Email ng Imbitasyon sa Pulong | Pinakamahusay na tip, halimbawa, at template (100% libre)

Ano ang mabuti email ng imbitasyon sa pagpupulong halimbawa?

Ang mga pagpupulong ay maaaring maging mahalagang elemento ng pagiging epektibo, koordinasyon, at pagkakaisa ng pangkat. Maraming mga kumpanya ang nagho-host ng isang pulong nang hindi bababa sa isang beses sa isang linggo, maaari itong maging isang impormal na pagpupulong upang magkaroon lamang ng malalim na pakikipag-usap sa kanilang mga empleyado o isang mas pormal na pagpupulong ng lupon ng pamamahala upang talakayin ang plano sa hinaharap ng kumpanya at taunang ulat sa pagtatapos ng taon. Sapilitan para sa mga opisyal o pinuno ng administrator na magpadala ng mga liham ng imbitasyon sa pagpupulong sa mga kalahok o mga bisita.

Ang imbitasyon sa pagpupulong ay mahalaga para sa epektibo at maayos na pagpapatakbo ng mga opisyal na pagpupulong. Maraming paraan ng pagpapadala ng mga imbitasyon sa pagpupulong. Sa artikulong ito, nakatuon kami sa pagharap sa mga email ng imbitasyon sa pagpupulong, ang pinaka-maginhawa at tanyag na paraan para mag-imbita ng mga tao na lumahok sa iyong mga pulong.

Talaan ng nilalaman

• Ano ang Email ng Imbitasyon sa Pagpupulong?
• Bakit Mahalaga ang Email ng Imbitasyon sa Pagpupulong?
• Sumulat ng Email ng Imbitasyon sa Pagpupulong Hakbang sa Hakbang
• Mga Uri ng Email at Mga Halimbawa ng Imbitasyon sa Pagpupulong
• Ang Ika-Line

Mga Template ng Mabilisang Pagpupulong na may AhaSlides

• Mga Pagpupulong sa Negosyo
• Mga Meeting Minutes
• Stand Up Meeting

Ano ang Email ng Imbitasyon sa Pagpupulong?

Isang mahalagang bahagi ng mga aktibidad sa negosyo, ang email ng imbitasyon sa pagpupulong ay isang nakasulat na mensahe na may pagpapakita ng layunin ng pulong at isang kahilingan para sa mga tao na sumali sa pulong kasunod ng partikular na petsa at lokasyon, kasama ang mas detalyadong mga attachment kung mayroon. Maaari itong isulat sa pormal o impormal na istilo depende sa mga katangian ng mga pagpupulong. Dapat isulat ang mga ito sa isang naaangkop na tono at istilo upang matugunan ang etika sa email ng negosyo.

Gayunpaman, huwag malito ang email ng imbitasyon sa pagpupulong sa email ng kahilingan sa pagpupulong. Ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng mga email na ito ay ang isang email ng kahilingan sa pagpupulong ay naglalayong mag-set up ng appointment sa isang tao habang ang email ng imbitasyon sa pagpupulong ay naglalayong imbitahan ka sa isang pulong sa mga inihayag na petsa at lokasyon

Bakit Mahalaga ang Email ng Imbitasyon sa Pagpupulong?

Ang paggamit ng mga imbitasyon sa email ay nagdudulot ng maraming benepisyo. Ang mga pakinabang ng mga imbitasyon sa email ay nakalista sa ibaba:

• Direkta itong kumokonekta sa mga kalendaryo. Kapag tinanggap ng mga receiver ang isang imbitasyon, idaragdag ito pabalik sa kanilang kalendaryo ng negosyo at makakatanggap ka ng paalala katulad ng iba pang mga kaganapang nakatala sa kalendaryo.
• Ito ay maginhawa at mabilis. Maaabot kaagad ng iyong mga receiver ang email pagkatapos mong i-click ang button na ipadala. Habang dumiretso ito sa tatanggap, kung mali ang email address, maaari mong makuha kaagad ang anunsyo at mabilis na pumunta para sa karagdagang mga solusyon.
• Ito ay nakakatipid sa oras. Maaari kang magpadala ng mga email ng pangkat na may libu-libong email address sa parehong oras.
• Ito ay cost-saving. Hindi mo kailangang gumastos ng badyet para sa pagpapadala ng koreo.
• Maaari itong mabuo nang direkta mula sa iyong ginustong platform ng webinar. Maliban na lang kung nagkakaroon ka ng face-to-face meeting, ang una mong pipiliin ay ang Zoom, Microsoft Teams, o isang bagay na katumbas. Kapag nakumpirma ang RSVP, sini-sync ang lahat ng link at timeframe sa pamamagitan ng email, upang maiwasan ng dadalo ang pagkalito sa iba pang mga kaganapan.

Ito ay isang katotohanan na bilyun-bilyong email ang ipinapadala araw-araw at marami sa kanila ay spam. Dahil gumagamit ang lahat ng kahit isang email lang para makipagpalitan ng mahahalagang mensahe para sa trabaho, pagbili, pagpupulong, at higit pa. Gayunpaman, dahil kailangan mong magbasa ng tonelada ng mga email bawat araw, hindi nakakagulat na minsan ay nakakaranas ka ng hindi pangkaraniwang bagay na "email fatigue". Kaya, ang paghahatid ng isang magandang email ng imbitasyon ay maaaring maiwasan ang hindi kinakailangang hindi pagkakaunawaan o kamangmangan mula sa mga tatanggap.

Sumulat ng Email ng Imbitasyon sa Pagpupulong Hakbang sa Hakbang

Ang isang magandang email ng imbitasyon sa pulong ay mahalaga at, bilang panuntunan, ito ay nakakaapekto sa isang paghahatid ng email rate.

May mga etiquette at prinsipyo na kailangang sundin ng lahat para makumpleto ang email ng imbitasyon sa business meeting bilang paggalang sa mga tatanggap. Maaari mong matutunan kung paano magsulat ng karaniwang email ng imbitasyon sa pagpupulong kasunod ng mga hakbang na ito:

Hakbang 1: Sumulat ng Malakas na Linya ng Paksa

Ito ay isang katotohanan na 47% ng mga tatanggap ng email ay nagbabasa sa pamamagitan ng mga email na may malinaw at maigsi na linya ng paksa. Ang unang impression ay mahalaga. Maaari nitong matiyak na ang mga receiver ay nakakaramdam ng pagkaapurahan o kahalagahan, na humahantong sa isang mas mataas na rate ng bukas.

• Maikli, naka-target. Maging makatotohanan, hindi palaisipan.
• Maaari kang humingi ng kumpirmasyon ng pagdalo sa linya ng paksa bilang tanda ng pagkaapurahan.
• O magdagdag ng tono ng damdamin tulad ng huwag kalimutan ang kahalagahan, pagkaapurahan,...
• Magdagdag ng Oras kung gusto mong bigyang-diin ang isyu na sensitibo sa oras 

Halimbawa: “Meeting 4/12: Project brainstorm session” o "Mahalaga. Mangyaring RSVP: Bagong Product Strategy meeting 10/6"

Hakbang 2: Magsimula sa Mabilis na Panimula

Sa pinakaunang linya, magandang ideya na gumawa ng maikling tungkol sa kung sino ka, kung ano ang iyong posisyon sa organisasyon at kung bakit ka nakikipag-ugnayan sa kanila. Pagkatapos ay maaari mong direktang ipakita ang layunin ng pulong. Maraming tao ang nagkakamali sa paghahatid ng hindi malinaw na layunin ng pulong dahil ipinapalagay nila na dapat malaman ng mga kalahok ang tungkol doon.

• Gawing kaaya-aya o nauugnay ang iyong pagpapakilala sa gawain
• Paalalahanan ang mga kalahok kung kailangan nilang tapusin ang anumang gawain o magdala ng anumang bagay sa pulong.

Halimbawa Kumusta miyembro ng koponan, Inaasahan kong makita ka sa bagong paglulunsad ng produkto sa susunod na Lunes.

Hakbang 3: Ibahagi ang Oras at Lokasyon

Dapat mong isama ang eksaktong oras ng pagpupulong. Dapat mo ring sabihin sa kanila kung paano at saan ginaganap ang pulong, nang personal man o online, at mag-alok ng mga alituntunin o mga link sa platform kung sakaling kailanganin nila ang mga ito.

• Idagdag ang time zone kung may mga empleyadong nagtatrabaho sa iba't ibang lugar sa mundo
• Banggitin ang tinatayang tagal ng pulong
• Kapag nagtuturo ng mga direksyon, maging detalyado hangga't maaari o mag-attach ng gabay sa pagmamapa

Halimbawa: Mangyaring sumali sa amin Biyernes, Oktubre 6, sa 1:00 ng hapon sa meeting room 2, sa ikalawang palapag sa gusali ng administrasyon.

Hakbang 4: Balangkasin ang Agenda ng Pagpupulong

Takpan ang mga pangunahing layunin o iminungkahing agenda ng pagpupulong. Huwag banggitin ang mga detalye. Maaari mo lamang sabihin ang paksa at timeline. Para sa mga pormal na pagpupulong, maaari kang mag-attach ng isang detalyadong dokumento. Ito ay partikular na kapaki-pakinabang para sa pagtulong sa mga dadalo na gawin ang maagang paghahanda.

Halimbawa, maaari kang magsimula sa: Plano naming talakayin..../ Gusto naming tugunan ang ilan sa mga isyu O bilang sumusunod na timeline:

• 8:00-9:30: Panimula sa Proyekto
• 9:30-11:30: Mga Presentasyon mula sa Howard (IT), Nour (Marketing), at Charlotte (Sales)

Hakbang 5: Humingi ng RSVP

Makakatulong ang paghiling ng RSVP na kumpirmahin ang isang tugon mula sa iyong mga tatanggap. Upang maiwasan ang ambivalence, isang ginustong tugon at limitasyon sa oras para sa mga dadalo na ipaalam sa iyo ang kanilang pagdalo o pagliban ay dapat isama sa iyong email. Sa pamamagitan nito, kung hindi mo pa natatanggap ang kanilang RSVP sa oras na iyong kinokontrol, maaari kang gumawa ng mga mabilisang follow-up na aksyon.

Halimbawa: Mangyaring mag-RSVP sa [petsa] sa [email address o numero ng telepono]

Hakbang 6: Magdagdag ng Propesyonal na Email na lagda at Pagba-brand

Dapat pagsamahin ng isang business email signature ang buong pangalan, titulo ng posisyon, pangalan ng kumpanya, impormasyon sa pakikipag-ugnayan, personal na mga website at iba pang naka-hyperlink na mga address.

Madali mong mako-customize ang iyong lagda gamit ang Gmail.

Halimbawa:

Jessica Madison

Regional Chief Marketing Officer, industriya ng Inco

555-9577-990

Maraming libreng email signature creator na nakakatipid sa iyo ng oras at pagsisikap, gaya ng Ang Aking Lagda.

Mga Uri ng Email at Mga Halimbawa ng Imbitasyon sa Pagpupulong

Tandaan na ang iba't ibang uri ng mga pagpupulong ay magkakaroon ng iba't ibang pamantayan at istilo ng pagsulat na susundin. Karaniwan, pinaghihiwalay namin ang mga email ng imbitasyon sa pagpupulong batay sa kanilang antas ng pormal o impormal, kabilang o hindi kasama ang mga virtual na pagpupulong o purong online na pagpupulong. Sa bahaging ito, kinokolekta at ipinakilala namin sa iyo ang ilang tipikal na uri ng mga imbitasyon sa pagpupulong at ang template ng bawat uri na sikat na ginagamit sa mga email ng imbitasyon sa pulong ng negosyo.

#1. Ang Email ng Kahilingan sa Pormal na Pagpupulong

Ang email ng paghiling ng pormal na pagpupulong ay ginagamit para sa malalaking pagpupulong na karaniwang nangyayari isang beses hanggang tatlong beses sa isang taon. Ito ay isang malaking pormal na pagpupulong kaya ang iyong email ay dapat na nakasulat sa isang pormal na istilo ng pagsulat. Ang mga kalakip na apendiks ay kailangan upang maging mas malinaw sa kalahok kung paano makilahok sa pulong, kung paano hanapin ang lokasyon, at detalyado ang agenda.

Ang mga pormal na pagpupulong ay kinabibilangan ng:

• Pagpupulong ng pamamahala
• Pagpupulong ng komite
• Pagpupulong ng Lupon ng mga Direktor 
• Pagpupulong ng mga shareholder 
• Pagpupulong ng diskarte 

Ang halimbawa 1: Mga shareholder template ng email ng imbitasyon

Linya ng paksa: Mahalaga. Iniimbitahan Ka sa Taunang Pangkalahatang Pagpupulong. [Oras]

[Pangalan ng Tatanggap]

[Pangalan ng Kumpanya]

[Titulo sa trabaho]

[Address ng Kumpanya]

[Petsa]

Minamahal na Mga shareholder,

Ikinalulugod naming anyayahan ka sa Taunang Pangkalahatang Pagpupulong na gaganapin sa [Oras], [Address]

Ang Annual Shareholders' Meeting ay isang natatanging okasyon para sa impormasyon, pagpapalitan at talakayan sa pagitan [Pangalan ng Kumpanya] at lahat ng ating mga shareholder.

Ito rin ang pagkakataon na ipahayag ang iyong sarili at bumoto upang gumanap ng isang aktibong papel sa paggawa ng mga pangunahing desisyon para sa [Pangalan ng Kumpanya], anuman ang bilang ng mga pagbabahagi na pagmamay-ari mo. Sasakupin ng pulong ang mga sumusunod na pangunahing agenda:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Makakakita ka ng mga tagubilin kung paano lumahok sa pulong na ito, ang agenda at ang teksto ng mga resolusyon na isusumite para sa iyong pag-apruba sa nakalakip na dokumento sa ibaba

Nais kong pasalamatan ka, sa ngalan ng lupon, para sa iyong kontribusyon at iyong katapatan sa [Pangalan ng Kumpanya] at inaabangan ko ang pagtanggap sa iyo sa Pagpupulong sa [Petsa]

Pinakamahusay na alang,

[Pangalan]

[Pamagat ng Posisyon]

[Pangalan ng Kumpanya]

[Address ng Kumpanya at Website]

Ang halimbawa 2: Pagpupulong ng diskarte template ng email ng imbitasyon

[Pangalan ng Tatanggap]

[Pangalan ng Kumpanya]

[Titulo sa trabaho]

[Address ng Kumpanya]

[Petsa]

Linya ng paksa: Pagpupulong ng kampanya sa Marketing sa Paglunsad ng Proyekto: 2/28

Sa ngalan ng [pangalan ng Kumpanya], Gusto kitang imbitahan na dumalo sa isang business meeting na gaganapin sa [Pangalan ng Conference hall, Pangalan ng Gusali] [Petsa at Oras]. Ang pagpupulong ay tatagal para sa [Tagal].

Ikinalulugod kong tanggapin ka sa unang yugto ng aming proyekto upang talakayin ang aming paparating na panukala [Mga Detalye] at pinahahalagahan namin ang iyong mahahalagang insight tungkol dito. Narito ang isang maikling buod ng aming agenda para sa araw na ito:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Ang panukalang ito ay itinuturing ng aming buong koponan bilang isa sa mga pinakamahalaga. Para sa iyong karagdagang sanggunian, nag-attach kami ng isang dokumento sa liham na ito na nagbibigay sa iyo ng mas detalyadong impormasyon upang mahanap mo na madaling maghanda para sa pulong nang maaga.

Inaasahan naming lahat na makipag-usap sa iyo upang talakayin kung ano pa ang maaari naming gawin upang matagumpay na maisakatuparan ang panukalang ito. Mangyaring magsumite ng anumang mga tanong o rekomendasyon para sa pulong bago [Deadline] sa akin nang direkta sa pamamagitan ng pagtugon sa email na ito.

Magkaroon ng magandang araw sa hinaharap.

Thanking mo,

Warm bumabati,

[Pangalan]

[Pamagat ng Posisyon]

[Pangalan ng Kumpanya]

[Address ng Kumpanya at Website]

#2. Ang Email ng Imbitasyon sa Impormal na Pagpupulong

Sa pamamagitan ng pormal na email ng imbitasyon sa pagpupulong, kung simpleng pagpupulong sa antas ng under-management na mga staves o mga miyembro sa loob ng team. Mas madali para sa iyo na mag-isip kung paano magsulat nang naaangkop. Maaari kang sumulat sa ilalim ng impormal na istilo na may palakaibigan at masayang tono.

Ang mga impormal na pagpupulong ay kinabibilangan ng:

• Pagpupulong ng brainstorming
• Pagpupulong sa paglutas ng problema
• Pagsasanay
• Pagpupulong ng check-in
• Pagpupulong ng Team Building
• Kape chat 

Halimbawa 3: Template ng email ng imbitasyon sa pag-check-in sa pulong

Linya ng paksa: Apurahan. [Pangalan ng proyekto] update. [Petsa]

Minamahal na Mga Koponan,

Greetings!

Naging masaya at nakakatuwang magkaroon ng oras sa pakikipagtulungan sa iyo tungkol sa [Pangalan ng proyekto]. Gayunpaman, upang mabisang maipagpatuloy ang aming mga plano, naniniwala ako na ang tamang oras para mag-ulat kami tungkol sa pag-unlad na nagawa at pinahahalagahan ko ang pagkakataong makilala ka sa [lokasyon] upang talakayin pa ang bagay sa [Petsa at oras].

Nag-attach din ako ng isang listahan ng lahat ng mga agenda na kailangan nating talakayin. Huwag kalimutang ihanda ang iyong ulat sa pagkumpleto ng gawain. Mangyaring gamitin ito [Link] upang ipaalam sa akin kung magagawa mo ito.

Paki-email sa akin ang iyong kumpirmasyon sa lalong madaling panahon.

Warm bumabati,

[Pangalan]

[Titulo sa trabaho]

[Pangalan ng Kumpanya]

Ang halimbawa 4: Team building template ng email ng imbitasyon

Minamahal na Mga Miyembro ng Koponan,

Ito ay upang ipaalam sa iyo na ang [Pangalan ng Kagawaran] ay nag-oorganisa a Team Building Meeting para sa lahat ng aming staff miyembro sa [Petsa at oras]

Para sa karagdagang propesyonal na pag-unlad, napakahalaga na lumago tayo nang sama-sama at mangyayari lamang iyon kung magtutulungan tayo bilang isang pangkat upang ang ating mga kasanayan at talento ay magagamit upang makapaghatid ng mas mahusay na pagganap. Iyan ang dahilan kung bakit patuloy na nagpo-promote ang aming departamento ng iba't ibang aktibidad sa pagbuo ng pangkat buwan-buwan.

Mangyaring pumunta at sumali sa kaganapan upang mapakinggan namin ang iyong boses tungkol sa kung paano kami mapapabuti upang mabigyan ka ng mas mahusay na suporta. Magkakaroon din ng ilang larong pagbuo ng koponan kasama ang mga inumin at magagaan na pampalamig ay ibibigay ng kumpanya.

Inaasahan namin ang pagkakaroon ng masasayang sandali sa kaganapang ito ng pagbuo ng koponan na isinaayos para sa pagtulong sa bawat isa sa amin na umunlad. Kung sakaling sa tingin mo ay hindi ka makakasali sa pulong na ito, mangyaring ipaalam [Pangalan ng Coordinator] at [Numero ng telepono]

Taos-puso,

[Pangalan]

[Titulo sa trabaho]

[Pangalan ng Kumpanya]

#3. Email ng Imbitasyon ng Guest Speaker

Ang isang email ng imbitasyon ng panauhin sa tagapagsalita ay dapat na may kasamang impormasyon na may kaugnayan sa tagapagsalita tungkol sa pulong at pagkakataon sa pagsasalita. Mahalagang malaman ng tagapagsalita ang paraan kung paano siya makakapag-ambag sa iyong kaganapan, at kung ano ang mga benepisyong matatanggap nila upang maging bahagi ng iyong kaganapan.

Halimbawa 5: Template ng email ng imbitasyon ng guest speaker

Mahal [Tagapagsalita],

Inaasahan namin na mahanap ka ng mensaheng ito! Inaabot namin ngayon ang isang kamangha-manghang pagkakataon sa pagsasalita para sa iyong pagmumuni-muni. Nais naming hilingin sa iyo na maging aming marangal na tagapagsalita para sa [Pangalan ng pulong], isang kaganapang nakatuon sa [Paglalarawan ng layunin at madla ng iyong kaganapan]. Ang buong [Pangalan ng pulong] Ang koponan ay inspirasyon ng iyong mga nakamit at nararamdaman na ikaw ang magiging perpektong dalubhasa upang tugunan ang aming madla ng mga propesyonal na katulad ng pag-iisip.

[Pangalan ng pulong] magaganap sa [Venue, kasama ang lungsod at estado] on [Petsa]. Ang aming kaganapan ay inaasahang magho-host ng hanggang sa [Bilang ng mga kalahok na tinantyang#]. Ang aming layunin ay upang [Mga layunin ng pagpupulong].

Naniniwala kami na ikaw ay isang mahusay na tagapagsalita at ang iyong boses ay magiging isang kritikal na karagdagan sa pag-uusap na iyon dahil sa iyong malawak na trabaho [Lugar ng kadalubhasaan]. Maaari mong isaalang-alang ang paglalahad ng iyong mga ideya hanggang sa [Duration] minuto na nauugnay sa larangan ng [Paksa ng pulong]. Maaari mong ipadala ang iyong panukala bago ang [deadline] sundin ang [link] upang ang aming koponan ay makinig sa iyong mga ideya at matukoy nang maaga ang mga detalye ng iyong talumpati.

Sa anumang kaso, kung hindi ka makadalo ay buong kababaang-loob naming hinihiling sa iyo na makipag-ugnayan sa amin sa pamamagitan ng [link]. Salamat sa iyong oras at pagsasaalang-alang, inaasahan naming makarinig ng positibong tugon mula sa iyo.

Pinakamahusay,
[Pangalan]
[Titulo sa trabaho]
[Impormasyon sa pakikipag-ugnayan]
[Address ng Website ng Kumpanya]

#4. Email ng Imbitasyon sa Webinar

Sa mga uso ngayon, parami nang parami ang nagho-host ng online meeting dahil ito ay oras at cost-saving, lalo na para sa mga remote working team. Kung gumagamit ka ng mga platform ng kumperensya, may mga na-customize na mensahe ng imbitasyon na direktang ipinapadala sa iyong dadalo bago magsimula ang pulong, gaya ng template ng email ng imbitasyon sa Zoom. Para sa isang virtual na webinar, maaari kang sumangguni sa sumusunod na sample.

Mga Pahiwatig: Gumamit ng mga keyword gaya ng “Congratulations”, “Soon”, “Perfect”, “Update”, , “Available”, “Ultimately”, “Top”, “Special”, “Sumali sa amin”, “Free”, ” etc.

Ang halimbawa 6: Template ng email ng imbitasyon sa webinar

Subject line: Binabati kita! Ikaw ay naimbitahan sa [Webinar Name]

Mahal [Pangalan ng kandidato],

[Pangalan ng Kumpanya] ay labis na nasisiyahang mag-organisa ng isang webinar para sa [Paksa sa Webinar] sa [petsa] sa [oras], naglalayong [[Mga Layunin sa Webinar]

Magiging magandang pagkakataon ito para makakuha ka ng malalaking benepisyo mula sa iyong mga inimbitahang eksperto sa larangan ng [Webinar topics] at makakuha ng mga libreng regalo. Ang aming koponan ay masigasig sa iyong presensya.

Tandaan: Ang webinar na ito ay limitado sa [Bilang ng tao]. Upang i-save ang iyong upuan, mangyaring magparehistro [Link], at huwag mag-atubiling ibahagi ito sa iyong mga kaibigan. 

Sana makita kita doon!

Magkaroon ng magandang araw,

[Ang pangalan mo]

[Lagda]

Ang Ika-Line

Sa kabutihang palad, maraming magagamit na mga template ng mga imbitasyon sa pagpupulong ng negosyo sa internet para i-customize at ipadala mo sa iyong mga dadalo sa ilang segundo. Huwag kalimutang i-save ang ilan sa iyong cloud upang maihanda mo ang iyong email nang may perpektong pagsulat, lalo na sa kaso ng pagkaapurahan.

Kung naghahanap ka rin ng iba pang solusyon para sa iyong negosyo, mahahanap mo AhaSlides ay isang mahusay na tool sa pagtatanghal na may maraming kamangha-manghang mga tampok upang suportahan ang iyong mga kaganapan sa webinar, mga aktibidad sa pagbuo ng koponan, kumperensya, at higit pa.

Mga Madalas Itanong

Ref: Sa katunayan | Sherpany