหน้าได้อย่างรวดเร็ว
- จุดเด่น: เรียบง่ายและกระชับ เหมาะสำหรับภาพรวมระดับสูง
- จุดด้อย: ขาดรายละเอียดและความสัมพันธ์ระหว่างงาน
4/ แผนภูมิแกนต์ WBS:
รูปแบบแผนภูมิแกนต์สำหรับ WBS ของคุณนำเสนอไทม์ไลน์ที่ชัดเจนสำหรับโปรเจ็กต์ของคุณ ทำให้ง่ายต่อการเข้าใจกำหนดการทั้งหมดของโปรเจ็กต์
- ข้อดี: ยอดเยี่ยมสำหรับการแสดงภาพไทม์ไลน์และกำหนดการของโครงการ
- จุดด้อย: ต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติมในการสร้างและบำรุงรักษา
วิธีการสร้างโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ
คำแนะนำในการสร้างโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการมีดังนี้
6 ขั้นตอนในการสร้าง WBS ในการจัดการโครงการ:
- กำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการ: ร่างเป้าหมายของโครงการและสิ่งที่ต้องส่งมอบอย่างชัดเจน
- ระบุขั้นตอนโครงการที่สำคัญ: แบ่งโครงการออกเป็นขั้นตอนเชิงตรรกะและจัดการได้ (เช่น การวางแผน การออกแบบ การพัฒนา การทดสอบ การปรับใช้)
- รายการการส่งมอบที่สำคัญ: ภายในแต่ละระยะ ระบุผลลัพธ์หรือผลิตภัณฑ์หลัก (เช่น เอกสาร ต้นแบบ ผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย)
- แบ่งสิ่งที่ส่งมอบออกเป็นงาน: เพิ่มเติม แบ่งสิ่งที่ส่งมอบแต่ละรายการออกเป็นงานเล็กๆ ที่นำไปปฏิบัติได้ ตั้งเป้างานที่สามารถจัดการได้ภายใน 8-80 ชั่วโมง
- ปรับแต่งและปรับแต่ง: ตรวจสอบ WBS เพื่อความสมบูรณ์ ให้แน่ใจว่างานที่จำเป็นทั้งหมดถูกรวมไว้และไม่มีความซ้ำซ้อน ตรวจสอบลำดับชั้นที่ชัดเจนและกำหนดผลลัพธ์สำหรับแต่ละระดับ
- กำหนดแพ็คเกจงาน: กำหนดความเป็นเจ้าของที่ชัดเจนสำหรับแต่ละงาน โดยมอบหมายให้กับบุคคลหรือทีม
เคล็ดลับที่ดีที่สุด:
- มุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ ไม่ใช่การกระทำ: งานควรอธิบายถึงสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จ ไม่ใช่ขั้นตอนที่เจาะจง (เช่น "เขียนคู่มือผู้ใช้" แทน "คำแนะนำประเภท")
- เก็บไว้ให้สามารถจัดการได้: ตั้งเป้าไปที่ลำดับชั้น 3-5 ระดับ โดยปรับสมดุลรายละเอียดด้วยความชัดเจน
- ใช้ภาพ: แผนภาพหรือแผนภูมิสามารถช่วยให้เข้าใจและสื่อสารได้
- รับคำติชม: ให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมในการตรวจสอบและปรับปรุง WBS เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนเข้าใจบทบาทของตน
เครื่องมือสำหรับโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ
ต่อไปนี้เป็นเครื่องมือยอดนิยมบางส่วนที่ใช้ในการสร้าง WBS:
1. โครงการ Microsoft
โครงการ Microsoft – ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการชั้นนำที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างไดอะแกรม WBS โดยละเอียด ติดตามความคืบหน้า และจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. โกรธ
Wrick เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการบนคลาวด์ที่นำเสนอฟังก์ชันการสร้าง WBS ที่มีประสิทธิภาพ พร้อมด้วยคุณสมบัติการทำงานร่วมกันและการติดตามโครงการแบบเรียลไทม์
3 Lucidchart
Lucidchart เป็นพื้นที่ทำงานแบบเห็นภาพที่ให้การสร้างไดอะแกรมและการแสดงข้อมูลเป็นภาพเพื่อสร้างแผนภูมิ WBS ผังงาน และไดอะแกรมองค์กรอื่นๆ
4 Trello
Trello – เครื่องมือการจัดการโครงการที่ยืดหยุ่นและอิงตามการ์ด โดยแต่ละการ์ดสามารถแสดงถึงงานหรือส่วนประกอบของ WBS เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดการงานด้วยภาพ
5. มายด์จีเนียส
มายด์จีเนียส – เครื่องมือการจัดการโครงการที่เน้นไปที่การทำแผนที่ความคิด การวางแผนโครงการ และการจัดการงาน ช่วยให้สามารถสร้างแผนภูมิ WBS โดยละเอียดได้
6. สมาร์ทชีท
Smartsheet – เครื่องมือการจัดการโครงการออนไลน์ที่ผสมผสานความสะดวกในการใช้งานสเปรดชีตเข้ากับฟังก์ชันการทำงานของชุดการจัดการโครงการ เหมาะสำหรับการสร้างเทมเพลต WBS
บรรทัดด้านล่าง
โครงสร้างการแบ่งงานเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารจัดการโครงการ ช่วยจัดระเบียบโครงการให้เป็นงานเล็กๆ ที่ง่ายต่อการจัดการ WBS ยังสามารถชี้แจงวัตถุประสงค์ของโครงการและสิ่งที่ส่งมอบ และทำให้การวางแผน การจัดสรรทรัพยากร และการติดตามความคืบหน้ามีประสิทธิภาพมากขึ้น
💡คุณเบื่อกับวิธีการเดิมๆ ที่น่าเบื่อในการสร้าง WBS หรือไม่? เอาล่ะ ถึงเวลาเปลี่ยนเรื่องแล้ว! ด้วยเครื่องมือแบบโต้ตอบเช่น Ahaสไลด์คุณสามารถยกระดับ WBS ของคุณไปอีกระดับได้ ลองจินตนาการถึงการระดมความคิดและรวบรวมคำติชมจากทีมของคุณแบบเรียลไทม์ ขณะเดียวกันก็สร้างสภาพแวดล้อมที่มีส่วนร่วมและโต้ตอบได้ การทำงานร่วมกันจะทำให้ทีมของคุณสามารถสร้างแผนที่ครอบคลุมมากขึ้นซึ่งจะช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจและรับประกันว่าจะมีการรับฟังแนวคิดของทุกคน 🚀 สำรวจของเรา แม่แบบ เพื่อปรับปรุงกลยุทธ์การจัดการโครงการของคุณวันนี้!
Ref: ฟอร์บ | อะโดบี | ผู้จัดการโครงการ
