เป็นสิ่งที่ ขั้นตอนการวางแผนโครงการในการจัดการโครงการ?

การจัดการโครงการที่ดีประกอบด้วยห้าขั้นตอนพื้นฐาน: การเริ่มต้น การวางแผน การดำเนินการ การตรวจสอบและการควบคุม และการสิ้นสุดด้วยการปิด สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าไม่มีโครงการใดที่ประสบความสำเร็จสามารถเพิกเฉยต่อขั้นตอนเหล่านี้ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกระบวนการวางแผนโครงการที่ช่วยให้ทุกอย่างเป็นไปตามแผน เช่น ส่งมอบตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ

การวางแผนโครงการเป็นหัวใจสำคัญของวงจรชีวิตของโครงการ ซึ่งหมายความว่าเป็นช่วงที่ท้าทายที่สุด อย่างไรก็ตาม มีหนทางที่จะไปถึงที่นั่นเสมอ

ในบทความนี้ เราเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผนโครงการ คำนิยาม ตัวอย่าง กระบวนการ และเครื่องมือการวางแผนบางอย่างเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจกระบวนการวางแผนโครงการได้ดีขึ้น และเรียนรู้วิธีจัดการกับความยากลำบาก 

เคล็ดลับเพื่อการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น

• การบริหารจัดการโครงการ
• ตัวอย่างกำหนดการโครงการ
• ระเบียบวิธีน้ำตก

คำจำกัดความของการวางแผนโครงการคืออะไร?

การวางแผนโครงการสามารถกำหนดได้ว่าเป็นกระบวนการที่เป็นระบบในการสรุป จัดระเบียบ และวางกลยุทธ์ขั้นตอนและทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเฉพาะภายในกรอบเวลาที่กำหนด เป็นวิธีการเชิงรุกที่เกี่ยวข้องกับการระบุวัตถุประสงค์ กำหนดแผนงาน และจัดสรรทรัพยากรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและลดความเสี่ยง

ที่เกี่ยวข้อง กระบวนการจัดการเชิงกลยุทธ์ | Ultimate Guide พร้อม 7 เคล็ดลับที่ดีที่สุด

7 ขั้นตอนของกระบวนการวางแผนโครงการ

ในส่วนนี้เราจะเจาะลึกถึง 7 ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนโครงการ ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1: การกำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขตของโครงการ

ขั้นเริ่มต้นของกระบวนการวางแผนโครงการเกี่ยวข้องกับการกำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขตของโครงการอย่างชัดเจน สิ่งนี้นำมาซึ่งความเข้าใจในผลลัพธ์ที่ต้องการ ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และกำหนดเป้าหมายที่วัดผลได้ การกำหนดขอบเขตของโครงการ การส่งมอบ และข้อจำกัดกำหนดรากฐานสำหรับกิจกรรมการวางแผนที่ตามมา

ตัวอย่างเช่น Nike ตั้งเป้าหมายการขายที่จะขาย 3,00,000 หน่วยในปีหน้า ซึ่งเพิ่มขึ้น 30% เมื่อเทียบกับยอดขายปัจจุบัน

ขั้นตอนที่ 2: ดำเนินการประเมินโครงการอย่างครอบคลุม

การประเมินโครงการอย่างละเอียดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลและการลดความเสี่ยง ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการดำเนินการวิเคราะห์โดยละเอียดเกี่ยวกับข้อกำหนดของโครงการ ทรัพยากร ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และการพึ่งพา ด้วยการประเมินความเป็นไปได้ ความอยู่รอด และความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นของโครงการ ผู้วางแผนสามารถระบุปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญและพัฒนากลยุทธ์เพื่อจัดการกับอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นได้

ขั้นตอนที่ 3: การพัฒนาโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)

ในขั้นตอนการวางแผนโครงการนี้ จะแบ่งโครงการทั้งหมดออกเป็นส่วนประกอบที่เล็กลงและสามารถจัดการได้ แนวทางนี้เรียกว่าโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) ซึ่งแสดงลำดับชั้นของงาน งานย่อย และสิ่งที่ส่งมอบ ทำให้มั่นใจได้ถึงความชัดเจนและการจัดระเบียบ ช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดสรรทรัพยากรและการจัดลำดับงาน และสร้างกรอบตรรกะสำหรับการดำเนินโครงการ

ขั้นที่ 4: การประเมินทรัพยากรและกำหนดเส้นเวลา

การประเมินทรัพยากรและการกำหนดเส้นเวลาก็มีความสำคัญต่อความสำเร็จของการวางแผนโครงการเช่นกัน ขั้นตอนนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อกำหนดบุคลากรที่จำเป็น การจัดสรรงบประมาณ และวัสดุที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน โดยการพิจารณาการขึ้นต่อกันของงาน ลำดับความสำคัญ และทรัพยากรที่มีอยู่ ผู้วางแผนหรือผู้จัดการสามารถพัฒนาไทม์ไลน์ที่เหมือนจริง โดยระบุเหตุการณ์สำคัญไปพร้อมกัน

ขั้นตอนที่ 5: การระบุความเสี่ยงและกลยุทธ์การลดความเสี่ยง

ไม่มีโครงการใดที่จะรอดพ้นจากความเสี่ยง และการจัดการตั้งแต่เนิ่นๆ มีความสำคัญต่อการดำเนินการตามแผน ในระหว่างขั้นตอนนี้ จะมีการระบุ วิเคราะห์ และจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงและความไม่แน่นอนที่อาจเกิดขึ้น กลยุทธ์เชิงรุกได้รับการพัฒนาเพื่อลดความเสี่ยง ครอบคลุมแผนฉุกเฉิน กลไกการถ่ายโอนความเสี่ยง และแนวทางปฏิบัติทางเลือก การติดตามและประเมินความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอช่วยให้มั่นใจในการปรับตัวตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

ขั้นตอนที่ 6: การสื่อสารและการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เช่นเดียวกับกาว การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสามารถยึดโครงการไว้ด้วยกันได้ การสร้างแผนการสื่อสารที่ระบุช่องทาง ความถี่ และการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียถือเป็นสิ่งจำเป็น การอัปเดตสถานะ รายงานความคืบหน้า และการอภิปรายร่วมกันเป็นประจำจะส่งเสริมความโปร่งใส ปรับปรุงการประสานงาน และจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ขั้นที่ 7 การติดตาม ควบคุม และประเมินผล

มาถึงขั้นตอนสุดท้ายของกรอบการวางแผนโครงการที่มีประสิทธิภาพคือขั้นตอนการติดตามและประเมินผลอย่างต่อเนื่อง ขั้นตอนนี้มุ่งเน้นไปที่การติดตามความคืบหน้า เปรียบเทียบกับเหตุการณ์สำคัญที่กำหนดไว้ และระบุการเบี่ยงเบน หากจำเป็น จะมีการปรับเปลี่ยนเพื่อให้โครงการสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ บทเรียนที่ได้รับจะได้รับการบันทึกเป็นเอกสาร ทำให้สามารถถ่ายทอดความรู้และปรับปรุงในอนาคตได้

องค์ประกอบของการวางแผนโครงการมีอะไรบ้าง?

ต่อไปนี้เป็นองค์ประกอบหลัก 7 ประการของกระบวนการวางแผนโครงการ:

• ขอบข่ายการวางแผนในการจัดการ: กำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการให้ชัดเจน
• โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS): แบ่งโครงการออกเป็นงานที่เล็กลงและสามารถจัดการได้
• เส้นเวลาและเหตุการณ์สำคัญ: สร้างไทม์ไลน์ที่เหมือนจริงและกำหนดเหตุการณ์สำคัญเพื่อติดตามความคืบหน้า
• การจัดสรรทรัพยากร:การระบุและจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็น ได้แก่ บุคลากร งบประมาณ และวัสดุ
• การวิเคราะห์และลดความเสี่ยง: การระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและพัฒนากลยุทธ์เพื่อลดความเสี่ยงเหล่านั้น
• แผนการสื่อสาร: สร้างช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพื่ออำนวยความสะดวกในการประสานงานและความร่วมมือระหว่างผู้มีส่วนได้เสียในโครงการ
• การติดตามและประเมินผล: การใช้กลไกเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการและประเมินผลการปฏิบัติงานเทียบกับ KPI ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

เหตุใดกระบวนการวางแผนโครงการจึงมีความจำเป็น?

เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพโครงการและความเป็นไปได้ของความสำเร็จ

มีสาเหตุหลายประการที่ทำให้โครงการล้มเหลว และหนึ่งในนั้นคือความล้มเหลวในการกำหนดเป้าหมาย เป้าหมาย และความรับผิดชอบระหว่างสมาชิกในทีม (เกือบ 39% โดยประมาณ) โครงการจะไม่ราบรื่นหากสมาชิกในทีมสับสนเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบส่วนบุคคลของตน นอกจากนี้ การขาดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจน หรือความเข้าใจผิดในทิศทางและวัตถุประสงค์ของโครงการ อาจทำให้เกิดการวางแนวที่ไม่ตรงและขาดการมุ่งเน้น ส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดที่ไม่คาดคิด และขอบเขตคืบคลาน

ปรับปรุงการทำงานร่วมกันในทีมและการสื่อสาร 

แผนการจัดการที่ดีสร้างโอกาสให้สมาชิกในทีมสื่อสารและทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงโครงการข้ามแผนกหรือข้ามบริษัท ด้วยการมีส่วนร่วมของพนักงานและผู้เชี่ยวชาญจำนวนมากจากภูมิหลังที่แตกต่างกันในการทำงานร่วมกัน บทบาทของการวางแผนจึงชัดเจนยิ่งขึ้น เป็นผลให้การสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่ชัดเจนช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีม ส่งเสริมวิสัยทัศน์ร่วมกัน ลดความขัดแย้งของพนักงาน และส่งเสริมสภาพแวดล้อมโครงการในเชิงบวก

ช่วยให้มั่นใจถึงการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากร

การวางแผนเป็นแนวทางปฏิบัติขั้นสูงสุดสำหรับการใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด ได้แก่ เวลา ทรัพยากรบุคคล งบประมาณ อุปกรณ์ และวัสดุ ด้วยการระบุทรัพยากรที่จำเป็นล่วงหน้า ทีมงานโครงการสามารถมั่นใจได้ว่าทรัพยากรที่เหมาะสมจะพร้อมใช้งานในเวลาที่เหมาะสม ลดความล่าช้า และความซ้ำซ้อน ตลอดจนเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด

ช่วยลดความเสี่ยงและเรื่องไม่คาดคิด

โดยการระบุความเสี่ยงตั้งแต่เนิ่นๆ ทีมงานโครงการสามารถพัฒนากลยุทธ์การวางแผนตอบสนองต่อความเสี่ยงและแผนฉุกเฉินเพื่อจัดการกับปัญหาเหล่านั้น วิธีการเชิงรุกนี้ช่วยลดโอกาสและผลกระทบของความเสี่ยง เพิ่มประสิทธิภาพของโครงการ และลดโอกาสของความล้มเหลว

กระบวนการวางแผนโครงการที่ดีที่สุดคืออะไร?

เพื่อการวางแผนโครงการที่ดีขึ้นรวมถึงการเอาชนะความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการวางแผน ควรพิจารณาวิธีการวางแผนโครงการบางอย่าง พวกเขาอ้างถึงแนวทางและกรอบการทำงานที่มีโครงสร้างที่ใช้ในการวางแผนและจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

การวางแผนน้ำตก

วิธีการของ Waterfall เป็นวิธีการตามลำดับที่แบ่งโครงการออกเป็นขั้นตอนต่างๆ โดยแต่ละขั้นตอนจะสร้างจากขั้นตอนก่อนหน้า มันเป็นไปตามความก้าวหน้าเชิงเส้นซึ่งแต่ละขั้นตอนจะต้องเสร็จสิ้นก่อนที่จะย้ายไปยังขั้นตอนถัดไป ขั้นตอนสำคัญโดยทั่วไปประกอบด้วยการรวบรวมข้อกำหนด การออกแบบ การพัฒนา การทดสอบ การปรับใช้ และการบำรุงรักษา น้ำตกเหมาะที่สุดสำหรับโครงการที่มีความต้องการที่ชัดเจนและมั่นคง

PRINCE2 (โครงการในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุม)

PRINCE2 เป็นวิธีการจัดการโครงการตามกระบวนการที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในสหราชอาณาจักรและทั่วโลก ให้กรอบโครงสร้างสำหรับการวางแผนโครงการ การตรวจสอบ และการควบคุม PRINCE2 แบ่งโครงการออกเป็นขั้นตอนที่สามารถจัดการได้และเน้นการกำกับดูแลที่มีประสิทธิภาพ การบริหารความเสี่ยง และการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางว่าให้ความสำคัญกับเหตุผลทางธุรกิจและเอกสารประกอบที่ครอบคลุม

PRISM (การบูรณาการโครงการ ขอบเขต เวลา และการจัดการทรัพยากร)

PRISM เป็นวิธีการจัดการโครงการที่พัฒนาโดย Project Management Institute (PMI) โดยมีเฟรมเวิร์กที่ครอบคลุมซึ่งครอบคลุมการผสานรวม ขอบเขต เวลา และการจัดการทรัพยากร PRISM เน้นวิธีการที่มีโครงสร้างในการวางแผนโครงการ การรวมกระบวนการต่างๆ เช่น การกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ การสร้างโครงสร้างการแบ่งงาน การจัดตารางกิจกรรม และการจัดสรรทรัพยากร

ที่เกี่ยวข้อง เทมเพลตการวางแผนเชิงกลยุทธ์ที่ดีที่สุดในปี 2024 | ดาวน์โหลดฟรี

เครื่องมือและซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการมีอะไรบ้าง?

เครื่องมือและซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการกลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพในภูมิทัศน์ธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาในปัจจุบัน ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณอาจต้องการดูคำแนะนำยอดนิยมเหล่านี้:

โครงการ Microsoftเป็นซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการที่ครอบคลุมซึ่งใช้กันอย่างแพร่หลายโดยมืออาชีพในอุตสาหกรรมต่างๆ โดยนำเสนอฟีเจอร์ที่มีประสิทธิภาพมากมายเพื่อจัดการงาน ทรัพยากร ลำดับเวลา และงบประมาณ

อาสนะเป็นเครื่องมือวางแผนโครงการอเนกประสงค์ที่ขึ้นชื่อเรื่องคุณสมบัติที่แข็งแกร่งและความยืดหยุ่น เป็นแพลตฟอร์มส่วนกลางสำหรับทีมในการวางแผน จัดระเบียบ และติดตามโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

Trelloเป็นซอฟต์แวร์การวางแผนงานยอดนิยมที่ขึ้นชื่อเรื่องความเรียบง่ายและรูปลักษณ์ที่ดึงดูดใจ อินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ประกอบด้วยบอร์ด รายการ และการ์ด ช่วยให้ทีมสามารถจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างง่ายดาย

ที่เกี่ยวข้อง 10 เคล็ดลับในการใช้ Asana Project Management อย่างมีประสิทธิภาพในปี 2024

10 ขั้นตอนในการวางแผนโครงการมีอะไรบ้าง?

กระบวนการวางแผนโครงการแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร ขึ้นอยู่กับขอบเขตและขนาดของโครงการ ผู้จัดการบางคนอาจชอบขั้นตอนการวางแผนโครงการ 10 ขั้นตอนดังต่อไปนี้:

1. กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการ
2. ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ
3. ทำการวิเคราะห์ขอบเขตโครงการอย่างละเอียด
4. พัฒนาโครงสร้างการแบ่งงานโดยละเอียด (WBS)
5. กำหนดการพึ่งพาโครงการและการจัดลำดับงาน
6. ประเมินความต้องการทรัพยากรและสร้างแผนทรัพยากร
7. พัฒนากำหนดการโครงการจริง
8. ระบุและประเมินความเสี่ยงของโครงการ
9. สร้างแผนการสื่อสาร
10. รับการอนุมัติโครงการและสรุปแผนโครงการ

คำถามที่พบบ่อย

ข้อคิด

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าการวางแผนโครงการเป็นกระบวนการที่ดีที่สุดในการรักษาทุกอย่างให้ก้าวหน้าไปในทางบวก แม้ว่าซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการสามารถช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการวางแผนโครงการได้ แต่อย่ามองข้ามไป แต่บทบาทของผู้จัดการโครงการและการประสานงานในทีมมีความสำคัญมากกว่ามาก

ดังนั้นอย่าลืมมี ประชุมเบื้องต้นเพื่อเชื่อมโยงทีมทั้งหมดตั้งแต่เริ่มต้นโครงการและการฝึกอบรมทักษะ เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณทำงานได้ดีและมีแรงจูงใจตลอดโครงการทั้งหมด หากคุณต้องการการนำเสนอการประชุมหรือการฝึกอบรมที่น่าดึงดูดและน่าตื่นเต้นมากขึ้น AhaSlidesสามารถเป็นหุ้นส่วนที่ดีที่สุดของคุณด้วยฟีเจอร์และเทมเพลตขั้นสูงฟรีมากมาย และแผนราคาที่แข่งขันได้สำหรับทุกบริษัท

Ref: บีจู | แผนสัปดาห์ | สอนเป้าหมาย