Paano Mag-host ng Smooth Introductory Meetings | Pinakamahusay na Mga Tip na Na-unlock sa 2024!

Nakarating na ba kayo sa matagumpay na panimulang pulong?

Kung nakikilahok ka sa isang bagong cross-functional na team sa trabaho o isang bagong team ng proyekto, maaari silang mula sa ibang mga departamento o mula sa iba pang kumpanya na maaaring hindi mo kilala o nakatrabaho dati, at gusto mong tiyakin na ang iyong kahandaang italaga at i-invest ang iyong mga kasanayan at ideya sa koponan — lalo na kung ang koponan ay mahusay na gumaganap. Kaya, mahalagang mag-host ng isang pagpupulong upang magtipon ng mga bagong kasamahan sa koponan.

Gayunpaman, walang sorpresa kung pakiramdam mo ay medyo awkward at kinakabahan dahil kahit na ang pinaka may karanasan na mga propesyonal ay may mga pagkabalisa kapag nagkakaroon ng paunang pulong sa isang bagong koponan. Kung ikaw ay isang pinuno at nag-aalala tungkol sa pagkabigo na mag-host ng mga panimulang pulong sa pagiging produktibo.

Ang artikulong ito ay magbibigay sa iyo ng kumpletong gabay, mga halimbawa, at mga tip sa kung bakit matagumpay ang mga panimulang pulong.

Sa artikulong ito, matututunan mo

• Ano ang Panimulang Pagpupulong?
• Ano ang Layunin ng Panimulang Pagpupulong?
• Paano Mag-set up ng Epektibong Panimulang Pulong
• Mga Tip para Matagumpay na Mag-set up ng Panimulang Pagpupulong
• Key Takeaways

Higit pang Mga Tip mula sa AhaSlides

• Mga Pagpupulong sa Negosyo
• Stand Up Meeting | Ang Ultimate Guide
• Pinakamahusay na 8 Tip para Magkaroon ng Magandang Pagpupulong

Ano ang Panimulang Pagpupulong?

Isang pulong ng pagpapakilala o pagpapakilala ay may parehong kahulugan pagdating sa pagpapakilala sa koponan kapag ito ang unang pagkakataon na opisyal na magkita ang mga miyembro ng koponan at ang kanilang mga pinuno, upang matukoy kung ang mga indibidwal na kasangkot ay nais na bumuo ng isang gumaganang relasyon at mangako sa koponan sa kinabukasan.

Nilalayon nitong bigyan ng oras ang mga miyembro ng koponan na manatiling magkasama upang malaman ang background, interes, at layunin ng bawat kalahok. Depende sa kagustuhan mo at ng iyong koponan, maaari kang mag-set up ng mga panimulang pulong na pormal o hindi pormal.

Ang karaniwang panimulang agenda ng pulong ay kinabibilangan ng:

• Ipakilala ang layunin ng pulong
• Ipakilala ang mga pinuno at bawat miyembro
• Talakayin ang mga regulasyon ng pangkat, trabaho, benepisyo, at paggamot...
• Oras na para maglaro ng ilang laro
• Tapusin ang mga pagpupulong at gumawa ng mga follow-up na aksyon

Ano ang Layunin ng Mga Panimulang Pagpupulong?

Huwag lamang tingnan ang mga pagpapakilala bilang isang kahon upang suriin. Gamitin ang oras na ito para mag-apoy ng mga tunay na koneksyon, makakuha ng mga natatanging insight, at magtatag ng framework para sa walang kamali-mali na pagtutulungan ng magkakasama. Ang mga pulong sa pagpapakilala ay kahanga-hanga sa:

• Palakasin ang pagtutulungan ng magkakasama at pagkakaisa ng pangkat

Ang pinakaunang layunin ng mga pambungad na pagpupulong ay upang dalhin ang mga estranghero sa malapit na mga kasamahan sa koponan. Kung hindi mo pa nakikita ang isa't isa at kakaunti ang nalalaman tungkol sa kanila, magkakaroon ng kakulangan ng pagkakaisa at koneksyon, na maaaring makaapekto sa espiritu at pagiging produktibo ng koponan. Kapag ang mga tao ay maaaring talakayin at pag-isahin ang mga panuntunan ng pangkat, naaangkop na mga gantimpala, at parusa, o malaman na ang kanilang mga pinuno ay patas at tapat na mga tao, ang kanilang mga kasamahan sa koponan ay mapagpakumbaba, maaasahan, makiramay, at higit pa, ang tiwala at isang positibong kapaligiran sa trabaho ay mabubuo sa gitna ng pangkat.

• I-break ang tensyon at awkwardness

Ang pagiging produktibo ay malamang na bumaba kung ang mga empleyado ay nagtatrabaho sa isang pressured na kapaligiran sa lugar ng trabaho. Hindi rin maganda kung takutin ng mga empleyado ang kanilang pinuno kaysa maging inspirasyon nila. Makakatulong ang mga panimulang pagpupulong sa mga bagong koponan na maging mas kumpiyansa na ibahagi ang kanilang mga ideya at opinyon. Madali din silang magsimulang makipagkaibigan, makipag-usap, at mabawasan ang awkwardness para sa karagdagang pakikipagtulungan. Halimbawa, ang isang miyembro ng koponan ay hindi nag-aatubiling magsalita at humingi ng tulong kapag hindi nila naabot ang mga deadline.

• Tumulong sa istraktura at ihanay ang mga pamantayan at kasanayan

Ang pagbibigay-diin sa mga tuntunin at regulasyon ay isang mahalagang bahagi ng pinakaunang pambungad na pagpupulong. Ang pagkabigong gawin itong malinaw, patas, at prangka sa simula ng pagtutulungan ng magkakasama ay maaaring magdulot ng salungatan at miscommunication ng koponan. Sa kabaligtaran, kung maaari mong gawin ang koponan na sundin ang pamantayan at kasanayan, magkakaroon ng resource efficiency dahil sa pagiging epektibo at kahusayan ng isang team, sa parehong oras, pagpapahusay ng kasiyahan sa trabaho sa mga miyembro ng team na bahagi ng isang cohesive team.

Paano Mag-set up ng Epektibong Panimulang Pulong

Maaaring sundin ng mga panimulang pulong ang karaniwang proseso ng pagpaplano ng pagpupulong kasama ang 5 Ps: Layunin, Pagpaplano, Paghahanda, Paglahok, at Pag-unlad. Depende sa iyong limitasyon sa oras, ang bilang ng mga kalahok, ang background ng iyong koponan, at ang iyong mga mapagkukunan, maaari kang mag-set up ng pormal o kaswal na panimulang pulong. Mahalaga ang unang impression. Ang higit na paggalang at pagtitiwala na mapapahalagahan ng mga miyembro ng iyong koponan kapag nagpakita ka ng organisado at makonsiderasyon na mga pagpupulong.

• Layunin

Ito ay tungkol sa pagtatakda ng mga layunin para sa mga pagpupulong. Maging malinaw at maigsi kapag inilista mo ang mga layunin ng mga pagpupulong upang madali mong maibalik sa focus ang lahat kung ang isang kalahok ay maabala sa mga hindi nauugnay na aktibidad. Maaari mong isaalang-alang ang pagbubuo ng mga layunin sa pamamagitan ng pag-aayos ng isang pyramid ng layunin na nagbabalangkas sa bawat hanay ng mga layunin sa iba't ibang antas.

• Pagpaplano

Ang unang bagay na dapat gawin ng mga bagong pinuno ng koponan ay magplano ng mga detalye o bumuo ng isang agenda. Kapag mayroon kang isang bagay na sasangguni, ang pagsisikap na alalahanin ang lahat sa iyong sarili ay nakakapag-alis ng stress. Maaari kang lumikha ng isang template gamit ang isang slideshow sa pamamagitan ng PowerPoint o sulat-kamay na mga cue card.

• Paghahanda

Ang bahaging ito ay nagsasangkot ng ilang mga aktibidad tulad ng Paghahanda ng script ng panimula ng pulong at Pagsusuri sa agenda bago simulan ang isang opisyal na pagpupulong. Magiging mas madali para sa iyo na sabihin ang lahat ng pangunahing impormasyon at tumuon sa agenda sa suporta ng mga tala o script ng tagapagsalita kapag bigla kang nawala sa iyong isip.

• Paglahok

Huwag kalimutang hikayatin ang mga bagong miyembro na magtanong at makisali sa mga interactive na aktibidad sa panahon ng mga pagpupulong. Kung ang iba ay tila nag-aalangan, tanungin sila para sa kanilang mga opinyon. Siguraduhin na ang lahat sa koponan ay may pagkakataon na magsalita hindi lamang tumutok sa mga extrovert na miyembro. Maaari kang mag-host ng live na poll para direktang maibahagi ng ilang introvert ang kanilang mga opinyon.

• Pag-unlad

Dapat mong tapusin ang iyong pulong sa isang buod at ipaalam ang mga aksyon para sa mga susunod na hakbang. At, ang pagsubaybay pagkatapos ng isang pulong ay isang mahalagang bahagi, maaari mong isaalang-alang ang paggawa ng pangwakas na desisyon at idokumento ang mga ito.

Mga Tip para Matagumpay na Mag-set up ng Panimulang Pagpupulong

• Gumamit ng interactive presentation tool

Nahihiya o awkward sa unang araw? Magagawa mong 100 beses na mas masaya ang iyong mga panimulang pulong sa pamamagitan ng paggamit ng isang interactive na tool sa pagtatanghal tulad ng AhaSlides!

A

Mayroong isang dosenang mga paraan upang gawin ito, ngunit inirerekomenda namin ang balangkas na ito upang mabilis na masira ang yelo:

• Magsimula sa isang slide ng pagpapakilala.
• Pagandahin ang mga bagay gamit ang mga pagsusulit tungkol sa iyong sarili gamit ang mga puntos at isang leaderboard.
• Tapusin gamit ang isang slide ng Q&A sa dulo kung saan maaaring magtanong ang lahat ng mga bagay na pinagtataka nila tungkol sa iyo.

may AhaSlides' interactive presentation platform, maaari kang gumawa ng nakakahimok na pagpapakilala na nagpapalipad sa mga tao sa buwan🚀Subukan ang template na ito dito:

• Magsimula ng pagpapakilala sa "kami"

Ang koponan ay nagtatrabaho sa pakikipagtulungan sa pagitan ng mga miyembro ng koponan upang makamit ang mga karaniwang layunin na hindi magpakita ng mga personal na talento. Samakatuwid, ito ay makabuluhang upang bigyang-diin ang kahulugan ng "tayo" kultura. Subukang gamitin ang "kami: sa halip na "ako" hangga't maaari sa iyong mga panimulang slide at sa buong pagpupulong, maliban sa personal na pagpapakilala. Sa huli, hinihikayat nito ang koponan na magtulungan nang mas mahusay dahil nauunawaan nila na sila ay nagbabahagi ng magkakaugnay na pananaw at higit na nakatuon sa pagtatrabaho para sa koponan kaysa sa kanilang sarili.

• Aliwin ang iyong mga kasamahan sa koponan

Paano sisimulan ang mga panimulang pagpupulong sa pinakakapana-panabik na paraan? Dahil ang lahat ng miyembro ay bago sa isa't isa, bilang isang host, maaari mong isaalang-alang na magsimula sa ilang mabilis na icebreaker. Maaari ka ring mag-set up ng 2 hanggang 3 laro at pagsusulit, at mga brainstorming session upang bigyang-daan ang iba na magkaroon ng oras na ibahagi ang kanilang personalidad, talento, at pag-iisip; makipag-usap at makipagtulungan sa iba upang mapabuti ang pagkakaisa ng pangkat at kultura at koneksyon sa lugar ng trabaho. Halimbawa, maaari mong subukan ang ilang mga laro tulad ng Bilog ng Pagpapahalaga, Mga scavenger hunts, Mas gusto mo bang...

• Time pamamahala

Karaniwan, ang mga pulong na lubos na produktibo, ay maaaring tumagal mula 15-45 minuto, lalo na ang mga panimulang pulong, na dapat kontrolin sa loob ng 30 minuto. Ito ay sapat na oras para sa mga bagong kasamahan sa koponan upang makilala ang isa't isa, ipakilala ang kanilang sarili sa madaling sabi, at makipagtulungan sa isa't isa sa ilang simple at masaya na mga aktibidad sa pagbuo ng koponan. Nagtakda ka rin ng mga limitasyon sa oras para sa iba't ibang seksyon upang matiyak na hindi mauubos ang iyong oras habang marami ka pang takpan.

Key Takeaways

Ito ay kapaki-pakinabang para sa iyong koponan na magsimula ng pagtutulungan ng magkakasama sa isang bagong koponan sa pamamagitan ng pagsasamantala sa mga panimulang pulong. Ang pagse-set up ng pinakaunang pulong ay maaaring maging mahirap at gayahin. Kapag ikaw ay nasa proseso ng paghahanda, huwag mag-atubiling humingi ng suporta kahit na ikaw ay isang PowerPoint master. Siguradong mapapadali mo ang iyong trabaho at maililigtas mo ang iyong araw AhaSlides.

Mga Madalas Itanong

Ref: Sa katunayan. Better Up, LinkedIn