Bir departman elektronik sağlık kaydına (EHR) geçişe direniyor. Kimse kullanmayı reddetmiyor. Sorun şu ki, rutin işler yavaşladı. Eski ekranda bir dakika süren bir işlem şimdi dört tıklama ve bir arama gerektiriyor ve birimin zaten zamanı kısıtlı. Personel eğitimi tamamladı ve yeni ekranların kendilerine gösterildiğini hatırlıyorlar. Ancak onlardan istenmeyen şey, kendi vardiyalarının görevlerini yeni sistemde yerine getirmeleri ve engel teşkil eden şeyleri belirtmeleri oldu.
Bu, belgelenmiş bir müşteri vakası değil, örnek bir durumdur. Elektronik sağlık kayıtları (EHR) değişim yönetimi eğitiminin kapatmayı amaçladığı boşluğu tanımlar: yeni bir iş akışını görmek ile onu geri bildirim alarak uygulayabilmek ve insanların onu benimsemesini engelleyen engelleri de ortaya çıkarmak arasındaki mesafe.
Bu kılavuz, hastane eğitim ve geliştirme direktörleri ve onlarla çalışan bilişim veya uyumluluk liderleri içindir. Performans sorununu nasıl tanımlayacağınızı, öğrenme ve bağlam eksikliklerini nasıl teşhis edeceğinizi, hazırlık ve uygulama tasarımını, bir vakayı nasıl inceleyeceğinizi ve aktarımı nasıl değerlendireceğinizi kapsar. Eğitim tasarımına odaklanmaktadır. Kullanılabilirlik testlerinin, iş akışı yeniden tasarımının veya kuruluşunuzun kendi değişim programının yerini almaz ve sonuçlar hakkında herhangi bir garanti vermez.
Elektronik sağlık kayıtları (EHR) değişiklik yönetimi eğitimi nedir?
Elektronik sağlık kayıtları (EHR) değişim yönetimi eğitimi, kayıtları kullanan kişileri değişen bir sistem veya iş akışında çalışmaya hazırlar. Görevi, yeni iş akışlarını uygulamak ve benimseme engellerini ortaya çıkarmaktır. Öğrenci, kendi rolü için gerçekçi bir görev gerçekleştirir, bununla ilgili geri bildirim alır ve iş akışının, araçların veya politikanın nerede zorluk çıkardığını rapor eder. İkinci kısım da ilk kısım kadar önemlidir. Sadece insanların adımları takip edip edemeyeceğini kontrol eden uygulama, takip edip edemeyeceklerini belirleyen engelleri gözden kaçırır.
Hızlı gerçekler
| Soru | Kısa cevap |
|---|---|
| Görev nedir? | Yeni iş akışlarını uygulayın ve benimseme engellerini ortaya çıkarın. |
| Kaç puan aldınız? | Görev yeterliliği ve çözülmemiş iş akışı engellerinin kaydı. |
| Bir sunum ve bir sınav yeterli mi? | Ön koşulları gösterebilir. Ancak bir kişinin kendi rolünün gerektirdiği görevi hızlı bir şekilde yerine getirebileceğini göstermez. |
| İçeriği kim doğruluyor? | Uydurma veya kimliği gizlenmiş vakaları kullanan bir bilişim veya uyumluluk sorumlusu. |
| Eğitim neleri düzeltemez? | Yavaş çalışan ekran, eksik sipariş seti, belirsiz politika veya yetersiz personel zamanı. |
| İşe yaradığını nereden biliyorsun? | Daha önce görülmemiş yeni bir vaka, üzerinde anlaşılmış kriterlere göre değerlendirildi ve uygulama sonrasında hala açık olan engeller de dikkate alındı. |
1. Performans sorununu açıklayın.
Görevle başlayın: yeni iş akışlarını uygulayın ve benimseme engellerini ortaya çıkarın. İki kısım önemlidir. Uygulamak, rolün gerektirdiği işi yapmak anlamına gelir, izlemek değil. Engelleri ortaya çıkarmak ise, eğitimin insanların neleri yavaşlattığı hakkında bilgi üretmesi ve yetkili birinin buna göre hareket etmesi anlamına gelir.
Her rol için tek bir cümle yazın ve bir bilişim yöneticisine kontrol ettirin: "Bu rol için tipik bir görev verildiğinde, örneğin bir hastayı kabul etmek, bir devir teslimi belgelemek veya standart bir sipariş vermek gibi, öğrenci bunu yeni iş akışında tamamlar, sorun noktalarını kaydeder ve hangi desteğin yardımcı olacağını belirtir."
Roller farklıdır. Bir hemşire, bir birim sekreteri ve bir hekim kayıtların farklı bölümlerini kullanır, bu nedenle tek bir genel oturum onların gerçek görevlerinin hiçbirini uygulamaz. Yatan hasta hemşireleri için elektronik sağlık kayıtları eğitim programlarına ilişkin kapsamlı bir inceleme (30 çalışma), "eğitim oturumlarını rol türüne göre ayırmamanın" (Nguyen ve meslektaşları, JAMIA, 2024Bu inceleme, yataklı servislerde çalışan hemşireleri kapsamaktadır; bu nedenle, tasarım için bir yol gösterici olarak okuyun ve kendi popülasyonunuzla karşılaştırın.
2. Öğrenme ve bağlam eksikliklerini teşhis edin.
Herhangi bir şey inşa etmeden önce, görevi mevcut programınızın uyguladığı ve değerlendirdiği şeylerle karşılaştırın. Genellikle üç soru, bir eğitim açığını başka bir şeyden ayırır:
- Mevcut uygulamada gerçek görev kullanılıyor mu? Program ekranları gösterip bir hatırlama sınavıyla sona eriyorsa, öğrenciler kendi vardiyalarının işini tamamlamak yerine arayüzü tanıma pratiği yapmış olurlar.
- Bilişsel talep nedir? Bloom'un revize edilmiş taksonomisinde, yeni bir durumda bir prosedürü uygulamak ve neden yanlış gittiğini analiz etmek, hatırlamanın üstünde yer alır. Etkinliklerin bu seviyelerle eşleştirilmesi, kılavuzumuzda ele alınmıştır. Öğrenme etkinliklerini Bloom Taksonomisi ile eşleştirmek.
- Beceriden başka bir şey mi engel oluyor? Eğitim reçete etmeden önce personel, araçlar ve prosedürleri kontrol edin. Ekran yavaşsa, gerekli bir sipariş seti eksikse veya politika mükerrer giriş yapılmasını zorunlu kılıyorsa, daha iyi bir eğitim seansı serviste olanları değiştirmeyecektir. Bu nedenleri, bunları düzeltebilecek kişilere bildirin.
Aynı kapsamlı inceleme, tespit ettiği faktörler arasında uygulama erişimini de listeliyor: "deneme ortamında uygulama yapamamak" bir engel olarak, "eğitimden sonra hemşirelerin elektronik sağlık kayıtlarında uygulama yapmasına izin vermek" ise bir kolaylaştırıcı olarak görünüyor. Eğer öğrencilerinizin uygulama yapabilecekleri güvenli bir ortam yoksa, bu bir bağlam eksikliğidir, motivasyon sorunu değil.
3. Tasarım hazırlığı ve uygulaması
Eğitimin hangi eksiklikleri giderebileceğini öğrendikten sonra, her aşamaya ayrı bir görev atayın. Rehberimiz Belgeleme yükünü azaltan elektronik sağlık kaydı entegrasyon süreci oluşturmak. Bu bölüm, ilk haftaların tasarımını kapsar. Bu bölüm ise değişimin kendisiyle ilgilidir.
Hazırlık. Kısa bir teşhis testiyle ön koşulları kontrol edin: her rolü etkileyen eski ve yeni farklılıklar, kuruluşunuzun kullandığı terimler ve o gün nereden yardım alabileceğiniz. Hedefli, kendi hızınızda çalışma bu aşamaya uygundur. Hatırlama testi yalnızca ön koşulları doğrular.
Uygulama. Disiplinlerarası kalite iyileştirme bitirme projeleri ve rol tabanlı vaka uygulamaları kullanın. Farklı rollerden öğrenciler, örneğin kabul, ilaç siparişi, devir teslim ve taburculuk gibi bir hasta yolculuğunda birlikte çalışırlar ve her biri uygulama ortamında kendi görevini yerine getirir. Roller arasındaki devir teslimin nerede takıldığını görmek, tek bir rolün tek başına bildirmeyeceği bir iş akışı sorununu ortaya çıkarır. Temsili görevleri gözlemleyin ve ilerledikçe hataları ve sürtüşmeleri kaydedin.
Geri bildirim. Toplam puandan ziyade kararlarla ilişkilendirin. "Doğru siparişi buldunuz ama uzun yolu seçtiniz ve sormak yerine uyarıyı görmezden gelmeyi tercih ettiniz" ifadesi "5 üzerinden 3"ten daha çok şey öğretir. İnsanları neden cezbeden olası yanlış yolları da açıklayan bir rehber ekleyin. Faydalı geri bildirim içeren etkileşimli uygulama tasarımı Kararlara bağlanan geri bildirimlerin nasıl yazılacağını gösterir.
Canlı giriş mi yoksa eşzamansız inceleme mi? Canlı koçluk, görev belirsiz olduğunda, rollerin koordine edilmesi gerektiğinde ve insanların neyin işe yaramadığını söylemesi gerektiğinde en büyük değeri katar. Asenkron inceleme, öğrencinin kaydettiği adımları açıklama eklenmiş bir model yoluyla karşılaştırmak için yeterlidir. Birçok ekip her ikisini de kullanır: önce kendi hızında hazırlık, ardından en zor iş akışlarında kolaylaştırılmış oturumlar.
Zamanlama. Ön inceleme raporunda, kısa sürede çok fazla içerik sunulması ve eğitim ile devreye alma arasındaki uzun süre gibi engellerden bahsediliyor. Uygulama eğitimlerini, insanların iş akışını kullanacakları zamana yakın bir tarihte planlayın ve kolayca algılanabilecek kadar kısa oturumlara bölün.
4. Gerçekçi bir örnek üzerinde çalışın.
Örnek amaçlıdır. Kullanımdan önce bir bilişim veya uyumluluk sorumlusunun vakayı ve yanıt kriterlerini doğrulaması gerekir.
Dosya. Bir tıp-cerrahi birimi, vardiya devir teslimi için yeni bir dokümantasyon iş akışına geçti. Personel, bunun eskisine göre daha uzun sürdüğünü söylüyor. Politika gereği, görevi devreden hemşire ayrılmadan önce devir teslim notunun tamamlanması gerekiyor.
Görev. Öğrenci, yeni iş akışında bir uygulama hastası için devir teslim işlemini tamamlar, her bir sorun noktasını kaydeder, bu sorunlar karşısında ne yapacağını ve hangi ek bilgi veya desteğe ihtiyaç duyduğunu belirtir.
İlk deneme. Öğrenci notu tamamlıyor ancak "kimsenin okumadığı" iki alanı atlıyor ve herhangi bir sorun kaydetmiyor. Yeni yöntemin "sadece daha yavaş" olduğunu söylüyorlar. Not, politikaya aykırı olarak eksik ve engel, ayrıntı içermeyen bir görüş olarak tanımlanıyor.
Geri bildirim ve yeniden deneme. Eğitmen, iki alanın politikanın bir parçası olduğunu belirtiyor ve öğrenciye ekranda her birinin nerede bulunduğunu ve adımın ne kadar sürdüğünü bulmasını istiyor. Tekrar deneme aşamasında öğrenciden notu tekrar tamamlaması ve her bir sürtünme noktası için ne yaptığını, ne kadar sürdüğünü ve neyin daha hızlı hale getirebileceğini kaydetmesi isteniyor.
Daha güçlü bir girişim. "Tüm alanları doldurdum. İlaç özetinin her seferinde ayrı bir arama gerektirmesi yaklaşık iki dakika sürdü. Politika gereği olduğu için atlamadım. Özet önceden doldurulabilir mi, yoksa onaylanmış bir kısayol var mı? Bunun daha önce bildirilip bildirilmediğini bilmiyorum, bu nedenle birimin süper kullanıcısı ve bilişim ekibiyle görüşmenizi öneririm." Bu yanıt politikaya uygundur, belirli kanıtları kaydeder ve onaylanmış bir yol kullanır.
Her bir yanıtın neden savunulabilir veya eksik olduğu. Her birini, koçun tercihine göre değil, onaylanmış kriterlere göre değerlendirin. İlk deneme, daha yavaş bir göreve verilen yaygın bir yanıttır, ancak politika alanlarını keser ve projeye düzeltilecek bir şey bırakmaz. Daha güçlü deneme ise politikaya bağlı kalır, öğrencinin rolü içinde kalır ve bir şikayeti kanıta dönüştürür. Örnekteki iki dakika, kaydedilecek detay türünü göstermek için uydurulmuş bir rakamdır, bir kıyaslama noktası değildir.
5. Kapasiteyi değerlendirin ve devri planlayın
Yeterlilik kanıtı, öğrencinin daha önce görmediği bir vaka üzerindeki performanstır. Görev yeterliliğini puanlayın ve çözülmemiş iş akışı engellerinin ayrı bir kaydını tutun. Basit bir değerlendirme ölçeği, her kriter için 0 ila 2 arasında bir puan kullanır:
| Kriter | Gözlemlenebilir kanıtlar |
|---|---|
| Görev yürütme | Yeni iş akışını tamamlar ve gerçekleştirilen işlemi ve bunu destekleyen kanıtları kaydeder. |
| muhakeme | İlgili kısıtlamaları, alternatifleri ve belirsizliği açıklamaktadır. |
| Sınırları | Onaylanmış prosedürleri kullanır ve bilgi veya yetki yetersiz olduğunda yardım arar. |
Puanlama noktaları: 0 eksik veya desteksiz, 1 ilgili eksikliklerle kısmi, 2 ise kabul edilen kriterlere göre eksiksiz ve gerekçelendirilmiş anlamına gelir. Kritik hataları ayrı olarak tanımlayın, örneğin politika gereği bir alanın atlanması gibi, böylece genel puan bir hatayı gizleyemez. Bu değerlendirme bir öneridir, onaylanmış bir hazırlık standardı değildir. Bunu bir bilişim veya uyumluluk lideriyle birlikte uyarlayın ve pilot uygulamasını yapın.
Aktarımı bilinçli bir şekilde planlayın. Öğrenciler bir süre işlerine döndükten sonra, gerçek bir görevi (ayrıntılar çıkarılmış olarak) getirdikleri ve bunu nasıl yaptıklarını adım adım anlattıkları kısa bir takip toplantısı ekleyin. Kurumunuzun kuralları izin veriyorsa, gerçek bir çalışma örneğini gözlemleyin.
Etkileşimli sunumun yardımcı olduğu yerler
Etkileşimli formatlar, herkesin cevabı duymadan önce karar vermesi gereken durumlarda yardımcı olur. Canlı bir oturumda, kolaylaştırıcı kısa bir vaka gösterebilir, her kişiden bir sonraki adımını seçmesini ve bekledikleri zorluğu yazmasını isteyebilir ve ardından tartışmadan önce sonuçları gösterebilir. Anonim yanıtlar, bir iş akışının işe yaramadığını kabul etmeyi kolaylaştırabilir. Aynı vaka, hazırlık için kendi hızınızda çalıştırılabilir. AhaSlides, etkileşimli öğrenmeyi ve canlı ve kendi hızınızda sunum arasında geçişi destekler. Gerçek olayları ve hasta bilgilerini bunun dışında tutun, güvenmeyi planladığınız herhangi bir özel yazma, geri bildirim veya raporlama işlevini kendi iş akışınıza göre kontrol edin ve yapay zeka, simülatörler ve EHR entegrasyonlarını, çalıştıklarını görene kadar harici veya doğrulanmamış olarak değerlendirin. Format seçimi konusunda rehberlik için makalemize bakın. Uyarlanabilir, etkileşimli ve canlı öğrenmeyi ne zaman kullanmalı?.
Değişenleri ölçün
Öğrencilerin görevi yapabileceklerini gösterecek unsurları önceden belirleyin. Görev yeterliliğini ve engel kayıtlarını, daha önce görülmemiş bir vaka üzerinde temel bir değerle karşılaştırın ve eğitimden sonra engel kayıtlarını ayrı bir ölçüt olarak açık tutun. Kimlerin dahil edileceğini, paydayı ve zamanlamayı tanımlayın. Sonuçlar iyileşirse, eğitime kredi vermeden önce aynı dönemde başka nelerin değiştiğini (örneğin yazılım güncellemesi, personel değişikliği veya iş akışı yeniden tasarımı) kontrol edin.
Kalabilecek kısıtlamalar
- Kullanılabilirlik. Bir ekranın çok fazla adım gerektirmesi durumunda, eğitim kısayolu öğretebilir ancak adımları ortadan kaldıramaz.
- Personel ve zaman. Eğer pratik yapmak için ayrılmış zaman yoksa, pratik yapmanın hiçbir faydası olmaz.
- Politika netliği. Yinelenen girdiler içeren veya belirsiz olan bir politika, bir vaka tarafından çözülemez. Politikayı düzeltin.
- Dava kapsamı. Bir örnek, bir iş akışını gösterir. Puan, bir kişinin genel performansını tanımlamaz.
- Aktarım. Bir deneme vakası üzerindeki performans, dolu bir koğuşta ve sürekli çalan bir telefon karşısındaki performansla aynı değildir.
Bu sorunları sponsorlara önceden bildirin ve ayrı ayrı çözümler planlayın. Eğitim, öğrenenlerin yapabileceklerini geliştirir, ancak görevin etrafındaki koşulları değiştirmez.
Sık Sorulan Sorular
Elektronik sağlık kayıtları (EHR) değişiklik yönetimi eğitimi nedir?
Bu program, rol tabanlı uygulama ve geri bildirim yoluyla personeli değişen bir elektronik sağlık kaydı veya iş akışında çalışmaya hazırlar ve uygulama sırasında ortaya çıkan engelleri toplayarak birilerinin bunlara müdahale etmesini sağlar.
Eğitimi başarıyla tamamlamak, personelin değişikliği benimsediği anlamına mı geliyor?
Hayır. Puan, bir kişinin bir eğitim vakasını nasıl ele aldığını gösterir. Benimsenme ise gerçek iş hayatında ortaya çıkar ve kullanılabilirlik, personel sayısı, politika ve beceriye bağlıdır.
Yeni bir iş akışına hazır olma durumunu nasıl değerlendirirsiniz?
Öğrencinin daha önce görmediği bir vaka verin ve görev yeterliliğini üzerinde anlaşılan kriterlere göre puanlayın, ardından kalan engelleri kaydedin. Hatırlama testi yalnızca ön koşulları doğrular.
Gerçek hasta vakalarını pratik yapmak için kullanabilir misiniz?
Yalnızca ayrıntılar çıkarıldıktan ve uyumluluk sorumlunuzun onayı alındıktan sonra. Yaygın iş akışlarına dayalı olarak oluşturulan kurgusal vakalar daha güvenlidir ve hasta bilgileri eğitim araçlarının dışında tutulmalıdır.
Nerede başlar
İnsanların yavaşladığını söylediği bir iş akışını seçin. Her rol için performans değerlendirme raporu yazın, bir bilişim veya uyumluluk liderinin uydurulmuş bir vakayı ve cevap kriterlerini doğrulamasını sağlayın ve 0 ile 2 arasında bir ölçekle üç kriterli bir değerlendirme tablosu, kritik hataların bir listesi ve bir engel kayıt defteri taslağı hazırlayın. Uygulamaya geçmeden önce küçük bir grupla pilot uygulama yapın.
Bir örnek uygulamanın kendi ekibinizle nasıl canlı olarak yürütülebileceğini ve sonrasında kendi hızınızda nasıl yeniden kullanılabileceğini görmek için AhaSlides'ı inceleyin.
